Word 技巧81招.doc

Word技巧篇1.怎样关闭拼写错误标记Word中有个相当不错的拼写和语法检查功能，通过它用户可以对键入的文字进行正确检查。系统默认是实时检查的，因而在编辑文档时会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线，有时候会影响用户的工作，这时可以将其隐藏，待编辑完成后再进行检查，方法如下。右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，错误标记便会立即消失了。如果要进行更详细的设定，可以执行上图菜单中“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中进行详细的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方式等项。2.附加段落格式的去除若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键CtrlQ。此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按CtrlQ快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。3.附加字符格式的去除有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word为此提供了快捷键。不过要注意的是，这里有两组功能相同的快捷键。一个是CtrlSpace；另一个是CtrlShiftZ。前一组对于中文Windows的用户是无效的。CtrlSpace，是中文Windows中用于切换中英文输入法的快捷键。所以，我们可以选择使用CtrlShiftZ来完成这一工作。4.解决“公式编辑器”调入速度慢的问题在Word中，公式编辑器是需要占用很多系统资源的，使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机速度变慢了。有一个办法可以间接解决这个问题。 当要编辑或者插入公式时，首先打开一个新的Word文件，在新的文件中调入“公式编辑器”编辑公式，然后定义公式块，按CtrlC组合键拷入剪贴板，再按AltTab组合键返回原先的Word文档，或者从“窗口”菜单中选择原来编辑的文件，再按CtrlV组合键把公式粘贴到文本中。当需要再一次插入或者编辑公式时，只要按AltTab回到“公式编辑器”即可，保留前面的公式可让用户在“公式编辑器”中拷贝公式中的相同部分，从而加快了编辑速度。5.利用拖放的方式复制网页在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开Word程序，进行“粘贴”。其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。6.利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。方法很简单,选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。7.让光标在段落间快速移动在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。8.巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本” 用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，如图1.2.49。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。9.快速显示文字格式在用户编辑文档的时候，有时需要确定某一段文字应用了何种格式（如字体、大小等）。执行“帮助”菜单上的“这是什么？”命令，鼠标指针变为一个问号后，单击需要确定格式的文字。屏幕上就会显示出该文字的格式。用户还可以按下Shift+F1组合键，然后单击需要查询格式的文字。如果不需要文字格式的显示，可以按下Esc键取消。10.在Word中用另类方法复制文本选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。11.去除自动添加的超级链接Word有很多自动功能，这无疑给用户的操作增添了无数的便捷，但有时也会感到有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢？有三种方法1.即时方法，在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即可取消该自动转换。2.长期方法，执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择，如图1.2.43。需要提醒用户注意的是，使用此方法后，当用户再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接了。3.取消其它位置的超级链接，如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本，只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接，然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可12.快速插入一对大括号将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号中。13.在Word 2002中选择多个文档区域用户在Word 2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域，这样可以大大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样，就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。14.禁用智能标记虽然智能标记大大方便了用户的操作，不过可能也有些朋友不喜欢它们，因为不时的弹出菜单太烦人了。那就将它们取消了事，方法很简单，仍然打开图36所示对话框，取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了，如果你仍想使用某个智能标记，那就在“识别器”清单中个别设置就行了。15.WORD字体随身携带在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：执行 “工具选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。注意：如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；你想嵌入的字体只能是True Type字体；这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。16.为WORD文本加注解如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现：先选中需要注释的文本，用“插入批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接：选中要加注释的文本，用“插入超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORD XP中需要按住Ctrl键），则可直接打开注释文本所在的文件。17.快速输入特定的短语我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能，实现了特定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。启动WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。选将特定的短语（如“中华人民共和国建筑法”、“建设工程质量管理条例”、“建设工程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在WORD XP中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）。18.特殊符号的输入在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“”为例，看看如何输入特殊符号：软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“”所在的字母键即可；自动更正法。用“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”，在“替换为”框中输入“”，先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框，在“词语”框中输入“”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“”；用“插入符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“”，双击它即可输入。19.使用通配符进行模糊替换如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：用“编辑替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。20.Word文档与RTF文档的互换问题Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件，只需选择“另存为”命令，在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。RTF是Rich Text Format的缩写，并将它作为该格式文件的扩展名。RTF文件格式是由Microsoft创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。例如，用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMaker以及其它几种流行的软件（包括Word for the Mac）之间传送。21.如何将Word文档转换成为幻灯片我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。22.使用Word字体隐藏功能制作模板在Word的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填，但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样我们会觉得无所侍从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使这些文字只显示，而不让它们打印出来呢？为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法：高级管理人员联络表编号 00102549 网址： EMAIL: 网名： 水木清华隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式字体效果”，将隐藏”复选框打上钩，如图1.4.5所示，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！ 隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？方法如下：单击“工具选项视图非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！23.在没有安装Word的计算机上查看文档有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装Office，采用以下方法。在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。另外，也可以用写字板来打开Word文件。24.换页时不再频繁敲回车键在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面的方法：当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作。25.Word“分节”的妙用在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选项。除非插入分节符，否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。插入分节符的方法如下：1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。2.在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始位置的选项。分节符类型共有4种：“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。 下面的示例显示了可插入的分节符类型。26.为部分文档创建不同的页眉或页脚创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符； 单击要为其创建不同页眉或页脚的节； 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口； 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮。 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。 要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤1到步骤5。27. Word文档转换为HTML文档后的变化当我们将Word文档存为Web页面时，Word会关闭文档，然后用超文本标记语言（HTML）格式保存，但是因为HTML不支持某些Word功能，转换时Word会更改或取消内容，因此应先用Word格式保存文档。特别是当文档还要当作Word文档使用时。下面将Word文档转换成HTML时发生的变化列出如下：字号：字号会映射成最接近的有效HTML字号，范围从1号到7号，这些字号并不是磅值，但浏览器用它们作为字号的指令。Word字号是从9号到36号；批注：用插入菜单中的批注命令插入的批注会被删除。不过，在将文档保存为HTML格式后，可以输入批注并显示批注样式。浏览器在显示WEB页时，不会显示批注；动态文字：动态文字效果会丢失，但文字保留下来。在Web页创作中，会在页中给动态文字插入滚动文字； 图形：图片和剪贴画等图形会转换成GIF格式，除非，图形已经是JPEG格式。文字框和形状等图形对象无法转换，线条会转换为横线； 制表符：制表符会转换成HTML制表字符。制表符在某些Word浏览器中会显示为空格，所以可以改用表格或缩进。域：域结果会转换成文字，系统会删除域代码。例如，用户插入的是DATA域，日期文字会转换过来，但日期将无法更新。目录和索引：信息转换过来，但目录和索引、图表目录在转换后无法转换自动更新，因为它们以域代码为基础。目录会在页码处显?quot;*，这些*是超级链接，用户单击该链接即可在即可在Web页中漫游。用户可以将星号替换为希望超级链接显示的文字。首字下沉：首字下沉会被删除，在Web创建环境中也可增大一个字号。图形对象：图形对象无法保留，用户可以插入 Word图片对象，在Web页创作中使用绘图工具。对象转折换为GIF格式。公式、图表和其他OLE对象：这些项目转换为GIF格式。外观会保留下来，但用户无法更新这些项目。表格：表格宽度。尽管Web页不支持的设置会丢失，但表格会转换过来。彩色的、可变换宽度的边框不会保留。 突出显示：突出显示会丢失。修订标记：用修订功能所作的修改会保留下来，但系统会删除该修订标记。页码：由于HTML文档是单独的Web页，因此不管有多长，都会删除该文档的页码。页面边框：没有边框的HTML对应内容，用户可以用格式菜单中的北景命令来添加背景，使页面更具吸引力，用户还可以在表格周围设置边框，并且可以用横线来帮助强调或分隔Web页的部分。页面边框：HTML中没有页眉和页脚的对应内容。脚注和尾注：HTML中没有脚注的对应内容。28.修改Word2000标尺打开Word2000，窗口默认标尺为2、4、638，这一数字表示什么单位呢？是厘米？是英寸？都不是；原来它是以字符为单位，在宋体五号字的格式下，每行约可输入38个中文字符。不过这样的设置，用起来很不方便，尤其在制表、作图时，很不直观，有必要修改成以厘米为单位标尺。从工具菜单中，打开“选项”对话框，选取“常规”卡片，其中有一度量单位选择条，注意：不要被巳填好的厘米蒙骗而无所作为，其实在它的下面有一个打的“使用字符单位”的选择项，现在把这个小方框中的去掉，加以确定。回到Word2000界面一看，原来标尺上的2、4、638，变成了以厘米为单位的1、2、314数字了。29.微调各边距用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩进、制表符、表格边框线等，但有时由于各种原因（如鼠标不灵敏，屏幕分辨率较低等），效果不尽人意，不能精确的移到理想的位置，这时可以在调整的过程中加按鼠标右键（不释放左键）来进行微调，可以达到理想的效果。30.用键盘选定表格中的项目前面介绍了使用鼠标选定表格的方法，下面介绍一下使用键盘选定表格的技巧。Tab选定下一单元格的内容 Shift+Tab 选定上一单元格的内容 按住 Shift 并重复按某箭头键 将所选内容扩展到相邻单元格 单击列的第一个或最后一个单元格，按住 Shift 并重复按上箭头或下箭头 选定列 Ctrl+Shift+F8，然后用箭头键 扩展所选内容（或块），按Esc可取消选定模式 Shift+F8 缩小所选内容 Alt+数字键盘上的 5 选定整张表格（Num Lock 键需处于关闭状态）31.巧用Alt键调整表格用户在调整表格高度与宽度时，通常都是使用鼠标来进行拖动，但是这种方法不够精确；也可以在表格属性里设置，这种方法可以保证精确，但是不够直观，能否将二者结合起来呢？在调整宽度或高度的时候，用户可以按住Alt键不放然后使用鼠标进行拖动调整，这样就会在标尺处显示表格的长或宽的数值大小，既精确又直观。另外，Word中的其它调整如分栏的栏宽调整、首行缩进等都可以用此方法进行。32.修改表格的垂直对齐方式通常情况下，Word表格中的文字采用的是顶端对齐方式，即无论表格内容的多寡，其文字的排列都是向“顶”看齐，这在各个表格项中文字的数量差不多的情况下到也没什么，可当不同表格项的文字数量相差较大时就显得不太美观了。我们若能将表格中的第一列文字全部放在单元格的中间位置进行打印，则要美观得多，为此，许多用户都采用了手工插入空行的办法来加以解决，操作麻烦不说，效果也不太好，其实我们只需利用Word表格的垂直居中功能即可解决这一问题，具体步骤为：执行Word“表格”菜单的“绘制表格”命令，或单击快捷工具栏上的“表格和边框”按钮，激活Word的“表格和边框”工具栏，将光标移到需要垂直居中的单元格上（或将这些单元格定义为块）；单击“表格和边框”工具栏上的“垂直居中”按钮，表格中的文字就会居中排列，这就较缺省的顶端对齐方式要美观得多。当然，用户如果需要也可将文字设置为“底端对齐”方式。33.将公式完整显示出来在Word中经常会用公式编辑器编制一些复杂的公式，但是有时候，用户没有使用Word中默认的单倍行距来设置文本段落，这时就会出现公式不能完整显示的情况。 只需要选中文本段落，执行“格式”菜单上的“段落”命令，将行距设置成最小值，再输入相应的行距值就可以达到完整显示公式的作用。34.增加、删除和显示全部菜单命令在默认情况下，Word只在菜单中显示最常用与最近使用过的命令。如果需要像从前Word 97那样一次显示全部命令，则需禁用个性化菜单。单击“工具”菜单中的“自定义”，然后单击“选项”选项卡，清除“菜单中首先显示最近使用过的命令”复选框，然后选择关闭就可以了。执行“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“命令”标签，从“类别”列表中选择需要增加的命令所在的菜单，从“命令”列表中选择增加的命令，然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可。如果需要删除某个菜单命令，只须保持“自定义”对话框的打开状态，选中菜单中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖离菜单即可。当然，我们还可以用更简便的方法：按下Ctrl+Alt+“-”组合键，这时鼠标光标将变成粗减号(按Esc键可以取消)，在要删除的菜单命令上单击就可以将它删除。35.摒弃“智能菜单”功能Office 2000新增的“智能菜单”功能可以只显示最近使用过的命令，而不是像传统菜单一次就把所有项目全拉出来，节省了许多视觉空间。但若是用惯了Office 97，可能会对这种“智能”的菜单显示方式感到有些不太习惯。不过没关系，我们可以通过简单的设置让它恢复成传统的菜单方式。单击“工具”菜单栏，选择“自定义”命令，在弹出的“自定义”对话框中选择“选项”标签卡，并将其中的“菜单中首先显示最近使用过的命令”项前的对勾取消掉，然后按下“关闭”按钮即可让Word菜单恢复到传统的显示方式了，同时Office 2000其他所有的组件，如PowerPoint、Excel等也会恢复到传统的菜单显示方式。36.在屏幕提示中显示快捷键在Microsoft Word中，通过在屏幕提示中显示快捷键，用户就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，用户可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。 执行“视图”菜单上“工具栏”子菜单上的“自定义”命令，在弹出的对话框中选择“选项”选项卡，选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框和“在屏幕提示中显示快捷键”复选框，单击“关闭”按钮后，用户就可以在屏幕提示中看到快捷键了。需要提醒用户注意的是，在选择了“在屏幕提示中显示快捷键”复选框后，该设置将影响到除Excel之外的所有Office程序。37.快速删除Word不常用的按钮和菜单Word中的工具栏上的一些常用按钮使得编辑文章更加方便，但我们也发现有些按钮并不常用，但却占据了很多宝贵的屏幕空间。其实用户可以这样删除它们：在工具栏空白处单击鼠标右键，选择“自定义”命令，弹出对话框后不要去管它，直接从工具栏上把用户要删除的按钮按住不放，将它拖到屏幕空白处（会出现一个小叉）放开即可删除，非常方便。其实小编有一个非常容易的方法，只要按下Alt键不松开，然后用鼠标把相应按钮拖放到工具栏外面即可，利用此法甚至可以删除Word菜单下不常用的命令。38.更改菜单打开方式如果有人的Office xp菜单是以滑动或者展开的动画效果显示的，用户一定觉得够酷，其实用户也可以使用这种效果，打开工具菜单下的“自定义”对话框，在“选项”标签中用户可以看到菜单的打开方式这一项，系统默认是“无”，通过它的下拉菜单用户可以看到有“无”、“任意”、“展开”、“滑动”这几项，用户选自己喜欢的方式，就可以看到更酷的效果了。39.更改默认的度量单位用户可以设置默认的度量单位，例如，英寸或磅值，Word 将该度量单位用于对话框中输入的数值和 Word 标尺。 执行“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡。单击“度量单位”框中的所需选项即可。注意要将对话框中的默认度量单位改为像素，请选中“为 HTML 功能显示像素”复选框。40.将同一高度和宽度应用于不同对象用户可以通过一次设置完成所有对象的调整。选取要具有同一尺寸的所有对象（自选图形、图片、艺术字或剪贴画）。 执行“格式”菜单上的“对象”、“自选图形”、“图片”、“艺术字”或“剪贴画”命令（“格式”菜单项会发生相应的更改以反映所选的对象类型）。 在“大小”选项卡上，单击“高度”和“宽度”框以键入所需的尺寸。41.添加更多的智能标记所谓智能标记，是指能被识别和标记为特殊类型的数据。当出现“智能标记”按钮时，我们可以快速调整在Office 程序中粘贴信息的方式或自动更改的方式，例如将文本从 Microsoft Word粘贴到Microsoft PowerPoint中时，在文本旁将出现一个按钮，单击该按钮即可以看到一个用于微调粘贴文本格式的选项列表：保留源格式、匹配目标格式、仅保留文本、应用格式或样式等，当然这里出现的智能标记及其相关的选项会根据每个Office程序而有所不同。常见的智能标记有自动更正选项、粘贴选项，当然还有人名、日期、时间、地址、地点、电话号码等（可惜仅针对英文有效），而且只有在Outlook中向某个用户发送了电子邮件（或者地址簿中有该用户的地址）后，该用户名才能被自动识别。如果你觉得Word XP中自带的智能标记功能还不够用，那么可以打开“工具自动更正选项”对话框，选择“智能标记”标签页，点击“其他智能标记”按钮，系统就会自动启动IE登录相关更新站点下载新的智能标记，以后就可以使用了。42.不在任务栏上显示多余文档图标默认情况下，Word将使用个别文档界面，也就是说你打开的每一个文档都将使用一个单独的新窗口打开，在任务栏下会显示相应的文档图标，用户点击任务栏的文档图标即可快速切换到不同的文档窗口。不过，如果你打开的文档太多，那么任务栏上就会显得非常零乱，假如你不希望如此，可以从“工具”菜单进入“选项”窗口，在“视图”标签页中清除“任务栏中的窗口”复选项（见图1.7.33），以后就可以从 “窗口”菜单中选择需要显示的文档窗口，任务栏上就不会再显示乱七八糟的各个文档图标了。43.自动滚动，我可以如果你还未使用内置滚轮的鼠标，那么在查看一篇长文档时，一定会感觉到不停点击鼠标左键或拖动滑块的烦恼，其实Word XP中提供了一个“自动滚动”的功能，为什么不利用一下呢？从“工具自定义”下打开图1.7.34所示的“自定义”窗口，从左侧窗口中选中“工具”类别，然后在右侧“命令”下拉列表框中找到“自动滚动”项，再将这个项目拖放到Word界面中，随便找一个地方放置即可，只要你觉得醒目就行了。以后，即使你没有滚轮鼠标，也可以使用“自动滚动”功能来查看长长的文档，当然如果你想阅读电子文档那就更方便了。，假如你觉得滚动速度太快，上下移动鼠标可以自行调节，不需要滚动时只要左击或右击均可，相当于给你的两键鼠标增加了一个免费的滚轮呢。44.让文档中的图片更瘦一些如果文档中仅仅只有一些文字内容，那么它的个头通常不会很大，至多几十KB而已。不过，假如由于某种原因在文档中插入了几幅图片，那么文档的个头可就会急剧膨胀，不仅编辑和传输非常不便，而且打开或保存时也特别缓慢。不过，我们可以对插入文档中的图片进行压缩处理，选中图片后，Word XP会自动激活一个图片工具栏（如图1.7.35-1所示），选中右起第5个工具按钮，就可以在图1.7.35-2所示的“压缩图片”窗口中选择“选中的图片”项，假如你想压缩文档中的所有图片，可以选择“文档中的所有图片”，这里已经自动勾选了“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”两个复选项，点击“确定”按钮后，会出现一个对话框告诉你压缩图像命令可能会损坏图像的质量，询问是否应用图像优化，确定后就可以缩小图片的身材啦。45.让Word XP的启动随心所欲Word XP的启动也可以随心所欲，你只需要在“开始运行”框中找到Word XP的可执行程序，一般是C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeWinword.exe，然后为它添加一个相应的启动参数即可，然后为它在桌面上创建一个快捷方式，以后使用就方便多了。启动开关 含义 示例/t 模板名称 启动 Word，并打开基于非Normal模板（Normal 模板：可用于任何文档类型的共用模板。可修改该模板，以更改默认的文档格式或内容）的新文档 /t Myfax.dot/a 启动 Word 并防止自动加载加载项（加载项：为 Microsoft Office 提供自定义命令或自定义功能的补充程序。）和共用模板（包括 Normal 模板）。开关 /a 还锁定设置文件。 /l 加载项路径 启动 Word，然后加载指定的 Word 加载项 /lSales.dll/m 启动 Word 时不运行任何 AutoExec 宏 /m 宏名 启动 Word，然后运行指定的宏，该 /m 开关还可防止 Word 运行任何 AutoExec 宏 /mSalelead/n 启动一个新的 Word 实例，并且不打开任何文档 /w 启动一个含有空白文档的新的 Word 实例46.使用手写识别功能使用手写识别功能可以让你以手写方式代替键入将文字输入到任何Microsoft Office程序中，还可以通过使用手写输入设备进行书写，这不是很神奇吗？ 看到刚才图34中的那个笔状图标了吗，现在你就可以使用手写识别功能啦，如果没有手写板的话，暂时用鼠标代替也行，手写的文字将会被计算机自动识别并输入到文档的当前编辑点处，就像在纸上书写文字一样，如图所示，只要书写时规范一些，识别率还是比较高的哟。47.Word 快捷键Shift+F4:重复上次查找命令.Shift+F5:跳转到文档中的上一次编辑位置.F6:在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换.Ctrl-F6:在打开的文档之间切换.Alt-F8:显示宏对话框.F12:打开另存为.F8:打开Word的选择模式! Ctrl+B组合键：使字符变为粗体Ctrl+I组合键：使字符变为斜体Ctrl+U组合键：为字符添加下划线F1：帮助F2：移动文字或图形用回车确认F4：重复上一次的操作F5：编辑里的定位F12：选择文件菜单上的另存为命令Shift+F2组合键：复制文本Shift+F3组合键：改变字母大小写Shift+F4组合键：重复查找或定位Shift+F12组合键：选择文件菜单上的保存命令Ctrl+F2组合键：打印预览Ctrl+F4组合键：关闭窗口Ctrl+F12组合键：选择文件菜单上的打开命令Ctrl+Shift+F12组合键：选择文件菜单上的打印命令 关于字体及字号的快捷键Ctrl+Shift+F组合键：改变字体Ctrl+Shift+P组合键：改变字号Ctrl+Shift+组合键：增大字号Ctrl+Shift+组合键：减小字号Ctrl+组合键：逐磅增大字号Ctrl+组合键：逐磅减小字号Ctrl+Shift+C组合键：复制格式Ctrl+Shift+V组合键：粘贴格式Ctrl+1组合键：单倍行距Ctrl+2 组合键：双倍行距Ctrl+5 组合键：1.5 倍行距Ctrl+0 组合键：在段前添加一行间距Ctrl+E 组合键：段落居中Ctrl+J 组合键：两端对齐Ctrl+L 组合键：左对齐Ctrl+R 组合键：右对齐Ctrl+M 组合键：左侧段落缩进Ctrl+Shift+M 组合键：取消左侧段落缩进Ctrl+T 组合键：创建悬挂缩进Ctrl+Shift+T 组合键：减小悬挂缩进量Ctrl+Q 组合键：取消段落格式Ctrl+Enter 组合键：分页符Alt+Ctrl+C 组合键：版权符号Alt+Ctrl+R 组合键：注册商标符号Alt+Ctrl+T 组合键：商标符号Alt+Ctrl+.组合键：省略号Shift+右箭头：右侧的一个字符Shift+左箭头：左侧的一个字符Ctrl+Shift+右箭头：单词结尾Ctrl+Shift+左箭头：单词开始Shift+End 组合键：行尾Shift+Home 组合键：行首Shift+下箭头：下一行Shift+上箭头：上一行Ctrl+Shift+下箭头：段尾Ctrl+Shift+上箭头：段首Shift+Page Down 组合键：下一屏Shift+Page Up 组合键：上一屏Ctrl+Shift+Home 组合键：文档开始处Ctrl+Shift+End 组合键：文档结尾处Alt+Ctrl+Shift+Page Down 组合键：窗口结尾Ctrl+A 组合键：包含整篇文档Ctrl+Shift+F8 组合键，然后使用箭头键；按 Esc 键取消选定模式：纵向文本块Alt+1F8+箭头键；按 Esc 键可取消选定模式：文档中的某个具体位置48.用Word绘图时如何选择多个对象众所周知，Word具有强大的文本、图形混合排版功能。当我们采用Word 提供的绘图工具进行绘图时，需要将若干个基本图形对象（以下简称对象）选定后，再利用“绘图”工具栏提供的“组合”命令进行组合，这样才不至于在排版过程中，将插入到文本中的图形搞得面目全非。为此，本文将对多个对象的选择技巧作一介绍：1.当组成一个图形的对象比较少，并且对象容易被鼠标捕捉时。我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面，当鼠标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，当选定多个对象时，只要按住Shift键，用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。2.当组成一个图形的对象比较多，并且比较集中时。我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮，如图1.7.39-1，在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键，然后拖动鼠标出现一个矩形的虚线框，待欲选定的对象或全部对象位于矩形虚线框内时释放鼠标左键，便可选中多个或者全部对象。3.当要选定的对象比较分散，并且对象不易被鼠标捕捉时。首先单击“工具”菜单栏，单击“自定义”命令。在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“绘图”选项，用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中，见图1.7.39-2，单击“关闭”按钮。当在Word工作区内绘制了多个对象时，单击“绘图”工具栏建立的“选中多个对象”工具按钮，在弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象，在“对象”列表框中用鼠标单击欲选定的各个对象，选择完毕后单击“确定”按钮，即可选中多个对象。49.绘图技巧1.不打折画直线技术画一般直线：点击绘图工具栏上的“直线”命令，然后按住Shift键拖动；画极短直线（例如坐标轴上的刻度线段）：单击绘图工具栏上的“矩形”命令，按住鼠标左键拖出矩形，然后选中矩形，单击鼠标右键，在弹出的菜单栏中单击“设置自选图形格式”命令，将“高度”设为0，宽度设为0.1，如图。2.旋转技术：选中对象，单击工具栏的“自由旋转”命令，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其质心旋转，如图Word 1.7.40-2若需以15为角度改变单位旋转，可在牵引同时按住Shift键。3.微移技术：为更轻松地绘出细节，或控制对象以极微小步距移动，可以采用下面的方法：按住Alt键拖动；将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小，即0.01字符和0.01行；将鼠标指针移动速度调小。50.综合利用各种艺术效果Word中提供了多种艺术字格式，为用户创建漂亮的文档提供了帮助。如果将“艺术字”功能与“三维 ”及“阴影”功能相结合，会使艺术字的形式更多样。具体操作方法为：首先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的位置处，单击“插入”菜单栏，选择“图片”，单击“艺术字”命令，如图在编辑界面中插入需要的艺术字；接着再用鼠标单击艺术字让艺术字处于选中状态，然后将艺术字作为图片进行编辑，例如对艺术字进行三维或阴影效果处理，如图1.7.41-2，是不是比直接使用艺术字效果要好啊？如果大家对三维效果的深度、照明角度及表面效果或阴影的位置、 颜色等不满意，可点击三维（阴影）效果按钮，并选择三维（阴影）设置。51.自定义新符号虽然Word中有很多符号可以直接挑选使用，但总是感觉不够用，例如要作弧线 ，这时就只有通过自己来定做了。定做新符号实际上就是使用Word图片来进行创作，具体操作起来还是比较简单的，本文以定做弧线为例简单地说明其过程。首先单击“插入”菜单栏，选择“对象”，然后在弹出的对话框中选择“新建” 栏中的“Microsoft Word图片”项，单击“确定”，如图，这样就到了图片的编辑区中，下面就可以直接在该区中绘制一段圆弧。在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字，然后将图片调整到合适的大小就可以了。另外，在选择制作Word图片时，最好将“浮于文字上方”这个复选框取消掉。依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。如果该符号需经常用到，也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中，以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。52.怎样防止打印信封时打偏在使用Word打印信封时，每次都要将信封放在打印机手动送纸盒的中间才能正确打印信封，可是由于手动送纸盒上没有刻度标，因此经常将信封打偏。其实可以通过修改打印机的送纸方式，使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边这样就不怕打偏了，设置方法如下：单击Word菜单栏上“工具”菜单，选择“信封和标签”，单击“选项”，在“选项”对话框中选择“打印选项”，选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式，单击“确定”即可，如图。53.如何在其它计算机上打印含有本机特有字体的文件在日常办公中，常常要在另一台机器上打印本机Word文件，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台机器上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台机器上又未安装该字体，那么打印时就会遇到麻烦。要想打印该字体，是不是也要在另一台机器上安装该字体呢？其实大可不必。首先，单击“工具”菜单栏，选择“选项”命令，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台机器上打开此文档时，即使这台机器没有安装创建此文档的字体，仍可用这些字体来查看和打印文档。如图。补充两点：一是以上功能实现的前提，需要用户创建文档的字体必须是True Type字体（这是微软公司和Apple公司共同研制的一种字型标准）；二是当用户采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时，为减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”（此选项当选中“嵌入TrueType字体”时将被激活）。54.在Word中打印海报有些用户以为打印机太小而不适合打印大海报？其实，用户的打印机完全可以胜任。将文字打在Word中，编辑完以后，取个临时性的名字（比如说china.doc）存好。然后打开Excel空工作簿，估计用户需打印的实际大小，比如55，即25张A4纸，在行号上拖动鼠标选中5行，单击“格式”，选择“行”，单击“行高”命令，输入行高的