文件及信息档案管理工作程序.doc

文件及信息档案管理工作程序经营部档案定义：经销商合同、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料（含总代理及所有专卖店）、客户经营情况、客户订单（包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料广告画订单）、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。一、 目的通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性与延续性，有效督导经营部职员严格执行相关工作程序，并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。二、 适用范围适用于经营部所有工作人员的文档管理，并作为经营部人员文件处理程序指导文件。三、 管理职责3.1经营部配备助理及信息管理员运用专用电脑及文件柜开展文档管理工作。3.2助理及信息管理员负责经营部文档的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理，提供文档处理意见，负责对文档的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作；负责管理文档的借阅、外调；负责客户定单的传真、确认工作。3.3销售总监负责对助理及信息管理员的工作指导、监督及文档资料处理的建议工作，负责经营部职员经营资料的监督管理。3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合助理及信息管理员工作及时提供准确、全面的经营资料，以便于转化为经营部文档。3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类文档的审计、统计、报告工作，负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。3.6公司主管领导负责财务部与经营部文档管理工作的协调及监督；负责各类文件、信息资料归档情况的监督，负责各类文档借阅、外调的审批及各类文档处理的最终审批。四、 工作程序4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订结合合同评审文件方可视为有效文件存档。4.2客户订单经逐级审批后才发货的方可视为有效文件存档。4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后视为有效文件存档。4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。4.6经营部投标文件自公司领导确认标书内容之日起存档。4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。4.8发货记录自仓库发货后传真客户确认之日起作为有效文件存档。4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。4.10助理及信息管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。4.11助理及信息管理员发现不符合要求的文件应反馈至销售总监进行监督协调，保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件销售总监应调查研究事情原因并出具说明性文件交主管领导审批后作为该文件的补充资料一同进行归档处理。4.12助理及信息管理员应对不完整的文件进行监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。4.13助理及信息管理员应先对有效文件进行分类整理编号，并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。4.14助理及信息管理员的档案柜应进行分类编号并将文档按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。4.15经营部打印资料由助理及信息管理员于专用电脑及设备进行操作，便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的文件必须原文输入电脑，合同原件放于档案柜内。4.16财务部电脑与经营部电脑档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类文档资料。4.17除主管领导外，借阅经营部文档须销售总监同意；外调经营部文档须经销售总监同意并有主管领导签名同意。助理及信息管理员应对借阅、外调文档进行登记并及时督促回收。4.18助理及信息管理员应参照公司机密管理程序保证经营部文档的保密工作，设置电脑密码、锁好档案后，保管好钥匙。保障文档的整洁，进行对档案柜防潮、防虫处理，对电脑资料进行及时备份处理。五、奖惩条例5.1档案管理员恪尽职守，保证了文件转化为档案资料手续的准确正远见，保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有铲追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作，全力配合助理及信息管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。5.3对于违反档案管理员程序条例，未按程序进行文件审批，不准确、全面提供文件资料，未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档，供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。5.4对于未按照本程序进行操作的助理及信息管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚，