行政前台工作职责.doc

前台职责和工作行程一、日常接待1. 业务经理业绩和日常工作考勤，每天考勤表填写明细，每天工作行程，工作计划是否完成，（每日总经理电子邮件确定工作计划汇报）2. 接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，如办理公司业务，安排客户在客户接待室先坐下，倒好茶水，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待，3. 电话接听：接听电话要急时，应先问 您好 博坤投资，记录来访客户咨询的信息，第一时间传递给相关负责人，对公司产品专业知识的熟练，精确保证客户咨询的专业程度。（如若产品不熟悉，把客户电话来访的原意和需要什么产品记录，然后回复客户等下有我们的客户经理会给您回电话，根据您的情况给您制定一套方案，您的电话是？）4. 接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接；接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门处。5. 接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。6. 面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知相关部门领导进行面试。7. 接待频繁往来的相关人员：a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理。b) 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作；c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写请款单提交总经理，申请费用支付。同时关注公司饮水机或电脑是否正常，如有异常及时通知进行维修。二、办公用品管理1. 盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交相关部门领导审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充；2. 购买：每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报总经理审批。批准后，联系办公用品供应商送货；或者指定网点购买。3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放；4. 结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。三、日常事务1. 保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题；2. 每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于公司总经理审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认；3. 每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中；4. 名片和公司宣传资料申请与制作：当公司部门有印制名片和宣传资料需求时，需要其填写“名片资料申请单”，并提供名片资料相关信息。确认名片和资料信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于申请人；6. 公司备用钥匙的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用；7. 公司有人员招聘时，协助部门电话通知应聘人员各项事宜；8. 收发传真，协助各部门员工收发业务传真；9. 协助办总经理组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。10. 新员工入职时，提供入职表格、欢迎信、办公