大型活动会议策划方案 2.doc

主办方 贵州省写作协会 承办方 道真县县委宣传部 协办方 道真县文联部 旅游局 2011 年 10 月 20 日 目录目录 一 一 前言前言 3 二二 会议具体概况 会议具体概况 4 一 会议名称 一 会议名称 4 二 会议地点 二 会议地点 4 三 会议时间 三 会议时间 4 四 参会人员 四 参会人员 4 五 会议目的及意义 五 会议目的及意义 4 六 主办方 六 主办方 5 七 会议议题 七 会议议题 5 八 奖项设置 八 奖项设置 5 三 总负责人三 总负责人 6 四 组织人员分配四 组织人员分配 6 五 会议议程及日程五 会议议程及日程 7 一 会议议程 一 会议议程 7 二 会议日程二 会议日程 7 六 大概作息时间六 大概作息时间 9 七 经费预算七 经费预算 9 八 紧急预案八 紧急预案 10 九 会议纪律九 会议纪律 11 十 附件十 附件 12 附件一 会议通知附件一 会议通知 12 附件二 会议邀请函附件二 会议邀请函 15 附件三 会议签到表附件三 会议签到表 17 一 一 前言前言 贵州省写作协会成立于 1983 年 9 月 至今已有 28 年历史 28 年来 学会 从当初的 40 余名发展到现在的 900 余人 集中了众多专家 教授 作家 编辑 记者书法家 艺术家 优秀教师以及写作爱好者等 有正副高职称 200 多人 贵州省作协会员 中国作协会员 60 多人 编辑 记者 60 多人 学会以 研究写作理论 普及写作知识 培训写作人才 为兴黔富民办实 事 为宗旨 在长期的发展中还形成了以年会为平台的学术交流机制 通过召 开年会这一形式促进会员之间学术交流 2002 年 启动 520 工程 赴县市采 访 为宣传 推介贵州丰富多彩的旅游资源撰写散文 正式出版散文集 已采 写 30 个县市 出版散文集 28 册 采编工作将继续进行 直至圆满成功 学会 会员先后正式出版理论专著 文学作品千余部 发表文章数万篇 获全国 省 市各种奖 100 余人次 同时为了贯彻贵州省社科联要求各群众团体召开一次学 术年会的精神 决定于 2011 年 12 月 12 日 15 日在道真县召开贵州省写作 学会 2011 年学术年会暨采风活动 二 二 会议具体概况会议具体概况 一 会议名称 一 会议名称 贵州省写作学会 2011 年学术年会 暨道真采风活动会议 二 会议地点 二 会议地点 贵州省遵义市道真县 三 会议时间 三 会议时间 2011 年 12 月 11 日 2011 年 12 月 15 日 其中 11 日全天为报道 时间 12 13 日开会时间 13 14 日采风时间 15 日返程 四 参会人员 四 参会人员 总代表共 110 人 主要有贵州省写作学会成员代表以及道真县有关部门人 员组成和来自四川 广西 重庆和湖南的外省代表组成 具体分配如下 贵阳市代表 45 人 遵义代表 13 人 黔东南代表 12 人 黔南代表 7 人 毕节地区代表 6 人 铜仁市代表 4 人 安顺市代表 3 人 特邀外省嘉宾 8 人 当地有关部门人员 12 人 五 会议 五 会议目的及意义及意义 目的 通过此次充满了浓厚的艺术气息采风活动 1 总结 2011 年学会工作 对 2012 年学会工作进行总体规划及部署安排 2 加强会员间的横向联系 相互交流写作经验 提高写作技术水平 凝聚 人气 使会员间可以更好的了解和交流 意义 1 促进写作协会的发展 通过学会成员的学术交流 学会成员能够更好地 了解该年取得的成绩与不足 提高会员的积极性 有利于会员写作方向的指导 把现代写作理论与实践创新结合起来 提高协会成员的整体学术水平 同时总 结经验 不断地完善 把协会办的更好 并为明年写作协会的发展制定一个明 确的发展方案 2 宣传推广道真县的旅游业 发掘旅游资源 促进道真县旅游与工农业并 发展 六 主办方 六 主办方 主办方 贵州省写作协会 承办方 道真县县委宣传部 协办方 道真县文联部 旅游局 七 会议议题 七 会议议题 1 写作学会年度工作总结 由学会会长代表学会做年度报告 2 大会发言和分组讨论相结合 3 安排 2012 年写作学会工作要点 4 对参会论文进行评奖 5 采风活动 八 奖项设置 八 奖项设置 一等奖 一名 荣誉证书 300 元奖金 二等奖 二名 荣誉证书 200 元奖金 三等奖 三名 荣誉证书 150 元奖金 优秀奖 十名 荣誉证书 50 元奖金 三 总负责人三 总负责人 年会 贵州省写作学会副会长 游某某 采风活动 道真县县委宣传部部长 四 组织人员分配四 组织人员分配 一 宣传组 任 务 1 利用海报 横幅 广播 网络等方式对本次活动进行宣传及介绍 2 负责与各媒体 新闻记者的邀请 联络及安排工作 3 会议纪要的记录 简报的写作 4 晚上联欢晚会的组织及人员分配 二 组织组 任务 1 负责安排本次会议的接待工作 与会人员的座位安排与布置 2 本次会议讨论小组 采风活动的具体人员分组及采风地点的确定 具体 分组按照风景区不同进行安排 如山水风光组 民俗风情组 3 具体安排人员负责此次会议礼仪小姐的工作 4 协调各部门做好此次会前准备工作 会中监督指挥以及会后的会场清理 工作 三 会务组 任务 1 制定本次会议的总体策划 各地区会员代表的通知 特邀嘉宾邀请函的写 作 2 负责会议签到表的制作及参会人员的签到 3 检查工作进度 提出整改意见 并督促实施 4 负责宣传资料 设计及制作并运送到会议现场 组织在会议开始前发放 5 各参会人员的论文收缴及检查工作 四 科研组 任务 主要负责本次年会各地论文的评选及颁奖 五 后勤组 任务 1 主要是本次活动各参会人员的吃住安排 2 本次年会各与会人员会务费的收缴 分配及保管 3 采风活动期间车辆的安排及车费收缴 4 负责会议期间所需的茶水 鲜花 水果 纸笔等会议日常用品的购买 应急物品的购买 保存 晕车药 泻立停 创口贴等药物的购买 5 会议现场秩序的维持 注 未经事宜有相关部门安排 五 会议议程五 会议议程及日程及日程 一 一 会议议程会议议程 1 学会副会长宣布会议开幕并由会长致词 2 道真县县长致欢迎词并介绍道真 3 会长做 2011 年年度总结 安排 2012 年学会工作 4 各地区学会代表对学会重点事项进行分组讨论 5 全体合影留念 6 副会长做闭幕词宣布大会闭幕 二 二 会议日程会议日程 活动地点分别在道真县县政府大楼二楼会议室 表中简称会议室 办公 大楼一楼大礼堂 表中简称大礼堂 日期日期内容内容时间时间议程议程地点地点负责人负责人 7 30 8 00 会前各项工作安排 会议室 8 00 8 20 道真县县长介绍道 真 并致欢迎词 会议室 8 20 8 40 协会会长致词并 对道真县人民表示 感谢 会议室 8 40 9 30 会长就学会工作 做 2011 年年度总结 会议室 9 00 10 00 学会就重点讨论 个代表发言 会议室 12 月 12 日 上午 年会 总结 10 10 11 30 全体与会人员 到大礼堂合影留念 大礼堂 杨某某 游某某 王某某 12 月 12 日 下午 分组讨 论 2 00 4 30 代表分组讨论 会议室 杨某某 4 30 6 00 大会集中 组长汇 报讨论情况 会议室 12 日晚上联欢 7 30 9 30 联欢晚会 大礼堂 于某某 8 00 8 55 对获奖论文做表彰 以及颁奖 会议室 9 00 10 00 副会长对 2012 年 工作作安排 会议室12 月 13 日 上午 表彰会 10 05 10 30 县有关负责人介绍 采风活动 进行具 体分组 会议室 杨某某 游某某 12 月 13 日 下午 采风 2 30 5 00 全体学会代表到道 真县各景点进行采 风活动 道真县 各景点 各小组 组长 12 月 14 日 采风 8 30 16 30 采风活动 道真县 各景点 各小组 组长 闭幕 19 00 20 00 副会长做总结 并宣布大会闭幕 大礼堂 王某某 12 月 15 日 返程 各地代表自行安排 返程 六 大概作息时间六 大概作息时间 早 餐 7 30 上午会议或采风 8 00 11 30 午 餐 12 00 下午会议或采风 14 00 17 00 晚 餐 18 00 七 经费预算七 经费预算 经费有会议支出的构成 包括场地费 会场装饰费 设备费 水果及茶水 费 文具费和印刷费以及其他费用 所以每个参会人员需交 150 块 作为会议 流动资金 与会人员员往返道真县的车费自行负责或由单位报销 会议和采风 期间相关费用由道真县方面负责安排 包括吃 住宿费用以及采风活动费用和 会议结束后的资料出版费用 具体花费如下 经费预算表经费预算表 会议名称 贵州省写作学会 2011 年道真县学术年会 会议时间2011 年 12 月 12 日 12 月 15 会议地点道真县 会议形式汇报 分组讨论 参会人数 110 具体费用 项目单价 元 数量金额 元 合计 元 横幅 2501250250 投影仪 3001300300 矿泉水 1 120 瓶 120120 水果 若干 150150 早餐 63 11019801980 中晚餐 106 11066006600 论文奖金 具体见奖项设置 1611501150 邀请函 584040 宣传资料 证书的印制 5 元 份110 份 550550 采风活动中巴车400 元 辆11 辆 4400 4400 其它 13002000 合计 17540 会议结束后 后勤组须将经费使用情况报大会组委会对外公布 八 紧急预案八 紧急预案 为确保会议顺利进行 会议是领导实施决策的重要环节 为确保会议顺利进 行 特 制定本预案 1 处理意外情况的预案 会议召开之前 通知 监督会场负责人进行线路检 修 防止突然停电 信号中断等 部门负责人要负责检查完好的电视设备 电 线光缆等 准备好应急灯 应急音响等 2 处理设备损坏的预案 若是照明灯 投影仪等设备损坏 要组织相关负责 人处理 若是灯光熄灭 强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救 及 时检修 更换灯具 3 处理安全隐患的预案 一是会场中的安全隐患 主要指因用电造成的火灾 等和引入长而引起的拥堵问题 火灾时要及时启动消防 交警 治安 医疗联 动机制 相关负责人应及时引导与会代表入场 二是采风活动中的像意外摔跤 晕车和外省嘉宾水土不服 食物卫生问题的预案 去之前多储备一些晕车药 泻立停 感冒药之类的以备不时之需 4 与会领导缺席情况的预案 会议开始前 5 分钟 如有与会领导缺席情况 的 会务人员及时与有关人员联系 确定该领导是否有特殊情况 因突然原因 不能参加的 及时撤下座签 会议材料等 并向有关领导汇报 5 处理气候天气异常的预案 年会早开时间是寒冬 天气可能会有些冷 所 以相关负责人应提前收集会议期间的天气预报 如有雨雪天气应提前准备好雨 具 气温过低时应通知做好防寒工作 预报有有气候灾害时应建议更改路线或 推迟会期或取消采风活动 应以确保人身安全 九 会议纪律九 会议纪律 为确保贵州写作协会 2011 年贵州省写作学会在道真县学术年会 以下简称 协会 安全有序地进行 维护本协会正常地圆满地完成此次学术年会活动 特 此 制定会议相关的安全纪律 与会人员应遵循下列行为准则 1 参会代表务必在每节会议召开前 10 分钟入场完毕并按照指定位置就座 各组工作人员须提前 15 分钟到达会场 负责本团人员签到布置及安排 会议开 始前 8 分钟向大会报到点报告人员到场情况 大会工作人员现场核查到场情况 2 参会人员要自觉遵守会场秩序 会议进行时 不得在会场内抽烟 来回 走动 接打电话 交头接耳 打瞌睡等 严禁随意离开会场 特殊原因离开暂 时离开会场 须在门口报到处进行登记 返回会场时亦需登记 否则视为早退 3 本次会议设立会风通报制度 在会场门口设会风通报栏及时通报 通报 的内容包括会议缺席 迟到 早退 请假以及会议进行期间会场纪律 离场人 数等情况 4 参会人员不得借开会期间 向道真县负责人员提出无理要求 5 严禁在会议期间推销自己的作品 6 会议原则上不能请假 如因特殊情况确需请假的 要在会前经代表团负 责人批准后 向会务组进行书面请假 经批准后方能请假 7 保持会场安静 会议期间电话应调为震动或关机状态 严禁在打电话 接电话 8 讲文明 讲礼貌 严禁酗酒 打架现象发生 9 与会人员若违反上述行为准则 一切后果由会员自负 十 附件十 附件 附件一 会议通知附件一 会议通知 贵州省写作学会关于贵州省写作学会关于 20112011 年学术年会暨道真县采风年学术年会暨道真县采风 活动的通知活动的通知 黔写作会发黔写作会发 2011 1 2011 1 号号 尊敬的学会会员 今年是我学会成立的第 28 周年 28 年来 我学会以 研究写作理论 普及写作知识 培训写作人才 为兴黔富民办实事 为宗旨 近年来为社会 各界爱好写作的人提供了一个交流的平台 为秉承我会宗旨 为纪念西部大 开发 总结我学会一年来的成绩与不足 宣传推广道真县的旅游资源 道真 县和贵州省写作学会决定于年底 12 月 12 日到 14 日在遵义市道真县举办题 为 贵州省写作学会 2011 年遵义县学术年会暨采风活动 的年会 听闻您 在写作领域有很高的建树 特恳请莅临现场 出谋划策 为学术年会暨采风 活动增添光彩 同时通过年会与采风活动 加强会员之间的经验交流 巩固 协会会员的现代写作理论 增强实践创新意识 提高会员的写作水平 现将会议具体事项通知如下 一 一 会议主题 会议主题 学术年会主题 西部大开发背景下的写作 采风活动主题 道真县旅游资源的挖掘 二 时间地点 二 时间地点 2011 年 12 月 12 日 12 月 15 日 道真县县委办公大楼 三三 参加人员参加人员 贵州省写作学会代表 90 人 四川 重庆 广西等写作学会代表嘉宾各共 8 人 道真县县委宣传部 写作协会 文联总计 12 人 参会代表届时请携带我学 会下发的通知 四 会议议程 四 会议议程 1 学会副会长宣布会议开幕并由会长致词 2 道真县县长致欢迎词并介绍道真 3 会长做 2011 年年度总结 安排 2012 年学会工作 4 各地区学会代表对学会重点事项进行分组讨论 5 全体合影留念 6 副会长做闭幕词宣布大会闭幕 五 参会要求 五 参会要求 1 汇报 各地区代表将 2011 年文章的具体发表之前先做个统计 会上向 大家汇报 2 费用 报到时每人交 150 元会务费 往返车费自行负责或请回单位报销 3 论文 在会议结束十五天之内参会会员须提交一篇电子版论文 发给责 任编辑 联系电话 0851 6943986 4 信息统计 参会会员于 2010 年 11 月 20 日前请通过电话将基本信息 姓名 性别 职务 代表地区和联系电话 告知联系人 以便安排食宿 六 会议日程及议程六 会议日程及议程 活动地点分别在道真县县政府大楼二楼会议室 表中简称会议室 办公 大楼一楼大礼堂 表中简称大礼堂 日期日期内容内容时间时间议程议程地点地点负责人负责人 7 30 8 00 会前各项工作安排 会议室 12 月 12 日 上午 年会 总结 8 00 8 20 道真县县长介绍道 真 并致欢迎词 会议室 杨某某 游某某 王某某 8 20 8 40 协会会长致词并 对道真县人民表示 感谢 会议室 8 40 9 30 会长就学会工作 做 2011 年年度总结 会议室 9 00 10 00 学会就重点讨论 个代表发言 会议室 10 10 11 30 全体与会人员 到大礼堂合影留念 大礼堂 12 月 12 日 下午 分组讨 论 2 00 4 30 代表分组讨论 会议室 杨某某 4 30 6 00 大会集中 组长汇 报讨论情况 会议室 12 日晚上联欢 7 30 9 30 联欢晚会 大礼堂 于某某 8 00 8 55 对获奖论文做表彰 以及颁奖 会议室 9 00 10 00 副会长对 2012 年 工作作安排 会议室12 月 13 日 上午 表彰会 10 05 10 30 县有关负责人介绍 采风活动 进行具 体分组 会议室 杨某某 游某某 12 月 13 日 下午 采风 2 30 5 00 全体学会代表到道 真县各景点进行采 风活动 道真县 各景点 各小组 组长 12 月 14 日 采风 8 30 16 30 采风活动 道真县 各景点 各小组 组长 闭幕 19 00 20 00 副会长做总结 并宣布大会闭幕 大礼堂 王某某 12 月 15 日 返程 各地代表自行安排 返程 六 乘车路线六 乘车路线 1 乘汽车 有直达可直接到达道真仡佬族苗族自治县汽车站 若无直达 则先乘车到达贵阳在自己乘坐直达汽车到达 然后乘出租车可先到新华大酒 店休息 2 乘火车 乘火车到遵义站下车 出站后乘坐中巴车或出租车到道真仡 佬族苗族自治县新华大酒店即可 特此通知 贵州省写作学会 2011 年 10 月 20 日 主题词 年会总结 采风 通知 主送单位 各与会人员单位 抄送单位 道真县县委 道真县县委宣传部 附件二 会议邀请函附件二 会议邀请函 贵州省写作学会关于举办贵州省写作学会关于举办 20112011 年学术年会暨道真县年学术年会暨道真县 采风活动的邀请函采风活动的邀请函 黔写作会发黔写作会发 2011 2 2011 2 号号 尊敬的嘉宾 尊敬的嘉宾 今年是我写作学会成立的第 28 个年头 将近年底 我省写作学会将于 2011 年 12 月 12 日至 12 月 14 日在道真县召开贵州省 2011 年学术年会暨采 风活动会 听闻您在写作领域有很高的建树 特恳请莅临现场 出谋划策 为学术年会暨采风活动增添光彩 同时通过年会与采风活动 加强与兄弟学 会之间的经验交流 巩固协会会员的现代写作理论 增强实践创新意识 提 高会员的写作水平 会议具体情况如下 一 一 会议主题 会议主题 学术年会主题 西部大开发背景下的写作 采风活动主题 道真县旅游资源的挖掘 二 时间地点 二 时间地点 2011 年 12 月 12 日 12 月 15 日 道真县县委办公大楼 三三 参加人员参加人员 贵州省写作学会代表 90 人 四川 重庆 广西等省得写作学会代表共 8 人 道真县县委宣传部 写作协会 文联总计 12 人 参会代表届时请携带我学 会下发的通知 四 会议议程 四 会议议程 1 学会副会长宣布会议开幕并由会长致词 2 道真县县长致欢迎词并介绍道真 3 会长做 2011 年年度总结 安排 2012 年学会工作 4 各地区学会代表对学会重点事项进行分组讨论 5 全体合影留念 6 副会长做闭幕词宣布大会闭幕 五 参会要求 五 参会要求 1 汇报 各地区代表将 2011 年文章的具体发表之前先做个统计 会上向大 家汇报 2 费用 报到时每人交 150 元会务费 往返车费自行负责或请回单位报销 3 论文 在会议结束十五天之内参会会员须提交一篇电子版论文 发给责 任编辑 联系电话 0851 6943986 4 信息统计 参会会员于 2010 年 11 月 20 日前请通过电话将基本信息 姓名 性别 职务 代表地区和联系电话 告知联系人 以便安排食宿 六 会议日程及议程六 会议日程及议程 活动地点分别在道真县县政府大楼二楼会议室 表中简称会议室 办公 大楼一楼大礼堂 表中简称大礼堂 日期日期内容内容时间时间议程议程地点地点负责人负责人 7 30 8 00 会前各项工作安排 会议室 12 月 12 日 上午 年会 总结 8 00 8 20 道真县县长介绍道 真 并致欢迎词 会议室 杨某某 游某某 王某某 8 20 8 40 协会会长致词并 对道真县人民表示 感谢 会议室 8 40 9 30 会长就学会工作 做 2011 年年度总结 会议室 9 00 10 00 学会就重点讨论 个代表发言 会议室 10 10 11 30 全体与