标准合同文本管理作业指引.doc

标准合同文本管理作业指引编制日期审核日期批准日期流 程 要 素流程目标：流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗位流程涉及职位数目修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的明确标准化合同制定和管理原则，使合同执行标准化、规范化以提高工作效率，减少纠纷和规避风险，保护公司的利益。2. 适用范围2.1. 除房屋买卖合同、劳动人事合同、融资合同、物业出租合同以外的公司所有需要签署合同且反复作业的经济业务。3. 术语和定义3.1. 标准化合同：指经过经办部门制定及相关审核部门审核通过并颁布生效，统一反复适用于某一经济业务的合同。3.2. 经办部门：提出标准化合同制定或修改需求，拟订并实际执行标准化合同的部门。4. 职责4.1. 经办部门4.1.1. 根据业务需要，提出制定或修改标准化合同需求；拟订、修改并执行标准化合同并执行。4.1.2. 采购管理部除负有上述4.1.1所述职责外，还负责工程标准合同文本的日常管理职责。4.2. 法律室4.2.1. 负责标准化合同制定和修改的审核及定稿。4.2.2. 负责除工程合同外的标准化合同的审定及日常管理。4.3. 财务管理部负责付款条款和税务条款的审核。4.4. 成本管理部负责成本合理化的审核。4.5. 总经理办公室：负责标准化合同的生效和颁布。5. 工程程序5.1. 标准化合同制作原则5.1.1. 交易频繁发生需要反复适用相类合同条件的业务，即可制定标准化合同，以便提高工作效率。5.1.2. 若与某一家公司因某种业务有常年合作协议，可签署长期合作协议，在长期合作协议有效期间，通过订单或补充协议执行单笔交易。5.1.3. 标准化合同制定以实现公司利益最大化为原则，合同签署以签署本公司标准化合同和不改变标准化合同原条款为原则，但个别条款可视交易内容、合作方地位强弱等具体情形而有所变更。变更后的合同需要经过法律室及相关部门确认方可签署。5.1.4. 合同条款从性质上分为商业条款和法律条款两类，商业条款由经办部门确定；法律条款由法律室确定。5.2. 标准化合同的制订或修订需求提出5.2.1. 公司任何工作部门都可以根据自己的业务需求提出制定标准化合同的需求。提出需求的部门应将制定或修改需求发送给法律室、总经理办公室及其他相关部门。5.2.2. 经过相关部门确认后即可启动标准化合同制定或修改程序。5.3. 标识文件5.3.1. 标准化合同编号组成：公司代码/文件类别简称/合同类型英文简称(参见附表) +数字流水号。例： 合同类型：工程类公司简称代码VKSZ/HT/ CA 001合同的拼音简称流水号附表：标准化合同类型代码一览表标准化合同类型代码全称工程CAConstruction Agreement 设计DADesign Agreement营销SASales Agreement经营管理MAMiscellaneous Agreement订单POPurchase Order5.3.2. 标准化合同有效版本标识a) 所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号，标准合同经审定发布时由总经理办公室负责确认给定。b) 其编号规则为：根据标准化合同的版本及修订情况进行标识，修订状态从0、1到9依次递增，版本由A、B到Z依次递增。5.4. 标准化合同的拟订和审核5.4.1. 由经办部门拟订合同。a) 所有标准化合同需设定页首页尾，页首左上角可有万科标识，页尾左侧标明标准化合同编号及版本号，右侧注明页码。b) 合同文字字体统一：n 合同名称：楷体，小二号字体加粗n 内 文：宋体，小四号字体n 条款标题：宋体，小四号字体加粗n 合同签署：宋体，小四号字体加粗c) 每一份实际签署的合同内文标题右上方标识合同编号。5.4.2. 经办部门将合同草稿送财务管理部、成本管理部审核，并交法律室最终审定，如有需要，可请其他业务部门对条款进行审核：a) 财务管理部负责付款条件及税务的审核。b) 成本管理部负责成本合理化审核。c) 法律室负责合同结构、法律条款的合法、合理化进行审核，并最终审定。d) 采购管理部负责工程类合同的最终审定。5.5. 标准化合同的生效发布、存档要求5.5.1. 标准化合同经过上述第5.3条各相关部门审核确认并定稿后，由总经理办公室统一在内部网上发布，需要签署合同时由经办人列印相应合同版本使用。5.5.2. 由法律室/采购管理部、总经理办公室各保存一份生效文本的电子文档。5.6. 标准化合同文本的修改