欧尚空间部门及职位管理制度.doc

欧尚空间设计有限公司 文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版 本目录第一章 总 则第一条 目的第二条 适用范围第三条 部门及职位设置第二章部门日常工作第一条 部门会议第二条 日常行政第三条 卫生考勤第三章 部门及职位职能内容第一条 公司总监第二条 行政人事部第三条 设计部第四条 工程部第五条 营销部第四章 工程的工作流程第一条 整体工程流程第二条 施工流程第一章 总 则第一条 目的部门管理制度的出台时非常有必要的，部门与部门之间的合作和竞争需要在一个规范的范围内执行并完善，能给部门乃至细分到每个职位有个明确的标准来规范做事内容，能够让部门与部门之间共同完成一项任务，也可互相约束彼此之间的职能滥用。第二条 适用范围适用范围于公司每个部门和每个职位。第三条 部门及职位设置部门：公司总监，设计部，工程部，行政人事部，营销部职位：公司总监设计部设计经理，设计主任，设计专员 工程部工程经理，工程专员 行政人事部行政人事经理，财务专员，行政专员 营销部营销经理，营销专员 第二章 部门日常工作第一条 部门会议 周会议 每周星期一每个部门必须进行周会议，总结上周出现的问题及解决方案，计划接下来一周的事件，并以考核表的形式让大家在会议上记下，做为下周考核标准，并将会议内容进行记录汇总后发给总监，且每个部门开完会后，进行领导层会议。 月会议 每月1号每个部门必须进行月会议，总结上月出现的问题及解决方案，计划接下来一个月的工作重点及考核内容，并做为次月考核的标准，并将会议内容进行记录汇总后发给总监，且每个部门开完会后，进行领导层会议。第二条 日常行政 在部门经理的带领下进行日常工作第三条 卫生考勤 部门经理每周制定休假计划及卫生考勤，并监督完成。 第三章 部门及职位职能内容第一条 公司总监直接下属:行政人事部经理，设计部经理，工程部经理，营销部经理本职工作：全面负责装饰公司的经营工作的正常运转，维持公司的形象。工作内容和目标：1处理公司内部的日常行政工作的管理。2统筹安排公司各个部门的工作并下达工作指令单，负责协调部门之间的工作配合。3组织和落实装饰工程项目的工作开展并监控装饰工程项目的总体施工质量。4装饰工程材料采购及相关资金表格的审核，及对材料采购价格的审批。5审核预结算书.装饰工程施工合同.装饰设计委托合同等。6审核图纸，包括方案图，施工图，竣工图及设计变更。7落实各部门经理的工作安排。8. 制订、落实公司年度经营计划和投资方案，实现年度经营目标；9. 建立健全质量体系，提供合格的产品和服务；第二条 行政人事部 部门工作内容：1公司程序资料，相关文件的管理工作。2对公司人员的德，能，勤，绩考评，协助总经理对员工的晋升工作。4协助总经理对公司人员的调整，调配工作。5协助总经理对员工进行定期培训。6定期回访客户，处理客户投诉。7及时上报公司的各项开销。8月末结算报表的制订。9，对每笔业务的核算结果，并及时上报给总经理。10.协助其他部门对考勤考核制度的执行及结案11.工程结算及材料商回款的跟进12.公司日常卫生的管理行政人事经理：直接上级:公司总监直接下属:行政专员，财务专员本职工作：完成各项日常行政事务，公司证照办理及年审，公司人事管理。文档/机要文件管理。仓库管理、办公用品申购汇总上报、保管、发放管理。总经办工作。协助工程合同事宜。负责本部门日常管理及总经理下达的财务计划的实行。工作内容和目标：1. 负责人事管理工作，包括人员编制的制定跟进，人员的招聘，人员的培训，人员的辞退辞职的事宜；2. 日常考勤情况的跟进并且完善考勤中出现的问题；3. 日常人事管理工作的分配给下属工作，并对其进行监管；4. 日常人事档案的审核，检查，保管等事宜5. 负责财务管理工作，包括财务报表的跟进，财务章等的保管工作，税务，日常行政开支，工程开支及客户回款，工程结案结算，材料商回款等事宜。6. 日常财务管理工作的分配给下属工作，并对其进行监管；7. 与其他部门合作和互相监督共同完成日常工作及工程的顺利完成。8. 协助公司总监完善公司行政人事制度，并制定相应的规章制度。9. 协助工程部完成工程材料的采购10. 总监公干日程安排、代订车票，相关工作及事务协调。财务专员：直接上级:行政人事经理直接下属:无本职工作：负责公司日常财务行政工作，配合其他部门完成财务会计及出纳事宜工作内容和目标：1、编制各项财务报表，财务计划，编制财务预算；负责处理财务会计工作，督导执行财务计划的实施，及时了解计划执行中的问题并解决实际困难。 2、建立财务内部审计流程，执行内部审计职责。 3、建立财政、税务、银行、工商、统计等外部良好关系；做好税务筹划。 4、负责所有资产、存货、资金、收入的安全，合理利用资金。 5、负责按行政人事经理要求编制统计数据报表。 6、审核工程合同协议，监督合同执行情况；督导成本控制工作，根据公司经营情况完善成本费用控制程序。 7、审核应付账款的所有入账凭证和所附原始凭证，并核对应付账款报表是否与总账一致； 8、负责审核主管会计所编制之凭证；负责总账的月底结账和每月的调账对账工作；负责审核主管会计出具之纳税报表、财务报表、财务分析等。9、监督应收帐款回收情况；审核应收款帐龄分析表。10、完成直属领导交办的其他工作；11、积极配合其他部门的工作。行政专员：直接上级:行政人事经理本职工作：完成各项日常行政事务，公司证照办理及年审，公司人事管理。文档/机要文件管理。仓库管理、办公用品申购汇总上报、保管、发放管理。协助工程合同事宜。工作内容和目标：1、办公区日常清洁维护、每周清洁卫生、公司安全检查；2、来电、来函、来访接待，查询、收集相关网络信息；3、公司资料及制度、文件签收、存档、收发转呈受理，行政外联事务（会务联络等）；3、公司颁布的制度、通知等的上传下达。保证公司颁布的所有制度、通知等迅速传至各部门各位员工（含出差在外员工）。4、员工考勤（到岗、出差、市内公务外出、病/事假、调休统计）记录，按月度汇总报行政人事经理和财务专员； 5、办公区设备、资产的使用、维护，办公用品申购汇总上报、保管、办公用品（含低值易耗品）、办公设备耗材领用发放管理； 6、协调各工程现场及人员与各部门工作沟通； 7、办理公司经营证照（执照、代码证、劳动年检证、工会证书等）年审手续。协助办理工程资质申报、升级、人员备案等的资料准备、递送工作； 8、公司印鉴保管、使用登记管理，所有印鉴的领/借用监督、使用记录登记保管； 9、公司各类档案资料（含证照、文件、合同、工程资料、图纸、表单等）登记收存、分类整理、统一规格存放。同时做好文字登记，实时录入行政部电子档案管理库； 10、公司各部门交行政人事部存档、或经行政人事部打印机打印的电子版重要文件、报告、资料、图纸等，行政人事部实时分类存入电子档案库的相应文件夹内。保证保管和调用的严谨性、高效性、合理性。按公司制度办理仓库保管工作。11、参与制定仓库管理办法，指导仓库实物的摆放及出入库手续工作的办理，指导建立并完善仓库各类账、单据（包括出入库单、电子及书面台账）；12、监督跟踪仓库实物管理及流程的实施情况，定期检查仓库实物摆放及各类手续完善情况，组织定期盘点工作；13、配合其他各部门要求对仓库帐务流程实时调整及相关实物、账务数据的提交、核对工作；14、按公司发展规划和总监指示，制订人员招聘计划，据所聘人员级别/职务等确定招聘渠道/方式（人才网站发布信息、网站人才库简历搜索等），收集人才信息，分类整理，呈报，及时收集反馈信息。15、按行政人事经理指示，组织人员面试及复试，安排相关事宜，及时记录反馈情况，下发员工录用通知（书面或电话通知），确定到岗日期，所聘人员办理入职手续，行政人事部查验相关证件、证书，留存复印件并附员工入职登记表，建立入职员工人事档案，办理公司员工合同鉴证、就业证、合同续签等申报、领取及发放事宜； 16、员工离职，通知相关部门及人员，协调办理工作及物品交接手续；清点离职员工借用、领用、经手物品、资料并记录。17、各部门文件、资料、报告等收集、呈报、转发，定期收集员工报告、总结等，报总经办审批、转发相关部门主管/员工，存档备案。18、部门会议安排，会务组织，会议记录/整理、存档，部门机动性/外联工作任务；19、组织工会活动、组织公司对员工福利关怀、看望慰问等活动； 20、办理公司托运货物、邮件及快递业务办理工作，如需租车发货的，按照采购制度相关原则进行车辆选择、租车合同签订及跟踪工作；21、学习相关产品和专业知识，促进自身工作的提高及与其他部门的工作协调。第三条 设计部部门工作内容：1根据业主要求进行设计前的现象勘察，并与业主进行设计意图的相互沟通。2依据前期勘察，交流的工作，进行工程项目方案设计，并与业主洽谈设计方案的整体构思。3材料样板的选型定板。4设计工程项目的全套施工的设计并安排相关人员电脑绘制图纸。5设计图纸的会审及讲解，并移交给施工项目工程师。6陪同业主选购装修主材。7设计方面在施工过程的解释权，对设计变更须有正式书面通知，并记录存档；协助施工项目工程师检查施工过程中的设计质量，惯彻设计意图。8项目竣工验收后，设计师负责安排相关人员负责竣工图的绘制，并须有业主及部门主管签字确认。9负责公司所有的电子图纸，设计图纸，专业书籍的统一管理，以及公司电脑软硬件的使用和统一安排。10协助项目营销部的相关企业形象的推广宣传工作。11编制装饰工程项目概。预算书，投标报价。12，设计变更，工期延误等的签证工作。13及时同公司施工人员和财务专员进行装饰工程项目的竣工结算。设计经理：直接上级:公司总监直接下属:设计主任，设计专员本职工作：负责设计部人员的日常管理，并配合公司完成关于设计部分的任务。协助设计师完成合同。工作内容和目标：1.全面负责设计部的各项管理工作，并承担责任；2.领导本部门完成公司下达的业绩指标；3.不断完善设计部内部管理，调动设计师积极性，提高工作效率；4.积极在本部门推行公司的各项政策和管理制度，并监督实施；5.协调本部门内部整体工作关系和员工关系，将设计部建设成团结合 作、奋发图强的团队；6.制定本部门工作计划及培训计划，组织安排设计部的整体培训和考核，提高本部门全体员工的素质和业务水平；7.为公司的发展，积极培养、挖掘、推荐优秀人才，不断优化团队组织；8.负责总体协调配合与其他部门的工作，使相关工作顺利进行；9.全面了解并掌握市场动态及发展趋势，把握设计方向，为公司的总体发展，提供战略性建议并参与高层决策；10.按时参加或组织公司或部门各项会议，汇报或传达有关情况。设计主任：直接上级:公司总监，设计经理直接下属:设计专员本职工作：负责设计部人员的日常管理，并配合公司完成关于设计部分的任务。协助设计师完成合同。工作内容和目标：1、认真贯彻执行公司的各项管理规章办法，逐级建立健全设计部各项管理规章办法；2、掌握国家有关建筑工程设计法律法规、设计规范标准、施工工艺规程、工程强制性条文等工程设计、施工方面政策文件，确保工程设计不出现违反国家相关政策法规情况出现；3、对开发项目进行前期跟踪，根据国家有关建筑工程设计法律法规、设计规范标准、招标文件内容及现场实地勘察结果组织进行工程投标方案设计及方案效果图设计；4、开展工程方案设计过程中与公司业务部、工程部等相关专业部门紧密结合，方案设计在考虑设计效果的同时，要对甲方要求、工程进度、投资情况进行通盘考虑，确保方案设计优化务实；5、根据国家有关建筑工程设计法律法规、设计规范标准、施工工艺规程、招标文件、客户要求、现场实际情况组织开展工程施工图设计及施工图深化设计、组织设计师对工程施工进行设计交底；6、设计方案及图纸会审过程中，要把握好装饰专业与土建专业及其他相关设备专业之间的专业结合问题，以公司的经济利益为重点，坚持原则，通过会审展示公司在装饰设计上的优势及设计理念，树立公司形象，同时积极配合相关专业开展好专业设计工作；7、深入施工现场检查修正施工图纸中存在的设计问题及工程施工中的出现的有关设计问题，组织处理施工中有关设计方面的问题，组织办理相关的设计变更洽商手续；8、深入施工现场，检查现场对设计图纸深入理解程度、按图施工开展情况，对现场施工队伍进行设计指导；9、组织工程完工后的现场实际工程量测绘，参加工程竣工验收，组织绘制工程竣工图，办理竣工图纸签认手续，做好图纸归档保密工作；10、树立公司利益第一的宗旨，维护公司的形象与声誉，洁身自律，杜绝一切违法行为的发生；11、对公司企业文化有深入的理解并积极运用；12、做好安全文明生产，完成上级交给的临时任务。设计专员：直接上级:公司总监，设计经理，设计主任本职工作：设计师在设计部经理及主任的领导下，主要负责进行工程投标方案及装修工程设计及方案效果图设计、工程施工图设计、工程设计交底工作。工作内容和目标：1、充分了解顾客需求，充分了解设计师意图，遵守相关的法律、法规，严格遵照国家标准进行制图；2、按时、保量的完成公司交给的每一项工作任务，确保公司的工程进度及公司的利益；3、量房后三日内，按照公司设计规范制作平面图、吊顶图；4、根据自己所学知识及客户需求，提供合理化的建议及设计；5、设计方案时要考虑产品强度，工艺、装修要求及原材料利用率；6、设计师必须在交底前一天将工程全套图纸交给主管上级和相关部门；7、现场交底时，由设计师依照图纸向工程人员详细介绍设计理念、表达效果，工程人员向设计师提供签字认可后的交底单（交底人员包括客户、设计师、设计总临及现场负责人）；8、正式开工前应做出全套施工图纸：包括总平面图、总吊顶图、剖面图、节点大样图、墙面展开图（立面图）；9、施工前需要召集工程中各项工种的领导开会对设计和施工中需要注意事项罗列清楚。9、认真核对测量底稿，客户签字图纸降低出错率；10、做好安全文明生产，完成上级交给的各项临时任务。第四条 工程部部门工作内容：1、审图、制作预算、核对预算。2、制定施工计划。3、完成装修施工任务。4、施工质量监查。5、材料质量监查。6、工地管理、现场文明施工监查。7、完工后，后续房子出现破损的维护工作8、与设计部、行政人事部、营销部协调互动开展工作。9、对装修工程质量负责任。工程经理：直接上级:公司总监直接上级:工程专员本职工作：负责公司开发项目施工计划的执行，参与公司项目前期工作，与设计部进行沟通工作，参与方案论证工作，负责项目施工的进度、质量、安全及成本及后期业主回款和维修等方面的工作工作内容和目标：1、全面负责工程部的各项管理工作，并承担责任；2、项目的图审、预算核对；3、合理安排项目工程施工；4、组织召开工程部各项会议；5、组织施工单位进行施工经验交流、评比活动；制定本部门工作计划及培训计划，组织安排工程部的整体培训和考核，提高本部门全体员工的素质和业务水平；6、审核检查各项目施工工人工资发放情况；7、协调公司内部各部门工作；8、协调公司业务往来单位工作；9、对本部门人员进行工作安排，对下属员工进行绩效考核工作；10、协助行政人事部核算结案以及回款的到位。11、完成公司领导交办的其他工作；12、按时参加或组织公司或部门各项会议，汇报或传达有关情况。13、积极配合其他部门的工作。工程专员：直接上级:公司总监，工程经理本职工作：负责公司开发项目施工计划的执行，参与公司项目前期工作，协助工程部经理工作，具体与设计部进行沟通，参与方案论证工作，具体负责项目施工计划和方案的制订工作，负责施工现场的管理工作。工作内容和目标：1负责项目施工人员的组织，管理及安全措施准备工作，填写施工人员安排表。2，编制项目施工进度计划表及项目工程材料采购计划的编制。3组织设计师，各工种施工员对设计图纸会审，技术交底。4材料分析实际材料用量统计表的编制及申请采购。5工程项目中的协调工作，包括施工人员，场地设施，工具借用的审批，发放，材料进场安排，现场施工各班组的工期及质量的控制。7对装修前装修套房的物品检查，并接收。装修押金的退还。8组织施工人员学习安全操作，施工工地的规章制度，教育违章行为，并对临时设施及搭设脚手架等组织验收，合格后方可使用。9施工质量检查，对不负责或明知故犯的施工人员。对质量意识不强，不能按设计要求的施工班组，可联络部门主管，确定更换新班组。10施工完成后安排材料的清点入库。退库等工作。11安排竣工后的，垃圾清理，清洁工作；12，组织相关人员竣工验收，并办理相应的验收报告，移交手续等；13施工人员人工费汇总，及临时水电费，装修押金的退还；14对施工质量事故，工期延误等引起的公司经济损失，形象损害负责；15负责审核施工验收单。第五条 营销部部门工作内容：1配合总监制定合理的部门市场发展战略并组织实施。2负责公司企业形象的宣传和装饰设计作品的推广。3负责业务联系及与业主沟通，洽谈，协调并签定合同，合约。4负责听取业主对工程项目及公司各项服务质量的意见和建议，并将其收集并反馈给总监。营销经理：直接上级:公司总监直接下属:营销专员本职工作：主持营销部部管理工作；根据公司目标制定的营销决策、方针、制度、并跟进营销目标计划的达成。工作内容和目标：1.负责营销各阶段市场研究与定位； 2.全面参与市场前期策划、推广策划及营销策划方案的制订； 3.负责销售各阶段的营销策划方案的制订与执行； 4.负责市场决策的事后评估与调整； 5.参与设计方案研发，对设计方案、销售策略提出建议； 6.参与项目文案创意。 8.负责制定项目销售计划和销售任务； 9.负责销售现场的日常管理及团队管理10.领导本部门协助完成公司下达的业绩指标；11.积极在本部门推行公司的各项政策和管理制度，并监督实施；12.协调本部门内部整体工作关系和员工关系；13.制定本部门工作计划及培训计划，组织安排客服部的整体培训和考核，提高本部门全体员工的素质和业务水平；14.负责总体协调配合与其他部门的工作，使相关工作顺利进行；15.按时提报相关报表。营销专员：直接上级:公司总监，营销经理本职工作：主持营销部部管理工作；根据公司目标制定的营销决策、方针、制度、并跟进营销目标计划的达成。工作内容和目标：1.在部门经理指导下,根据企业内外环境条件和发展战略,提出企业经营思路和策略的多个方案,供领导比较优选； 2.主持和参与市场调研、情报收集、分析与预测,不断主动提出经营发展的建议和设想,指出发展方向；