恒大酒店应收账管理规范.docx

恒大酒店应收账管理规范第一章 责任主体第一条 酒店财务部是应收账的管理部门，负责提供应收账数据、账龄分析等信息，对客户资信进行审核、管理，协助追收欠款，及时提示风险，负责执行应收账款的相关考核规定。第二条 酒店营销部门是应收账的直接责任部门，负责按制度规定提供客户资信审核资料并进行初次评定，在约定时间内收回赊销款。第三条 地区酒店总经理是信用额度的审批人，对客户信用发放和应收账款负直接管理责任。第二章 挂账审批第四条 挂账的客户分为三类：1.长期协议客户,以本地客户为主，需要签订信用协议书；2.非长期性的会议消费型客户,原则上要求离店结账，不允许挂账3.团购、OTA渠道类协议客户，多为非本地客户，时限要求急迫。所有挂账客户均需签订信用协议书或有明确金额的消费合同，个人担保的除外。第五条 各部门为第一类客户申请签单挂账，须至少提前一周办理，酒店各经营部门经理级以上人员及市场营销部营销人员为申请人，申请人须填写客户签订记账申请表并附信用协议书、客户资信调查报告，经本部门及市场营销部总监签名，酒店财务部总监审核并出具资信合格意见后，报酒店总经理审批。第六条 酒店财务部负责核查客户资信证明材料（如营业执照、组织机构代码证、税务登记证及相关信用证明材料），确定信用额度、信用期限及信用等级，此类客户酒店审核部门应该尽量实地考察其公司规模与实力，协议约定的最长结算期限不超过60天。酒店营销部、财务部各自分别建立客户签单挂账档案，包括挂账申请表、信用协议书、客户相关资料、往来信函及对账单等。 第七条 非长期性的会议型或宴会型消费客户，需签订正式的消费协议或合同，并且进行工商查册审核，证明客户具有法律上的正规资质，总经理最终审批。合同必须使用酒店的标准合同版本，合同约定的最长结算期限不超过30天。不能离店结账者，总经理需进行批准且进行担保。第八条 团购、OTA渠道类客户，应尽量选择规模大、信用佳的客户，合同必须经酒店行政部门进行法律风险上的审核，并由酒店行政部门对客户工商注册资质进行把关审核，总经理最终审批。以非常规方式进行结算者，需酒店财务部门对结算方式进行审核。合同约定的最长结算期限不超过60天。第三章 挂账限额第九条 签有信用协议书的客户，所有的客户签单挂账额度为其所签署信用协议书内规定的最高限额。如超出额度则须由客户另行缴纳押金，或由酒店经理级以上人员或市场营销部营销人员担保并承担连带责任。每个协议客户的最高赊销额度不得超过50万，否则，需再上报到酒店集团财务中心审核。第十条 挂账消费客户信用等级分为A、B级，初次挂账客户原则上为B级信用单位，恒大地产集团合作单位原则上为A级信用单位；长住客、信用良好的常客、重要政府单位等初次挂账消费的，经财务部总监、酒店总经理审批后方可定为A级。1、A级信用单位免交保证金；B级信用单位必须缴纳保证金不低于消费总额的30%。2、原则上对信用单位采取月结的方式，前次挂账未付清的，不得二次挂账。A级信用单位若两次逾期付款超过10天（含10天）由财务部出具意见，报酒店总经理核定是否取消其挂账权；若单次逾期超过90天（含90天），财务部直接终止其挂账权，待结算后视情况开启挂账权限。3、酒店整体应收账金额超过上年度收入的5%（若上年度为非整年度经营的酒店，基数为预算收入）的，财务部终止所有签单挂账申请，特殊情况报酒店管理集团直管副总裁审批；集团内单位签单挂账的，不受上述金额限制。第十一条 除签有信用协议月结的旅行社或公司外，其它旅行社或公司保证入住预定的房间，必须在抵店1日前支付预计消费的30%作为保证金，未按规定缴付保证金的，由酒店经理级以上人员或市场营销部营销人员担保并承担连带责任。第十二条 非长期性的会议型或宴会型消费客户，签有正式消费合同者，若总经理同意并担保，可不结账离店，但单个客户的挂账总额不得超过10万，总经理对此类客户的担保累计挂账余额不得超过30万。第四章 款项催收第十三条 所有签挂账客户原则上均须在次月内结清上月消费。第十四条 B级信用单位的实时预付保证金总额低于实时消费金总额的30%时，由酒店财务部2天内出具补充预付金的通知书，由业务经办人知会该单位补充预付金。第十五条 对逾期未结算的款项，酒店财务部自逾期之日起10天内向营销部发出提示函，配合催收。同时，酒店财务部负责于每月10日前将上月应收账款账龄分析报表交酒店领导班子、市场营销部及有关部门作为决策参考。第十六条 酒店领导班子每月财务分析会需包含挂账分析。酒店财务部负责相关会议材料，包括累计应收帐余额、账龄情况、应收帐周转天数、逾期未结账情况及呆账情况等。第五章 客户担保第十七条 无协议合同的集团外消费挂账由酒店总经理批准并担保，可对无销售协议或合同的个人消费性质的客户免收定金及信用卡授权。7天内仍未收回，前台将该笔款项转挂总经理的个人AR账，签字确认的账单随当天营业报表转财务核数。30天内仍未收回，又无重大特殊理由的，则由总经理代为结算或先行赔付，从当期综合奖金及额外奖金中扣除，到该款项收回月再退回扣款。第十八条 酒店经理级以上人员或市场营销部营销人员的担保余额不得超过其月工资的2倍，若超出2倍需由酒店总经理签名担保。第六章 赔付责任第十九条 签有信用协议书或合同，离店手续不齐的消费挂账1、酒店营业部门原则上须在客人离店前完成所有消费的签单确认。如遇特殊情况无法现场确认的，须在客人离店起15天内取得有效签单人签单。2、15天内未签回的，属单项消费挂账的由业务经办人负责赔付；属综合消费挂账的，由担保人员负责赔付，如无人员担保由财务部提出责任认定意见报酒店总经理审批后由认定的责任人赔付。3、集团系统内单位默认为信用单位，所有集团系统内单位消费前须提供审批完的业务接待单（董事局领导除外），酒店方可进行接待。特殊情况下可由酒店总经理书面同意，先接待后补单。集团系统内单位消费挂账手续不齐全的，由酒店专人负责在1个月内补齐手续。1个月内仍未追回的，从次月起，每月对酒店总经理按每笔200元进行失职问责直至补齐手续为止。第二十条 签有信用协议书且各项手续齐全的集团外消费挂账延期申请最长不得超过90天，到期尚未回款的挂账，按总经理10%、业务经办部门负责人10%，财务总监10%、业务经办人10%的比例从个人综合奖金及额外奖金中扣除，并一直到扣足所欠款项额为止（坏账申请批准后可予退回扣款）。到该款项收回月再将所扣的款项退回相应扣款人。第二十一条 签有销售合同或协议的客户或团购、渠道类客户，延期申请最长不得超过90天，到期尚未回款的挂账，按总经理25%、业务经办部门负责人10%，业务经办人5%的比例从个人综合奖金及额外奖金中扣除，并一直到扣足所欠款项额为止（坏账申请批准后可予退回扣款），到该款项收回月再将所扣的款项退回相应扣款人。若因资格、法律风险审核失误出现坏账，合同审核部门-行政部同时按10%的比例进行扣罚。第二十二条 收银或接待人员负责核对各类应收账单的签名等手续，做好结算工作。对挂错账户或未按制度要求进行结算的人员，由核数主管提出失职问责处理意见报财务总监审批执行。若造成不可挽回损失的，由责任人员对应收账进行全额赔付。第二十三条 为防止坏账的产生，业务人员在未收回所负责应收账前，酒店不得办理离职手续；若跨单位调动，由原单位行政人事部每月通知新单位行政人事部，视同其在原岗位的处理办法在新岗位执行。应收账有明确责任交接的除外。第七章 坏账处理第二十四条 债务人如因出现破产、撤销、停业、死亡、重大灾害、联系不上等情况导致无法偿付的应收账，由业务经办部门提出处理办法，交财务部出具意见，报总经理审批。第二十五条 超过2年尚未收回的集团外应收账，由财务部门组织营销等部门出具专项评估报告，若确属无法收回的款项，对责任人做出相应处罚并按审批权限报批作坏账处理。第二十六条 每笔欠款经查实无法收回的，业务经办人需填写坏账转销报告，列明账款发生日期、数额、追收经过、不能追回的原因及认定坏账的证据等。应收账作坏账处理后，未赔付部份，可免除当事人的赔付责任。第二十七条 酒店每年度按上年度营业收入总额的千分之三计提坏账准备，在此额度内，由酒店财务部、总经理签字后，报酒管集团财务中心核准，可对坏账转销处理。坏账转销顺序首先为与酒店签定过信用协议书的信用协议客户，其次才为有消费或销售合同的客户；个人担保客户的坏账原则只能赔偿，不可转销。第二十八条 超过当