采购控制程序aaa.doc

中海港务(莱州)有限公司控 制 程 序编号：QP-WY-01-C1采购控制程序编制部门：物业部生效日期： 2011-2-28 目 录序 号 内 容 页 码 目 录 1 修订更改一览表 21 目 的 32 范 围 33 职 责 34 程 序 3-65 记 录 66 流程图 7编制： 审核：批准： 时间：时间：时间：修 订 更 改 一 览 表序号文件版本号更改修订内容更改修订时间1C1原“1.1通过对机械设备、物料、基建工程所需物资采购的控制，使各供方提供的设备、物资和服务既能满足质量要求，又能满足自身需要，保证公司生产经营的正常运行，并保持合理的库存。”修改为：1.1为贯彻公司的“三重一大”集体决策制度，规范采购行为，降低成本，通过对机械设备、物料、基建工程所需物资采购的控制，使各供方提供的设备、物资和服务既能满足质量要求，又能满足自身需要，保证公司生产经营的正常运行，结合公司实际，制定本采购控制程序。”2011.2.282C1原“1.2通过对采购文件合理有效的编制，使机械设备、物料、基建工程所需物资采购工作能按计划有序进行，以保障所采购的设备、物资满足服务质量要求，保证服务正常进行。”修改为：“1.2通过对采购文件合理有效的编制，使机械设备、物料、基建工程所需物资采购工作能按计划有序进行，以保障所采购的设备、物资、工程施工、维修等满足服务质量要求，保证服务正常进行。”2011.2.283C1原：“2.0范围本程序适用于公司机械设备、生产生活用低值易耗品、物料用品和基建工程所需物资的采购及其它采购。”修改为：2.0范围 本程序适用于公司机械设备、生产生活用低值易耗品、物料用品和基建工程所需物资的采购及其它工程类、维修类、服务（劳务）等项的评估审核与采购。”2011.2.284C1新增：“职责 3.5、3.6”2011.2.285C1新增：“4.2.1.3.”2011.2.286C1原：“4.2.3.1公司对生产、维修、基建（拆、改、修）、技改所需的大宗、大额及通用物资，物业部统一采购、统一管理（部分办公固定资产除外）、统一供应，生产急需采购金额少的物资，物业部在不能满足采购的情况下，使用部门征得物业部同意，可自行采购，采购物资票据由物业部审核后报销。”修改为：“公司对生产、维修、基建（拆、改、修）、技改所需的大宗、大额及通用物资，物业部统一采购、统一管理（部分办公固定资产除外）、统一供应，统一报销。2011.2.287C1原：“4.2.3.3入库物资由保管员验证，不合格品退货。”修改为：“入库物资由保管员验证，特殊物资、配件与使用部门共同验收，不合格品退货。”2011.2.288C1原：“4.2.5采购方式：分为招标采购和非招标采购两种方式。招标采购指单项金额价值10万元以上，非招标采购指单项金额价值10万元以下，通过市场比质、比价定点采购和直接采购（唯一供货单位）”。修改为：“4.2.5采购方式：分为招标采购和非招标采购两种方式。招标采购指单项金额价值10万元以上，参加投标单位三家以上，非招标采购指单项金额价值10万元以下，通过市场比质、比价定点采购、议标采购或直接采购（唯一供货单位）。”2011.2.289C1原：“4.2.5.2公司成立物资（设备）采购委员会，其成员详见公司相关公告。”删除2011.2.2810C1原：“4.2.5.2.1 4.2.5.2.2 4.2.5.2.3 4.2.5.2.4 4.2.5.2.5 4.2.5.2.6删除 ”修改为：“4.2.5.3招评标委员会 对物资、设备、工程、维修、服务（劳务）合同、租赁合同需审核方案时，可由各委员拟定方案、提出申请，由物业执行秘书召集会议，半数以上成员参加形成的决议方可有效；召开会议时，由主任或副主任主持会议。执行秘书负责会议记录，编写会议决议等文秘工作，在委员会中无投票权。对会议方案表决时，参会成员同意票数超过半数（含半数）方案通过。委员会形成会议决议统一由物业部整理存档，委员会组成成员由公司根据工作需要进行调整。”2011.2.2811C1原：“4.3设备采购4.3.1生产类（含拖轮）设备、配件的采购申请由使用部门提出采购需求计划，由技术质量管理部进行技术审核，属设备的，由物业部、技术质量管理部、使用部门共同考察询价洽谈确定后报批；属配件的，由使用部门填写物资采购审批单，物业部审核确定价格后（特殊备件或金额较大备件与使用部门、技术质量管理部共同洽谈确定）呈报公司领导审批。”修改为：“4.3大宗物资、设备、工程类、维修类等采购4.3.1单项和单件设备金额50万元 的物资、设备、工程类、维修类和房产的采购由公司采购决策委员会决策。2011.2.2812C1新增：“4.3.1.1 ”2011.2.2813C1原：“4.3.2设备采购权限划分 对于5000元单件设备造价50万元由公司总经理批准；对于50万元单件设备造价应按规定上报公司批准。”修改为：“4.3.2单项和单项设备金额50万元以上的物资、设备、工程类、维修类和房产的采购由采购部门编写拟采购物资的报告，内容包括：必要性、解决的问题、将产生的效益及预算等，经采购部门分管领导同意后提议评审，并将拟采购物资的报告以电子版形式提前发给秘书。”2011.2.2814C1原：“4.3.3设备招标对于单项造价10万元采取议标方式，参加议标的单位不少于3家。对于10万元单项造价采取招标方式；参加投标的单位不少于4家。”修改为：“4.3.3公司采购决策委员会都必须由秘书做好相应的会议记录，整理好会议记录，并按公司档案管理规定统一存档备案。”2011.2.2815C1原：“4.3.4 设备与固定资产验收物业部负责组织技术质量管理部、使用部门会同财务资金部按合约及政府规定进行，同时办理固定资产验收手续，设备档案由技术质量管理部负责整理归档，并按档案管理工作指引移交档案室保管。”修改为：“4.3.4对经公司采购决策委员会评审通过的采购计划（含物资、设备、工程类、维修类和房产的），组织相关部门实施。2011.2.2816C1原：“4.3.5删除。”新增：4.4、4.52011.2.2817C1原：“5.2财务管理制度 （财字（2005）093号）”修改为：“5.2中海港务（莱州）有限公司财务审批权限及流程 ”2011.2.2818C1新增：“5.3 5.5 6.4 6.5 6.6 6.7”2011.2.281.0目的1.1 为贯彻公司的“三重一大”集体决策制度，规范采购行为，降低成本，通过对机械设备、物料、基建工程所需物资采购的控制，使各供方提供的设备、物资和服务既能满足质量要求，又能满足自身需要，保证公司生产经营的正常运行，结合公司实际，制定本采购控制程序。1.2 通过对采购文件合理有效的编制，使机械设备、物料、基建工程所需物资采购工作能按计划有序进行，以保障所采购的设备、物资、工程施工、维修等满足服务质量要求，保证服务正常进行。2.0 范围本程序适用于公司机械设备、生产生活用低值易耗品、物料用品和基建工程所需物资的采购及其它工程类、维修类、服务（劳务）等项的评估审核与采购。3.0 职责3.1 物业部负责有关生产、维修保养所用物料、生产设备、办公设备（电脑、传真机除外）、生活设施（锅炉、水电炉等）、基建工程以及水、电、安全、消防、清洁相关低值易耗件的采购控制，负责制定公司物资管理的有关制度、规定及标准。3.2 总经办负责办公用品的采购和控制。3.3 信息部负责电脑整机、监控等信息化物资的采购和控制。3.4 各部门主要根据生产需要和办公需要，在0A工作流中提前申报物资采购计划（大型固定资产书面逐级审批），并表明所采物资的品名、型号、规格或图样。为物资采购部门提供供求信息，并负责物资在领用时和使用中的质量监督及反馈。3.5 公司成立招评标委员会，委员会设主任1人，副主任1人、成员由公司相关领导、生产部门、技术质量管理部、物业部、信息部等部门经理组成，其主要职责是：A 对物资、设备、工程、维修、服务（劳务）合同、租赁合同进行评估审核；B 供应商、承建商、维修商、服务商进行资质审核、评估选择；C 参与拟招标采购的物资、设备、工程、维修等方案的审核与制定；并出席招标评议会议，确定中标单位，按程序评审合同；D 负责执行已确定的各项方案，对确定方案执行情况进行监督检查；E 负责报废设备处理的监督检查及评审工作；F 单项金额10万元以下（含10万元）的物资、设备、房产、工程、维修、服务（劳务）等项的采购与实施办理；3.6 公司成立采购决策委员会，委员会设主任1人，秘书1人，其成员由公司领导组成，其主要职责：A对大宗物资、大型设备采购、及服务（劳务）合同、租赁合同进行评估审核；B对供应商进行资质审核；C参与拟招标采购的物资或设备的技术方案的审核与制定；D出席采购的招标评标会议；E确定中标的供应商、中标价格及付款方式；F评审采购合同；(评审可采取采购决策委员会会议或书面评审签字形式；但评审会议一定要有三分之二及以上成员参加并多数同意方算通过；书面评审原则是应由全体成员签字确认，特殊情况（如成员离开公司）的可由三分之二及以上成员签字同意；)4.0 程序4.1 运作流程图（详见采购运作流程图）4.2 物业部采购控制程序4.2.1 物料采购申请的编制、审核（审批）物业部或各部门（子公司）根据本部门的情况，需要采购物业部采购职责范围之内的物品时，需通过OA采购工作流，填写物资采购审批单（大额资金的设备须由部门提出书面申请报告），采购申请包括采购物料（设备）的品名、规格型号、单位、数量、质量标准、供货时间等。4.2.1.1 物业部的采购申请由统计编制、经理审核，相关领导负责审批。4.2.1.2 各部门（子公司）的采购审批由各部门（子公司）统计员编制采购申 请（0A与物资设备管理系统同时进行），交部门经理（子公司总经理）复核、物业部与申请部门共同询价、确定供应商后由公司相关领导负责审核（审批）。 4.2.1.3 生产类（含拖轮）设备、配件的采购申请由使用部门提出采购需求计划，属设备的，由物业部、技术质量管理部、使用部门共同考察询价洽谈确定后报批；属配件的，由使用部门填写物资采购审批单，物业部审核确定价格后（特殊备件或金额较大备件与使用部门、技术质量管理部共同洽谈确定）呈报公司领导审批。 4.2.2 物料采购计划的编制、审核、审批4.2.2.1 经审核（审批）合格后的采购申请报物业部，由物业部根据物资采购申请单上的品名、数量、轻重缓急和公司库存情况等要素进行核算、审核后呈报公司领导批转。4.2.2.2 审批：采购计划审批权限遵循公司管理制度费用开支审批权限办理。4.2.3 采购4.2.3.1 公司对生产、维修、基建（拆、改、修）、技改所需的大宗、大额及通用物资，物业部统一采购、统一管理（部分办公固定资产除外）、统一供应，统一报销。4.2.3.2 采购员根据经审批合格后的采购计划2000元以上在合格供方里确定相应供方，实施采购。(合格供方的确定详见供方的选择评估与控制程序)如属于紧急物料的即时性采购，须经公司经理或主管副总审批后即可交物业部实施采购（后补办相关手续）。4.2.3.3 入库物资由保管员验证，特殊物资、配件与使用部门共同验收，不合格品退货。4.2.4 采购明细的记录备案采购员负责保管此类采购的原始记录，包括采购申请、计划单、采购协议合同等记录。4.2.5 采购方式：分为招标采购和非招标采购两种方式。招标采购指单项金额价值10万元以上，参加投标单位三家以上，非招标采购指单项金额价值10万元以下，通过市场比质、比价定点采购、议标采购或直接采购（唯一供货单位）。4.2.5.1 因生产经营有特殊要求或对采购有特殊规定的项目，可按照批文、规定进行采购。4.2.5.2招评标委员会对物资、设备、工程、维修、服务（劳务）合同、租赁合同 需审核方案时，可由各委员拟定方案、提出申请，由物业执行秘书召集会议，半数以上成员参加形成的决议方可有效；召开会议时，由主任或副主任主持会议。执行秘书负责会议记录，编写会议决议等文秘工作，在委员会中无投票权。对会议方案表决时，参会成员同意票数超过半数（含半数）方案通过。 委员会形成会议决议统一由物业部整理存档，委员会组成成员由公司根据工作需要进行调整。”4.3 大宗物资、设备、工程类、维修类等采购4.3.1 单项和单件设备金额50万元以上的物资、设备、工程类、维修类和房产的采购由公司采购决策委员会决策。4.3.1.1 同一批量物资采购金额50万元以上500万元以下的立项、招标，需公司采购决策委员会全体成员出席，如董事会批准的预算以外的需通过后报董事会及双方股东审批。4.3.2 单项和单项设备金额50万元以上的物资、设备、工程类、维修类和房产的采购由采购部门编写拟采购物资的报告，内容包括：必要性、解决的问题、将产生的效益及预算等，经采购部门分管领导同意后提议评审，并将拟采购物资的报告以电子版形式提前发给秘书。4.3.3 公司采购决策委员会都必须由秘书做好相应的会议记录，整理好会议记录，并按公司档案管理规定统一存档备案。4.3.4 对经公司采购决策委员会评审通过的采购计划（含物资、设备、工程类、维修类和房产的）组织相关部门实施。4.4 办公用品的采购按总经办办公用品管理工作指引进行。4.5 电脑整机、监控等信息化物资的采购按信息部采购工作指引进行。5.0 相关文件5.1 供方的选择评估与控制程序(QP-WY-02-C1)5.2 中海港务（莱州）有限公司财务审批权限及流程 5.3 办公用品管理工作指引（WI-ZB-08-C0）5.4 采购工作指引 （WI-IT-02-C0）5.5 关于关于公司“投资决策委员会”和“采购决策委员会”成员的报告的批复（中海实业人字（2010）第48号）6.0 记录6.1 物资采购审批单 （0A系统中格式）6.2 合格供方名册 （QR-WY-02-C0）6.3 供方调查表 （QR-WY-02-C0）6.4 项目审批表 (QR-WY-31-C1) 6.5 会议签到表 (QR-WY-32-C1) 6.6 与会议记录 (QR-WY-33-C1) 6.7 中海港务招评标会议纪要 (QR-WY-34-C1) 6.8 合约会签单 (QR-ZB-31-C0) 7.0 流程图采购物资单项金额5万元以上10万元以下实施流程图物业部采购或招标、议标主管领导、分管领导审批唯一或指定维修商与生产急需品直接采购招评标委员会定标合约评审组织实施验收部门申请物业部与生产部门在供应商内洽谈确认招投标委员会由相关领导、生产、物业、技管部等相关部门经理组成结算、存档工程建设单项金额5万元以上10万元以下实施流程图相关领导审批部门申请主管、分管领导审批物业部预算、立项物业部招标、议标议标2-3家报价由申请部门、物业部洽谈确认招评标委员