《办公自动化技术与应用》-第05章.ppt

第5章 办公中的其他对象处理 本章内容介绍 在现代化的办公业务处理中 除了前面几章介绍的文字 表格之外 还有一些其他对象需要处理 本章简单地介绍了办公中图形与图像处理 语音处理的基本知识 对办公文档中的图文混排 长文档的处理 数学公式的编辑 流程图和框图的制作通过实例进行了相应操作步骤和操作方法的讲解 本章主要知识点 办公中图形与图像处理办公中的语音处理基础办公文档中公式的编辑示意图和框图的制作办公中的长文档处理 5 1 1计算机图形图像处理基本知识 1 计算机图像处理相关术语简介 1 像素像素以行和列的方式排列 是图像的基本单位 表现为图像中各个有颜色的单元 2 图像分辨率图像分辨率即图像中每单位打印长度显示的像素数目 通常用像素 英寸 DPI 表示 高分辨率的图像比相同打印尺寸的低分辨率图像包含较多的像素 因而像素点较小 3 图像的分类计算机中的图像可以分为位图图像和矢量图形两大类 Photoshop等很多图像处理软件都产生位图图像 位图图像在屏幕上以较大的倍数放大显示 或以过低分辨率打印时 位图图像会出现锯齿边缘 且会遗漏细节 矢量图形则是由矢量所定义的直线和曲线组成的 诸如AdobeIllustrator以及Flash处理的图像 都是矢量图形 矢量图形与分辨率无关 因此 对于那些在缩放到不同大小时都要求保持清晰的图像 使用矢量图将会得到很好的效果 4 图像大小图像大小即位图图像高度和宽度的像素数目 屏幕上图像的显示尺寸是由图像的像素尺寸加上显示器的大小和设置确定的 图像的文件大小与其像素尺寸成正比 像素尺寸是位图图像的高度和宽度的像素数目 5 颜色深度颜色深度是指图像中可用的颜色数量 通用的颜色深度是8bit 24bit和32bit 位的值可能是0或l 位用来定义图像中像素的颜色 随着定义颜色的位的增加 每个像素可利用的颜色范围也增加 6 常见图像格式图像文件由不同的格式 常见格式有BMP PCX GIF JPEG TIFF PSD等 2 图形 图像处理系统的功能 1 输入图形的输入一般采用特殊的输入设备 这类输入设备包括扫描仪 数码相机 摄像机 光笔 磁性字符阅读器等 这些设备可以把图形转换成数字信号传入计算机 以图形文件的形式存储起来 供使用时调用 例如 利用扫描仪可以实现图片或胶片的扫描输入 利用数码相机或摄像机可以进行影像的输入 2 存储图所占的存储空间极大 一幅A4幅面的真彩色图片 如果用300DPI分辨率的扫描仪输入 则需要24MB的存储空间 即使采用数字压缩技术 也仍然是一个较大的问题 因此需要大容量存储器的支持 如GB级硬盘 光盘等 3 处理图像 图形处理技术就是对已经生成的图像数据的处理 如图的扩大 缩小 旋转 平移等线性坐标转换 多张图的重叠 图的剪裁 拼接 增补 闭合图的着色等等 4 图与数据的相互转换图与数据的相互转换即把图与数据表连接 将表中的数值转换成各种图形 数据的可视化 或者将图转化为数据 交互式作图 文件图像的字符存储等 5 传输图的远距离传输 特别是在视频图像的传输中 主要的问题仍是数据压缩 采用先进的图像压缩技术并配以适当的带宽 可以支持办公室的图形图像处理及视频会议的要求 6 输出图像输出是指把存储中的图形 图像数据转化为直观的图形图像 图形 图像输出需要借助特殊的硬件设备 如高分辨率图像显示器 X Y绘图仪 高速激光打印机等 一些系统还具有在幻灯片 投影片上直接打印的功能 就目前水平来说 一台高档微机配以适当的输入输出设备 并加载图形图像处理软件 就可以满足办公活动中对图形图像处理的一般要求 3 图形 图像处理在现代办公中的应用 1 输出各类统计图这是办公室内图形图像处理最基本 最普遍的应用 图形图像处理系统从数据库中抽取数据 将看上去杂乱无章 毫无关系的数据以图的形式显示出来 以直观 醒目的图形方式揭示数据的变化状况 内在联系 帮助人们对数据进行分析 比较 以支持决策 2 交互式作图这是一种通过用户对屏幕输出的图形的修改或重绘 表示用户的意见或构思 通过上述反复交互最终完成设计 计划任务的工作方式 例如在计划系统中 用户先给定目标曲线 系统则根据现有条件运行模型并绘出运行曲线 用户可以将两条曲线进行比较 然后在屏幕上修正运行结果曲线使之接近目标曲线 并同时观察这种修改所引起的各种参数 资金投入 工时 设备水平等 的变化 最终选定一个可以接受的方案 这种方式比直接调整参数更加直观 操作也简单 3 文件输入大量的办公文件的输入是一项令人头疼的工作 采用扫描仪将已经形成的文件输入到系统不失为一种好的处理办法 图像输入简单快捷 转换成文本字符后又可以和其他系统资源互调 并可以运用已经成熟的各种文本管理办法 既简化输入 又可以统一管理 4 档案管理如果没有图形图像处理系统的支持 档案管理系统仅仅是简单的文字资料管理 不能满足真实办公系统中对档案照片 影印件等的管理 甚至也无法处理普通档案中所必有的个人照片 要达到与真实系统一致 就必须采用图像处理技术 实行文 图一体化管理 另外 户籍管理 技术档案 医疗信息档案 特别是公安系统的档案管理 医院系统的医疗影像档案管理 更需要以图像处理为基础 5 签名 笔迹管理 4 Office办公软件中的图形处理功能概述专业的图形 图像处理需要专门的软件支持 有兴趣的读者可以参考相关教材 或者参加相关培训 由于本教材的读者对象和特色定位的原因 下面将只是介绍在Office办公软件中如何进行图形处理 主要内容包括 在文档中插入图形对象 利用绘图工具栏自行绘制图形 设置图形格式 进行图文混排设置 5 1 2Office办公文档中简易图形的绘制1 基本图形的绘制为了方便的使用绘图工具 首先应将 绘图工具栏 打开 方法是 单击 视图 菜单中 工具栏 子菜单下的 绘图 项 很快就弹出如图5 1所示的绘图工具栏 打开 绘图工具栏 后 可将鼠标指针逐一放在工具栏的各个按钮上 稍停数秒 就会弹出按钮的名称 自己可以试着操作 以便知道它们各自功能 绘制一些基本图形 如直线 箭头 矩形及椭圆 可以先按下 绘图 工具栏上的如图5 2左边所示四个按钮 然后将鼠标指针移到文本区 这时鼠标指针会变成 形 定好图形的起点后 按住鼠标左键同时拖动鼠标 当图形达到所需大小时 松开鼠标左键 就绘制出所需的图形了 如图5 2右边所示 图5 2基本图形按钮及绘制效果 说明 1 若要绘制正方形和圆形 需要在按下矩形和椭圆按钮后 先按住Shift键 再拖动鼠标 同样 若要绘制水平 垂直或者15 30 45 60 75 等一定角度直线 也需要按住Shift键 再按直线按钮拖动 2 使用基本图形工具时 按下Ctrl键 会以绘制时的开始点为中心向两端延伸画直线 或者以开始点为中心 圆心 画正方形或圆 2 自选图形的使用 单击 绘图 工具栏上的 自选图形 按钮 就能打开一个菜单 1 线条 菜单 如图5 3左边所示 线条 菜单上上面3个按钮的使用和 绘图工具栏 上基本图形按钮使用方法相同 下面3个按钮从左到右依次为 曲线 任意多边形 自由曲线 其中 曲线 用于绘制平滑曲线 当单击该按钮后 移动鼠标指针到文档区域中 光标变为 十 字形 每单击鼠标左键 将在文档区域中产生一个点 Word会根据该点和前面点自动对曲线进行平滑处理 当曲线绘制完毕 双击即可结束 任意多边形 用于绘制任意形状的多边形 该按钮一旦被按下 光标变为笔形 在多边形起点按住并拖动鼠标 鼠标指针走过的轨迹就是多边形的形状 当多边形闭合时 松开左键即完成任意多边形的绘制 自由曲线 用于绘制任意形状的曲线 单击光标变为笔形 在曲线起点按下并拖动鼠标 鼠标指针走过的轨迹就是曲线的形状 到曲线的终点时松开左键即可完成任意形状的曲线的绘制 如图5 3右边所示 2 基本形状 菜单 如图5 4左边所示 该菜单提供的图形都有一个隐藏的矩形边界 从菜单上单击某一按钮 鼠标光标变为 十 字形 然后在边界矩形的左上角处按下鼠标左键 拖动鼠标到边界矩形的右下角处再松开鼠标左键 这样就完成该图形的绘制 如图5 4右边所示 3 箭头总汇 菜单 如图5 5左边所示 它提供的箭头可用于各种流程图及标注所用的箭头 每一个箭头均有一个隐藏的矩形边界 从级联菜单中选择所需的箭头形状的按钮后 光标成为十字形 然后在箭头矩形边界的起点处按下鼠标左键 拖动鼠标到矩形边界的右下角处 再松开鼠标左键 就可以绘制出所需形状的箭头 如图5 5右边所示 4 流程图 菜单 如图5 6左边所示 它提供的各种图形 再配上合适的箭头和连线 就能根据用户需要绘制出美观的流程图来 其操作方法与前面相同 绘制效果如图5 6右边所示 在本章后面将对流程图的操作步骤进行详细的专题介绍 图5 5 箭头总汇 菜单及绘制效果图5 6 流程图 菜单以及绘制效果 5 星与旗帜 菜单 如图5 7左边所示 星与旗帜 菜单 提供了8种星形形状和8种旗帜形状 这些形状一般都有特殊用途 操作方法与前面相同 绘制效果如图5 7右边所示 6 标注 菜单 如图5 8左边所示 标注 菜单 它提供了20种用于标注文字的边框形状 分为非线形标注和线形标注两大类 绘制效果如图5 8右边所示 图5 7 星与旗帜 菜单及绘制效果图5 8 标注 菜单及绘制效果 3 图形的编辑处理 1 选定图形用鼠标单击该图形 使之四周出现句柄 如果选定多个图形时 可以先按住Shift键 然后用鼠标分别单击图形 如果图形集中在一起 也可以先单击 绘图 工具栏上的 选择对象 按钮 然后拖动鼠标选定所有的图形 在拖动时会出现一个虚线方框 当要选的图形全部被框住时 放开鼠标左键即可 2 调整图形的大小需要调整图形大小时 先选择要调整大小的图形 然后把鼠标指针移到图形对象的某个句柄上 拖动图形句柄即可改变图形大小 3 对齐与排列图形 选定要对齐的多个图形对象 单击 绘图 工具栏中的 绘图 按钮 在弹出的菜单中 选择 对齐或分布 命令 从弹出的 对齐或分布 子菜单中 选择需要的对齐方式 即可完成设置 4 图形对象叠放次序的调整插入到文档中的图形可以重叠 如果某个图形被上方的图形遮盖了 可以按Tab键向前 后画的图形 选定对象 也可以按Shift Tab键向后选定对象 如果要将重叠的某个图形放到顶层或底层时 操作步骤如下 选定要移动的图形对象 单击 绘图 工具栏中的 绘图 按钮 在弹出的菜单中 选择 叠放次序 命令 从弹出的 叠放次序 子菜单中 选择需要的选项 即可完成设置 5 图形的旋转单击 绘图 工具栏上的 自由旋转 按钮 可看见图形的四个顶点处出现圆形控制点 鼠标指针变为旋转式 将旋转式的鼠标指针置于控制点上 拖动鼠标使图形旋转到需要的角度 6 图形的组合 全选对象 组合对象5 1 3Office办公文档中的图文混排处理1 在文档中插入图像对象 1 把插入点移到需要插入剪贴画的位置 2 执行 插入 图片 剪贴画 命令 打开 插入剪贴画 任务窗格 3 单击 结果类型 组合框右边的下三角按钮 从中选择剪贴画的类型 例如单击 剪贴画 4 在 搜索 框中 输入 动物 显示出该类的剪贴画 5 把鼠标放在剪贴画上的时候 剪贴画的右边会出现一个下三角按钮 单击该按钮 会出现一个下拉菜单 从中可以选择符合意愿的命令 6 单击 插入 按钮 就可以把选定的剪贴画 插入到文档中 7 单击 插入剪贴画 任务窗格中的 关闭 按钮 完成设置 2 设置图片格式 1 图片 工具栏 2 设置图片格式可以通过单击 图片 工具栏上的 设置图片格式 按钮 或者在某一选中的图片上单击鼠标的右键 从弹出的菜单中选择 设置图片格式 或者直接双击图片都可以打开 设置图片格式 对话框 进行设置 5 2办公中的计算机语音处理5 2 1计算机语音处理简介计算机语音处理就是利用计算机对语音信息进行理解 识别与合成 播出的技术 形象地说 就是让计算机能听懂人的话和让计算机说人能听得懂的话 目前 该技术已经在办公自动化系统中得到了部分应用 办公中的语音处理主要包括 办公电话的自动应答 其他语音信息的自动处理 计算机中信息的语音输入等 这些技术的充分应用为广大的办公人员节省了精力 也可以提高办事效率 为办公室节省大量的人力物力 5 2 2语音处理在现代办公中的应用1 语音应答系统2 语音打字机3 语音身份认证4 综合话音服务系统5 2 3OfficeXP的语音识别功能1 语音识别功能的安装首次使用语音识别时 可通过单击MicrosoftWord的 工具 菜单上的 语音 进行安装 或在Windows操作系统下完全安装或自定义安装OfficeXP 安装语音识别后 输入法状态条上会多出 麦克风 和 语音工具 此时可在任何支持语音功能的Office程序中的 工具 菜单上使用语音输入功能 2 语音识别的要求3 训练语音识别4 利用语音识别来听写文字和给出命令 图5 15状态条上的 麦克风 和 语音工具 按钮 5 3办公文档中公式的编辑1 启动公式编辑器单击 插入 对象 命令 在打开对话框的 对象类型 列表中选择 Microsoft公式3 0 选项 然后单击 确定 按钮 屏幕上会显示出公式编辑窗口 窗口中显示出 公式 工具栏 同时在文档中出现一个输入框 光标在其中闪动 可以在里面输入各种复杂的公式 输入公式时 输入框随着输入公式长短而发生变化 整个表达式都被放置在公式编辑框中 2 公式 工具栏 1 符号 工具栏为用户提供了各种数学符号 2 模板 工具栏提供了百余种基本的数学公式模板3 公式编辑实例5 4办公文档中流程图的制作1 绘制图框2 输入文字3 框图的分布4 绘制线条 5 输入 是 否 分支文字6 填充效果7 对象组合5 5办公中长文档的编排与制作5 5 1利用大纲视图输入论文各级标题5 5 2设置多级标题编号5 5 3论文正文内容的录入与编排1 在各级标题下添加正文文字2 添加统计数据和图表5 5 4使用 样式 统一设置文档格式1 直接套用样式2 新建样式3 使用自己新建的样式4 修改样式 5 5 5脚注与尾注的添加1 先将光标定位在需要插入脚注或尾注的的位置 也就是需要解释的文字处 2 选择 插入 引用 脚注和尾注 命令 弹出如图5 41所示的对话框 3 根据情况选择是设置脚注还是尾注 选择相应单选按钮 4 选择编号样式 然后按 确定 按钮即可 5 5 6页眉和页码的设置5 5 7文档目录的自动制作1 目录的使用技巧 1 设置目录底纹不显示如果不希望目录有底纹 可以通过选择 工具 选项 命令 在 视图 选项卡中 从右上部的 域底纹 框中选择 不显示 或 选取时显示 项 2 目录的使用 3 目录的返回 4 目录的选取由于鼠标指针在目录中一般呈手状 所以要选中整个目录区最好将鼠标指针移动到目录区首行的左边 待指针变为选取状态后单击 可以选中整个目录 如果要选中目录区中的某一行或几行 需要将鼠标指针移动到对应行的左边 待指针变为选取状态后单击或拖动 可以选中需要的行 选取目录区的全部或部分行后 还可以对其进行字体和段落排版 5 目录的更新当文章增删或修改内容 从而造成页码或标题发生变化后 不必手动重新修改页码 只要在目录区中右击鼠标 从弹出的环境菜单中 单击选中 更新域 项 然后根据需要选择 只更新页码 或 更新整个目录 最后单击 确定 按钮即可 另外 选中目录区后 按下F9键 也可以更新域 6 目录的删除选中目录区后 按Delete键即可将目录删除 小结本章介绍了办公中一些其他常见对象的处理方法 主要内容包括 图形图像的基本知识 简单处理方法 Office中的简易图形绘制 图形简单处理 图文混排