文档管理系统需求方案.doc

精品文档文档管理系统需求方案电子文档已成为各单位最重要的信息载体之一,目前各单位有大量的关键业务文档、文件分散存储在各部门的服务器或者员工PC上。管理的忽视导致大量的文档管理问题。1、文件丢失：没有管理平台，要用文件时发现找不到了！2、传递低效：要文件时需要借助文档所有人传送。3、权限失控：共享文件夹的文件能看就能复制走？肯定不行！4、管理失明：文件有没有被删过改过？没有记录查看！5、版本太多：同一份文件跟别人的内容不一样。6、查找太慢：每天用到过N份文件，每找一份要花多少时间？7、有效验证：领导有没有批准文件内容？看纸质版的签名？单位领导要查阅相关文档非常不便，因此需要建设一套完整的高效的文件管理平台。1、集中存储文档，确保单位文档永不丢失。2、实现文档可控制的共享，提高工作效率。3、使文档管理更可控，随时把握文件动态。4、极大的减少用户查找、传递文件上花费的工作时间。5、单位各部门的文档通过统一的平台即可使用，提高协同性。6、建立形成单位文件知识库，重复利用有价值的历史文档。7、文件有效有据可查，降低使用错误文件的可能性。一、文件集中存储单位的文件存放在员工各自的电脑里面，或者由各部门，各项目，各科室等各自存放，没有将文件进行集中管理。由此既无法通过统一的平台来访问文件，也无法对公司文档进行统一备份。员工之间通过U盘、Email、MSN、QQ、共享文件夹等方式来传递文件，文件安全性差，文件版本混乱，文件查找不方便。万一出现操作失误将文件删除、电脑硬盘损坏等会对单位正常运作造成影响。 文档集中存储文档不再分散存储在员工或者部门的电脑中，而是通过系统集中存储在单位的指定服务器中，防止单位文档的丢失，使文档真正成为单位文档而非私人所有。文档可以用户手动归档存储，也可以由程序自动同步收集。文档统一访问平台 文档管理系统提供多种文件访问方式，让用户可以随时随地通过统一的访问平台进行操作，有效避免因员工出差等情况导致某些文档无法调用的情况发生。支持网页、客户端方式访问，支持手机、PAD访问。文档搜索与查找文档集中管理后，文档总数量较单台电脑中的文档要多。除了根据文件夹目录来查找文档外，系统还支持通过文档名称、作者、修改时间、大小、版本等属性来快速搜索文件。 支持根据文档内容中的某些字、词来搜索文件。统一备份文档服务器中的文档由系统进行自动备份，防止因硬件故障带来的文档销毁情况。二、文件权限管理方案权限管理就是限制指定范围用户对指定文件夹或文件的操作。文件夹与文件进行权限分类权限方案支持针对文件夹进行权限管理。权限方案支持针对单个文件进行权限管理。 授权对象可以多样化可以授予整个部门指定权限。 可以授予单个用户指定权限。可以授予某类角色（单位领导）指定权限。 权限类型丰富没有任何权限，看不到文件与文件夹。可见，允许看到文件名。创建文件，允许上传/创建新文件。创建文件夹，允许创建子文件夹。预览文件，允许在线查看文件内容，无法复制另存等。打印文件，允许用户在线打印文件。下载文件，允许用户将文件进行下载。修改文件，允许用户将文件进行修改更新。删除文件，允许用户将文件删除。更改权限，允许用户将文件的权限进行变更。完全控制，允许用户对文件进行权限管理与日常操作。 权限继承默认在文件夹中设置的权限会自动应用到文件夹下的所有文件。比如设置用户A可以对某部文件夹权限为下载，那么用户就可以下载某部下所有文件。特殊情况下，允许子文件/文件夹通过设置不继承权限文件夹权限可设置应用范围，选择是否应用到子节点等。 高级权限设置允许对权限设置过期时间，用户A的修改权限后天到期。允许根据文件名称包含的关键词授权。允许根据文件类型授权，某些文件不允许下载。允许根据文件扩展属性授权，比如文件某属性密文件只允某才能在线查看。三、文件版本管理方案在文档形成过程中，往往需要经过多次修改或多人共同完成，能否在该过程中对文档版本进行有效的控制，将直接影响到文档或相关业务的质量。 文档版本管理方案支持用户直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、文件版本比较、签出签入、版本回滚等操作。 签出/签入文档用户在开始修改文档前可以签出文档，使用户取得对文档的独占编辑权，从而避免了修改冲突。文档被签出后并不影响其他用户阅读该文档。 用户完成修改操作后即可签入文档，释放用户对该文档的独占编辑权。 文档多版本存储文档在保存编辑结果并签入更新后，文档自动变更为最新版本。 用户可随时调阅查看历史版本文档。允许在误修改文档后，将文档回滚至指定历史版本。允许清理多余的历史版本。文档版本被误覆盖或误删除后，仍可从系统回收站中恢复该文档。四、文件在线预览方案支持多种常用格式在线预览支持手机、IPAD打开常见的办公文件 在线预览方案打开文件时，用户无法复制文件内容，也无法将文件下载带走。五、文件同步方案手动同步用户需要立即为本地工作目录与服务器目录进行同步时，可以在客户端配置好同步策略后，点击 手动执行同步 。 自动同步通过配置同步策略后，同步服务将定期检查更新，并根据策略对差异进行同步 。六、安全与备份方案数据备份是信息系统数据保护方式最基础也是最核心的方式，备份的意义在于发生任何意外情况，数据都不会丢失，并通过这些数据我们可以快速恢复可靠的业务系统。文件备份方案可以对服务器应用程序以及服务