计算机作业管理系统XP版操作程序(doc 41页).doc

门市计算机作业管理系统XP版操作手册1. 前言 1-1 如何设置门市的各项软硬件设备 1-2 如何安装软件 1-3 如何建立数据库 1-4 按键操作说明 2.基本设定 2-1 模板数据库-商品快速建文件 2-2 收银员建档查询 2-3 银行建权查询 2-4 商品档案建立 2-5 小分类建档查询 2-6 厂商建档查询 2-7 包装建档查询 2-8 销售数据维护 2-9 特卖活动 3.营业管理 3-1 销售作业 3-2 POS 销售操作步骤说明 3-3 POS其它操作步骤与功能键说明 3-4 销售明细表，销售总表 3-5 各类查询报表 3-6 营业分析 3-7 平均成本重新计算 3-8 发票管理 4.库存管理 4-1 进（退）货单建档查询 4-2 库存分析 4-3 盘点输入与调整 4-4 货架输入与调整 4-5 管理货号变动 4-6 厂商商品订货 4-7 商品标签批次打印 5.帐款管理 5-1 厂商应付帐款 5-2 票据查询 5-3 厂商往来明细 5-4 退货查询 6.会员管理 6-1 会员建档查询 6-2 商品别会员分析 6-3 会员消费明细及总表 6-4 久未消费会员查询 6-5 欠费查询及还款 6-6 顾客消费排行 6-7 会员价与均一价批次调整 7.系统维护 7-1 系统信息 7-2 系统备份 7-3 系统参数设定 附录一：盘点说明附录二：销售作业的HOTKEY附录三：上线辅导作业要点1.前言1-1 如何设置门市的各项软硬件设备1. 建议等级最好为P3-800以上计算机，256MB内存，500MB以上硬盘空间，硬件规格越高阶，程序执行效率越好。2. 周边产品，如钱柜，条形码扫瞄器，价格显示器，发票机，条形码机等等，本公司会派人于安装软件时一并安装。3. 系统预设为微软2000/NT/XP等中文版(建议2000，NT，XP)，桌面大小为1024*7684. 为了提供更好的服务并及时处理客户问题，请 贵用户备妥调制解调器并申请网络联机账号及电子邮件信箱，以便联机维护及版本更新作业。1-2 如何安装软件1. 在开始安装作业之前，您的计算机必须是运作正常，且已安装微软窗口操作系统，您也必须了解其工作环境，并能够操作鼠标及键盘。2. 执行光盘片中MSDERelA内的Install，完成后重新开机，再执行光盘片中XPPOS目录下之XPPOS安装程序。3. 进入程序集中的门市计算机作业管理系统XP版内执行起始数据库建立新的空白数据库。4. 预设的账号：test 密码：test或按CTRL+C进入即可，使用者可依需要另行变更。5. 如为程序开启后显示试用版本，请自安装日30日内向本公司注册。1-3 如何建立数据库1. 系统开始运作前，请先建立好商品基本数据(含小分类)、厂商数据、店铺基本数据、人事数据权限划分与往来银行资料等。2. 本公司提供了制式化人事管理上的职务划分(管理人员，店长，组长，收银员)，请多加利用。1-4 按键操作说明1. 窗口上按钮执行可先移动鼠标到按钮上，再按鼠标左键即可。2. 窗口右上方的图标以鼠标按一下，会结束该窗口。3. 窗口右上方的图标以鼠标按一下，会将该窗口缩小到工作列上。4. 而两者之间的图标可作窗口最大化或最小化的切换。5. 主文件维护窗口中粗体字文字框代表为必要输入的字段。6. Tab键 或 Shift+Tab键 向下一字段或上一字段前进，而 键 在 提供下拉式窗口作点选。7. 按Enter键可向下移动至文字框，或执行窗口上的按钮。8. 操作画面中，黄体字之字段为系统自动产生，不可以人为修改；蓝体字之字段为必要字段，请务必填入适当的文字或数值。2.基本设定在基本设定中,提供了各项在营业之前所应建立的数据库,项目如下,我们将在后面一一详细介绍使用方法。1. 模板数据库2. 收银员建档查询3. 银行建档查询4. 商品建档查询5. 小分类建档查询6. 厂商建档查询7. 包装建档查询1.相同商品组合2.不同商品组合8. 销售数据维护9. 特卖活动2-1 模板数据库-商品快速建文件1. 此功能用于转文件之客户或之前采用别家系统，改用本系统时转换商品数据的快捷方式。在此，我们先将要转文件或之前的商品数据存放于此，使用者依照需要将商品一一选入数据库。2.选择基本设定中的1.模板数据库,如果里面已经有商品数据，可以选取至数据库中而不需从新建档。1. 在红框中输入想查询的品名,再按查询2. 就会出现秀出在品名有该查询字的商品3. 您可以在需要的产品上使用鼠标点二下,在选取栏上就会出现*号,表示该商品您已选择了,再按下新增至数据库。4. 您所点选的模板商品品项若是同一分类，可以一次点选，但一次请勿超过10项商品，以免系统运作停滞。5. 会出现小分类编号,请选择该项商品的小分类 6. 如果在选取的地方出现*,表示之前该商品已经加入数据库过了。7. 按下选取或是ENTER8. 出现数据新增n笔完成,就完成了.2-2收银员建档查询一开始我们要先建立员工的一些基本数据,每人要设定不同的权限及密码,确实做到分工及分权的管理。在收银员建档查询中我们提供了新增、编辑、删除、权限设定等功能。您可以针对任何一个收银员,依据他们工作上的需要设定他的权限。1. 先在要变更权限的收银员编号上点选一下,使他反白2. 按下权限设定3. 在需要开放的权限项选前的方框上打勾,若要取消该权限则将打勾处取消即可。4. 也可以选择开放全部、关闭全部的方式,就不用一个个去勾选项目。5. 在确定之后按下储存权限即完成权限设定。6. 权限设定完成后，需重新启动系统才会有效。2-3银行建档查询银行数据的建立，是方便我们在后面的帐款管理，提供了新增、编辑、删除、选取等功能。2-4 商品建档查询1. 提供新增、编辑、查询、选取、一览表、打印条形码、销售转换等功能。新增功能执行后，选择商品欲归类的小分类，系统会自动产生商品代号，其它字段由使用人员自行输入。对任何商品数据想要修改，则可先查询商品，再执行编辑功能。完成后，若此商品没有国际条形码可执行打印条形码，将此商品的条形码标纤印出来(因打印机厂牌不同，卷标打印可能略有差异)。2. 黄体字之字段为系统自动产生，不可以人为修改，蓝体字之字段为必要字段，请务必填入适当的文字或数值。3. 可按Tab键 或 Shift+Tab键 向下一字段或上一字段前进，而键在提供下拉式窗口作点选。 请务必填入税别及平均成本，否则发票管理及营利分析将会不准2-5 小分类建档查询商品管理，若结合一套有效率的分类方式，有如在图书馆借书般地容易，有助于管理效率提升。小分类代号由三码组成。有新增、编辑、打印 、选取 等四种功能，欲选择某一分类作修改或删除，首先，在网格线中选一分类点两下，便可作修改及删除。2-6厂商建档查询1. 提供新增、编辑、查询、选取、查询商品功能。新增功能执行后，系统自动产生厂商代号，其它字段由使用人员自行输入。对任何厂商数据想要修改，则可先使用查询将该厂商数据找出来，再执行编辑功能，修改完成之后按确定。2. 黄体字之字段为系统自动产生，不可以人为修改，蓝体字之字段为必要字段，请务必填入适当的文字或数值。3. 可按 Tab键 或 Shift+Tab键 向下一字段或上一字段前进，而 键 在提供下拉式窗口作点选。查询商品能让使用者查询该厂商所有提供的商品。红线框住的地方，会决定应付帐款的票期到期日，需设定正确。税区分分成免税，内含还是外加，请设定正确。2-7包装建档查询1. 相同商品组合某些商品,可以有多种售出方法,进货的时候通常会进一大盒,但是有时我们会一整盒售出,有时候会也会采取零买的方式一包一包的售出,如果以新增的方式去新增相同的商品时,会造成库存不正确,这时候为了要让以后在盘点的时候数量可以正确,还有在售出的时候可以对应到正确的售价,我们于是有了商品组合的功能。(1) 按下新增输入要排装的管理货号,就会秀出该商品的成本价及售价(2) 轮入要多少数量为一个新的售出单位(3) 如果该项新组合商品有国际码,也可以直接输入,输入该品项的新品名以及价格(4) 系统为帮新的产品产生一个新的管理货号，按下确定即完成。2.不同商品组合当商品要做促锁的时候,会将2种或是多种不同商品组合在一起,以比市价便宜的方式售出,这个时候就会用到不同商品组合的功能了。(1) 按下新增, 系统会自动产生一个新的管理货号(2) 输入品名，规格，厂商，单位，税别，售价等等相关资料(3) 将要组合在一起出售商品的管理货号输入(4) 输入要组合的数量(5) 输入品名及售价(6) 系统会自动产生一个新的管理货号,按下确定,完成该项商品。2-8 销售数据维护产品销售给客户之后，万一销售数据有误，可以藉由此一功能作修正。1. 进入销售数据维护，输入日期期间，按下确定就会出现销售数据。l 编辑销售：可以修正台号，销售员，统一编号，会员，付款方式等，成交金额是不被允许修改的l 编辑成本：当商品销售出去后，由于尚未更新成本资料，此时可以藉由此功能补上最新的商品成本数据。l 补印发票：当发票机临时故障或是更换发票时，遗漏的发票可以藉由此功能打印发票2-9 特卖活动l 特卖活动输入特卖活动代号及名称，起始日期，时间，截止日期，时间，请先设定为停用，然后按新增特卖。l 进入特卖商品维护，一一输入特卖商品，输入完成后请按存盘。l 特卖商品输入完成后，特卖活动起始日前，再作开启特卖的动作。3.营业管理3-1 销售作业區: 收銀機功能鍵訊息區 台号 : 收款机台号，Insert键为POS画面的切换设定。收银员: 在进入程序之前输入的账号，会显示收银员姓名。折扣: 单项商品作折扣。快速键为 F2 键。折让: 单项商品作折让。快速键为 F3 键。退货: 办退货。快速键为 F4 键。改价: 更改商品销售价格。快速键为 F6 键。重复: 重复上一笔销售。快速键为 F7 键。删除: 删除销售明细中的任一商品。快速键为 F8 键。数量: 两个以上数量商品销售。快速键为 F9 键元 : 未建档商品销售时使用。快速键为 F11 键。付现: 现金付款。快速键为 F12 键。会员：输入T+电话号码，N+姓名，I+身份证字号或是C+客户编号后，按PAGE DOWN会出现会员数据供您选取正确的会员会员消费明细：呼叫出会员后，按END会出现会员购买记录会员消费汇总：呼叫出会员后，按HOME会出现会员180天内的购买记录发票起始号码设定请按PAGEUP即可Ps. 1.功能键使用皆先输入数字，再按功能键(除了退货例外)。2.输入条形码后，按ctrl+c可以显示该商品之平均成本会员卡查询：输入会员卡号查询数据。快速键为F5键。區: 商品銷售訊息放大區 将销售时所作之动作，放大显示在画面上，如数量几个，有无折扣、折让，商品的管理货号、中英文品名、单价，单项销售金额 等。區: 商品銷售明細區 序号 : 销售序号。管理货号: 商品的管理货号。中文品名: 商品之中、英文品名。单价 : 商品售价，可在在线及时更改售价。数量 : 商品销售数量。折扣 : 折扣数，可输入数字 0-100 数字。折让 : 折让之金额，请输大于 0 之数字。金额 : 作完折扣、折让后的销售金额。库存 : 剩余库存量，可由颜色来区分数量多少。厂商 : 最近一次的该商品的厂商编号。红线框住区域为小计栏可作总额折扣、总额折让功能。3-2 POS 销售操作步骤说明一、正常销售：、逐一以扫瞄器扫瞄商品条形码。、若有国际码者、请扫瞄国际码（13码)，无国际码者、请扫瞄所贴之管理条形码（8码）。、按F12 “ 付现 ” ，屏幕右下方小计栏，会显示销售总金额2280。、顾客若拿出与总额相同金额的现金，直接按 确定 键。顾客若拿参仟元现金时，应在金额栏内输入3000，再按”确定”键，此时屏幕会显示找零： 720元。二、同一商品有多项销售：例：购买克风邪五瓶。A、输入 5。B、按“ 数量 ”键F9。C、扫瞄克风邪上之条形码（国际码或管理码）。D、按 付现 键F12，屏幕显示小计栏为90。E、顾客若拿出与总额相同金额的现金，直接按确定键。顾客若拿 100元钞票时， 应在付现栏输入 100，再按 确定 键，此时屏幕会显示找零：10元。三、退货：A、按 退货 键F4。B、扫瞄所要退货之商品货号（国际码或管理码）。C、若有多项退货，重复执行上述A、B项步骤。D、最后按“ 付现 ”键F12。四、单品折扣：例：购买某商品九折。A：输入 90。B：按 折扣 键F2。C：扫瞄该商品条形码（国际码或管理码）。D：以后同一、正常销售。五、单品折让（金额折扣）：例：购买某商品折让5元。A：输入 5。B：按 折让 键F3。C：扫瞄该商品条形码（国际码或管理码）。D：以后同一、正常销售。六、总额折扣：例：购买共500元之商品折扣 90%。A：逐一以扫瞄器扫瞄商品条形码。B：按“ 付现 键F12。C：在折扣处，输入 90。D：若顾客拿出与总额相同金额的钱，直接按“确定”键即可；若拿1000元，则在付现处，输入 1000，再按“ 确定 ”键，屏幕会显示找零： 550元。七、总额折让：例：购买共550元之商品折让50元。A：逐一以扫瞄器扫瞄商品条形码。B：按“ 付现 键F12。C：在折让处，输入 50。D：若顾客拿出与总额相同金额的钱，直接按“确定”键即可；若拿1000元，则在付现处，输入1000，再按“ 确定 ”键，屏幕会显示找零：500元。3-3 POS其它操作步骤与功能键说明、若某商品无法以扫瞄器扫瞄时，如何输入：1、直接输入该商品国际码或所张贴之商品条形码数字。或2、输入品名按F10查询找出该商品。Q、在前一位顾客尚未销售完毕时，要如何再帮下一位顾客结帐。A：1、按键盘上的Insert作切换。 2、左上角数字会变化，则代表目前正在销售画面。 、若数据库中没有该商品数据时，如何输入：1、随便输入一组数字代码或品名，如:0128。 2、输入该商品售价，假设该商品为230元，则输入230。 3、再按”元”键F11。、前后两项商品相同时：1、扫瞄该商品条形码。2、按重复键F7。3、其它同一般销售。、如何删除一笔已销售商品：1、输入销售明细区的编号。2、按“删除键F8。、某商品如何在在线改价：例：某商品售价为50元， 预改为48元。：1、扫瞄或输入该商品后。2、输入 48。3、按“改价键F6。、如何区分是在退货、查询或销售商品：在收款机讯息区，会有销售商品、商品退货等状态显示。、键盘“Esc键用途：1、操作错误时清除警告讯息。2、清除所输入之数字或画面上不要之讯息。3-4 销售明细表，销售总表1. 可以依台号，收银员，小分类，厂商，付款方式及日期期间产生报表2. 依收银员会出现总折扣与折让金额，是销售作业时小计F12画面中的折扣折让总金额;依厂商或是小分类则无。3-5 各类查询报表提供销售时段，商品销售价格带，商品销售状况查询，商品销售排行榜（依金额或是数量）以及滞销商品的查询3-6 营业分析提供客户单价分析，商品毛利排行榜，各类毛利总表（商品，小分类，厂商），厂商别进销存汇总表，营业分析总表（年，月，日营业分析总表）3-7 平均成本重新计算当某一商品不同进货期间有不同的进货成本时，为真实反应平均成本时，再使用本功能。3-8 发票管理依照商品建文件数据是税别是内含或是免税时，当商品销售出去后产生的明细表与总表。4.库存管理4-1 进（退）货单建档查询依厂商进退单依次输入即可，若是该进货单已经付款结清，在付现一栏打勾。存档完成后，会自动显示是否打印条形码的选项，此时可依照您的需要作选取。请注意进货单的商品必须是商品数据中的商品，而非组合商品。4-2 库存分析1. 依厂商，商品查询异动状况2. 列出库存不足的商品3. 目前库存总成本（依厂商，货架，小分类及汇总表四种）4-3 盘点输入与调整可以依管理货号（商品），小分类，厂商，货架查出商品数量，如有错误，可以进行调整。4-4 货架输入与调整1. 可以依管理货号（商品），小分类，厂商，货架列出商品货架位置，如有不对，可以进行调整。2. 建议您将商品货架键入完整，将有助于商品盘点作业。4-5 管理货号变动如有商品编错小分类，或是该商品已经不再销售时，可以将此商品编列到正确的分类或是自编一个不再销售的分类去，这样，原有之销售数据与进退货数据能够完整保留起来，数据才不会流失或不吻合。4-6 厂商商品订货输入厂商代号后自动搜寻出低于安全存量之商品，然后勾选商品，产生订货单。订货量可另行修改。4-7 商品标签批次打印可以搭配一般打印机或是条形码机作批次打印5.帐款管理5-1 厂商应付帐款若是您已经输入进（退）货单，此时就可以依厂商查出应付金额，并登入票据。5-2 票据查询1. 依您登录的票据，依时间可以查出您以往的票据纪录或即将到期之票据。2. 可依厂商或是银行进行排序5-3 厂商往来明细可以依某一期间针对某依厂商产生对账单5-4 退货查询可以针对某一厂商查出总退货金额及商品品项6.会员管理6-1 会员建档查询一开始我们要先建立会员的一些基本资料,可以设定不同的会员等级。在会员建档查询中我们提供了新增、编辑、删除、查询 、一览表 等功能，并可以打印出客户地址卷标。6-2 商品别会员分析1. 可依商品找出哪一些会员消费，找出该商品市场所在。2. 若有该商品促销时，可以打印客户地址卷标，告知客户再次消费。6-3 会员消费明细可依会员及日期期间查询出消费过的商品品项并打印消费明细及总表。6-4 久未消费会员依据距今天数查询出未消费之会员 6-5 应收查询及还款输入会员数据即可寻找出会员欠费资料并作还款的处理，如无输入任何查询资料，按开始查询后，则是显示所有欠费的消费资料。 6-6 顾客消费排行依据消费期间，消费金额或是消费次数，找出前N名之消费会员。 6-7 会员价与均一价批次调整依据商品售价来做为会员价及VIP价的依据作批次之调整。7.系统维护7-1 系统信息请注意版本及系统名称请阅读软件使用者授权合约 7-2 系统备份1. 可以将您辛苦建立的数据做好备份2. 建议将数据备份至备份机（如：ZIP）3. 备份文件资料夹名为DukeBack4. 还原数据库请至备份之磁盘驱动器的DukeBack数据夹中，执行Restore.bat即可（该功能必须于主机执行，且执行时请勿开启程序）7-3 系统参数设定请依照您的需要做好设定附录一: 盘点说明l 盘点机盘点说明1. 进入盘点输入与调整，出现下列讯息，请依照讯息指示后按确定即可2. 选取条件依据，输入起迄如果使用盘点机盘点，请选盘点量设定补0，人工盘点则选盘点量计算机带入库存量3. 按盘点机汇入，点选开档，选取盘点机汇入之文字文件，如：getstk.txt，此时会将文字文件内的条形码及数量带入4. 文字文件之盘点数据显示于汇入数据内之后，按汇入，会显示未比对到数据的处理，依你的需要（补0或是带入原先的库存量）选取后，汇入后会将成功比对及比对不到的资料显示出来5. 如需打印库存量，盘差表，调整表等，请点选后按打印即可6. 确认如有错误，仍可以人工方式输入盘点量，若是确认无误后，按下调整即可，调整完毕后会要求重新启动程序并重新登入始算是完成。附录二：销售作业的HOTKEY销售作业的HOTKEY（除了画面中显示F2-F12的功能）l CTRL+C：销售作业中，输入商品后按CTRL+C可呼叫商品成本l INSERT：销售作业中暂存已经输入之商品数据，按INSERT可跳台先结下一位l PAGE UP：发票起始号码校正l C+会员编号+PAGE DOWN：以会员编号呼叫会员l N+姓名+PAGE DOWN：以会员姓名呼叫会员l I+身分证字号+PAGE DOWN：以会员身份证字号呼叫会员l T+电话号码+PAGE DOWN：以会员电话呼叫会员l E+E-MAIL(有大小写之分)+PAGE DOWN：以会员的E-MAIL呼叫会员l P+备注说明+PAGE DOWN：以备注呼叫会员l END：呼叫会员消费记录（需搭配呼叫会员使用）l HOME：呼叫会员180天内消费汇总（需搭配呼叫会员使用） l F5：输入会员卡卡号或身份证字号附录三：上线辅导作业要点为了让使用者能够顺利上线，有必要依循一定的步骤与方法来引导使用者，方式及步骤如下1. 基本数据：系统内基本设定中的银行数据的建立，厂商数据联络人名片的搜集，商品相关资料的建文件，商品小分类的制订，商品组合包装（含相同及不同包装的设定），收银员的权限划分及会员数据。在实践上，厂商建档可以先做，再来是小分类及商品建档（在操作上厂商是可一并建文件），再来是组合商品及银行建文件（可依照使用者做或是不做），收银员的权限设立则建议基本数据设立好了以后再做收银员的建档跟权限的设定。2. 销售作业：先行建立几笔商品做销售的测试，先让收银员熟悉销售的基本功能，如F2-F12，INSERT，END，PAGEDOWN，CTRL+C等功能键，也可以顺便测试周边的设定。3. 销售分析：透过销售作业去了解营业管理下的各种报表，例如F2折扣F3折让的处理与F12的折扣折让的处理，此外，需注意商品一旦销售就会产生传票编号，该编号是不可删除的，只能到销售数据维护中去做修改，销售资料维护仅能针对表头（如收银员，会员编号）及表尾（付款方式），已经成交的金额是不能变更的。4. 进货处理：请使用者提供最近的进货单，然后依序输入进货商品的条形码，赠品，进货总价等等，此时要注意最新进货成本与平均成本的差异，进货成本系统会自动侦测告知该商品成