公共管理毕业论文推动电子文件归档工作的思考.doc

公共管理毕业论文推动电子文件归档工作的思考 与纸质文件相比文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念误认为电子文件不是文件而忽视其归档或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对机系统的依赖性使其必须借助计算机编目归档这对不熟悉操作技术的立卷人来说不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟容易产生畏难情绪；笔者认为推动电子文件归档工作的着眼点要高立足点要实在规划电子文件归档工作时应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发顺应其摸清信息产生的源头促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序建立归档制度纸质档案的载体较为稳定安全而电子文件的载体稳定性差易损坏因此归档方式的选择至关重要经实践检验利用磁盘脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失如遇质量较差的磁盘会文件的可读性为防止数据丢失需制作多份备份盘存档这不仅加大了工作量也增加了存贮磁盘的数量简便而安全的方式是采用移交归档并利用光盘存贮网络移交的途径有两条：?(一)借助计算机信息管理网开通电子文件归档专递网线随着各单位计算机信息管理网的建立与越来越多的重要文件被传输上网这些文件经过各业务管理部门挑选反映了职能活动的概貌上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性是归档的重点对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬应由电子文件形成部门编目整理也利用网络技术向档案部门传输可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线建立依附在信息管理网上的归档专用子系统将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后要对归档的电子文件提出格式要求但不能是唯一性的应认可几种通用性较强的软件如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件?(二)选择电子文件信息的汇集点由计算机与信息管理部门负责归档为适应办公自动化工作发展的需要人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”打破了立卷单位人界限更趋向基于某一方面或几方面职能活动的而建立系统计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作是开发集中统一型信息系统的牵头部门成为电子文悠扬信息的汇集点又具有一定的技术设备及人才条件由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档无是最佳归档途径之一清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统共分为教学、科研、人事管理三个子系统正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、生院构成数据交换网注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输计算机与信息中心接收这些数据后进行集中处理经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享随着每年数据的更新过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求进行鉴定编目整理通过网络传输移交给档案部门保存或直接存入光盘定期归档?二、依靠原纸质档案立卷工作骨干实现相关部门职能的交融集成建立文件归档制度?纸质文件归档经过多年实践已形成相对稳定的骨干队伍有较好的工作基础各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人负责督促检查立卷工作开展电子文件归档也要以人为本形成一支队伍承担此项工作由于大多数机与信息管理人员对档案工作较为陌生不像立卷归档人员经与档案部门多年合作建立了相对稳定的业务关系容易与档案部门在电子文件归档上达成共识所以依靠原纸质档案立卷工作骨干比以各单位计算机与信息管理保同为主体重新建立归档工作队伍更为现实由于整理纸质档案大多采用手工操作的这与电子文件处理手法相差甚远需要新的知识和技术手段现有的立卷队伍尚不适应工作的需要要通过组织业务和技术培训尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能担负起电子文件归档工作的重任?电子文件来源广泛形成者不仅有业务管理部门的承办人还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等将头绪如此之多的电子文件收集归档必须靠制度约束使制度变成归档人员的自觉行动要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度并列入信息管理工作程序在布置、检查、考核信息管理工作的同时布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作?清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作制定了机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定并设计了机读(电子)文件归档目录样式为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一会上分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序做为一项重要工作抓紧抓好于1997年全校档案工作大会上又提出加快电子文件归档进程的具体要求在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上本着“注重职能因素”的原则选择了电子文件的信息综合性强含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位先后三次与他们专门电子文悠扬归档工作成立了两办电子文悠扬归档工作小组由校办副主任任组长并参照纸质文件归档范围制定出党办、校办电子文件归档细目经过努力现已将部分电子文件归档?与纸质文悠扬相比电子文件归档所涉及的更加广泛受制约因素多仅靠档案部门独家很难完成应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务了解电子文件的形成和联系是承担归档工作的主要责任者在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法又了解全局情况可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位又是设计和维护信息管理、管理电子信息的专业技术部门在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位三个部门的职能应相互渗透扬长避短发挥各自的优势在电子文件归档中集成一体共同形成质量较好的电子文档?签署是文件生效的主要标志在现在技术条件下对一些具有凭证作用和效力的文件必须以纸介质形式保存鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档以确保数据的安全电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”归档形成“两套制”即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档形成内容相同的两套档案其归档时使用不同的编目方法和存贮装具档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址同时在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址以便利用时参照互补?在磁、光介质文件耐久性留存的尚未解决之前它与纸质档案将并存很长时间但从长远看在档案存储介质的技术条件进一步改进之后可尝试对那些作用大、情报价值高的档案采取以磁、光介质归档为主纸介质归档为辅的做法而对那些凭证价值较高的档案则采取以纸介质归档为主磁、光介质归档为辅的做法这样不但能够提高档案管理工作效率优化馆藏也能减少档案的体积缓解库房紧张的状况两种介质归档的简化合一要经过审慎证证在万无一失的情况下实行最好以简报、情况报道类以及信息的实质已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标?清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要通过传输到全校供广大师生员工共享1998年经与档案馆反复后进一步完善了上网的报刊信息加注了刊登文章的详细出处相当于索引并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝与相应的电子文件一并归档简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作经如此办理一般查询可利用电子档案快捷方便需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅万一电子档案被损坏相应的纸制裁档案还保存完好 与纸质文件相比文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念误认为电子文件不是文件而忽视其归档或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对机系统的依赖性使其必须借助计算机编目归档这对不熟悉操作技术的立卷人来说不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟容易产生畏难情绪；笔者认为推动电子文件归档工作的着眼点要高立足点要实在规划电子文件归档工作时应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发顺应其摸清信息产生的源头促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序建立归档制度纸质档案的载体较为稳定安全而电子文件的载体稳定性差易损坏因此归档方式的选择至关重要经实践检验利用磁盘脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失如遇质量较差的磁盘会文件的可读性为防止数据丢失需制作多份备份盘存档这不仅加大了工作量也增加了存贮磁盘的数量简便而安全的方式是采用移交归档并利用光盘存贮网络移交的途径有两条：?(一)借助计算机信息管理网开通电子文件归档专递网线随着各单位计算机信息管理网的建立与越来越多的重要文件被传输上网这些文件经过各业务管理部门挑选反映了职能活动的概貌上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性是归档的重点对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬应由电子文件形成部门编目整理也利用网络技术向档案部门传输可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线建立依附在信息管理网上的归档专用子系统将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后要对归档的电子文件提出格式要求但不能是唯一性的应认可几种通用性较强的软件如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件?(二)选择电子文件信息的汇集点由计算机与信息管理部门负责归档为适应办公自动化工作发展的需要人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”打破了立卷单位人界限更趋向基于某一方面或几方面职能活动的而建立系统计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作是开发集中统一型信息系统的牵头部门成为电子文悠扬信息的汇集点又具有一定的技术设备及人才条件由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档无是最佳归档途径之一清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统共分为教学、科研、人事管理三个子系统正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、生院构成数据交换网注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输计算机与信息中心接收这些数据后进行集中处理经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享随着每年数据的更新过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求进行鉴定编目整理通过网络传输移交给档案部门保存或直接存入光盘定期归档?二、依靠原纸质档案立卷工作骨干实现相关部门职能的交融集成建立文件归档制度?纸质文件归档经过多年实践已形成相对稳定的骨干队伍有较好的工作基础各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人负责督促检查立卷工作开展电子文件归档也要以人为本形成一支队伍承担此项工作由于大多数机与信息管理人员对档案工作较为陌生不像立卷归档人员经与档案部门多年合作建立了相对稳定的业务关系容易与档案部门在电子文件归档上达成共识所以依靠原纸质档案立卷工作骨干比以各单位计算机与信息管理保同为主体重新建立归档工作队伍更为现实由于整理纸质档案大多采用手工操作的这与电子文件处理手法相差甚远需要新的知识和技术手段现有的立卷队伍尚不适应工作的需要要通过组织业务和技术培训尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能担负起电子文件归档工作的重任?电子文件来源广泛形成者不仅有业务管理部门的承办人还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等将头绪如此之多的电子文件收集归档必须靠制度约束使制度变成归档人员的自觉行动要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度并列入信息管理工作程序在布置、检查、考核信息管理工作的同时布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作?清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作制定了机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定并设计了机读(电子)文件归档目录样式为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一会上分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序做为一项重要工作抓紧抓好于1997年全校档案工作大会上又提出加快电子文件归档进程的具体要求在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上本着“注重职能因素”的原则选择了电子文件的信息综合性强含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位先后三次与他们专门电子文悠扬归档工作成立了两办电子文悠扬归档工作小组由校办副主任任组长并参照纸质文件归档范围制定出党办、校办电子文件归档细目经过努力现已将部分电子文件归档?与纸质文悠扬相比电子文件归档所涉及的更加广泛受制约因素多仅靠档案部门独家很难完成应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务了解电子文件的形成和联系是承担归档工作的主要责任者在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法又了解全局情况可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位又是设计和维护信息管理、管理电子信息的专业技术部门在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位三个部门的职能应相互渗透扬长避短发挥各自的优势在电子文件归档中集成一体共同形成质量较好的电子文档?签署是文件生效的主要标志在现在技术条件下对一些具有凭证作用和效力的文件必须以纸介质形式保存鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档以确保数据的安全电子文件、纸