采购--供应商的最终选择.ppt

一 认识采购 采购是 购买的流程 从合适的地方 以合适的价格得到合适的物料 准确的数量以及准确的交货 时间和地点 采购 采购不仅涉及采购部门 它的有效执行涉及所有部门 选择合适的物料需要市场 设计 制造和采购部门提供信息 成品的数量及交货都是由市场需求来确定 生产计划和控制部门必须决定何时订购何种原材料 以使市场需求能够得到满足 采购部门负责下达采购订单 以及确保所购买的物品按期到达 二 采购要求 原则 1 适价 RightPrice 多方面询价 进行比价 进行议价 最后决价 2 适时 RightTime 不断料 不囤料 按生产计划 适时 进来 3 适质 RightQuality 不能只考虑 制造成本 而忽略了 品质成本 4 适量 RightQuantity 5 适地 Rightplace 考核指标 数量要求首先 市场需求决定数量需求 其次 数量影响产品的设计 产品的特性及产品的制造价格要求主要看产品购买方给予产品的经济价值 即顾客愿意支付的金额功能要求对所需要的质量水平进行定义 描述由最终使用决定的所有产品特性 三 采购来源 唯一来源因为样式 技术特性 原材料 地点等因素 只有一个供应商可以使用多种来源使用一个以上的供应商提供部件 优点是通过竞争可导致优惠的价格和更好的服务 而且会有持续不断的供货单一来源有计划地只选择某一供应商提供所需部件 而市场上有好几家可供选用 目的是发展长期合作伙伴关系 供应商来源 供应商的销售人员产品目录贸易杂志贸易指南购买方公司销售人员所拥有的信息 四 采购活动 接收和分析采购请求选择供应商 寻找潜在供应商 发出招标请求 接收和分析招标 挑选合适的供应商决定合适的价格签发采购订单事后追踪确保按期交货签收及接受物品审批供应商发票以支付采购款 1 接收和分析采购请求 采购请求起源于物流最终使用者的部门或个人 计划人员按照计划订单 准许采购部门准备和处理采购订单 采购请求包括 请求人身份 签字认可及成本归属帐户物料具体要求数量和衡量单位要求的交货日期和地点其他需要的补充信息 发现和选择供应商是采购部门的重要责任 对常用或曾经购买过的物品 保留认可供应商的名单 未曾采购过或在档案中没有合格供应商的物品 寻找供应商的工作必须展开 价值较小的订单或标准件订单 供应商或许可以从商品目录 贸易杂志或工商名录中寻找 2 选择供应商 物料分类推荐厂商评选小组基本调查实地评鉴评选结果厂商辅导追踪评鉴不良筛选 甄选步骤 选择供应商的因素经营者 经营者的经营理念接受新观念 新知识之程度 竞争策略 经营手法管理人员 素质 所占比例技术能力 有制造或供应所需产品的技术能力吗 有产品开发和改进计划吗 能够帮助改进产品吗 制造能力 供应商的制造部门必须能够确保所需产品的质量和数量 必须拥有良好的质量控制系统 拥有技能熟练及潜在发展能力的生产员工 以及良好的生产计划控制系统 以便确保及时而准确的交货 财务状况 每月产值 销售额 来往银行售后服务 良好的服务组织机构和备件库存供应商地点 是否处于购买方的附近 或者当地是否留有库存原料供应 原料供应是否稳定管理制度 各类工作规范是否齐全 并被彻底执行 供应商的最终选择 选择那些在评估潜在供应商中必须考虑的因素给每一个因素分配一个权重给供应商的每个因素打分给供应商排名 案例 供应商选择 1 案例背景某企业生产的机器上有一种零件需从其他企业购进 年需求量为10000件 有3个供应商可以提供该种零件 如果零件出现缺陷 需要进一步处理才能使用 每个有缺陷的零件处理成本为6元 主要是用于返工的费用 为了比较分析评价的结果 共分三个级别评价供应成本和排名 第一级 仅按零件价格排序 第二级 按价格 质量水平排序 第三级 按价格 质量水平 交货时间排序 2 供应商供货绩效及排序分析首先按第一个级别即价格水平排序 结果如下 其次 按价格和质量成本的绩效排名 最后 综合考虑价格 质量和交货时间的因素 评价供应商的运作绩效 交货期长短的不同主要会导致库存成本的不同 我们用下列方式计算考虑提前期和安全的库存量 安全库存 SS K s LT LTS式中 K 根据质量可靠性 95 确定的系数 取K 1 64 s 标准偏差 在这里取s 80 即每周的零件数量偏差为80件 LT 交货提前期 LTS 交货提前期的安全期 下面以供应商A为例计算库存相关费用 SS 1 64 80 6 2 371 件 则库存物资的价值为 371 9 50 3 525 00 元 供应商A要求的订货批量为2500件 由订货批量引起的成本为 2500 2 9 50 11 875 00 元 用于预防有缺陷零件的成本是根据缺陷率和零件的总的库存价值计算的 即 3525 00 11875 00 12 1848 00 元 综合以上结果 得到 与零件库存有关的维持费用 如房屋租赁费 货物保险费等 按库存价值的25 计算 这个系数根据企业的不同而不同 计算结果如下 那么 根据价格 质量成本 交货期的综合评价结果为 3 招标请求 对于大宗物品的采购 招标请求是一种理想的方式 招标请求是一种发给足够数量供应商的书面请求 以确保能够收到具有竞争力的 可靠的招标书 最终的选择是技术因素和价格的平衡 4 价格确定 定价基础合理价格是具有竞争力的 给卖方带来利润 同时允许买方最终从销售中获利的价格 市场决定价格的上限 买方愿意支付多少价格是基于他们对需求 供给的理解 以及他们的需要 卖方设定价格的下限 由制造成本 产品销售及获利期望来决定 价格谈判一个小小的零售商可能没有什么谈判空间 但对一个大的买主可能就有不小的谈判余地 工业民生用品 价格由市场的供给和需求确定 且可能大幅度波动 价格谈判关心的是对未来价格的约定 标准产品 产品是标准化 可由许多供应商提供 供应商选择余地很大 价格往往取决于已经公开的目录价格 并没有太多的价格谈判余地 除非是大宗购买 价值较小物品 这类物品包括维修 清洁用品 价格谈判没有太大的意义 主要的目标应该是维持较低的订购成本 企业最好与某个供应商协商 其能够同时供应多种物品 并建立一套简单的采购系统 从而降低订购成本 订单式生产产品 这类产品包括根据特殊要求制造的产品 或者收到不同供应商招标书的产品 价格可以协商 5 签发采购订单 采购订单是一份具有法律约束力的购买文件 一旦被供应商接受 就变成根据购买协议书中规定的条款和条件交货的法律合约 采购订单是根据采购请求或招标书及其他所需要的附加条件来准备 6 事后追踪及交货 采购部门负责确保供应商的确按期交货 如果对按期交货有任何怀疑 采购部门必须及时发现 采取加速运送 或采用其他备选供应资源 或与供应商协商解决 或重新安排生产 采购部门也负责同供应商协调任何交货要求的改变 如加快某些物品的运输 或推迟某些物品的交货 7 签收和接受物品 接收部门对物品进行检查以确保供应商送来的物品正确 数量正确 并且在运输途中没有损坏 使用采购单复印件及运输单位提供的落地单 最终接受物品 填写接收报告 注明其中的差异 如需进一步检查 由质量控制部门负责 如收到物品受损 接受部门通知采购部门 并保留物品待进一步采取措施 如物品状况良好 也不需要进一步检查 物品送到请购部门或仓库 8 审批供应商发票以支付采购款 采购部门有责任核对所有票据 并解决其中的差异 核准完毕 发票送到财务部门准备支付 三份文件的信息必须保持一致 采购单 接收报告和发票 物品及数量在所有文件上都一致 价格和延伸价格在采购单和发票上一致 所有折扣和原采购单条款必须与发票核对 五 采购杠杆原理 单位 百万元 六 采购资产回报率 资产回报率同样也能说明采购的重要性 除了提高利润外 采购价格的降低还会降低企业资产的基数 同样会使得资产回报率增长的幅度大于价格下降的幅度 假设某公司的年销售额为1000万元 总开支为950万元 公司拥有500万元的资产 其中200万元为库存 购入物料的成本占销售额的50 我们使用标准资产回报率模型 可看出如果价格可以全面下调5 那么资产回报率将提高多少 销售额1000万元 总成本950万元 利润50万元 销售额1000万元 毛利率5 库存200万元 销售额1000万元 总资产500万元 资本周转次数2次 资产回报率10 925万元 7 5 190万元 490万元 2 04 15 3 减 除以 乘以 除以 由于杠杆作用 这样的价格小幅度下降可以使利润增长50 另一方面 价格下降使库存价值降为原来的95 以此减少了公司资产的基数 使资产周转率由原来的2 00提高到2 04 资产回报率从原来的10 增长到15 2 提高了53 75万元 七 订货数量时间安排 采购的数量和时间安排也影响着价格 运输成本和库存持有成本 一种采购策略是仅在需求产生时购买 采购量就是需求量 这就是适时管理战略 又称为按需购买 企业也可采用其他方法 如某种形式的先期采购或预测采购 如果企业想要回避未来价格上涨的风险 也可采用投机性采购策略 一般是购买铜 金 银之类的原材料 混合采购战略 如果可以预测到某种商品价格的季节性变化 那么 采用混合采购战略 即 既有按需购买 也有先期采购 比单纯使用按需购买得到的平均价格更低 当价格看涨时 这种战略很有吸引力 但也由此产生了一定量的库存 从而必须权衡价格优势与库存增加引起的成本负担 设某种商品的价格呈季节性波动 全年的计划需求量固定为每月10000件 我们的目标是找到按需购买和先期采购这两种策略的最佳组合方案 按需购买提前2个月购买提前3个月购买提前6个月购买 月份采购成本 元 采购成本 元 采购成本 元 采购成本 元 3000030000300003000026000260002600026000220002200022000220001800018000180001800014000140001400014000100001000010000100001000020000300006000014000 1800036000 22000 66000 2600052000 30000 小计240000228000216000180000库存持有2500293832503438成本总计242500230938219250183438 金额平均法 只有价格的季节性波动是平稳且可以预测之时 先期采购的策略才有效果 使用金额平均法也可以达到同样的效果 该方法假定价格一般会随着时间的推移而增长 此外 它还假定价格会有不确定的上下波动 公司定期采购 但是采购的数量决定于购买时的价格水平 企业根据未来合理时期内的平均价格设定一个购买预算 这一合理时期至少为一个完整的季节性周期 预算金额除以价格就得到采购数量 因此 如果价格普遍上涨 这种方法就会使企业在低价位时购买的数量大于高价位时的购买量 使用这种策略的风险在于价格很高时 采购的数量可能会低于实际需求量 因而有必要持有一定量的库存来规避风险 某种办公用品下一年度的全年平均成本估计为2 5元 件 预计使用量为20000件 月 每3个月采购一次 每年的库存持有成本为25 金额平均法的第一步是设定3个月的采购预算 预算金额为 20000 3 2 50 150000元 每次采购都支出这一金额 假定下一年度的实际价格如下表所示 将上述价格加总求和后 再除以12 就得到了实际的年平均价格 2 47元 件 第一次采购在一月份进行 采购量为 150000元 2 00元 件 75000件 继续用该方法计算得出每次的采购量 结果如下 每件产品的平均成本为600000 254062 2 36元 件 与每月按需购买相比