项目沟通-项目计划和控制.doc

北京化工大学 第9章项目沟通 北京化工大学 项目计划与控制 主 编 孙 军 高等院校项目管理学位教育系列规划教材 北京化工大学 第9章 项目沟通 授课章节: 重点难点: 项目沟通的作用和类型 掌握沟通的概念、作用和类型，了解沟通障碍的因素 目的要求: 一、沟通的概念 沟通简单地说就是信息交流，就是指一方将信息传递给另一方，期待其做出反应的过程。 沟通包含着以下三个含义： （1）沟通是双方的行为，而且要有中介体。 （2）沟通是一个过程。 （3）编码、译码和沟通渠道是有效沟通的关键环节。 第一节沟通的概念与作用 沟通概念 信息沟通必须具备三个要素：信息的发送者、信息的接收者、所传递的信息内容 二、沟通的过程 第一节沟通的概念与作用 发送者 编 码 通 道 译 码 接受者 反 馈 噪 声 三、沟通的作用 沟通不仅是一个人获得他人思想、感情、见解、价值观的一种途径，而且是一种重要的、有效的影响他人的工具和改变他人的手段。在以人为本的管理中，沟通的地位越发重要，管理者所做的每一件事都需要有信息沟通。 沟通的作用可以从信息、情绪表达、激励和控制四个方面去理解。 （1）收集信息，使决策能更加合理和有效。 （2）改善人际关系，稳定员工的思想情绪，统一组织行动。 （3）沟通可以通过下面的途径来激励员工。 第一节沟通的概念与作用 沟通作用 （4）沟通对组织成员的行为具有控制作用。 1按沟通的功能和目的分类 （1）工具沟通。 （2）满足需要的沟通。 一、沟通的类型 第二节沟通的类型与方法 2按沟通的组织系统分类 （1）正式沟通。 （2）非正式沟通。 第二节沟通的类型与方法 3按沟通的方式分类 （1）口头沟通。 （2）书面沟通。 （3）语言沟通。 （4）非语言沟通。 4按信息传播的方向分类 （1）上行沟通。 （2）下行沟通。 （3）平行沟通。 第二节沟通的类型与方法 5按沟通网络的基本形式分类 A B C D E 链式 A B C D E 轮式 A B C D Y式 A B C E D 环式 A B C E D 全通道式 第二节沟通的类型与方法 （1）链式沟通属于控制型结构，在组织系统中相当于纵向沟通网络。 （2）轮式沟通又称主管中心控制型沟通。 （3）Y式沟通是一个纵向沟通网络，其中只有一个成员位于沟通内的中心，成为沟通的媒介。 （4）环式沟通可以看成是链式形态的一个封闭式控制结构，表示5个人之间依次联络和沟通。 （5）全通道式沟通是一个开放式的网络系统，其中每个成员之间都有一定的联系，彼此了解。 第二节沟通的类型与方法 6按沟通方向的可逆性分类 （1）单向沟通。 （2）双向沟通。 第二节沟通的类型与方法 （1）要有认真的准备和明确的目的性。 （2）正确选择信息传递的方式。 （3）沟通的内容要准确和完整。 （4）沟通者要努力缩短与信息接收者之间的心理距离。 （5）沟通者要注意运用沟通的技巧。 二、沟通的方法 1、发送者 信息发送者是信息沟通中的主体因素，起着关键性作用。要想提高信息传递的效果，必须注意下列因素： 第二节沟通的类型与方法 （1）尽量减少沟通的中间环节，缩小信息的传递链。 （2）要充分运用现代信息技术，提高沟通的速度、广度和宣传效果。 （3）避免信息传递过程中噪声的干扰。 2、信道的选择 第二节沟通的类型与方法 （1）信息的接收者要以正确的态度去接收信息。 （2）接收者要学会“听”的艺术。 3、信息的接收者 1人的方面（信息发送者和接收者） （1）感官。 （2）目的性。 （3）个性。 （4）价值观。 （5）双方素质。 一、沟通障碍的主要因素 第三节沟通障碍的主要因素及改善措施 2讯道、载体 在选择讯道、载体时一定要以沟通成功为主题来考虑，只有这样才能做到减少障碍或畅通无阻。 第三节沟通障碍的主要因素及改善措施 3技术设备 解决这方面问题，一是根据自己的经济力量等因素，尽量选择现代的技术装备；二是要精心保养；三是出了事故要能及时修复或有备用设施。 4环境 环境的好坏，对于沟通能否成功关系很大。在其他条件都一样的情况下，好的环境能促进沟通交流，差的环境能使沟通受阻。 1语言系统造成的障碍 主要表现为：误解、歪曲和信息表达方式不当 二、沟通联络方式的障碍 第三节沟通障碍的主要因素及改善措施 2沟通方式选择不当，原则、方法使用不活所造成的障碍。 沟通的形态和网络多种多样，且它们都有各自的优缺点。如果不根据组织目标及其实现策略来进行选择，不灵活使用其原则、方法，则沟通就不可能畅通进行。 1收集工作 信息收集是进行信息沟通的前提，也是进行管理决策的前提。没有信息就无法进行决策。 三、沟通联络的控制 第三节沟通障碍的主要因素及改善措施 2加工处理信息 对收到的信息进行加工处理也是对信息沟通进行控制的一个重要环节，而且，只有通过加工处理过的信息，才能进行传递。 3传递的控制 信息的生命在于传递，所以，要有效地控制信息沟通，必须努力做好信息传递工作。 1沟通的概念是什么？你是如何理解沟通的含义的？ 2沟通的作用有哪些？ 3沟通有哪几种类型？ 4简要分析一下影响沟通有哪些主要因素？ 5在沟通控制时应该从哪些方面去做？ 复习思考题 第三节沟通障碍的主要因素及改善措施 案例一 某个系统集成公司的项目经理老张，他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，他却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果，等等。而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，他非常苦恼。 要求： 请问产生问题的可能原因是什么？应该怎样提高项目例会的效率？你认为除了项目例会之外，他还可以采取哪些措施来改善团队氛围，促进沟通？ 案例分析题 第三节沟通障碍的主要因素及改善措施 案例二 凯茜?布福德（Cathy?Buford）是一个项目团队的设计领导，该团队为一个有迫切需求的客户设计一项庞大而技术复杂的项目。乔?杰克逊（Joe?Jackson）是一个分派到她的设计团队里的工程师。 一天，乔走进凯茜的办公室，大约是上午九点半，她正埋头工作。“嗨，凯茜，”乔说，“今晚去观看联赛比赛吗？你知道，我今年志愿参加。”“噢，乔，我实在太忙了。”接着，乔就在凯茜的办公室里坐下来，说道：“我听说你儿子是个非常出色的球员。”凯茜将一些文件移动了一下，试图集中精力工作。她答道：“啊？我猜是这样的。我工作太忙了。”乔说：“是的，我也一样。我必须抛开工作，休息一会儿。” 凯茜说：“既然你在这儿，我想你可以比较一下，数据输入是用条形码呢，还是用可视识别技术？”乔打断她的话，说：“外边乌云密集，我希望今晚的比赛不会被雨浇散了。”凯茜接着说：“这些技术的一些好处是” 第三节沟通障碍的主要因素及改善措施 她接着说了几分钟，又问：“那么，你怎样认为？”乔回答道：“噢，不，它们不适用。相信我。除了客户是一个水平较低的家伙外，这还将增加项目的成本。”凯茜坚持道：“但是，如果我们能向客户展示它能使他省钱并能减少输入错误，他可能会支付实施这些技术所需的额外成本。”乔惊叫起来：“省钱！怎样省钱？通过解雇工人吗？我们这个国家已经大幅度裁员了。而且政府和政治家们对此没任何反应。你选举谁都没关系，他们都是一路货色。”“顺便说一下，我仍需要你对进展报告的资料，”凯茜提醒他，“明天我要把它寄给客户。你知道，我大约需要810页。我们需要一份很厚的报告向客户说明我们有多忙。