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第九章信息系统的管理 第一节信息系统开发的项目管理第二节信息系统的运行管理第三节信息系统的评价第四节信息管理部门 第一节管理信息系统开发的项目管理 管理信息系统的开发是一项费时费力的艰巨复杂的系统工程 其难度往往要大于技术系统的开发 1 人员因素基层的阻力中层的阻力高层的阻力2 管理工作的不稳定性与不确定性 为了尽可能经济有效地保质按时开发好管理信息系统 应将其开发工作作为一个工程项目来管理 第一节信息系统开发的项目管理 本节内容 一 信息系统的开发方式二 项目工作计划三 系统平台与商品应用软件的选用四 人员的培训 一 信息系统的开发方式 1 商品软件 种类繁多 大小不一 档次分明规范研制 反复调试 广泛应用 性能稳定购置商品软件可加快信息系统的开发进度对组织变革 流程改革有较大的推动力度商品软件购置开发方式有一定风险个性要求难以满足 不能解决所有管理问题因此有购置与专门开发并举的集成方式 商品软件购置的开发方式 一 信息系统的开发方式 2 应用系统软件购置与专门开发并举的集成方式购置管理过程较稳定 模式较统一的功能模块专门开发稳定性差 个性化强的功能模块两者有机结合 构成一个完整的信息系统购置 专门开发 两者并举都要做系统分析对两者并举方式有两类模块划分 二者接口设计 集成等问题 购置与专门开发模块划分 一 信息系统的开发方式 2 商品软件的购置与实施过程 一 信息系统的开发方式 3 信息系统新方式 业务外包 Outsourcing 所谓业务外包就是为降低成本和提高效率 将一些非主业业务或工作承包给外部专业公司业务外包被应用于 信息系统开发 维护 运行 顾问聘请等外包要注意外包策略 方式 承包方选择等 二 项目工作计划 编制1 信息系统开发难度明显大于技术系统信息系统开发项目工作计划的编制首先要确定 1 开发阶段 子项目与工作步骤的划分 2 子项目之间的依赖关系及其开发顺序 3 各开发阶段 子项目与工作步骤的工作量在此基础上 根据总进度要求制定工作计划落实项目 内容 要求 人员 时间 二 项目工作计划 编制2 信息系统工作量的核定常用人月数表示一般只能依据经验统计数据给出估计数研究表明 信息系统的开发人员与开发时间不能正比互换增加人数 总人月数往往会变大因为人员增加将产生更多的协调与综合工作信息系统开发项目工作计划的常用方法 甘特图 网络计划法 二 项目工作计划 编制3 甘特图编制信息系统开发项目工作计划的例子 网络计划法 a t 活动 a为活动编号 t为活动时间 各活动之间的关系 也称事件 i为事件编号 TE与TL分别为事件最早时间与最迟时间 i TE TL 1 0 0 A 1 2 1 1 B 5 3 6 6 C 6 5 12 12 F 2 6 14 14 D 3 4 3 8 E 4 G 5 TE TE t1 2 0 1 1TE TE t2 3 1 5 6 2 1 3 TL TL t5 6 14 2 12 2 TE TE t3 5 12 5 3 事件的最早时间 事件的最晚时间 6 5 4 5 TL TL t4 5 12 4 8 简例 二 项目工作计划 编制4 如果两个事件的最早时间与最迟时间相等 则称其为关键事件 由关键事件联结的各个活动所组成的路线称为关键路线 如上图的关键路线为 1 2 3 5 6 信息系统开发项目的工作计划一般分两个层次 第一层次 按开发阶段安排 采用甘特图第二层次 按各开发阶段或子项目的工作步骤安排 采用网络计划方法 第一节管理信息系统开发的项目管理 二 项目工作计划 进度控制1 几乎没有一个信息系统开发项目能按时完成由此造成很大损失 项目进度控制尤为重要开发进度脱期的原因 环境变化 资金不到位 人员变动等开发进度脱期的特殊原因 工作量经验估计 实际与预计发生较大差别产生事先未估计到的活动 使工作量增加需求等发生变化 要作局部修改返工 二 项目工作计划 进度控制2 可能采取的开发进度控制措施 1 对不确定性问题 工作计划留有一定宽裕度例如工作量取上限 预设机动时间等 2 经常与用户交换意见 掌握企业发展动向及时明确遗留的不确定问题 减少返工现象 3 关键路线上的活动延误时 增加开发人员或加班加点 或集中人力予以重点解决 4 上述措施无效时 调整原定计划例如 工作步骤次序调整 局部删减 三 系统平台的选用 1 系统平台软硬件费用占总投资50 以上是应用系统开发 运行与维护的基础系统平台软硬件主要包括 系统硬件 网络设备 系统软件及开发工具等我国企业在系统平台软硬件选用的问题上往往脱离系统实际而受人为因素左右因此常造成 牛刀杀鸡 或 老牛拖车 的现象 三 系统平台的选用 2 系统平台软硬件的选用应考虑因素 1 多看相关网站和专业报刊 多听取专家意见多参加展示会和报告会 熟悉行情趋势 2 不求气派或虚名 经费不足时分步走 3 信息技术更新换代极快 一步到位决不可取 4 选择成熟 信誉良好的供应商尽可能不采用多家供应商集成的策略 5 规模较大时 采用招标方式选择供应商 四 商品应用软件的选用 1 成套商品应用软件费用高昂 对企业触动深刻选用时应给以高度重视 做好前期工作 1 供应商的选择 2 软件所包含的管理模式和业务流程的了解 3 软件性价比的比较 4 购置策略的选择等 四 商品应用软件的选用 2 商品应用软件只有使用权 不提供软件代码今后的维护和扩展只能唯一地依赖原供应商对基础管理不很理想的组织应选购管理模式和业务流程接近自己的软件购置费用预算要注意 软件价格只是总费用的一小部分咨询 培训 二次开发和维护等费用往往数倍于软件价格 五 人员的培训 一般建议的培训内容 1 信息系统基本概念 信息与信息系统概念作用与价值 信息系统开发方法与过程等 2 计算机基本知识 计算机软硬件基本概念管理软件的特点与使用方法等 3 管理方法 现代管理方法的基本思想数据分析与管理决策基本概念与常用方法 4 本企业信息系统介绍 操作方法 第二节信息系统的运行管理 信息系统的开发与运行 是影响系统质量与效果的两个同等重要方面如果运行不好 就无法体现新系统的优越性本节内容 一 运行管理的任务二 系统的日常运行管理三 系统文档的管理四 系统的安全保密 一 运行管理的任务 使系统始终保持良好的可运行状态保管及更新系统技术文件与档案通过各种软硬措施 使系统不受损失运行管理的任务 日常运行的管理系统文档规范管理系统的安全与保密 二 系统的日常运行管理 1 1 系统运行情况记录记录内容 工作站点开机 应用系统进入 功能选择执行 数据备份 存档 关机等不正常现象 发生时间及可能原因 制定尽可能详尽的规章制度设置自动记录功能重要功能运行情况仍应做书面记录 二 系统的日常运行管理 2 2 系统日常维护 保持良好可运行状态 数据维护 备份 存档和整理专门软件自动备份 单双日轮流制作积累到一定量或一定时间后转入档案数据库硬件维护 保养与安全管理 简易故障的诊断与排除 易耗品更换与安装突发事件 操作不当 病毒 停电等引起由企业信息专业人员或软硬件供应商处理 二 系统的日常运行管理 3 3 系统适应性维护为适应环境 信息系统要相应的改进与提高运行过程中暴露出的问题必须及时予以解决实践证明系统维护与系统运行始终并存系统维护的代价往往要超过系统开发的代价系统维护将显著地影响系统的质量与生命周期 三 系统的文档的管理 1 信息系统的文档是 描述系统发展与演变过程及各状态的资料 在系统开发 运行与维护中积累而形成系统的开发要以文档的描述为依据系统实体的运行与维护更需要文档来支持系统文档是信息系统的生命线管理要求 保持文档的一致性与可追踪性管理工作 制定标准与规范 收存用管理等 四 系统的安全保密 1 信息系统的安全是 为防止破坏行为 避免损失所采取的措施信息系统的保密是 为防止窃取信息 免受损失而采取的措施常见报导的病毒传播破坏和电脑 黑客 犯罪说明信息系统安全与保密的必要性与紧迫性 四 系统的安全保密 2 信息系统安全与保密工作 1 制定严密的安全与保密制度 深入宣传与教育 提高安全与保密意识 2 制定损害恢复规程 3 配备齐全的安全设备 4 设置切实可靠的系统访问控制机制权限 用户身份确认 防火墙设置等 5 完整地制作系统软件和应用软件的备份 6 敏感数据尽可能隔离存放 由专人保管 第三节信息系统的评价 信息系统运行一段时间后 就要对其作评价 检查是否达到预期目标 是否达到设计要求各种资源是否得到充分利用 效益是否理想指出系统长处与不足 提出改进与扩展意见本节内容 一 信息系统的评价内容二 信息系统的评价指标 一 信息系统的评价内容 1 信息系统在运行与维护中不断地发生变化因此评价工作不是一次性的工作系统评价应定期进行 或有较大改进后进行第一次评价在投运并进入相对稳定状态后评价结论作为系统验收的最主要依据评价内容有 总体水平 系统性能 经济效益 一 信息系统的评价内容 2 总体水平考察 1 信息系统的规模与先进性例如系统总体结构 规模 技术先进性等 2 系统功能的范围与层次 3 信息资源开发与利用的范围与深度 4 系统的质量 如可使用性 正确性 可维护性 5 系统的安全与保密性 文档的完备性 二 信息系统的评价指标 1 系统性能指标 1 人机交互的灵活性与方便性 2 系统响应时间与信息处理速度 3 输出信息的正确性与精确度 4 单位时间故障次数 故障 工作时间比例 5 系统调整 改进 扩展 集成的难易程度 6 故障诊断 排除 恢复的难易程度 二 信息系统的评价指标 2 直接经济效益指标 1 系统投资额 软硬件购置与安装费 应用系统开发或购置费 2 系统运行费用 通信 耗材 管理 系统折旧 5 8年 日常维护费 3 系统新增效益 成本降低 库存减少 资金周转加快 利润增加及人力减少 4 投资回收期 5 收益的估计 是经济效益的重要指标 投资回收期 T t I B C 其中 T为投资回收期 年 t为资金投入至开始产生效益所需的时间 年 I为投资额 万元 B为系统运行后每年新增的效益 万元 年 C为系统运行费用 万元 年 例 某一企业开发管理信息系统总投资为300000元 投入运行后 系统每年运行费用估算为20000元 每年可新增效益为80000元 系统投入运行至开始产生效益所需时间为3年 试计算该系统的投资回收期 I B C 30 8 2 3 5 8即该系统的投资回收期为8年 T t 3 二 信息系统的评价指标 2 WU 收益的估计涉及的范围较广 很难用数字精确表示 对不同系统表现也不一样 系统运行费用及系统效益均发生在系统的生命周期内 系统的生命周期取决于系统的质量等许多因素 一般来说 系统的生命周期越长 技术过时的危险性就越大 二 信息系统的评价指标 2 计算公式在进行成本 收益估计时 需考虑到资金的时间价值 常用复利公式 其中 F 资金未来值 P 资金现值 i 每期利息率 n 期数 这里期数一般就是生命周期的值 指新系统投入运行到开发出更先进的系统为止 F P 1 i n 二 信息系统的评价指标 2 例一 一个库存信息系统现投资50000元 若以年利率8 计算 问5年后总成本 即本利和为多少 解 根据复利公式 F P 1 i n 资金未来值 已知 P 50000 资金现值n 5 期数i 8 0 08 每期利息率则 F P 1 i n 50000 1 0 08 5 73466 40元 5年后总成本即本利和为73466 40元 二 信息系统的评价指标 2 例二 由于建立了新系统而减少了缺货造成的停工待料 而且库存不再积压而减少占用的流动资金 故5年中每年可节省25000元 问5年后的收益净现值是多少 注 收益净现值是指收益累积现行值与投资现行值之差 P 每年收益的现行值 1 i n F 解 先将复利公式转换为 收益现值计算表 答案 99817 64 累积现行值 50000 投资现行值 49817 64元 二 信息系统的评价指标 2 若估计的收益净现值为零 则投资建立新系统可能并不合算 若此值为负 则建立新系统从经济上看必定不合算 因而不应该投资 若此值为正 新系统从经济上看是合算的 通常净效益用占投资的百分比来表示 说明 二 信息系统的评价指标 2 二 信息系统的评价指标 3 间接经济效益指标 1 推动组织结构 管理制度与模式变革 这种作用一般无法用其他方法实现 2 提高企业知名度 客户信任 员工信心 3 使管理人员获得新知识 新技术 新方法 提高技能素质 拓宽思路 4 加强部门和管理人员之间的联系 加强协作精神 提高企业凝聚力 5 促进企业基础管理水平的提高 第四节信息管理部门 如今几乎每个稍具规模的组织设置了信息管理部门或机构信息主管 CIO 也为大家所认识和接受本节内容 一 信息管理部门的任务二 信息管理部门的设置三 信息主管四 信息人员的职业道德 一 信息管理部门的任务 信息管理部门的责任是 引入和配置信息技术 开发和组织信息资源 提供信息服务 支持组织战略目标的实现 1 信息化建设规划的策划 制定与实施 2 信息资源的开发 组织与管理 3 信息化建设项目的组织 管理与实施 4 信息系统的管理与维护 5 信息人员的组织 培养与管理 6 向组织各阶层提供信息服务 二 信息管理部门的设置 1 目前我国组织的信息管理部门主要有两大类 按专业划分的层次结构按项目划分的矩形结构 自主开发为主时 规模大者分工较细 规模小者身兼数职人员组成广泛 大都是计算机专业人才近年来信息管理与信息系统专业人才逐渐增多信息管理部门人员数约是组织总人数的1 3 二 信息管理部门的设置 2 层次结构的信息管理部门配置 信息主管 三 信息主管 1 信息主管 又称首席信息官ChiefInformationOfficer 简称CIO最早在政府机构为强化信息资源管理