怎样做好办公室主任-jjt.ppt

怎样做好办公室主任 焦江涛 讲演主要内容 一 2008年度工作总结二 2009年度工作总体设想及思路三 个人表态及决心 一 2008年度工作总结 一 经营发展部工作带领经营部团队主要以 经营管理 合同管理 造价管理 能源统计管理 档案管理 固定资产管理 成本管理 七大职能开展工作 在2008年里重点完善了以上七大职能制度建立健全 提高了工作质量 工作效率 为供暖所的经济建设与发展发挥了重要作用 一 2008年度工作总结 经营发展部 1 经营管理 编制了 供暖所2008 2009年度经营投资计划 参与完成了 2007 2008年度自主经营兑现方案 一 2008年度工作总结 经营发展部 2 合同管理 制订 执行了 供暖所合同管理办法 供暖所工程编号管理办法 一 2008年度工作总结 经营发展部 3 造价管理 完成了2007年煤改工程结算审核 结算审计工作 完善了煤改气工程招投标程序 完成了2007 2008年度市 区两级供热应急抢修抢险工程结算的编制 申报 结算审计工作 完成了2008年十个老旧小区管网改造项目工程结算编制 图纸资料整理 市质检验收 施工进度上报 项目立项 可研编制 项目评估 项目资金申请等工作 我们整体项目的实施及竣工资料还得到了市管委的认可 被选为北京老旧小区管网改造项目标杆单位 一 2008年度工作总结 经营发展部 完成了2008年供热节能项目资料整理 申报 结算编制 结算审计及2009年供热节能项目申报工作 完成开阳里热力外线工程结算编制 审计工作 完成南苑二期危改项目供热方案 工程预算的编制工作 完成2009年度十个老小区管网改造项目工程概算编制 项目立项工作 完成了2008 2009年度市 区两级冬季供热应急抢修抢险工程结算的编制 上报 一 2008年度工作总结 经营发展部 4 能源统计管理 修订完善了 供暖所能源统计管理办法 按月完成月度能源消耗统计 分析工作 完善了 供暖所节能管理体系及制度 供暖所重点用能设备台帐 等 一 2008年度工作总结 经营发展部 4 能源统计管理 建立健全了 供暖所能源计量管理制度 供暖所能源计量器具台帐 等 按区统计局要求完成季度 年度各种统计数据的上报工作 组织了2次对各锅炉房能源计量表现场核查 确保了各能源数据的准备性 组织了2次能源统计员培训 一 2008年度工作总结 经营发展部 5 档案管理 建立健全了供暖所文书档案管理制度 制定供暖所 文书档管理暂行规定 和 文档案归档范围与保管期限表 加大档案知识宣传力度 提高了全所员工对档案工作的认识 加强了各种档案收集范围 收集力度 一 2008年度工作总结 经营发展部 6 固定资产管理 编制了 供暖所固定资产管理办法 固定资产折旧年限统一管理暂行规定 按期完成我所固定资台帐录入工作 一 2008年度工作总结 经营发展部 7 其它工作 完成指定锅炉房视觉化工程设计与实施 协助完成海纳盛办公楼装饰设计方案 完成海盛热力有限公司增加注册资金 固定资产登记等工作 完成海纳盛公司的注册 固定资产登记等工作 一 2008年度工作总结 经营发展部 8 其它工作 完成恒有源热力公司的固定资产登记 挂牌交易等相关工作 完成2007年煤改气工程环保验收的工作 完成海盛 海纳盛公司的营业执照及组织机构代码的年检工作 完成 北京家家暖热力有限公司 企业核准名称登记工作 完成 北京家家暖供热呼叫中心 运营资质及 96 号码的申请工作 一 2008年度工作总结 办公室 二 办公室工作办公室处于承上启下的地位 是联结供暖所党 政 工 团和基层的桥梁 是协调各部门关系的纽带 是保持单位工作正常运转的中枢 在2008年度里围绕 服务职能 参谋职能 承办职能 管理职能 协调职能 五大职能落实供暖所的各项决策 工作内容 主要工作如下 一 2008年度工作总结 办公室 加强 提高了对党 政 工 团 职能部门 基层单位服务 参谋 承办 协调 后勤保障工作 加强 完善 提高了本部门人员管理 职能分工 团队协作 办事效率 办事质量 承办能力 办事流程 对外协调 职能服务等管理工作 承办 配合完成了 供暖所三届四次职工代表大会 供暖所2008年自主营经营签约大会 共青团丰台供暖设备服务所委员会成立大会 2007年度表彰会 兑现会暨2008年度供暖动员会 唱响2009 迎新春联欢会 等大型会议的策划 组织 服务 后勤保障工作 一 2008年度工作总结 办公室 配合市场开发部完成 蓝靓供热项目 热力合格供热服务商项目 三羊居供热系统运营单位 投标文件的编制工作 加强 完善了公文管理 1 收 发 借阅文件的登记 2 规范了上报 下发文件格式 流程 核稿等管理 3 加大公文收集力度 范围 4 规范了上级单位及外单位来文件的阅办程序 建立健全电话接听 处理登记台帐 加强了实物档案归档范围 力度 完善所机关饮用水保障措施 一 2008年度工作总结 办公室 建立了电脑事故主动服务制度 1 每周1上午电话询问各基层单位电脑使用情况 2 电脑出现故障后2天内快速处理 3 定期下基层单位清理电脑与工作无关的软件与故障 4 规范了所机关网络管理 安装了专业软件 控制了所内聊天 玩游戏等与工作无关的不良行为 提高了网络资源的有效利用率 组织修订了 员工交通费发放规定 等10多项制度并下发执行 一 2008年度工作总结 办公室 应急接管后勤管理工作 1 加强了食堂安全管理 卫生管理 卖饭时间管理 饭菜质量管理 服务管理 成本管理 原材料采购管理 统一着装等工作 2 按期为员工采购 发放食品补贴 劳保用品 3 加强所办公用品质量控制 4 加强所机关卫生管理 开展卫生大检查 效果显著 5 加强所机关公共设施的维修 维护 6 配合工会完成对锅炉房员工宿舍配备安全电源插座 7 加大了企业文化的推广范围 制作了带有我所标志的桌旗 一次性水杯 一 2008年度工作总结 以上是办公室和经营发展部两个团队完成的主要工作 也是各位领导 各职能部门 四站两公司以及本部门员工大力支持 大力配合 团结协作的结果 在此 向大家真诚的道一声 谢谢 一 2008年度工作总结 工作存在的不足 三 工作存在的不足1 执行力度低2 工作效率低3 工作质量低4 对管辖业务培训少5 部门内部开会少6 下基层单位少 一 2008年度工作总结 工作存在的不足 7 和基层单位及横向部门 部门内部员工沟通少 8 倾听员工心声少 9 成本管理及控制有待提高 10 管理制度不健全 不完善 11 工作创新少 改进工作措施少 一 2008年度工作总结 工作存在的不足 12 工作激情少 积极心态有待提高 13 对青年员工的培训力度 培训方法有待提高 挖掘潜力不够 让他们独立工作和自我管理能力有待提高 14 个人沟通能力 协调能力 写作能力 管理能力 自我认识能力 自我控制能力 自我激励能力 自我学习能力 对外交际能力有待提高 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室主任 二 事务管理方面有哪些新的方法和措施在2009年度 办公室将继续围绕 服务职能 参谋职能 承办职能 管理职能 协调职能 五大职能落实 开展各项工作 确保上下级 各职能部门 各基层单位之间上令下行 下情上晓 上下紧密配合 步调一致的开展工作 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室主任 一 人员管理方面有哪些新的方法和措施 企业成功和发展的关键在于专业知识资源的积累 人才的培养 企业的竞争归根结底是人才的竞争 所以人员的管理至关重要 管好别人首先要管好自己 做为一个合格部门主管 1 要把自己定好位 哪些该管 哪些必管 哪些放开让自己的员工去管 2 要具备良好的职业道素质 职业行为 职业技能 职业态度 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室主任 给自己的员工定好位 明确他的岗位职责和工作范围 给他一个宽松的空间 要让员工在自己工作职责范围内发挥个人最大的潜能 做到部门员工人人有其责 事事有人做 时时见效率 服务好自己的员工 为员工营造一个良好的 和谐的 团结协作的 积极奋进的工作氛围 多为员工搭建成长的舞台 为他们提供工作 学习锻炼的机会 让员工在工作中得到成长与快乐 为员工树立正确的工作的导向 树立全局意识 服务意识 团结合作意识 自我管理意识 学习创新意识 承担责任意识 和谐意识 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室主任 二 事务管理方面有哪些新的方法和措施 1 加强印信管理 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 二 事务管理方面有哪些新的方法和措施 1 1 加强印章管理a 完善印章管理制度 b 加强印章管理人的培训 c 严格履行印章使用批准程序 d 严格履行印章使用登记制度 详细登记用印日期 内容摘要 批准人 承办人 盖印人 用印数 及留存材料 e 严格控制印章外带使用 不能脱离印章管理人的监督 f 严禁在空白纸上盖印章 G 加强印章的保管 指定专人管理 明确责任 防止印章被滥用或盗用 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 1 2加强介绍信 证明等管理a 加强介绍信及各种证明的管理 完善制度 加强登记 专人负责 b 严禁开出空白介绍信 严禁开出空白证明信 严禁开出有损供暖所利益各类文件 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 二 事务管理方面有哪些新的方法和措施 2 加强文公管理 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 2 1加强公文管理a 加大公文收集范围和力度 包括上级单位下发的各种文件及各领导 各部门参加外单位的各种培训 各种会议资料 b 完善收文处理程序 主要有接收 登记 拟办 批办 筛选 分送 传阅 催办 承办 收集 整理 归档 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 c 完善 加强各种类通知文件催办 承办 办复的程序和力度 d 完善 加强发文管理 主要有拟稿 核稿 会签 送审 签发 登记 编号 印制 分装 发送等 e 提高公文写作能力 f 完善 提高公文整理 归档的质量 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 3 提高会议管理加强各类会议会前准备 会场设施及相关设备布置 会议签到与入场 会议组织 会间服务等综合能力 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 4 加强后勤管理 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 食堂管理 民以食为天 食堂管理的好与坏 直接关系到所内员工的身体健康和企业和谐问题 我们不仅要让员工吃饱饭 还要他们吃出营养 吃出健康 更要让大家吃出团结与和谐 思路如下 1 严把食品货源质量关 2 加强对食堂员工管理与考核 加强食堂员工思想教育和技能培训 3 不断调整饭菜品种 合理科学配餐 增加营养成份 4 加强食品加工质量管理 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 4 加强后勤管理加强办公用品质量控制 价格控制 加强所内公共设施维护 加强院内绿化养护 加大和完善所内环境卫生考核力度 争创市级精神文明单位 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 4 提高对内 对外 对上 对下沟通与协调管理 5 提高对外接待 礼仪质量 6 加强全所电话 计算机 网络管理和维护 7 加大对各部门 各基层单位的服务力度和范围 7 1在所机关及有条件的各基层单位建立图书阅览室 a 和丰台区图书馆建立合作关系 定期借换一些文学类 科学类 健康类等图书 丰富员工的文化生活 b 购置一些平时工作中常用的管理类 法律类等图书 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 3 财务控制方面有哪些新的方法和措施在保障办公正常运转下 合理使用成本 节约成本 1 采购办公用品 食用品一定要选质优价廉的品牌产品 并要定期调查市场动态 货比三家 坚决杜绝冒牌伪劣产品 2 建立部门成本预警机制 把成本严格控制计划投资内 3 按月张贴食堂成本使用情况 让资金使用在阳光下进行 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 4 物资管理方面有哪些新的方法和措施1 建立健全管理制度 包括办公用品 食堂食用品等 入库手续 物资检验制度 物资台帐 出库手续 定期盘库制度 物资来源 保障有可追溯性 发放台帐等 安排专人负责定期严格检查各项制度执行情况 2 大力提倡勤俭节约 比如使用能更换笔芯的笔 少使用一次性纸杯等 二 2009年度工作总体设想及思路 办公室 5 其他方面有哪些新的方法和措施a 协助基层单位建立站内局域网 提高工作效率 实现无纸化办公 b 对各站队会议室建立网络视频平台 实现网络视频会议 各类培训 提高工作效率 节省成本 c 协助 完善基层单位对所机关下发的种类文件 通知 技术资料按规范整理 立卷 以便于员工查阅 二 个人表态与决心 机遇与挑战同在 勇敢面对挑战 战胜自我 超越自我 假如我再次当选办公室主任 我将努力做好以下几点 二 个人表态与决心 1 要勇于承