档案管理_公文处理、印章管理与档案管理

关于公文处理 印章与档案管理的若干问题 安徽大学教授马仁杰博士二O一一年二月十日 2020 2 22 2 主要内容 一 公文处理二 印章管理三 档案管理 2020 2 22 3 一 公文处理 一 发文程序与办理发文程序是公文处理的重要环节 国家行政机关公文处理办法 第二十四条规定 发文办理指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 发文处理是一个不断形成和积累公文的过程 是发文机关履行法定职责 表达自身意志和愿望 形成 加工和记录 传递有用信息的过程 是由发文机关众多工作人员共同参与的集体活动过程 2020 2 22 4 1 拟稿拟稿即拟定公文文稿 是发文办理的初始环节 也是最重要的一个环节 拟稿一般由机关或单位的秘书部门负责 具体的由秘书草拟 如果草拟内容是在职能部门承办范围之内的 则由职能部门的工作人员草拟 拟定公文不同普通的文学创作 由于公文的特殊性 因而要求拟定的内容符合单位的集体意识 具体而言 是在领导授意内容的基础上进行的写作 这要求秘书部门要收集相关信息 以正确的政策为指导 以领导的意识为方向 对公文进行草拟 拟稿要做到符合法律 法规和政策要求 内容要明晰 条理要清楚 要体现单位领导的意识 要格式规范 文字简洁 为了更好的拟稿 工作人员要加强政策 理论和相关业务知识的学习 要及时收集单位的有用信息 要学会总结领导的意图 提高文字表达的能力 2020 2 22 5 2 会商会商是指发文单位拟稿的内容涉及其他职能部门时 应主动与其他职能部门联系 进行商讨 争取获得同意和支持 以免越权或者造成其他矛盾 使得收文单位难以处理 会商是提高公文的合法性和有效性的重要环节 是十分重要的 如果各个部门下发的公文相互冲突 就会导致政令不统一 影响公文的效用 使得相关工作无法顺利开展 这就提醒我们在发文之前进行必要的会商 将不统一化为统一是非常重要的 会商要弄清楚除了发文机关 还涉及哪些部门 如果涉及其他多个部门 都需要联系 不能遗漏会商对象 会商的方式有很多种 可以通过电话进行联系 也可以采用书面文书的形式交流 还可以通过面谈 座谈等方式进行协商 对于会商的结果 如果各方达成统一意见 需要在相关的意见栏内注明 如果会商未能统一意见 则需要上报上级机关 由上级机关定夺 2020 2 22 6 3 审核审核是指机关或单位秘书部门的领导人或负责人 对拟稿的公文进行审查 核准以及修改 这个过程是对草拟的公文进行把关 看其是否符合相关政策 是否做到了真正体现部门的意识 是否交代清楚了需要传递的内容 从而确保发文的质量 审核过程十分重要 一般是由经验丰富的秘书人员或办公室相关负责人担任 通过审核 不仅可以保证公文的质量 而且可以控制发文的数量 具体而言 审核内容包括 1 确认是否具有发文的必要 2 确认公文的格式是否正确 3 确认公文选用的文种是否恰当 4 确认公文的内容是否符合国家相关法律法规 是否正确 全面地体现了单位的意识 语言是否准确 结构是否完整 涉及的数据 人名 时间 地点 标点等是否无误等 5 确认公文的发文单位是否正确 行文方式是否恰当 针对审核过程中发现的问题 要及时进行处理和修改 以保证公文的权威性 2020 2 22 7 4 签发签发是指机关或单位的领导对已经进行审核的公文进行最终的审核 并进行签署 决定印发 签发是发文过程中公文草拟的最终环节 公文一旦进行签发 即刻生效 具有法律效力进行签发前 单位的领导要对公文进行最后一次的全面审查 及时纠正错误 确认无误后才能进行签署 签发时 领导首先要明确签署自己的意见 如 同意 发 等 然后签署自己的姓名和签署时间 签发后的公文是定稿 是可以作为法律依据的文件 签发时首先要先对公文内容进行最后的把关 确保公文的质量 提高工作效率 其次 签发不能越级 各级领导人只能负责签发自己职责以内的公文 如果相关领导人不在 可以授权或委托其他负责人负责签发 再次 签发时态度要严肃 签署姓名要写全称 不可只写姓 签发的时间也要清楚注明 2020 2 22 8 5 复核复核是在缮印公文前 出于慎重以及对公文具有法定效力的尊重 秘书部门对定稿履行复核手续 这种复核手续包括从格式到内容的检查 具体包括复核公文的格式是否规范 复核公文签发手续是否完整 复核公文内容是否准确 复核公文行文关系是否正确 6 缮印缮印是指将公文的定稿印成正式对外发送的文本 缮印可以先进行人工誊写或者是机器誊写 无论采取哪种方式 都要做到文本清晰 字体适中 装订美观 缮印而成的文本是具有法定效力的 是最终的成品 印制文件可以采用油印 复印 胶印 激光打印等多种方式 要在规定时间内完成指定份数的印刷 缮印时要注意几个细节 首先是缮印要以定稿为底本 不能随意地改动 对原稿也要进行保存 其次是缮印机密文件时 要做好保密工作 由专人负责 以免泄露机密 2020 2 22 9 7 校对校对是依据定稿 对缮印的内容进行核准 发现缮印错误的地方要及时进行修正 校对的基本原则是忠于定稿 校对时要认真仔细 杜绝错误 保证公文的法定效力和严肃性 为了明确责任 负责缮印和校对的工作人员都应当在校本上签名 8 用印或签署用印是指在公文的正本上加盖机构或单位的公章 用印后的公文法律效力即刻生效 签署是指在公文的正本上由领导人签署姓名或加盖领导人印章 签署姓名或加盖领导人印章后 公文的法律效力即刻生效 用印是有要求的 首先 未经签发的公文不可用印 其次 用印时采用的公章要与发文单位一致 再次 用印时 若是单独盖章要清晰端正 盖在成文日期上 上边缘不能压住正文 下边缘要骑年盖月 若是联合行文的 发文机关都需要用印 具体的印章管理内容放在本讲座的第二部分 2020 2 22 10 9 登记登记是指发文机关在用印或者签署后 在公务分发之前 将公文的相关内容按照一定的格式进行登记 方便查找 统计和管理的重要环节 登记主要采用簿式登记 登记内容包括公文标题 发文日期 发文字号 密级 发送单位 份数等 10 分发分发是指发文机关将公文分装发送至收文单位 这个环节需要及时进行 因为公文的时效性很强 尤其是紧急公文更需要迅速传递 分发公文也是有规定的 分发之前 要填写 发文通知单 或者是 回执单 然后 将公文装入封套 填写收文单位的名称和地址 最后 是封口 如果是急件或者密件 要在封套上表明紧急程度和密级 再按照紧急程度和密级发送 2020 2 22 11 二 收文程序与处理根据 国家行政机关公文处理办法 的规定 收文办理是指对收到公文的办理过程 它包括签收 登记 分发 拟办 批办 承办 催办等程序 收文程序属于将收到的公文进行加工 处理的过程 它与发文程序处于同等重要的地位 是单位履行工作职责的条件和保证 因此 应高度重视 2020 2 22 12 1 签收签收是指收文机关或单位对收到的公文进行确认 清点 检查 签注等 收文人员要在发文单位随同公文发来的 发文通知单 或 回执单 上进行签字 签收是收文程序的第一步 通常由各机关 单位秘书部门所属的收发室进行 称为外收文 然后 当收发人员签署完毕后 及时交给办公室人员接收 称为内收文 如果是注明送呈领导的 亲启 公文 则应该直接交给领导本人或者是交给领导指定的秘书 2 登记登记是指收文机关对收到的公文进行一定形式 内容的记录 从而便于查找 管理 也可以作为交接公文的凭据 公文登记的方式可以采用登记簿式 卡片式或电脑登记 登记簿式即按照事先定好的流水号形式进行记录 容易保存 然而按照内容查找时不方便 卡片式即以单独的卡片对各个公文进行记录 这种形式很灵活 可以按照发文单位进行归档 但是卡片容易散落 电脑式是将公文的主要信息 如标题 发文单位 主题词进行登记 这种方式最容易检索 是现代文秘办公的主要形式 2020 2 22 13 3 分发分发是指收文机关或单位将收到的公文送达有关部门告知或处理 分发文件需要按照紧急程度 密级 部门职责 文件性质等进行 文件可以分为阅读件和办理件 阅读件是多为信息的告知 如简报 抄送文件的内容等 办理件是指需要部门办理的文件 一般先由秘书部门提出拟办意见 然后进行批办 承办等 分发文件是有要求的 如果分发的是阅读件 分发前要附上 文件传阅单 如果分发的是办理件 分发前要附上 收文处理单 如果分发的是给各部门的文件 分发前要填写 文件交办单 如果分发的是给领导直接办理的文件 分发前要填写 送领导人文件登记单 2020 2 22 14 4 拟办拟办是指秘书部门根据文件内容对公文提出的初步办理意见 相当于请示或建议 供领导参考 拟办是收文处理中的重要环节 它会直接影响公文的最终处理结果 拟办也是有要求的 为了提高效率 首先 秘书要熟悉相关政策 熟悉自己部门的情况 熟悉公文办理的程序 其次 要认真研究收到的公文 对问题仔细考量 提出细致的解决方案 要条理清楚 简明扼要 拟办的意见一般附在 文件交办单 的拟办栏中 并附上拟办人姓名以及拟办日期 2020 2 22 15 5 批办批办是指机关或单位的领导针对公文提出的问题 在拟办意见的基础上 对文件作出批示或指示 批办时 要表明对拟办意见的态度 拟办意见只是参考性的建议 而批办则是单位负责人作出的决策 两者的意义是不同的 批办的意见一般附在 文件处理单 的批办栏中 并附上批办人姓名以及批办日期 6 承办承办是指有关部门根据批办的意见具体办理事务 承办属于收文的中心环节 通过承办 各方的意见才能得以落实 承办是有严格的时效性要求的 因而承办部门应对收到的文件及时办理 尤其是对于紧急公文 更要设定明确的办理时限 以免贻误时机 影响工作 2020 2 22 16 7 催办催办是指机关或单位的秘书部门对公文承办的情况进行监督 检查 以免公文挤压 延误事情 催办有多种形式 可以通过电话的形式 提醒承办单位 可以填写 催办单 以书面文字的形式提醒 也可以举办座谈会或面谈 进行催询 还可以直接登门 口头进行催办 一般要求对紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 8 注办注办是由承办人在文书处理单上简要注记公文的处理情况 以备日后查考和公文的整理 使公文处理的来龙去脉留下清晰的记录 注办一般包括以下内容 一般的传阅文件 在有关人员传阅完毕后 由文书人员注明阅毕的日期 需要办理复文的文件 办完后由文书人员注明 已复文 并注上复文的日期和文号 用口头或电话答复的文件 文书人员要注明时间 地点 接谈或接话人 主要内容等 并由承办人签字 不需复文的文件 文书人员要注明 已办 已阅 已摘记 等字样 2020 2 22 17 三 文书立卷与归档1 文书立卷及其意义文书立卷是指将一定时期内 一般为一年 处理完毕的 具有保存价值的公文 按照一定的规律和联系进行系统的整理 形成一个个案卷的工作 通过文书立卷 既可以有效地利用公文 又可以有效地保护公文 它是将公文转化为档案的必不可少的环节 2020 2 22 18 2 文书立卷的原则 1 保持公文之间的历史联系文书立卷 不能随意组合 而是要遵循公文之间的客观规律 保持公文之间的联系 在此基础上进行立卷 也唯有此 才能真实地再现公务活动的过程 使得公文真正成为再现公务活动的载体 2 便于查找和利用为了做到这一点 首先 要选择合适的组卷方法 案卷排列要也要合理 其次 每个案卷内的文件数量要适宜 文件的份数不宜太多 也不宜太少 一般提倡立小卷 最后 重要文件和次要文件要分开 重要文件利用频率高 可以相对细分 单独装订 次要文件参考价值不大 可以较为集中 2020 2 22 19 3 区分文件的保存价值文书立卷时 要根据文件的保存价值进行划分 具体方法有以下几种 A按照文件的密级进行立卷 对有密级的文件 应该按照不同的密级进行划分 这是因为不同的密级规定着文件有不同的使用范围 因而在文件立卷时 不同密级的公文要区分开来 同一密级的文件可以组成同一个案卷 B按照文件的保管期限进行立卷 根据国家档案局公布的 关于文书档案保管期限的规定 案卷的保管期限分为永久 长期 16年至50年左右 和短期 15年以下 三种 区分案卷的保管期限是由案卷的价值大小决定的 C按照文件的载体划分进行立卷 现在文件的载体形式并不局限于纸张 还有照片 录音 磁盘等多种形式 因而在文件立卷时 不同载体的文件要分别立卷 如果不同载体形式的文件存在历史联系 则可以在案卷最后的备考表中注明 从而方便查找 2020 2 22 20 3 文书立卷的方法文书立卷的方法主要有以下六种 1 按照文件作者进行立卷即按照公文的发文机关 将同一制发机关的公文放在一起立卷 这样可以清楚反映同一作者的公务活动 2 按照时间进行立卷即将属于同一时间段的公文放在一起立卷 公文立卷一般都是按照年度进行划分的 这样可以反映机关或单位在某一段时间的内的工作状况 3 按照内容进行立卷即将属于同一内容特征的公文放在一起立卷 通过这种方法 可以清楚了解围绕这一内容工作的发展状况 4 按照文种进行立卷即将属于同一文种的公文放在一起立卷 通过这种方法 方便对同一文种的公文进行查找 2020 2 22 21 5 按照地区进行立卷即将公文内容涉及的同一地区的文件放在一起立卷 通过这种方法 可以直观了解到同一地区工作的情况 6 按照通讯者进行立卷即按照收文机关的名称将公文放在一起立卷 通过这种立卷方法 可以直接反映单位之间的工作往来情况 以上六种立卷方法 在实际工作中一般不单独使用 而是相互结合使用的 具体结合情况一般是将具有共同特征的文件灵活组合 既可以清楚地反映公文之间的历史关联 又方便利用 详细地组合情况比较复杂 也很专业 在此恕不一一列举 因为它是档案专业工作人员的具体工作 在此不予详述 2020 2 22 22 4 文书立卷的过程文书立卷的过程 一般包括 1 平时整理 是指将公文处理完毕后 将公文归入相应的类目 公文处理完毕后 切忌将公文随处乱扔 而应按照立卷类目认真归类 将文件整理平日化 这样 既可以避免文件丢失 混乱 也方便公文利用 2 正式立卷 一般机关或单位都会在年底对本单位同一年度的文件进行立卷 立卷之前 首先 要认真整理公文 进行归类 看公文收集是否齐全 分类是否科学 其次 将同一案卷内的文件 按照一定的规律和历史关联进行先后顺序的排列 再次 为这一案卷拟写案卷标题 做到简明扼要 可以清楚反映该卷内容 方便日后查找 接着 填写卷内目录和备考表 卷内目录按照案卷内文件顺序和规定的格式进行填写 备考表中则需要注出本案卷的大致情况 最后 填写案卷封面并进行装订 3 按时归档 正式立卷结束后 需要定期将立好的案卷向本单位档案部门 档案馆或档案室 移交 2020 2 22 23 5 文书归档 中华人民共和国档案法 第十条规定 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 所以 归档是文书处理工作不可缺少的程序 同时 归档也是文书由文件转化为档案的标志 是积累档案的重要手段 1 归档时间即部门的秘书部门向档案部门移交案卷的时间 根据 机关档案工作业务建设规范 的规定 一般在次年6月底以前移交 这样有利于保持部门一个年度的案卷的完整性 2 归档范围归档的范围包括本单位形成的 上级单位下发的以及下属单位上报的所有有保存价值和参考价值的文件材料 3 归档要求归档文件要齐全 完整 要保持文件之间的历史联系 要按照规定填写案卷封面 要编制完整的案卷目录 4 归档手续秘书部门向档案部门移交案卷时 档案部门需要对案卷进行检查 要查看案卷的格式 即案卷目录 卷内目录填写是否正确 卷内文件的编写质量是否合格等 对合格的案卷 需要填写案卷移交清单 一式三份 对不合格的案卷 则需要退回秘书部门 重新整理 2020 2 22 24 二 印章管理 印章主要指各级各类机关或单位的公章和领导人的名章 它是领导机关和领导人职权的象征 凡是法定的机关或组织 都有代表自己职权的印章 如果管理使用不当 会给本机关 本单位乃至社会造成危害 秘书人员必须认真对待这项工作 一 印章的种类1 正式印章 又称公章 代表一个单位的正式署名 具有法定的权威性和现实的证明效力 2 套印章 指印刷单位经授权制版而成 用于印刷大量文件 与正式印章具有同样效力 2020 2 22 25 3 钢印 一般加盖在证明性公文或证件的相片上 其位置在持证件人相片的右下角 起证明持证人身份的作用 4 办事章 是为办理日常事务而刻制的一种公务印章 办事章不得用于正式文件 以显示正式印章的庄重性 5 领导人签名章 是根据机关或单位主管用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章 其作用是代替领导人的亲笔签名 与领导人的亲笔签名具有同样的效力 6 其他印章 主要是指电子印章 收发章 财务专用章 校对章 封条章 会议专用章等 2020 2 22 26 二 印章的尺寸规格正式印章的尺寸大小应符合下列规定 1 国务院的正式印章 直径为6厘米 2 省部级机关或单位的正式印章直径为5厘米 3 下列机关或单位的正式印章直径为4 5厘米 1 副部级的国务院直属机构 办事机构 2 副部级的国务院直属事业单位 3 国务院部委管理的国家局 4 自治州 市 县级 县 自治县 县级市 旗 自治旗 特区 林区 下同 和市辖区人民政府以及地区 盟 行政公署 2020 2 22 27 4 国务院有关部委外事用的火漆印 乡 镇 人民政府的印章 以及驻外使领馆的印章 直径为4 2厘米 5 国家行政机关内设机构或直属单位 企业事业单位 社会团体的印章 直径不得大于4 5厘米 6 党的机关的正式印章尺寸规格一般与同级行政机关的印章相同 7 套印章的尺寸大小与正式印章相同 8 国务院的钢印 直径为4 2厘米 其他确需使用钢印的单位 其钢印的直径最多不得超过4 2厘米 不得小于3 5厘米 9 其他印章或戳记的尺寸大小由使用单位自行确定 2020 2 22 28 三 印章的管理工作1 印章的颁发和启用颁发正式印章必须正式发出通知 并通知下级领导人派可靠人员来领取 领取印章要有二人同行 持介绍信或领导人的手迹 在确认领取人的身份后 要严格履行登记 交接 签收手续 密封包装 保证归途安全 领取人接回印章后 要向领导人报告 并交给专人查明接受 启用新印章 必须在严格履行审批手续的基础上进行 凡经主管机构批准使用的印章 须先向所属机构及平行机关发出正式通知 附上启用印章的印样 说明正式启用的日期 启用印章的印模除留底外 还必须送上级机关备案 同时 为防止伪造印章 秘书部门应在印章上刻制暗记 以便识别真假印章 暗记要注意保密 2020 2 22 29 2 印章的保管秘书部门对于保管和使用印章的人员必须严格审查和挑选 并应加强平时的教育和考查 印章应选择安全保险的地方存放和保管 如机要室或办公室的保险箱内 或存放在办公桌的抽屉里 则应当装配牢固的锁 印章不得委托他人代管 平时使用印章要注意轻取轻放 避免破损 同时要注意经常洗刷 防止印泥和其他污物将刻痕填塞 以保持图案和印文的清晰 2020 2 22 30 3 印章的使用管理使用印章 一般应经本机关领导人批准 办理签批手续 秘书人员不要擅自做主 文件用印 以文件领导人签发签字为准 常规用印 有秘书部门负责人批准即可 对一般事务性的介绍信用印 秘书人员可依照惯例承办 不必事事请示 秘书部门必须建立用印登记簿 登记内容包括用印时间 用印单位及姓名 用印份数 批准人 经办人等 以备查考 秘书人员要正确用印 盖印时 秘书要握准公章 盖印要稳 不要转动 蘸印泥要轻蘸多次 使每个字都能均匀地吸上印泥 需盖印的公文或证明信 放置要端正 桌面要平 印文下面可垫一些较软的纸张或书籍 需装订的公文 应先盖印后再装订 盖出的印章图案 必须保持位置恰当 字体端正 图形清晰 不能模糊不清 2020 2 22 31 4 印章的停用和销毁机关或单位如发生合并 撤销 名称更改的情况 原印章应立即停用 停用印章要发文通知有关单位 附上印模 说明停用的原因和停用时间 并宣布原印章失效 废印章必须及时送交原制发机关封存或销毁 或按公安部会同有关部门另行制定的规定处理 不得在原使用单位长期留存 原制发印章的单位 对废印章应当登记注销 除某些重要单位具有保存价值的印章须存档保管外 一般单位的废印章应集中起来 定期销毁 销毁印章应当报经单位负责人审核批准 主管印章的人员应在销毁现场实地监销 2020 2 22 32 四 电子印章的管理电子印章是合法的数字化印章与数字证书绑定的 用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件 通俗地说 电子印章就是电子签名加上印章图片 电子印章的管理需要注意以下几点 1 电子印章的形状 印文 图案 尺寸规格等外观形式以及法定效力与正式印章相同 2 电子印章必须由上级机关统一制作颁发 任何单位不得自行制作使用 也不得私自复制电子印章软盘 3 电子印章及密码必须由指定的秘书人员保管和使用 保管人员不得向任何人提供操作程序 电子印章软盘及密码 4 保管电子印章的人员如有变动 应立即通知颁发机关 以便及时更改密码 5 电子印章应在专用计算机上使用 6 电子印章只用于电子文书 其盖章位置与纸质正式公文相同 7 电子印章的停用和销毁管理要求与正式印章相同 2020 2 22 33 三 档案管理 一 档案的种类1 公务档案与私人档案公务档案是指人们在公务活动中形成的档案 其形成主体主要是公务机关或其他社会组织 私人档案是指人们在私人活动中形成的档案 其形成主体主要是个人 这两个相对概念解决了档案的归属及所有权问题 2 历史档案与现行档案历史档案是指形成时间较早 离现在较久远且主要起历史文化作用的档案 现行档案是指形成时间较晚 离现在较近且主要起现实参考作用 即对人们的现实工作 生活依然有具体的实际作用的档案 2020 2 22 34 3 文书档案 科技档案与专门档案文书档案是指行政管理档案 即在社会的行政管理活动中由各种行政性 法律性或政治性公文 如请示 批复 决定等 转化而成的档案 其实质是突出强调了行政性档案在档案大家庭中居主导地位 科技档案是指人们在科技 生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案 如图纸 设计任务书等 它是人类面对自然进行科学研究 进行物质生产活动的记录 专门档案是指除文书档案和科技档案之外的 所有在专门活动中形成的档案 如会计档案 人事档案 诉讼档案等 2020 2 22 35 二 存储媒体与图书 资料一样 档案也有其存在的形态 也就是人们通常所说的档案载体 换句话说 我们认识档案 也只能先从它的 外形 开始 现阶段存储媒体主要有 1 纸质媒体纸质档案是目前使用最多的存储媒体 尽管现在人们总是不断地提 无纸办公室 但它依然还是办公室的主角 因为纸质档案比起电子 磁性或者其他媒体历史最悠久 其设备 供应品及存档程序相对而言也更具标准化 2 磁性媒体常见的磁性媒体有软盘 硬盘和磁带 软盘的体积很小 存储空间取决于生产厂家提供的存储能力 硬盘的存储量比较大 可以保存大量用不同的文件名组织起来的文件 2020 2 22 36 3 缩微图像媒体尽管目前计算机磁盘的使用在存储数据方面超过了缩微图像媒体的使用 但缩微胶卷和缩微胶片在长期存储 尤其是在档案材料的长久保存中一直占有很重要的地位 4 光盘媒体光存储器是指计算机数据的大容量存储 光存储器可以保存磁盘 磁带和卡片上的资料 其中光盘是最常见的形式 常见的存储光盘有只读光盘存储器和一写多读光盘 2020 2 22 37 三 文书整理归档文书整理归档是指将处理完毕的 具有一定查考利用价值的 应作为档案保存的文件材料 按照它们形成过程中的联系 以 件 为单位 分类整理 并进行装盒 归档的过程 归整的文书 必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理 也就是说 应把有密切联系的文件材料以 件 为单位进行分类整理 以便查找利用 以 件 为单位是指内容大致相同的一份文件或一组文件 件 的界定有四种情况 一是以 自然件 为一件 即一般的每份文件为一件 二是文件正本与定稿 正文与附件 原件与复印件 转发文与被转发文为一件 三是报表 名册 图册等为一件 四是来文与复文合为一件 件 是文书制发 传递 处理的基本单位 同时也是文书归档的基本单位 2020 2 22 38 一般来说 文书整理的范围就是本机关在工作活动中形成的 办理完毕的且具有价值的收发文件 电报 内部文件 会议记录等 文书管理人员在整理归档的过程中 应本着遵守文件形成的客观规律 保持文件之间的有机联系 区分文书的不同价值 便于保管和查找利用等基本原则 力求做到整理归档文书的齐全