秘书学教案第三章 秘书职能环境(3).doc

秘书学教案：第三章 秘书职能环境第三章 秘书职能环境 环境是人类赖以生存和发展的基本条件。人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。职能环境是职能活动的基础。正确认识秘书职能环境要素，增强环境意识，有效地调适环境，对提高秘书工作效率和效益是十分重要的。第一节 秘书职能环境要素 环境是一个系统的、开放的概念。秘书工作的职能环境具有开放的系统的层次性，各层次环境由多种相互联系的要素组成。 一、秘书职能环境层次结构 秘书职能环境可以分为三个层次，即秘书机构的内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。三个层次的环境相互联系，对秘书工作都有着重要的影响。 1.秘书机构内部环境 （1）秘书机构内部环境的含义秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系，和秘书部门负责人的影响力，秘书部门内部的团队精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。（2）形成良好秘书机构内部环境氛的要求一是要有一位作风正派，知识、能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。二是要有健全的工作制度。有了健全的工作制度，秘书工作行为才有了规范的依据；评价秘书工作才能、工作表现和成绩才有统一的标准；才能确保秘书工作有序地进行。三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。有合理的分工，才能各负其责；有紧密的配合，才能在各项工作实务中形成整体合力。四是要形成灵敏的信息综合机制。秘书机构是组织信息流动的枢纽，但发挥信息枢纽作用的是秘书机构整体，而不可能仅由个别秘书承担。五是要形成和谐的人际关系。工作人员、秘书与秘书部门负责人之间，相互关心，相互体谅、相互支持，不断地加强向心力和凝聚力。六是要具备一定的办公设备环境。创造条件建设办公自动化系统，以科学的手段提高秘书机构工作效率。 2.组织内部环境 秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种条件和因素的总和。有以下五个要素：一是组织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。组织的结构要素决定秘书及秘书部门在组织内部的交往关系，沟通对象及网络构建、服务对象及各种关系。二是组织动态运行要素。组织是一个功能活动体，组织运转效率，运转节奏，整体协调状态等，对秘书工作效率、节奏和与各相关方面的配合程度，均有着极为密切的影响。三是组织的生态发展要素。组织是一个有机生长体。组织适应环境的程度，适应反应的能力、合理配置各种资源的能力、开拓进取的创新能力、维持组织正常运转的凝聚力等；对秘书工作的内容、业务要求及运转状态和发展均有着紧密的联系。四是组织心态观念方面的要素。组织是一个心理意识体系。组织成员对组织目标的共识程度，对权、责观念的认识，对组织整体利益和组织规范的理解与认同，感情的交流与思想的沟通所形成的团体意识等，不仅对秘书的心理和精神产生极大的影响，而且对秘书的工作行为产生极为重要的影响。五是组织的物质环境要素。物质是组织存在的载体，组织的资金、物财、设备等，与秘书工作的办公场所、设备工具、办公经费等，都是紧密联系的。在组织的物质要素较好的情况下，秘书工作就能得到良好的物质方面的支持，否则，会给秘书工作带来某些困难。3.组织外部环境组织外部环境，是一个开放的具有层次性的庞大的系统。它既有宏观的国际国内政治、经济、科技、文化环境，又有各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等。这些均属组织外部环境的范畴。政治环境因素：主要是指国家政治制度，政治体制，政治目标、方针、政策、法律、法规等，它反映了国家的政治意志和人民的政治权利，它决定着组织和领导行为的政治方向。无论是政治组织还是其他社会组织中的秘书工作，都必须适应政治环境，准确把握政治方向，在办文办会办事及辅助决策的实践中，必须遵循国家方针、政策、法律、法规。在此方面的任何疏漏或失误，都可能带来重大损失。经济环境：是指国家和地区经济发展的条件和水平，以及市场状况、资源配置状况、经济运行机制、经济发展规划、经济政策、产业结构、基础设施等。经济环境不仅影响秘书所在组织的生存与发展，还影响到秘书工作的物质基础，从而影响到秘书工作的具体内容。只有正确地认识组织所处的经济环境，以及特定经济环境对组织生存发展的影响，秘书和秘书部门才能有效地为领导提供全面周密的综合服务。 科技环境：是指与组织生存发展相关的科学技术、工艺设备、产品、材料、管理等方面的成果、水平、发展速度，以及相关科学理论研究成果，并且是否能转为实用技术等等。科技环境对组织运转科学化的程度有着紧密的联系，对秘书工作的内容、手段和方式也有着密切的关联。 文化环境要素：包括社会教育程度、社会价值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社会习俗等。社会文化环境具有民族性、地区性、稳定性。它影响着人们的知识文化素养、思想意识、思维模式、价值取向、行为方式，也对各管理组织的组织气氛、组织观念、管理规范的认同程度等，产生不可低估的影响。秘书的思想、行为及综合素质要受到文化环境的影响；领导对秘书综合服务的需要，以及领导对秘书工作的指导和引导，也要受到文化环境的影响；秘书办文、办会、办事等业务活动，均要考虑文化环境因素，并在一定的文化环境中进行。 二、秘书职能环境要素关系 秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的联系与关系。其中，有组织内的领导与被领导关系、主辅关系、服务与服务对象关系、协同配合关系、相互理解支持关系、认同关系等；有组织外部的与上级机关的关系、平级机关的沟通关系，不相隶属机关的往来关系、组织间的竞争与合作关系，与有关组织间的制衡关系等。这些要素关系，对秘书职能环境及秘书职能活动都有着不同程度的影响。其中，秘书与本组织领导的关系是最主要、最本质、最紧密的，对秘书工作起着规定性作用的关系。 1.秘书部门与上级领导机关的关系 秘书部门与本级领导的关系是秘书工作中最本质的关系。在具体的秘书工实践中，保持和加强与上级领导机关的关系，要注意以下几点：一是要遵从其领导。二是要加强服务。三是要加强沟通与协调。秘书部门从遵从领导、加强服务、沟通协调等方面建立和强化上级领导机关的关系，其作用：一是增进了组织系统的有机联系，密切了本组织与上级领导机关的关系；二是为上级领导机关了解下情、提供了有效服务；三是有助于本级领导更准确地理解和执行上级领导机关的指示精神，有效地辅助了本组织领导；四是有助于秘书、秘书机构更透彻地理解和更准确地把握上级的方针、政策和指示精神，使自身办文办会办事和辅助决策的参谋活动在正确的指导下发挥更大的职能作用。 2.秘书部门与职能部门的关系职能部门是组织领导层下属的专项职能管理部门，是组织领导与下属纵向执行层次及基层、群众之间各项专项职能的控制和调节的层次。如组织、计划、财务、人事、监察等职能部门，在各专项职能管理中，这些部门各司其职，分别发挥不可替代的作用。秘书部门是领导层的综合辅助部门。秘书部门上承领导决策层，下联各直线执行层，在职能管理部门间起着综合协调的作用；在领导层与职能部门之间起着沟通传达作用；在职能部门与直线执行层和基层起着沟通协调作用。（1）秘书部门在处理与职能部门关系时，要注意以下几点：一是要有效地提供综合服务，包括及时准确地传达领导意图和有关指示精神，有针对性地提供可靠的信息；在办文办会、文件档案资料的处理和利用方面提供支持；在信息反馈方面及时向领导层反映职能部门的运转情况和有关要求等。二是要做好协调工作。在一些综合性、交叉性、涉及到几个职能部门职权范围的问题，秘书部门应发挥综合部门的协调功能，汇同有关职能部门，协调解决问题；在发生某种职权冲突的失调现象时，秘书部门也应按照领导意图，协调有关各方。缓化矛盾，解决问题。三是尊重和依靠职能部门。秘书在业务活动中若遇到涉及到职能部门权限范围内的问题，要遵从有关职能管理规范，按职能部门的决定办事，不能搞特殊化；在草拟文稿时涉及到有关职能管理问题，要虚心地向职能管理业务人员请教，不能不懂装懂；在辅助决策，为领导收集决策依据，涉及到职能管理问题，应主动征求职能管理部门的意见和看法，并如实地向领导反映。（2）秘书部门正确处理与职能部门的关系的作用一是有利于充分发挥组织的职能管理部门的作用，使各职能系统的功能加强整合，形成合力；二是有利于密切领导决策层与职能管理层的关系，强化科学决策系统和整个组织管理系统，三是有利于秘书部门与职能部门相互理解、支持与合作，从而增强秘书部门的效能；四是有利于秘书在实践中学习各种职能管理知识，增长才干。 3.秘书部门与群众的关系 （1）秘书部门密切联系群众的重要性：一是体现在工作目标上。秘书工作为领导工作服务、为职能部门服务，为人民群众服务，最终是落实在为人民服务上。领导工作和职能部门工作的宗旨都是为人民服务。二是体现在工作内容上，秘书部门无论是参谋辅助还是事务服务，都是协助领导带领群众去实现组织目标。三是体现在工作过程上，秘书进行调查研究、收集处理信息，脱离群众就无法开展；办文办事办会必须符合群众意愿，得到群众的理解、支持与合作；发挥参谋作用，只有密切联系群众，才能开发利用群众中蕴藏的无比丰富的智慧和宝贵经验。 四是体现在工作成效上。秘书部门工作成效与领导工作成效是一体的。只有取得群众的理解、支持和拥护，才能取得良好的领导工作成效，秘书工作也才能充分地体现出有实际价值的成效。由此，秘书部门必须强化群众观念，密切联系群众。（2）秘书部门处理好与群众的关系要注重的问题一是在指导思想上，要以人民群众的根本利益为依归。想群众之所想，急群众之所急，把为人民群众谋利益，作为处理问题的出发点，将为领导工作服务、为职能部门服务与为人民群众服务有机地统一起来。二是要在工作行为上，将贴近领导工作与深人群众、联系群众有机地结合起来。三是要在工作作风上，尊重群众、关心群众，反映群众的意愿和要求，甘当群众的小学生。在与群众打交道时，要待人以诚、热情大方，襟怀坦白，不能虚以应付，官气十足；要待人言而有信，行而有果，不能言行不一，自食其言；要待人以厚，处事大度，宽厚待人；不能出语尖刻，心胸狭隘，盛气凌人。三、秘书的人际环境 1.和谐的人际关系 和谐的人际关系氛围，是最佳发挥秘书职能作用的环境氛围。在这样的环境氛围中，领导与领导、秘书与秘书、秘书与职能工作人员、群众与群众、群众与秘书等一切组织成员之间，分工合作，思想统一，利益与共，步调一致，感情融洽；能够互相关心、互相理解、互相信任、互相帮助、互相支持、互相照应；能够互相交流，互相促进。秘书在这样良好的人际关系环境中，能够得到广泛的理解、支持与合作。秘书在实践中，要注重的几个方面：一是要加强上情下达、下情上达，促进上下级之间、领导与群众之间的相互理解和信任；二是要加强左右沟通、内外沟通、加强横向联系，促进各有关方面的支持与合作；三是要将贯彻领导意图与各方面的具体情况有机地结合起来，使整体利益和各局部利益统一起来，使组织意图与各方面的意愿统一起来，增强团体意识；四是要把服务于领导与服务于全体组织成员结合起来，加强和提高组织整体的共识，整合整体利益等。 2.淡漠的人际关系 在淡漠的人际关系氛围中，人与人之间缺乏思想沟通与感情交流；只有照章办事的业务往来，缺乏主动的相互支持与合作；各行其是，事不关己，高高挂起，相互很少提出意见与建议；有的对组织目标漠然置之，对事业发展不大关心，对自己肩负的使命缺乏深刻的理解、明哲保身，“做一天和尚撞一天钟”；有的不求有功，但求无过，缺乏进取精神；有的“怕”字当头，“各扫自家门前雪，不管他人瓦上霜”，等等。在这样的人际关系中，看起来平静如水，实际上潜在着深层次的危机：整体的共识与合力难以形成，群体智能难以开发利用，创造力和发展活力难以激发和调动起来等等。长此下去，对事业发展是极为不利的。在这种淡漠的人际关系中，秘书工作也会受到消极影响。作为综合辅助领导工作的秘书要注意以下几点：一是要注重加强桥梁与纽带作用，把群众的意见和要求及时综合起来，向领导全面反映，使领导的决策和管理更加符合客观实际；二是要在调查研究、收集信息等职能活动中，自觉地深人群众，在实践中发现和激发出的群众的智慧和力量，促进领导强化群众观念，加强领导与群众的联系；三是要将领导的正确 意图及时向群众传达和宣传，加强群众对领导工作的理解和认同；四是协助领导妥善处理各种矛盾和问题，化解各种隔阂，协调关系，逐渐形成和谐的人际关系。 3.紧张的人际关系 在紧张的人际关系中，人与人之间的矛盾最为尖锐复杂。组织成员之间存在着矛盾，职能管理人员之间也关系紧张，领导成员之间也存在着冲突。会引发无原则的纠纷，造成人际之间感情上的对立，工作上的不合作，产生严重的内耗。 在紧张的人际环境里，秘书处于十分为难的境地。领导人之 间的看法不一，政出多门，秘书办事就无所适从；领导与群众有矛盾，秘书夹在其间更是难以开展工作。 在紧张的人际环境里，有的领导人对其亲近的秘书，偏听偏 信，言听计从，以私人感情代替原则，不仅自己不重视对秘书的教育和约束，而且别人提秘书的意见也认为是针对领导人自己。有的领导人对不属于其“小山头”的秘书，拒人千里，十分冷淡，办事不放心，处处怀疑，有的甚至排挤、打击。在紧张的人际关系环境里，秘书虽无法彻底改变这种状况，但若处理得当，最少能使自身的职能工作减少损失，若有较好的条件或时机，也可以发挥积极的协调作用。在紧张的人际环境中，秘书应注意：一是不介入领导人之间的矛盾或纠纷，不分亲疏，不传小道消息，坚持正常的组织生活的原则；二是对领导、对群众、对矛盾各方均一视同仁，诚恳相待，互相尊重，一切从公共利益出发；三是按职责分工，请示汇报工作，避免多头请示和多头指示引发矛盾；四是多做协调工作，增进相互的了解，促进关系协调；五是对协调矛盾，解决问题有坚定的信心。 第二节 秘书职能环境作用及影响 一、秘书职能环境的作用 1.职能环境对秘书工作的规定性 从总体来看，有了人类社会管理和领导工作对近身综合辅助和公务服务的需要，才有了秘书性工作的产生；有了社会生产力发展和社会分工的细化的客观实践环境，才有了秘书工作职业化，才有了现代秘书工作；有了电子技术、信息技术等高科技的发展，有了经营管理和竞争快节奏变化的客观环境，才有了办公自动化，才有了秘书“无纸办公”的发展趋势。从行业系统来看，工、农、商、政、科学、教育、文化等不同行业环境，分别规定了其秘书工作的辅助对象、辅助内容及运作方式，以及知识、能力、素质不同的规定和要求。从组织层次来看，不同层次的领导机关环境对秘书工作的运作方式也有不同的要求。如在信息处理方面，高层领导机关、中层领导机关和基层机关，在所需要信息的广度、深度、综合度及信息渠道、网络构架等方面，均有所不同；再如参谋辅助方面，不同层次的领导机关决策涉及面、决策的重点等，有所不同，因而对于秘书参谋辅助也有不同的要求。高层领导机关秘书工作分工比较细，秘书事务服务在专门化分工范围内运作；基层机关规模小，秘书工作分工不可能细化秘书事务服务只能视领导工作需要统一安排。从秘书岗位来看，秘书机构负责人、领导人的秘书、秘书处工作人员、文书处工作人员、会务处工作人员，及机要秘书、值班秘书、法律秘书、行政秘书等，均有不同的职责和不同的岗位环境，在不同的岗位环境，均有着不同的职责规定，在不同的岗位环境中要与不同的具体工作对象打交道或工作有着不同的着重点。 秘书职能环境对秘书工作的规定性，还体现在为秘书工作提供必要的条件上。如不同的时代环境、不同的业务环境、不同层次的领导机关环境和不同的秘书工作岗位环境，对秘书提供了不同的发挥职能作用的空间，而对秘书工作提供不同的人力、物力、财力的条件；使得秘书职能在影响力和委授权力方面也获得了必要的支持。 2.职能环境对秘书工作的导向性一是要准确把握宏观环境发展的大方向。在政治上遵循国家大政方针、政策、法律、法规；在工作上忠实地为实现组织目标和领导工作目标服务；在行为上严格遵循组织规范。二是要准确把握特定职能环境的业务运作方向。不同业务性 质的组织有着不同的业务发展目标和业务范围，秘书工作必须与 组织业务活动有机地结合起来。三是要准确把握职能环境提出的具体工作发展方向。在不同的组织职能环境中，不同的肘期，不同的阶段有着不同的要求，有着不同的任务目标，领导对秘书的辅助和服务也有着不同的需要和要求。 职能环境的导向性要求秘书必须适应环境动态发展，从时代及社会环境、行业业务环境和具体工作阶段以及工作任务的环境特征与目标出发，确定职能活动的目标和方向。 3.职能环境对秘书工作的促动性一是行政性促动。领导者以行政职权为依托，运用指示、指导、激励等手段，向秘书下达任务，布置工作，要求秘书贯彻执行组织和领导意图。秘书按照领导的指示和意图，圆满地完成了工作任务，就能得到组织和领导的奖励和好评，从而满足其实现自我价值的需要；若秘书不能按照领导和组织的需要完成任务，就会受到批评甚至某种惩罚。这种促动是直接的。二是诱导性促动。在管理实践中，功利性诱导是调动人的主观能动性的有效方法。未来发展远景、事业的发展目标，具体任务目标及劳动成果和分配方式，荣誉报偿、职务升迁等，将事业发展功利与个人发展功利有机地结合起来。秘书职能就是秘书实现组织事业发展功利目标与个人发展功利目标的用武之地。因此，秘书职能环境能够产生强度不同的促动力。特别在组织内外具有强烈竞争和发展活力的职能环境中，对秘书的鞭策和促动力更大。这种促动虽然不是直接的命令和指示，但其影响力是不可低估的。三是比较性促动。人们自我价值的评价及需求满足的程度，都是以客观环境中的特定对象为参照的。在比较中，认为自己的工作处于先进地位的，自然不愿落后，继续努力；处于后进的，不愿甘居后进，必然奋起直追。越是视野开阔，高标准地选择与自己事业发展相比较参照的，越具发展活力。那些只比待遇，不比贡献的人，才会陷入缺乏活力的苦闷和消沉之中。因此，秘书要有正确的价值观和功利观，才能准确地选择比较的参照对象和尺度，在职能环境的促动下，正确而有效地在促进事业发展中发展自己，实现自己的人生价值。 4.职能环境对秘书工作的机遇性和风险性 在秘书职能环境中，组织运转中的机遇与风险，领导工作中的机遇与风险，与秘书工作中的机遇与风险是紧密相关的。如秘书参谋建议与领导决策面临的机遇与风险就是一体的。秘书从客观环境的需要出发，提出科学可行的建议方案，经领导按科学的决策程序进行论证、选择，采纳实施后，抓住了环境提供的机遇，化解了环境风险，使事业得到长足发展。这就使领导和秘书的工作都能取得良好的成效。若秘书对客观实践环境情况把握不全面，对发展趋势发展把握不准确，提出的参谋建议不具科学性或可行性。领导者若采纳实施后，就可能使组织遭受重大损失。领导者要承担决策失误的责任，秘书虽不承担直接责任，但其参谋失误也影响对其工作成效的评价。又如突发事件的处理或危机的处理，风险性极大，若处理得当，应对及时有效，就可能会化风险为机遇，在抗御和化解风险中求得发展；若处理不当或应对不及时，就可能会受到不同程度的挫折和损失。 二、秘书职能环境的影响 1.职能环境信任度的影响 （1）职能环境信任度的含义秘书职能环境的信任度，指的是秘书工作对象对秘书的信赖程度。秘书的工作绩效越佳，形象越好，越能得到广泛的信任和支持，环境的信任度越高。较高的环境信任度是秘书充分发挥职能作用、取得良好工作成效的前提条件。（2）职能环境信任度对秘书工作的影响一是影响职能。信任度高，领导重用，群众信赖，就能发挥更大的职能作用；否则，就很难充分发挥其职能作用。二是影响工作关系。三是影响工作效率。四是影响公众中的形象。 秘书职能环境的信任度，全方位地体现在各个方面。秘书在职能活动的各个领域，都要做到可信可靠，才能有效地提高信任度，不能顾此失彼，不能只重视取得领导的信任而忽视其他方面。（3）提高职能环境信任度的途径一是要在长期工作实践中忠诚职守，严格按照组织规范办事，不折不扣地完成任务，增强领导对自己的负责精神和工作能力的信任感；二是在与各方面配合中诚恳、务实，严守诺言，热情协作，能够共同完成工作任务；三是对领导、同事及群众讲真话、报实情，不搞“假、大、空”；只要对组织有利的事，都认真完成，做到说话可信，办事可靠；四是提出参谋建议，坚持从组织功利出发，不掺杂个人目的，并能遵循大政方针、政策、法律、法规、符合组织目标和客观实际，实事求是。 2.职能环境和谐度的影响 （1）含义秘书职能环境的和谐度，是指在秘书职能活动中，与各相关方面协同配合的和谐程度。秘书的职能活动中，职能环境的和谐度高，秘书工作的质量和效率就会提高；否则，其工作质量和效率就会降低。（2）提高其职能环境和谐度的途径一是要主动配合，并在配合中增强服务意识，多为对方提供服务，提供方便，提供支持。二是要态度谦虚。傲视他人和以势压人，往往难以得到有关方面的和谐配合。只有谦虚谨慎，善于听取别人的意见和建议，尊重别人，才能得到各有关方面的真诚配合。三是要加强沟通。秘书处于领导机关的办公机构，只有与各相关方面加强联系，加强思想沟通和信息交流，才能相互理解，在工作中和谐配合。 3.职能环境开放度的影响 （1）含义职能环境开放度，指的是秘书在职能活动中，与所处环境的各相关方面信息交换的灵敏程度、广度、深度等方面所决定的开放程度。秘书部门是组织管理信息系统的枢纽，组织的管理信息系统是一个开放系统。秘书处于信息枢纽的位置，能否全面地、及时地、经常地、有效地与各有关方面进行信息交流，直接影响秘书职能环境的开放度。秘书若只是被动地接受和报送信息，其职能环境的开放度就低；若能主动地收集、反馈、处理信息，对下级和平行单位，在接受对方信息的同时，也主动为对方提供信息服务；对上级单位，在主动报送信息的同时，还注重了解上级工作的重点和整体思路；对组织、系统、地区、本国以外有关方面，也注重交流与沟通，这样就能有效地提高其职能环境的开放度。（2）提高秘书职能环境开放度的意义一是有利于使管理信息系统更具活力，使管理信息网络具有更大的覆盖面，使秘书机构充分地发挥信息枢纽的作用；二是有利于提高秘书信息服务的效益，充分地满足领导决策和管理对信息的需求；三是有利于秘书人员开阔视野，广泛地吸收知识和信息，增强自身才干，提高参谋辅助和事务服务的水平。秘书职能环境的信任度、和谐度和开放度是紧密相关、互相影响的。三者中任何一个方面的不足，都会影响到其他两个方面。因此，秘书要优化其职能环境，不能忽视其中的任何一个方面。4.职能环境自由度的影响 （1）含义秘书职能环境自由度，指的是秘书主动开展职能活动，即发挥其主动性的程度。对特定的秘书人员而言，其职能环境的自由度，除了受管理组织中的自由度的总体影响外，其个人职能环境自由度，还受以下因素的制约。（2）影响一是信任度。职能环境中的信任度高，特别是领导对秘书信任度高，秘书主动发挥其职能作用的自由度就越大；反之，其自由度就越小。只有取得了有关各方面的广泛的信任，才能够卓有成效地完成职能任务；只有出色完成任务，才能充分地取得领导的信任；而领导的充分信任，是秘书主动开展工作、提高职能环境自由度的重要前提条件。二是和谐度。秘书职能环境的和谐度高，其综合协调、信息处理就能得到广泛的支持。特别是与领导工作主辅配合关系和谐，秘书就能主动地在更为广阔的领域，充分地发挥其职能作用；反之，与各相关方面关系失调，特别是与领导主辅配合关系失调，就很难拓展主动发挥职能作用的领域。三是开放度。秘书职能环境开放度越高，越能占有更多的信息资源，秘书的参谋辅助就能拥有更为充足的信息依据，也就能在更为广阔的领域主动发挥作用；秘书的事务服务，也能在更为了解客观实际的基础上，提高服务的主动性和扩大服务的领域。 第三节 秘书职能环境的适应与优化 一、秘书对职能环境的适应 秘书要顺利地开展工作，充分发挥职能作用，必须适应环境特征、满足环境需要、顺应环境发展、开发环境资源。 1.适应职能环境特征一是要适应宏观环境特征和发展趋势。在社会主义市场经济条件下，必须努力学习和准确把握国家政策、法律、法规，从政治、经济、科技、文化等各个方面，把握时代的特征，把握社会主义初级阶段这一历史时期，建设有中国特色社会主义的规律，从而准确地把握大的方向，使本职工作与时代环境合拍。二是要适应所在组织的行业环境特征。无论是在工、农、商、企业、科学、文教组织还是在军事、政党、政权组织的秘书工作者，都要适应本组织所在的行业环境，熟悉行业管理内容、运作方式、工作流程、有关制度等，掌握行业管理的一般知识，只有这样，才能胜任各行业系统的秘书工作。三是要适应所在组织环境特征。不同的所有制、不同的管理体制的组织，组织的结构、功能、权力运作方式都存在某种区别，秘书的职能环境也存在着一定的差异。特别是外资、合资企业和驻外单位的秘书工作者，其职能环境更是有着自身的特点。秘书只有适应具体的组织环境，才能顺利地开展工作。四是要适应秘书机构作为综合办公部门的环境特征，适应在领导身边综合辅助、跟踪服务、充当参谋助手、办文办事办会，提供信息服务等职能活动的客观业务环境的要求。五是要适应具体工作岗位的环境特征，不同的秘书工作岗位有不同的工作内容、有不同的交往对象和工作关系，适应具体工作岗位的环境特征，对秘书具体工作效率的影响很大。 2.满足职能环境需要首先，要满足领导工作的需要。秘书必须在掌握领导工作的一般性规律的同时，熟悉和把握具体辅助的领导的个性特征。只有在实践关注领导工作、留心观察、不断加深认识，才能熟悉和把握领导的工作个性特征。其次，要满足机关日常办公事务的需要。不同的机关在办文、办事、办会、信息处理等事务中，既有共性，又有个性。秘书在掌握共性特征的基础上，要熟悉所在单位经常使用的文字材料的内容范围、文体特征、行文关系；熟悉本单位的管理信息网络、主要信息渠道、上下关系以及合作与竞争关系等要素。再次，要满足参谋辅助的需要。参谋辅助需要本来是领导工作需要的一部分，但这种需要有时由领导直接提出，如领导下 达调研课题，领导授命秘书草拟计划方案等；有时领导人不直接提 出，而是秘书主动发挥参谋辅助作用，如主动提供参谋建议，主动拾遗补缺等。因此，对参谋辅助需要，往往不仅仅在领导对秘书的工作指派和在秘书日常事务、工作职责中体现出来，还需要秘书主动去发现，在综合服务和跟踪服务中随机发挥参谋作用。因此，秘书要满足参谋辅助需要，必须具备与领导工作相适应的一定的管理知识和领导科学知识，必须占有大量的信息依据，必须深入群了解实际，善于吸收群众的智慧，把握事物发展的客观规律。只有这样，才能有效地发挥参谋辅助作用。另外，还有要满足组织综合协调的需要。秘书部门是综合部门，其综合协调的成效，与组织正常运转有着不可低估的影响。无论是组织内部的各种关系出现失调，还是组织与外部各方面的某种关系出现失调，秘书都应敏锐的发现问题，协助领导进行协调。要满足此需要，秘书必须在工作事务中处处留心，善于观察和分析问题，并且有一定的解决问题，协调矛盾的能力。 3.顺应职能环境发展一是要对长远发展的态势有所准备。即对社会的长远发展、组织的发展远景、秘书工作的长远发展等，有正确的认识，并从知识、能力上做充分的准备。二是要关注组织三五年的发展计划和一届领导任期内的工作计划和任务目标，以便把握一段时期内的组织管理和发展情况，在秘书工作中，针对组织阶段性发展计划和领导任期任务目标，提供积极有效的综合辅助。三是要准确把握组织一年内的工作计划安排，以及外部环境发展变化的状况，内外结合、从职能环境一年内变化的节奏和阶段性。四是要随时关注领导工作的变化和领导工作的需要，随时了解组织内外的变化与需要，以顺应职能环境的发展。 4.开发职能环境资源 第一，要合理开发领导机关及领导人的影响力资源。领导机关和领导人法定的地位和权力、以及其实践中取得的工作成效和威信，使其具有强大的影响力。这种影响力既是领导机关和领导人开展领导工作的保证，又是秘书开展职能活动的基础性资源。秘书在工作中合理有效地开发领导影响力资源，就能有效地提高工作的效率和效益。合理开发领导影响力资源，必须忠实地执行领导意图，维护组织功利；如果掺杂个人意图，借领导影响力谋取个人或小集团的私利，就会给领导的影响力带来消极影响，甚至会削弱领导的影响力，秘书也会失去组织和领导的信任。合理开发领导影响力资源，必须加强服务意识。通过卓有成效地为领导工作服务，使领导工作更有成效，强化其影响力；通过真诚地为部门和群众服务，维护和提高领导权威，强化其影响力。领导影响力的强化，又为秘书工作提供了更为便利的基础性条件。合理开发领导力资源，必须有良好的工作作风，严格遵循领导机关工作人员的行为规范和秘书职业规范。 第二，要注重开发职能环境中的信息智能资源。秘书发挥综合辅助作用的主要依据就是信息，主要智慧之源就是职能环境中 的群体智能。秘书必须以谦虚态度，向群众学习，向一切有实践经验的同事学习，向各领域的专家内行学习。学习他们的知识、经验，了解他们的新思路、新观点、新做法，广泛地收集各方面的信息，及时反映他们的意见、建议和要求。同时，还要密切关注组织外部各相关领域的新动向、新经验、新理论和新的动态等。 第三，要注重从协调和加强各方面关系中，开发职能环境中的能量资源。协调和加强组织内部各系统的关系，有利于增强组织的整体合力，有利于组织获得广泛的支持与合作，也有利于秘书在与外部交往中具有更为良好的条件。在现代管理实践中，广泛的支持与合作的良好关系，是开发环境资源的极为重要的条件，从某种意义上讲，良好的合作关系就是一种共同发展的重要资源。 二、秘书对职能环境的优化 秘书对其职能环境的优化，必须首先适应职能环境。只有适 应了客观职能环境，才能发挥主观能动性，优化职能环境；只有立足本职工作，才能通过秘书职能活动，对优化职能环境起到积极地；推动作用。 1.优化职能环境的立足点 一是必须从客观实际出发，正确地面对职能环境。秘书必须以现实中已经存在的职能环境为立足点，正确地对待客观现实，既看到职能环境中的某些消极因素和对开展自身工作的不利因素，又要看到职能环境中的因素和对开展秘书工作的有利因素，化消极为积极，变不利为有利。二是必须立足本职工作，在岗位上积极发挥作用。秘书的本职工作要求，就是要依托职能环境发挥应有的作用，若秘书自身的本职工作尚不能符合组织和领导的要求，优化职能环境就失去了支撑点，也不可能具备优化职能环境的能力。秘书不能把不胜任、不能顺利开展的工作，不能有效发挥职能作用的原因，都归于职能环境不佳上。若是这样，自身工作就难以取得进展，更难以优化职能环境。秘书若是仅仅是提要求、要条件，不注重增强自身的知识、能力和才干，即使职能环境得到了明显的改善，其秘书工作效能，也很难得到提高。三是必须立足于现实需要,处理好现实与长远发展的关系。秘书既要对职能环境的发展充满信心，又要乐观地克服现实中存在的困难。若是看不到未来发展的远景，就会目光短浅，在现实的困难和问题中迷失方向；若只是把希望寄托于未来，在工作中不能主动地迎接和克服困难，不能主动地解决问题，只是被动等待，就不能适应领导工作的现实需要，从而影响组织的发展。 2.优化职能环境的着力点主要是优化开展具体工作的环境。秘书的具体工作环境是其发挥职能作用的最直接、最有效的空间。只有着力于优化具体工作环境，才能增强秘书工作的职能作用，提高秘书工作的效率和效益，起到具体的促进作用；才能通过具体环境的优化和秘书工作效能的提高，促进组织环境的优化，进而为系统环境和宏观环境的发展和优化，起到自己的一份积极作用。关键是优化与领导主辅配合关系。秘书优化与领导主辅配合的关系，是符合秘书工作的一般规律的。从事业功利和组织功利出发，优化与领导主辅配合的工作关系，增强领导工作效能、促进组织的发展，从而使秘书具体工作的职能环境得到优化。 3.优化职能环境的主要途径 秘书优化其具体工作的职能环境，主要途径是在其具体的职能工作中，与各有关方面建立、维护和加强相互理解、信任和合作的和谐关系。在实践中，秘书只有在不断提高自身素质，善于体察领导工作的需要，卓有成效地发挥参谋辅助和事务服务的作用，有效促进领导工作效率和效益的提高，改善和优化秘书与领导的主辅配合关系。在办文办会办事等职能活动中，无私奉献、公正正派、热心为群众和部门服务，真正起到上情下达、下情上达的作用，强化领导与下级部门及群众的关系，促进自身具体工作职能环境的优化。在与组织外部的公众、公务交往中诚恳待人，热情合作，善于协调，树立和维护良好的组织形象和领导形象的，改善和优化其具体职能环境。 三、秘书对具体环境障碍的排除 1.信任障碍的排除 要排除职能环境中出现的信任障碍，除了要努力提高职能环境的信任度外，还要弄清造成信任障碍的具体原因、范围、对象，然后有针对性地采取有效的措施，将信任障碍排除。一是要排除失误造成的信任障碍。由于工作能力不适应工作需要，不能圆满地完成任务，或造成了失误，因而产生了信任障碍。排除这种信任障碍，只有通过迅速提高自己的工作能力，并以出色完成任务的实际成绩，改变别人对自己的看法，恢复对自己的信任，才能排除信任障碍。二是要排除工作态度方面的信任障碍。有的秘书工作马虎，粗枝大叶，随意性很大，使人感到责任感不强，办事不可靠，不值得信任。要排除这种障碍，秘书必须加强责任感，工作认真、仔细、周密、一丝不苟，用自己的实际行动，改变别人的看法。三是要排除思想动机方面的信任障碍。有的秘书思想动机不纯，或者事事为自己着想，或者趋炎附势，不说真话；或者当面一套，背后又是一套；或者拨弄是非，投机钻营等等。这种人往往是最不被人信任的。要改变不被人信任的状况，不能怨别人，只能彻底地改变自己的思想、端正动机，说老实话，做老实事，做老实人，在较长时间的实践考验中，证明了思想动机的改变后，才能重新得到领导和同事的信任，信任障碍才能排除。四是要排除误会造成的信任障碍。由于种种原因，秘书工作中往往会出现一些误会。有些误会是秘书在工作中的疏漏造成的，有些误会是随机出现的其他因素造成的。误会会产生不同程度的信任障碍。偶尔出现的误会可能会在共同实践的交流中加深理解，自行消除；而有些误会，特别是几次误会留下的隔阂和不信任感，就很难自行消除。秘书人员在工作中要严格要求自己，严谨周密，避免产生误会；要加强与各方面的交流，消除各种误会。特别在消除误会的解释中，要多做自我批评，不要把造成的误会的责、任都推给别人。秘书态度越诚恳，越做自我批评，越能消除误会，重新获得信任。 2.理解障碍的排除 一是要使领导者理解秘书工作。从总体看，领导既是秘书的直接上级，又是秘书辅助和服务的对象，对秘书工作的性质、地位、作用是能够理解的。但在具体工作中，有少数领导认为秘书的任务就是抄抄写写，或者认为秘书只能跑腿办事等。这种看法不改变，秘书工作的职能作用是很难充分发挥的。针对这种情况，秘书更要努力地在自身的职能范围中，把秘书综合辅助的职能充分地体现出来。如在撰拟文稿中，不仅充分地表达领导的意图，而且又能使之更系统，更有理论深度，更具实践性和逻辑性；在调查研究中，能够敏锐地发现问题，深刻地分析问题，准确地提出解决问题的办法。这样，就能有效地起到综合辅助的作用，通过这种有效地辅助，就会逐渐地使上级理解秘书工作的性质和作用，从而更加重视秘书工作。二是要使部门和群众理解秘书工作。秘书工作作为社会劳动中的一种职业，一般是能得到人们的理解的。但也有少数人对秘书工作理解偏狭。如有人把女秘书等同于“交际花”，有的认为秘书工作轻松、容易，不需要什么专业知识技能等等。针对这种情况，秘书要与有关方面加强沟通，增进理解；要注重规范自