技术文件归档、发放、作废管理规定.doc

受控编号： 技术文件归档、发放、作废管理规定A/1 版编制 审核 批准 2011-03-15发布 2011-04-01实施技术文件归档、发放、作废管理规定1 目的及范围为规范公司技术文件的管理，使文件的归档、晒制、发放、作废、撤回、借阅、出厂等过程处于受控状态，确保技术文件的正确、完整、统一、有效使用。技术文件包括产品设计和开发全过程中所形成的：产品图样及设计文件、工艺文件、工装技术文件，设计和开发策划的结果、产品设计或改进输入、输出评审资料、工艺评审资料、重要记录、鉴定资料以及完整性要求的其它各类文件。2 职责2.1 文件编制人员对文件的正确、齐全、完整、统一负责，并对文件更改的正确性负责；2.2 文件使用部门对使用文件的有效性、完整性及部门文件实施有效管理负责；2.3 技术中心（档案部门）对存档文件的保管、登记、晒（复）制质量、发放、作废、销毁、换版、借阅等工作质量和有效性负责。2.4 采购部对供方用技术文件的更改、作废撤回和管理有效性负责。3 流程说明3.1归档技术文件编制完成并经过审批后，技术文件编制人员（或项目组）及时将技术文件整理归档；同时应填写技术文件移交（出图）单（表2F0501），纸质文档和电子文档应同时归档，并保证两种文档的一致性。归档技术文件应无破损、无污迹、无折叠印，并保证归档技术文件完整、齐全。3.2 晒制3.2.1 研发新产品的产品图样及工艺文件由技术中心办公室依据技术文件发放一览表（表2F0502）晒制。3.2.2 工装产品图（含工装工艺）由工装设计部门下发工装产品晒图明细表，技术中心办公室按要求晒制。3.2.3 更改通知单由技术中心办公室对更改通知单上新增和换新图纸按照更改通知单上所涉及部门进行晒制，更改通知单可采用复印形式发放。3.2.4 临时性技术文件由文件编制部门填写技术文件晒制审批单（表2F0503），经编制部门负责人批准，技术中心审查后晒制。3.2.5 新签订的技术协议书规定的产品图纸等技术文件（给供方提供一份），由技术协议签订部门填写技术文件晒制审批单，经技术协议签订部门负责人审批，档案室调档、晒制，由技术协议签订部门随技术协议发放。3.2.6 在技术协议规定的附图明细内需增晒份数、以旧换新的，需由采购部填写技术文件晒制审批单，经采购部领导批准和协议签订部门负责人审批，交档案室调档、晒制。3.2.7 暂时没有技术协议，供方又确需产品图纸等技术文件进行前期技术准备时，技术协议拟订人员填写技术文件晒制审批单，经技术协议签订部门负责人批准后，交档案室调档、晒制。3.2.8 技术文件的使用期和再晒制处理a）部门装订成册的产品图样及工艺文件等正常使用期不低于二年，生产现场使用的产品图样、工艺文件正常使用期不低于一年。以文件上有效标识为判断依据。底图文件有效期按照底图文件换版期限（表2F0505）执行。b）再晒制处理，根据使用期等对再次晒制文件分为二类：a：以旧换新晒制；b：丢失晒制。以旧换新晒制，由使用部门填写技术文件晒制审批单并注明“以旧换新”，经部门领导批准，同时填写技术文件撤回记录（表2F0506），交由技术中心办公室审批后晒制，晒图员按规定加盖有效标识后发放，同时在撤回旧图上加盖“作废”章后收回。因保管不善而造成丢失，使用部门应提出书面申请，经使用部门领导与技术中心分管领导同意后晒制，同时，技术中心办公室依据情节轻重对图纸使用部门给予通报批评及经济处罚，处罚标准按3.10执行,若反复出现图纸丢失行为,将视情节予以重罚。 3.3 发放3.3.1 发放部门建立保持保存必要的发放程序和相应记录。3.3.2 产品图样及设计文件、工艺文件、工装文件等文件发放范围和数量，依据技术文件发放一览表、技术文件晒制审批单和更改通知单规定发放。3.3.3 新产品的图样、设计文件及工艺文件、工装产品图由技术中心档案室加盖有效标识，装订成册，发放至使用部门。3.3.4 临时性用技术文件由文件编制部门到档案室领取发放。3.3.5 由技术中心档案室负责新发放技术文件的有效标识，以保证使用现场为有效版本，正常生产用技术文件加盖当年年份章；新产品试制加盖“试制”章，如果试制产品改为生产，并且产品图样未变动，可以在原试制产品技术文件上加盖年份章；由于特殊原因等临时性用技术文件，加盖“一次性用图”标识为有效。3.3.6 使用部门必须设立兼职档案员,由兼职档案员在技术文件发放登记表（表2F0504）上签字并接收确认，交接时要逐张清点，签字要签全姓名和日期，以备查询；并及时填写维护本部门的技术文件清单（表2F0507）。3.4 标识及有效性确认3.4.1 发放和使用的技术文件应进行有效性标识，以确保使用现场为有效版本。设计文件包括：产品图样、产品质量特性重要度分级表、验收准则等；工艺文件应包括：工艺过程卡、作业指导书、工序质量控制表、质控点操作指导卡、铸锻件毛坯图、工装图纸及工艺，关键过程（工序）明细，工艺文件目录等。3.4.2技术文件的确认控制为时时控制，凡加盖“试制”章、年份章的图样（临时用图加盖“一次性用图”章）均为有效技术文件，各部门发现无“试制”章、年份章，又无临时图标记的无效技术文件应及时通知技术中心办档案室，将文件收回。3.4.3在更改正常生产加盖了年份章产品技术文件时，其更改通知单中换新和新增设计文件及工艺文件的标识必须和更改前产品技术文件标识一致为正常生产年份章。3.5外协生产用技术文件的管理3.5.1 外协技术文件蓝图，由制造部外协业务员按制造部下达的外协生产计划，填写技术文件晒制申请单，注明需求理由，经制造部长审查，供应商管理员认可、技术中心主任批准后方可晒印。技术中心办公室档案部门将外部协作生产用技术文件蓝图（以下简称外协用图）加盖“外协”章后由外协业务员领取，并建立发放台帐。所有外协用图应由外协业务员转交外部协作生产单位（以下简称外协单位），制造部应建立部门技术文件台帐，做好发放、更改、回收记录。3.5.2 外协用图的更改，应由外协业务员按更改通知单的要求填写技术文件晒制申请单，经技术中心主任批准晒印后，到技术中心档案部门领取。外协业务员将换发或新增蓝图及更改通知单蓝图一并转交外协单位，并由外协单位实施更改，同时收回作废资料。因故未能及时交出作废蓝图时，外协业务员必须填写技术文件撤回记录（一式两份，自留一份，档案部门一份），注明待交理由和期限，并应在规定期限内将作废技术文件蓝图查找并送交技术中心档案部门。因遗失造成的一切责任由外协单位负责。如外协单位未及时实施更改，一切经济损失由外协单位承担，并追究外协业务员的责任。3.5.3 外协用图在使用过程中，如有遗失，由外协单位向外协业务员提出补发申请，并由外协业务员填写技术文件晒投制申请单，经技术中心主任批准并由资料室按3.10的收费规定开具罚款单，由外协单位到财务部交款后，资料管理人员凭申请单和交款收据晒印蓝图，并做好补发记录。对不交款者，则不发新蓝图，由此造成的一切责任由外协单位承担，并追究外协业务员的责任。污损换图应交回旧图，领取新图。3.5.4 当取消外协单位的外协生产资格时，应由外协业务员将外协用图按发放明细全部收回。如未收回，视具体情况追究外协业务员的责任。3.5.5 收回的作废或污损资料按3.5条销毁处理。3.6破旧、封存、作废文件的管理3.6.1 对破旧、脏污的技术资料的更换，由各使用部门档案员（或兼职）持旧图到档案室办理，填写技术文件晒制审批单及技术文件撤回记录后方可更换新图，旧图由档案室统一收回。3.6.2 淘汰产品的图样、工装图纸、工艺文件及技术资料由产品主管、工艺主管下发通知，部门领导审核，公司分管领导批准后，由档案室负责，做好记录，隔离封存。需销毁，填写文件销毁申请单（表2F0508），经公司分管领导批准后，统一销毁。3.6.3 作废技术文件由各使用部门负责填写本部门技术文件撤回记录及时撤回至档案室，并确保所有作废技术文件都能及时、全部撤回，防止被误用；3.6.4 作废技术文件，档案室统一收回，并按档案管理的要求统一处置。档案室应建立作废技术文件撤回和销毁纪录。其它部门如需保留作废的技术文件应经过文件编制部门领导审批，并由档案室保留审批记录；3.7 借阅 技术文件的借阅时应进行借阅登记，借阅者应在指定日期内归还，到期不还由文件管理部门相关人员收回。原版技术文件一般不予外借，特殊需要时，应经单位分管领导批准。见技术文件借阅记录（表2F0509）。3.8 技术文件出厂因工作需要，技术文件出厂，应办理技术文件出门审批手续。审批权为经办部门领导。见技术文件出门证（表2F05010）。3.9 外来技术文件外来技术文件的管理按照外来技术文件管理规定执行。3.10收费管理3.10.1 收费标准a）外单位持底图来厂晒制的收费标准：幅 面A0A1A2A3A4价格（元/张）20151052b）以旧换新、特殊情况需另外提供或参考用的技术文件按下列标准收费：幅 面A0A1A2A3A4价格（元/张）4030201053.10.2 收费程序需要晒图的单位（个人）到财务交费，凭交款收据到档案室领取技术文件。4 监督与考核技术中心办公室负责对技术文件统一、完整、规范和有效性进行监督和考核。5记录及附件5.1 流程涉及到的文件a)技术文件更改管理规定（Q/XGTZ2F0512010）5.2流程记录表 a)技术文件移交（出图）单 （表2F0501）b)技术文件发放一览表 （表2F0502）c)技术文件晒制审批单 （表2F0503）d)技术文件发放登记表 （表2F0504）e)底图文件换版期限 （表2F0505）f)技术文件撤回记录 （表2F0506）g)技术文件清单 （表2F0507）h)文件销毁申请单 （表2F0508）i)技术文件借阅记录 （表2F0509）j)技术文件出门证 （表2F05010）表2F050-1 技术文件移交（出图）单序号产品型号名称、一级部件代号图 样审 批A0A1A2A3A4合计移交（出图）依据申请人移交（出图）部门技术中心审批接受办理人日 期表2F050-2表1 产品技术文件蓝图发放一览表 序号 发放部门 发放数量资料名称产品室工艺室装配车间仓储制造部财务部质量部采购销售部成品库备注1产品图样（成套）111112自制、外协件产品图样13外购件产品图样14外购件技术协议书1115外协件技术协议1116验收准则11117试验大纲11118产品质量特性重要度分级表111119明细表及汇总表(包括专用件、借用件、外购标准件、进口件汇总表)1111110专用件、借用件明细表111外购件、进口件、标准件明细表112外购工具明细表1111113零件手册1114操作与保养手册1115维修手册1116产品介绍1117装箱单1118试验报告19产品工艺文件目录1111120工艺方案11121工艺路线表11122工艺过程卡1123机加工工艺过程卡1124典型工艺过程卡1125焊接工艺过程卡1126焊接作业指导书1127焊接组成件明细表11128装配工艺过程卡1129装配作业指导书1130装配工序卡片11序号 发放部门 发放数量资料名称产品室工艺室装配车间仓储制造部财务部质量部采购销售部成品库备注注：本发放清单中工艺文件暂由技术中心工艺工程师存管，仓储、成品库文件暂由制造部存管；31装配组成件明细表11133检验作业指导书1134关键零部件检验作业指导书1135刃量具明细表111136焊接材料工艺定额明细表111137装配辅料工艺定额明细表111138涂装定额明细表1139涂装零件明细表11140成品外协零部件明细表1141工序外协零部件明细表1142专用工艺装备明细表11143专用工装图样及设计文件111144材料消耗工艺定额明细表111145材料消耗工艺定额汇总表111146工艺总结111表2F0503 技术文件晒制审批单用途依据序号技术文件代号图纸工艺标识类型张数份数备注申请部门申请人/日期申请部门批准/日期技术中心审批/日期 表2F0504技术文件发放登记表序号文件代号接收单位张/份份数签收人发放日期备注 表2F0505 底图文件换版期限幅 面使用年限更改次数累计更改处数4#5年5103#5年5152#5年8201#5年8250#5年1030备注：1 原则上超过使用年限的底图均应换版。2 未超过使用年限但更改次数和累计更改处数任意一项达到更换期限时均应换版。3 未超过使用年限且更改次数及累计更改处数均未达到更换期限的，因底图利用次数过多造成破损、模糊不清的，应予以换版。表2F0506 技术文件撤回记录序号文件代号张/份份数撤回依据撤回日期移交人接收人备注表2F0507 技术文件归档/接收清单序号文件名称及代号张数/份份数移交人签收人日期备注中心表2F0508文件销毁申请单销毁文件部门文件编号文件名称文件