文件和记录控制管理程序.doc

文件和记录控制管理程序 1.目的规范公司文件的编制、发行、销毁、更新以及质量记录的管理，为追溯、改进和提高产品质量提供依据等，确保本公司发行和使用的质量管理体系文件收到有效控制，特制定本程序。 2.适用范围适用于本公司对质量管理体系所要求的所有文件与记录的管理和控制。 3.职责3.1质量部门负责本文件的编制，质量部经理负责审核，管理者代表负责批准。 3.2各部门的文件与记录由各部门组织编制，由部门经理或质量部经理负责审核，管理者代表负责批准；质量手册由质量部经理负责编制，管理者代表负责审核，由总经理批准。 3.2质量部门负责质量管理体系文件与记录的发放和销毁等。 3.3公司各部门负责对本部门职责范围内文件及记录进行控制和管理。 3.4公司各部门负责本部门生产工作范围内接受的外来资料的收集、存档以及更新，填写登记表，并将登记表交与质量部。 4.定义程序与程序文件程序是为完成某项活动所规定的方法；程序文件是描述程序的文件。 记录用于质量管理体系过程的相关记录表单。 5.程序内容5.1本公司的文件可分为以下几类5.1.1一阶文件质量手册。 5.1.2二阶文件程序文件（质量管理体系之程序文件），作业指导书等（质量管理体系之作业指导书）。 5.1.3三阶文件记录表格。 5.1.4外来文件国家及行业的法律法规，与产品相关的行业、国家、国际标准，与产品质量相关的文件等。 5.2文件的编码规则文件的编号规则X-Ynnn X代表文件的类型，如P-程序文件，作业指导书R-记录表格L-标签D-图Y代表部门0-公司和QA1-HSE2-质量部3-生产部4-维修部5-供应链（包括采购部）6-市场部（销售部）7-人力资源部（包括管理和IT）8-财务部9-R&D nnn代表同类别同部门的流水号从001-999。 例如质量部的文件号P-xx，P-xx等生产部的文件号P-3001，P-3002等质量部的表格号R-xx，R-xx等5.3文件格式见附录15.3.1表头中中文名称使用小三号宋体加粗，英文名称使用小四号Arial体，其它使用小五号宋体。 5.3.2正文内1级标题中文使用11号宋体加粗，英文小标题使用11号Arial体加粗；其它正文中文内容使用10号宋体，正文英文使用10号Arial字体；更新内容使用黑粗斜体表示。 5.3.3管理性文件使用中英文，作业指导书至少是中文。 5.4文件发放和销毁质量部门负责对所有受控文件进行受控，在受控文件封面上盖“文件受控”章后由质量部负责保存，在拟发行的文件的复印件的适当位置加盖“文件受控”章后发放给各部门相关负责人，如文件进行了版本更新，在销毁旧版本文件的同时，立即发放新版本文件，并填写文件发放回收单记录。 各部门应对职责范围内管理的文件进行、清查，对于过时、作废等文件要及时清理、撤换，防止过期文件的使用，保持动态管理。 5.5文件的更新5.5.1定期（2年）对文件进行评审，并根据需要进行更新。 5.5.2因生产等需要对相关受控文件进行修改，应根据第3章节的所规定的要求重新进行审批和发行文件。 5.7记录的编制记录格式见附录2，各部门设计自己所需的记录表格内容。 5.8记录的控制5.8.1各部门对受控记录的名称和格式进行控制。 当因生产需要，对原受控记录的名称或格式进行更改，相关记录的使用人员应征得本部门主管的同意方可对其名称或格式进行修改。 5.8.2所有受控记录的填写应保持内容完整、数据准确、填写及时、笔迹清晰、易于辨认，如有空白，应予以注明原因。 5.8.3根据记录使用的频率，可按月、季或年由各部门进行收集并保存于干燥整洁的环境中，记录保存3年后方可有本部门经理审核后进行销毁。 5.9电子质量文档和记录由Lotus Notes和ROSS系统自动管理。 6.记录记录名称表格编号保存方式保存年限文件目录File ListR-0001纸版Paper3年文件方法回收单Distribution andRetraction ofDocument R-0001B纸版Paper3年外来文件登记表External