采购合同审核要素.doc

采购合同审核要素一、一般采购合同（一）合同名称合同名称一般为买卖合同、采购合同、购销合同 （二）合同主体1.合同主体为签订合同的双方当事人，一般称为甲方/乙方，买方/卖方或供方/需方；合同双方当事人的称呼应保持一致，即若合同的双方当事人称为买方/卖方，则在合同中只能用买方/卖方指代双方当事人，不能出现甲方或供方等称呼方式。2.当事人的名称与对应的银行账户名及印章应保持一致，如果主体是法人组织的应以营业执照名称为准，如果是自然人的以居民身份证上的名字为准。3.确认合同主体是否具备订立合同的资格，同时核实签约方是否具有实际履行能力。（1）主体是法人组织的，在订立合同时要求对方提供资格证明如营业执照的原件，同时注意其证件复印件等非原件的证明材料的真实性，防止造假，注意审查营业执照是否有瑕疵，比如被吊销、被暂扣等情况。确认卖方必须是标的物的所有人或者有权处分该物的组织。（2）主体是个人的，在订立合同时应要求对方提供身份证明及标的物的相关权利凭证，不能提供有效凭证的， 应根据卖方的实际情况判断其是否具有履约能力。（三）前言1.前言主要包括合同依据的法律法规及签订合同的事由，采购合同主要依据的法律法规为中华人民共和国合同法、中华人民共和国民法通则；签订合同的事由一般为“购买*产品”。例: 甲、乙双方根据中华人民共和国合同法等有关法律法规之规定，遵循平等、自愿、公平及诚实信用之原则，经友好协商一致，就 等相关事宜，依法订立本合同，以资双方共同信守。 （四）标的物1.写明标的物的名称、规格/型号（品种/等级）、生产厂家、产地、数量、单位、单价、总价等信息，其中生产厂家、产地如无特别要求，可不设项。（1）合同标的物应写全称，不能简写。（2）规格/型号（品种/等级）要具体注明，必要时可通过附件说明标的的实际情况。（3）数量、单位、单价、总价要明确，写明币种，一般为人民币；其中单出厂价和到厂价的定义均为参照贸易术语中价可分为出厂价和到厂价。“出厂价”指一种产品或商品从加工厂加工完之后，根据生产成本(含人工，税务，水电，设备折旧,管理费用等)加上工厂利润后形成的价格，只含产品的成本再加上合理的应得的利润，不含到市场的任何运费，不存在中间流通环节，所以此价格相对市场售价较低。出厂价一般对应的交货方式为“工厂交货”，指卖方负有在其所在地即车间、工厂、仓库等把备妥的货物交付给买方的责任，但通常不负责将货物装上买方准备的车辆上或办理货物结关，买方承担自卖方的所在地将货物运至预期的目的地的全部费用和风险。“到厂价”指产品的出厂价加上卖方将该产品送至买方所在地或指定地点所需费用。因此与之相对应的交货方式为“指定目的地交货，指卖方将货物运至买方指定的地点，卖方还应承担交货前的一切风险、责任和费用。 2. 注意标的物不得为法律禁止或限制流通物。以限制流通物为标的物的买卖合同须经特别许可，只能在限定的范围内或限定的主体间进行流通，否则，可能因内容不合法而被认定为无效。而禁止流通物不得成为买卖标的物，以禁止流通物为标的物的买卖合同无效。按照我国现行法律的规定，禁止流通物主要包括以下几类：（1）专属国家或集体所有的财产。专属于国家所有的矿藏、水流以及专属于国家或集体所有的森林、山岭、荒地、滩涂、土地所有权等，不得为买卖合同的标的物。（2）受国家保护的珍贵动、植物。按照中华人民共和国野生动物保护法及相关行政法规与野生植物保护条例的规定，禁止出售、收购国家重点保护的野生动物及其制品，如因科学研究、驯养繁殖等需要收购的，须经法律规定的主管机关批准。禁止出售、收购国家一级野生保护植物。出售、收购国家二级野生保护植物的，须经省级主管机关或其授权机构批准。（3）伪劣产品。按国家有关法律和行政法规、行政规章的规定，凡属伪劣产品，均不得作为买卖合同的标的物。（4）未使用注册商标的人用药品、烟草制品。中华人民共和国商标法第5条规定：“国家规定必须使用注册商标的商品，必须申请商标注册，未经批准注册的，不得在市场上销售。”按商标法实施细则的规定，其主要指国家规定并由商标局公布的人用药品和烟草制品。（5）迷信、淫秽、走私物品、毒品、武器、弹药等其他法律禁止流通的物品。例：产品名称、数量、单价及总金额：产品名称规格/型号单位数量单价：到厂价（元/吨 ）合同款总额（元）优复欣25kg/桶kg5008040000（五）合同价款合同价款条款必须写明小写和大写金额且大小写要一致，并注明是否包含税金、运费等费用。例：合同总价款为人民币12300元，大写：壹万贰仟叁佰元整（含税、含运费）（六）产品质量标准：1产品质量标准主要包括：国际标准、国家标准、行业标准（或部颁标准）和企业标准等；如果交付的标的物附有说明书的，交付的标的物应符合说明书上的质量要求。目前ISO是世界上最大的国际标准化组织，我国的国家标准是采用等同于现行的ISO9000:2000标准，编号为GB/T19000-2000系列。行业标准是对没有国家标准而又需要在全国某个行业范围内统一的技术要求所制定的标准，行业标准不得与有关国家标准相抵触，且行业标准在相应的国家标准实施后，即行废止。企业标准由企业组织制定，严于行业标准和国家标准。2根据中华人民共和国标准化法实施条例的规定，药品标准、食品卫生标准、兽药标准属于强制性标准；根据中华人民共和国农产品质量安全法的规定，农产品质量安全标准是强制性的技术规范。（1）兽药标准参照农业部颁布的最新版兽药国家标准（化学药品、中药卷）第一册和中国兽药典（2010年版）；（2）食品卫生标准和农产品质量安全标准参照食品安全管理体系 食品链中各类组织的要求（GB/T 22000-2006），食品安全国家标准食品生产通用卫生规范（GB14881-2013）等国家颁布的最新标准。3.具体产品质量要求根据实际情况填写，一般为符合相关国家标准及行业标准（二者不一致时应以较高者为准）；约定产品保质期的，相关质量保证凭证应附随产品交付。4.涉及小麦、大麦、玉米等原粮类的采购合同，在质量标准条款中常会约定“让步接收”的情形，即企业在基本质量保证的状况下，对产品的部分缺陷有限度有评审的接收，一般为减价或减重接收。例如，合同约定“采购大麦的容重590g/L视为质量合格产品”，同时约定“容重580g/L且590g/L时，每吨减价10元；容重570g/L且580g/L时，每吨减价20元；容重570g/L时，乙方有权拒收”，此时需要注意各分段之间的数值不能有重叠或遗漏，保证将“质量合格产品”、“让步接收产品”和“拒收产品”的所有情况表述清楚。 （七）包装方式1.包装方式应便于产品的运输、装卸及储存，包装物应无毒无害，力求环保；如对包装方式有特别要求应写明；同时应约定包装物的规格、由哪方提供、是否计价、是否计重、是否返还、因包装不善导致的货损或变质由哪方承担损失。2.产品包装方式的分类：（1）按产品经营方式分：内销产品包装、出口产品包装、特殊产品包装；（2）按包装在流通过程中的作用分：有单件包装、中包装和外包装等；（3）按包装制品材料分：有纸制品包装、塑料制品包装、金属包装、竹木器包装、玻璃容器包装和复合材料包装等；（4）按包装使用次数分：有一次用包装、多次用包装和周转包装等；（5）按包装容器的软硬程度分：有硬包装、半硬包装和软包装等；（6）按产品种类分：有食品包装、药品包装、机电产品设器包装、危险品包装等；（7）按功能分：有运输包装、贮藏包装和销售包装等；（8）按包装技术方法分：有防震包装、防湿包装、防锈包装、防霉包装等；（9）按包装结构形式分类：贴体包装、泡罩包装、热收缩包装、可携带包装、托盘包装、组合包装等。3. 对产品包装有关问题，在一些法律中作出过规定。（1）农产品质量安全法对于农产品包装和标识的规定主要有：农产品生产企业、农民专业合作经济组织以及从事农产品收购的单位或者个人销售的农产品，按照规定应当包装或者附加标识的，须经包装或者附加标识后方可销售。包装物或者标识上应当按照规定标明产品的品名、产地、生产者、生产日期、保质期、产品质量等级等内容;使用添加剂的，还应当按照规定标明添加剂的名称。农产品在包装、保鲜、贮存、运输中使用的保鲜剂、防腐剂和添加剂等材料，应当符合国家有关强制性的技术规范。属于农业转基因生物的农产品，应当按照农业转基因生物安全管理的规定进行标识。依法需要实施检疫的动植物及其产品，应当附具检疫合格的标志、证明。（2）饲料和饲料添加剂管理条例对于饲料和饲料添加剂包装和标识的规定主要有：出厂销售的饲料、饲料添加剂应当包装，包装应当符合国家有关安全、卫生的规定。饲料生产企业直接销售给养殖者的饲料可以使用罐装车运输。罐装车应当符合国家有关安全、卫生的规定，并随罐装车附具符合本条例第二十一条规定的标签。易燃或者其他特殊的饲料、饲料添加剂的包装应当有警示标志或者说明，并注明储运注意事项。饲料、饲料添加剂的包装上应当附具标签。标签应当以中文或者适用符号标明产品名称、原料组成、产品成分分析保证值、净重或者净含量、贮存条件、使用说明、注意事项、生产日期、保质期、生产企业名称以及地址、许可证明文件编号和产品质量标准等。加入药物饲料添加剂的，还应当标明“加入药物饲料添加剂”字样，并标明其通用名称、含量和休药期。乳和乳制品以外的动物源性饲料，还应当标明“本产品不得饲喂反刍动物”字样。（3）兽药管理条例对于兽药包装和标识的规定主要有：兽药包装应当按照规定印有或者贴有标签，附具说明书，并在显著位置注明“兽用”字样。兽药的标签和说明书经国务院兽医行政管理部门批准并公布后，方可使用。兽药的标签或者说明书，应当以中文注明兽药的通用名称、成分及其含量、规格、生产企业、产品批准文号(进口兽药注册证号)、产品批号、生产日期、有效期、适应症或者功能主治、用法、用量、休药期、禁忌、不良反应、注意事项、运输贮存保管条件及其他应当说明的内容。有商品名称的，还应当注明商品名称。除前款规定的内容外，兽用处方药的标签或者说明书还应当印有国务院兽医行政管理部门规定的警示内容，其中兽用麻醉药品、精神药品、毒性药品和放射性药品还应当印有国务院兽医行政管理部门规定的特殊标志；兽用非处方药的标签或者说明书还应当印有国务院兽医行政管理部门规定的非处方药标志。例：（1）全新 包装（规格 / ），包装物由供方免费提供，不计重（扣重 / ）、不计价、不返还。（2）产品交付时，包装物应完好无损，不影响产品的装卸和转运，保证产品质量及安全。（3）因供方包装、运输不符合规定等原因造成货物毁损、灭失的，需方有权要求供方赔偿损失并无条件退、换货。（八）溢短装处理1. 溢短装条款是买卖合同中规定卖方实际交货数量可多于或少于合同所规定的数量一定幅度的条款。其内容包括溢短装幅度，由谁选择及溢短装部分的作价办法。主要适用于大宗散装产品的采购合同中。2.在实际业务中，对于大宗散装商品，如农副产品，由于商品特点和运输装载的缘故，难以严格控制装运时的数量，此外，某些商品由于货源变化、加工条件限制等，往往在最后交货时，实际数量与合同规定数量有所上下。对于这类交易，为了便于卖方履行合同，通常可在合同中规定溢短装条款，即规定交货数量可在一定幅度内增减，常用的方式为规定允许溢短装的百分比。3. 注意事项（1）数量增减幅度的大小要适当。数量增减幅度的大小，通常都以百分比表示，如3%或5%不等，究竟百分比多大合适，应视商品特性、行业或贸易习惯和运输方式等因素而定。（2）增减幅度选择权的规定要合理。在合同规定有机动幅度的条件下，应明确机动幅度的选择权。在实际业务中，通常由卖方决定，但在由买方安排运输的条件下，也可由买方或运输方决定。（3）溢短装数量的计价方法要公平合理。溢短装数量的计价方法，如无相反的规定，一般按合同价格计算。为了防止有权选择多装或少装的一方当事人利用行市的变化，有意多装或少装以获取额外的好处，也可在合同中规定，多装或少装的部分，按装货时或货到时的市价计算，以体现公平合理的原则。4与运输途中合理损耗的区别运输途中的合理损耗是指货物从采购到运输、装卸过程中，因不可抗拒的原因，受到本身性质、（水份减量等）自然条件所发生的、不可避免的零星、撒落、溢渗、漏失、飞扬、磅差等损耗。若合同中约定产品数量以卖方发货时的计量为准，则可以约定合理损耗的范围，在合理损耗范围内的损失由买方承担，超出合理损耗的部分按溢短装条款约定的方式处理；若合同中约定产品数量以买方接收时的计量为准，则无需约定合理损耗的范围，双方应根据溢短装条款据实结算。例：到货后以买方计量为准（不计损耗），数量在约定允许的溢短装范围（即：约定产品数量的3）以内的，买方应予以接收并按合同价格据实结算；超过此范围的，双方应友好协商处理，买方有权选择接收、拒收或限期要求卖方补足或按未履行部分数量价款的二倍扣款结算（3以内部分不扣款）。（九）结算方式1.合同价款以银行转账方式支付，实践中主要有下列几种结算方式：（1）全额预付，款到发货；写明自合同签订之日起 工作日内 付款。注意合同签订日期与实际拿到财务付款的时间间隔，应给财务留足至少3工作日的付款时间。（2）货到付款；一般为收到货物验收合格并收到等额合法发票后 工作日内付款。（3）预付部分货款，货到后付清余款；首先要分清预付款和定金的性质，预付款仅作为合同价款的一部分，定金除作为合同价款的一部分外，还适用“定金罚则”即若买方违约，则定金即作为违约赔偿；若卖方违约，须双倍返还定金作为违约赔偿；且“定金罚则”适用的金额不得超过合同总价款的20%，超过的部分无效。（十）交货方式、时间、地点1.交货方式主要有三种：买方自提、卖方送至指定地点和货交承运人送至指定地点。且应在合同中写明交付的具体方式：（1）送至指定地点即视为交付完成；（2）送至指定地卸载完毕后视为交付完成；（3）送至指定地点验收并卸载完毕后视为交付完成。2.交货时间结合结算方式可以分为：合同签订后 工作日内交货、收到买方发货通知后 工作日内交货、收到货款后 工作日内交货，也可以约定具体的履行期限，如：2014年1月1日至2014年2月15日内交货。3.交货地点：若交货方式为买方自提，则交货地点一般为卖方仓库货所在地，若交货方式为卖方送至指定地点，则应在合同中写明具体的收货地点和指定接收人及联系方式。若交货方式为货交承运人送至指定地点，则应在合同中明确交货地点为卖方货交承运人时的地点还是承运人送至买方指定的地点。（十一）运输方式、运费及风险承担1.运输方式、运费根据双方约定填写，货物毁损的风险自交付完成时转移，交付完成前的风险由卖方承担，交付完成后的风险由买方承担。2.履行方式为买方自提时，货物的风险自买方提货完成后由卖方转移至买方；履行方式为卖方送至指定地点时，货物的风险自卖方送至指定地点交付完成后由卖方转移至买方；履行方式为货交承运人送至指定地点时，若合同约定交付地点为卖方货交承运人时的地点，则货物的风险自卖方货交承运人时由卖方转移至买方，若合同约定交付地点为承运人送至买方指定的地点，则货物的风险自承运人将货物送至指定地点交付完成后由卖方转移至买方。 （十二）验收标准、方法及提出异议期限合同应该对检验标准、检验期限、凭封样单检验还是凭现状检验以及对产品质量数量提出异议和答复期限作出明确规定。1. 外观验收标准买方接收货物时应按照合同约定标准检验货物的数量、规格、颜色、型号、包装等。2. 质量验收标准（1）按合同约定质量标准验收：买方应自收到货物之日起 日内以合同约定的质量标准来验收，合同无质量约定的，应以卖方货物现行的国家或部颁布标准或已经过主管部门备案的企业标准验收。（2）凭封样单验收：卖方提供货物样品的，买方应自收到货物之日起 日内凭封样单对货物进行检验。3.异议处理（1）买方验收时发现数量、规格、颜色、型号、包装等不符合要求的，应在发现之日起 日内电话或书面通知卖方，卖方应在收到异议之日起 日内采取降价、更换、补足、退货、赔偿等补救措施；（2）买方验收或使用时发现货物质量不符合要求的，买方应及时封存相关货物并自发现之日起 日内书面通知卖方；卖方应自收到买方异议之日起 日内到场处理，并按买方要求先行采取补足、更换、退货、赔偿等补救措施妥善处理异议；如有争议，双方再行协商处理， 日内不能达成一致的，应共同提交买方所在县级以上质量检验机构进行检验，并根据该检验结果划分责任，由此产生的一切费用（如差旅费、检验费等）由异议方预付，最终由过错方承担。卖方自收到异议之日起5日内不予妥善处理或不依约配合共同送检的，即视为卖方认可买方提出之异议及处理措施，卖方需承担相应违约及损害赔偿责任。（十三）违约责任1.违约金条款的结构可以分为两部分：“适用条件”和“违约金额度”。违约行为表现形式包括不履行、瑕疵履行和迟延履行等，适用条件可以针对违约行为的表现形式进行约定，可以将适用违约金的具体违约行为进行列举。违约金额度可以设置为具体数额，也可以设置为计算违约金（损失赔偿额）的方法，但违约金的具体额度应结合实际情况，既起到督促合同双方按约履行合同义务的作用，也要在对方能够接受的范围内，所以不能太低也不能太高。违约金具有补偿的性质，当事人之间约定的违约金低于或者过分高于违约造成的损失，当事人可以请求人民法院或仲裁机关予以增加或者适当减少。合同中同时约定违约金和定金的，由守约方择一适用。2.实践中，合同违约责任条款主要包括下列几点：（1）一般我方只承担迟延付款支付相应利息的义务，即若买方未能在约定的期限内支付合同款的，应向卖方支付未付款项的利息（利率以中国人民银行公布的同期同类银行贷款基准利率为准）。（2）卖方迟延履行的可要求支付相应违约金（例：卖方逾期交货的或因产品质量不合格需换货等而造成交付期限延误的，每延迟一日应向乙方支付合同价款总额 的迟延履行违约金并赔偿乙方损失；产品迟延交付超过 日的，买方有权解除合同（或要求继续履行）并要求甲方支付合同款总额 %的违约金并赔偿损失。）（3）卖方交付的产品质量不合格的，或存在其他不履行或不完全履行合同约定义务的情形的，买方有权解除合同（或要求继续履行）并要求甲方支付合同款总额 %的违约金并赔偿损失。）（4）免责事由：受不可抗力影响所致违约/合同终止的，受影响一方应于不可抗力事件发生之日起7日内提供事件详情以及合同不能履行，或部分不能履行，或需要延期履行的有效证明文件，经对方认可后可依法全部或部分免责。（十四）合同争议解决方式1.合同争议解决的方式包括：协商解决、仲裁解决和诉讼解决。（1）协商解决的优势在于成本低，可以贯穿于争议解决的始终，且不会破坏当事人间的和谐关系。但协商解决不具有强制约束力，若无法达成一致，仍需要其他争议解决方式。（2）仲裁解决的优势在于效率高，专业性强，仲裁的受理和开庭程序相对简单，且仲裁实行一裁终局，裁决立即生效；其次仲裁机构具备权威的相关专业知识且熟悉法律规范的专家仲裁人员的优势，因而审理案件更具有权威性和说服力，有利于纠纷的解决。但仲裁机构无强制执行权，若当事人拒不履行仲裁机构做出的裁决，只能由一方当事人持裁决书申请人民法院执行。（3）诉讼解决的优势在于具有强制力，生效后的判决结果可以申请法院强制执行。但相较于仲裁解决而言，诉讼解决的效率低下且受到地域管辖权和级别管辖限制。2.仲裁解决和诉讼解决只能选择一种适用，否则约定无效。选择适用仲裁解决的，双方当事人应约定具体的仲裁机构，写明仲裁机构的名称，否则仲裁条款无效。仲裁条款无效的，双方当事人可另行协商确认新的仲裁解决方式，或一方当事人可直接向人民法院提起诉讼。选择适用诉讼解决的，双方当事人在不违反法院级别管辖和专属管辖的情况下可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖，不能约定在其他与合同没有联系的法院管