组织内部沟通过程和分析.doc

组织内部沟通过程和分析摘要：本文通过对我院的组织内部沟通的分析，列举并分析了现有的内部沟通方式。根据我院具体情况，阐述了内部沟通的类型和具体方式之间的关系，指出了我院目前在沟通体制上存在的优点和问题，并提出一些个人建议，希望通过这些措施在我院建立一个和谐、高效、稳定的医院内部沟通环境，从而大力促进医院的持续发展。关键词：内部沟通 分析 管理一、背景：沟通是指把信息、观念和想法传递给别人的过程。要达到有效的沟通，信息的传递必须能达到沟通双方互相理解。最早提出沟通模式是Claude Shannon和 Harren Weaver，沟通的过程中，相关的因包括信号源、接收器、信息、渠道、反馈及编码和译码。但过程中又有干扰存在。沟通是管理中极为重要的部分。管理与被管理者之间有效沟通是任何管理艺术的精髓。美国著名未来学家奈斯比特(John Naisbitt)曾指出：“未来竞争是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。” 在通过多年的摸索实践后，我院的沟通方式日渐成熟。我的工作单位是一所全国最大的公安系统的精神病专科医院，目的在于收治那些危害社会治安的精神病病人。我国法律规定精神病病人在没有行为辨别能力的情况下所实施的危害社会治安的行为如放火、毁物、伤人以致死亡的，不属于犯罪行为，应由专门的收治医院进行收治，全国各地区的公安系统都设有此类的收治医院，我院是最大的三级甲等专科医院，占地5.1万平方米，拥有精神病病床1000张。业务范围包括收治精神病人、司法精神病鉴定、精神病社区防治、心理咨询和测查、戒酒治疗等。办院宗旨是维护治安、服务社会、造福患者，医疗水平和管理水平得到社会和业内的认可。我院的管理模式是一种复合式的，既有公安系统的严格的组织纪律，又运用卫生系统的专业管理方法，形成一套独特的、高效的、务实的管理模式。二.内部沟通的正式形式我院的内部沟通类型从信息流向上分为下行沟通、上行沟通、平行沟通。内部沟通方式有如下几种：1 文件。下发有关文件是典型的下行沟通，具体流程如下： 院长 党政信息业务信息办公室政治处基层临床科室护理部医政科 办公室和政治处是我院的两个传递信息的部门，分别处理不同种类的信息。办公室主要负责传递医疗方面的信息，政治处主要处理思想意识形态方面的信息，等同于企业中主管企业文化的部门。它们所传递信息最终目标都是院内的每一名员工。2 会议。会议是最为常见的沟通方式，根据不同的主题，各部门都可以召开相关的会议，也属于下行沟通。根据不同级别可分为院长会议、科长会议、以及全员集体大会。根据不同专题分为财务会议、表彰会议、安全会议。3 内部局域网 计算机技术与互联网在医院的应用，大大提高了工作效率及沟通效率，是现今最为快捷的通道，属于平行沟通。医生、护士、财务、后勤保障都可以在同一平台上，大量的信息随时随地进行传递，方便了患者就医。比如检验科所有的设备都是建立在计算机的基础上，均留有与网络的通讯接口，化验结果可以直接输入网络之中进行管理，省去了打印报告单的环节，影像科的信息也可以通过网络来传输和储存，通过网络实现信息的充分共享，使沉淀在各部门之中的信息资源在不断利用之中得到增值。 4 民主管理委员会 它是我院一个正式的上行沟通组织，是由每个基层科室选举一名代表组成，每月由院办公室负责召集一次，内容包括公布院内近期的主要问题的解决和处理，听取个基层科室代表的意见和建议，不一定要达成共识，但搜集的信息要全面细致，办公室负责归纳、整理、汇总，然后上报到院长。5 电话 为方便员工的信息交流，我局与中国电信签订合约，为我局开设专门的信号频段，凡我局职工使用移动电话入此网络的，资费会得到优惠，我院也为员工办理了此项业务，使沟通效果得到提升。6 院长信箱 我院专设一个院长信箱，如果员工有任何建议和想法，认为有必要和院长直接沟通的，可以直接以书面形式与院长沟通，没有任何的中间环节，每一名员工都有了与院长直接沟通的机会。这一举措取得了良好的效果，充分的调动了员工的积极性，最大的发挥了他们的潜能。三、新员工的培训新员工的招聘在我院是相当严格的，首先，它应该是我院所需要的人才，然后，需通过国家公务员考试和市公安局政治审查通过后，经我院面试合格后才能被我院录用。入院后，新员工在正式工作之前，还要经过业务技能和伦理素养的培训。采用的形式为面对面的教授方式，向其阐明本院的宗旨、精神、价值观，根据将来不同的工作岗位由各科室制定有经验的员工对其进行业务培训，经上述过程后才可以开展工作。这一流程看似复杂但却十分必要，它可以保证新员工的业务素养和道德修养，培养凝聚力，激励积极性，成为爱岗敬业、仁爱务实的新员工。事实证明，新员工可以较快地适应工作环境，自然地进入角色，是一套行之有效的录用程序。 四、内部沟通的非正式形式非正式沟通是相对于正式沟通而言，它不需要按照组织结构或层级关系来交流信息，形式多种多样，信息传递更加通畅、快捷，一般说来，具有情感交流性质的非正式沟通形式，要比严谨的指令式的沟通形式更易于被接受，效果也会更好。所以，西方一些学者认为，企业的成功的关键在于非正式沟通。1、谈话 本院十分重视非正式沟通，院长经常独自来到基层科室，与基层员工闲谈，了解第一手资料，不仅做到掌握真实的信息，为决策提供依据，而且，融合了上下层的关系，提高了凝聚力，在轻松的环境中也解决了不少工作难题，提高了办事效率。2、计算机网络本院的局域网开设了讨论论坛，院内由政治处不定期提出有关医院建设发展战略的讨论题，每一名员工都可以在论坛上发表自己的观点和看法，对医院的的发展方向和经营战略开诚布公的进行讨论，气氛热烈而和谐。现在成为院内 最为高效、便捷的沟通渠道。 五、内部沟通的分析及相应的改进措施沟通事例：由于我院组织结构的特殊性，在信息传递上形成两条线，办公室负责医护方面的信息，这是基层科室员工感兴趣的，所以在沟通上没有障碍，是一个通畅的渠道。而政治处是公安局一个十分重要的部门，它所传递的都是上级命令式、指令式的信息，是强势的、不容更改的。常常遇到这种情况：同一个部门同时接到不同的信息，要在同一时间完成不同的任务，这样就造成基层员工无所适从，不知道应该先去干什么，后干什么，造成混乱。后来，通过院内的民主管理委员会的例会，向院领导提出异议，经院长会商讨决定，无论是办公室还是政治处在向基层传达文件或是命令之前，两个部门先要进行沟通，决定传递信息的次序，如果不能确定的，应向院长请示报告，如院长能够决定的则在确定后，再由办公室向下级传达，如不能确定，还要向上一级局机关请示，上级回复后，再向下传达。从这个案例中，我们可以了解到下行沟通的不顺利主要是由于步骤繁琐和两个部门之间的冲突造成的。因此，我们应该采取一些措施来保证下行沟通的顺利进行。首先，我们应该建立一系列的规章制度来将这两个部门的信息进行分类。按照这些制度，每条信息先进行分类和比较。如果政治处的命令更重要的话，基层部门或者员工们应该首先遵守命令。如果院办的通知更急迫，基层部门应该按照通知要求进行工作。其次，院领导应该为这两个部门之间直接、及时和有效地联系交流开辟一些专用通道，从而避免冲突。 现代管理学认为，组织是按一定规则和程序为实现其共同目标而结集的群体，组织目标的实现与否取决于组织沟通是否畅通，有效的组织沟通有利于信息在组织内部的充分流动和共享，可以提高组织的工作效率，增强组织决策的科学、合理性。另外行为科学理论告诉我们，组织成员并不是单纯的物质利益追求者，他们同时还有精神层次的需求。比如说对组织（企业）的归属感、荣誉感和参与感，而这一切也都是借助于有效的组织沟通得以实现的。因为只有有效的组织沟通，组织成员的意见、建议才能得到充分的重视；只有有效的组织沟通，组织成员的工作成绩才能得到应有的评价和认可。从我院的实际情况看，下行沟通与上行沟通都是有效的。在下行沟通方面，完善地沟通形式与渠道保证了信息能够准确地传达到每一名员工，确保了沟通的效率。上行沟通方面，除了民主委员会和院长信箱这些正式沟通渠道，院长还经常与基层员工面对面的交流，鼓励他们提出有利于医院发展的建议想法，形成非正式沟通的渠道，使员工的参与感归属感明显加强，员工的精神与情感需求得到满足。但是沟通的反馈机制在我院还没有得到相应的重视。往往上级下达的文件指令基层能够准确及时地完成，但是基层的员工对此的态度看法被忽略了，是完全支持还是被动接受？故没有形成真正意义上的双向沟通，这需要在今后的实践中去完善改进。参考文献：1) Teaching materials on Managing Corporate Communication, Arthur: Sep, 2005;2) Shannon Claude E, Weaver Warren. The Mathematical Theory of Communi