项目沟通管理(ppt 43页).ppt

项目沟通管理 目录 9 1项目沟通9 2信息发送9 3项目会议9 3绩效报告 沟通管理 高级管理人员往往花费80 的时间以不同的形式进行沟通 普通管理者约花费50 的时间用于传播信息 Ludlow R EffectiveCommunication项目沟通管理是 确保及时 正确地产生 收集 发布 储存和最终处理项目信息所需的各个过程 提供了成功所必须的人 思想和信息之间的重要联系 沟通计划编制 确定项目干系人的信息和沟通需求 何人 在何时 需要何种信息 以及信息提供的方法 项目经理在沟通中的作用 项目经理90 的时间花在沟通上项目经理必须谙熟与下列几种人的沟通技巧 高层管理者项目队伍与之竞争的项目团队 同级别的人 客户项目经理在沟通中的中心角色 项目经理在沟通中的作用 促进者 Facilitator 协调者 Coordinator 领导 保持小组或团队的凝聚力 沟通裁决人 Referee 或冲突解决者 Solver 谈判代表 Negotiator 倾听者 Listener 解释者 Interpreter 避免制造障碍 综合信息 管理信息流项目经理必须控制沟通但是项目经理不能控制所有信息 项目经理应该具有的交流技能 怎样简明扼要说明任务的性质 怎样告知员工去做什么 如何做 怎样鼓励圆满完成任务的员工 怎样与职员一起探讨问题 听取他们的意见 了解他们的感情 怎样有效地委托职责 以便了解员工应该向你提出的问题 作为领导 怎样解释在特定环境中你的失常行为 沟通的形式和技巧 沟通的形式书面的和口头的内部的和外部的正式的和非正式的纵向的和横向的沟通的技巧传媒的选择写作风格 积极或被动的口吻 词汇选择表达技巧 体态语言 直观手段的设计会议管理技术 准备议程 处理时间冲突 沟通的媒介 电话有声邮件电子邮件书信备忘录电视会议通用软件系统 沟通方法 口头沟通 面对面 电话 电视会议正式口头 讲演 介绍 非正式口头 谈话 书面沟通 内部备忘录 外部信件正式书面 项目章程或管理计划 非正式书面 工程师笔记 备忘录 沟通方式的选择 当需立即采取措施时 书面和口头沟通是最好的方法当解决争端或批评某一团队成员时 非正式口头沟通比较合适大约55 的沟通是非语言沟通体态语言 面部表情和声调在沟通中起着重要的作用开放式问题问 什么 与 为什么 这类问题可以促进沟通 Openquestions不能用 是 或 不是 来回答 有效聆听 沟通是两面的 Speak Listen沟通的核心是理解 不仅需要被理解 而且还需要理解 有效聆听的常见障碍 假装聆听注意力分散偏见和固执缺乏耐心急于得出结论 提高聆听技巧 集中精力听积极主动地聆听提问不要打断 沟通场合 会见演讲会议谈判调查 9 2信息发送 将所需信息及时发送给项目干系人 行动计划格式 项目干系人分析 9 3项目会议 项目会议类型如何使会议有效 项目会议类型 情况评审会议解决问题会议技术设计评审会议 情况评审会议 由项目经理主持 项目团队成员 客户或高层管理人员参加定期召开 如每周一次目的 通知项目进展情况 找出问题 制定行动方案 解决问题会议 当项目团队成员发现存在的问题或潜在的问题时 立即与其他有关人员召开解决问题会议目的 寻找好的解决问题的方法 9步骤解决问题法 Step1 描述问题Step2 找出问题的潜在原因Step3 收集数据并找出最可能的原因Step4 找出可能的解决方案Step5 评价可行方案Step6 确定最佳解决方案Step7 修订项目计划Step8 实施解决方案Step9 确定问题是否得以解决 技术设计评审会议 对于包括设计阶段的项目 需要一次或更多次的技术设计评审会议目的 确保客户同意或批准项目承约人提出的设计方案 如何使会议有效 会前 确定会议是否真正必要确定会议的目的确定谁需要参加会议 说明会议目的事先将会议议程表分发给被邀请者准备会议材料安排会议室 如何使会议有效 会中 按时开始会议指定记录员评论会议的目的和议程表督促而不是支配会议 项目经理不必主持所有讨论 而应让其他参加者主持相应主题的讨论在会议结束时总结会议成果不要超过会议计划召开的时间评价会议进程 会议有效性检查 如何使会议有效 会后 在会后24小时内公布会议成果 会议总结文件总结文件应该明确所做的决定 并列出行动细目 包括谁负责 预计完工日期和预期的交付物将会议成果分发给所有被邀请参加会议的人 9 3绩效报告 收集和发布绩效信息 包括状况报告 进度测量和预测 项目的绩效指标 1 累计预算 BCWSBudgetedCostofWorkScheduled累计实际成本 ACWPActualCostofWorkPerformed累计挣值 实际工作价值 BCWPBudgetedCostofWorkPerformed资金效率 CPICostPerformanceIndex预计完工总成本 EACEstimatedActualCost累计成本差异 CVCostVariance累计进度差异 SVScheduleVariance 项目的绩效指标 2 预算累计量 CBCCumulativeBudgetedCost相当于BCWS实际成本累计量 CACCumulativeActualCost相当于ACWP盈余累计量 CEVCumulativeEarnedValue相当于BCWP 项目绩效指标之间的关系 累计盈值 BCWP 累计预算 BCWS 完工比例累计成本差异 CV 累计挣值 BCWP 累计实际成本 ACWP 累计进度差异 SV 累计挣值 BCWP 累计预算 BCWS 资金效率与进度效率 资金效率 CPI CostPerformanceIndex 累计挣值 BCWP 累计实际成本 ACWP CEV CAC表明到目前为止这项工作的成本效率 即每单位实际花费所挣得的值进度效率SCI ScheduleCompletionIndexSCI 累计挣值 CEV 累计预算成本 CBC BCWP BCWS表明到目前为止这项工作的进度效率 指标的解释 项目绩效指标之间的关系 项目完成时的总预算成本 BAC BudgetatComplete 预计完工总成本 EAC EstimateAtComplete 是当前已完成工作的成本加上未完成工作经修正过的预计成本EAC 总预算成本 资金效率 BAC CPI 假设项目未完工部分将按照目前的效率去进行 EAC CAC BAC CEV 假设项目未完工部分将按计划规定的效率进行 EAC CAC 重估后剩余工作量的成本 重估所有剩余工作量的成本做出预测 挣值管理的指标 例 假设现有一个小型个人理财信息系统项目 合同总价为10万元 拟在12周内开发成功 项目采用原型法方式开发 为了简单起见 将该项目分为3个大的活动 需求分析与原型制作 原型改造与系统实现 系统测试与转换 预算累计量 CBC BCWS 单位 千元 实际成本累计量 CAC ACWP 单位 千元 每周累计完成比率 挣值累计量 CEV BCWP 单位 千元 CBC CAC CEV单位 千元 到第8周时 CPI CEV CAC 54 68 0 794 SPI CEV CBC 54 64 0 844 完工总成本 EAC 总预算成本 资金效率 BAC CPI