论秘书的协调工作文献综述.doc

论秘书的协调工作 -文献综述摘要：秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而开展的辅助性工作, 协调关系是秘书工作中的一项重要职能和长期任务，秘书通过具体的协调行为, 运用协调艺术, 使社会组织与相关公众的关系达到良好的状态。文章借鉴国内外学者的研究成果对秘书的协调工作进行分析，主要研究秘书协调工作的地位和作用、秘书协调工作的内容和特点、秘书协调工作的方法和技巧以及新形势下的秘书协调工作这五个方面。既能充分认识到秘书协调工作的重要性，也能将协调工作做得更完善。关键词：秘书工作；协调能力；新形势；复杂性Abstract: secretarial work is a leading activity around the needs and goals and the auxiliary work, coordination is an important function in secretarial work and long-term task, the secretary by the coordination behavior of concrete, using coordinate art, social organizations and the relevant public relations to reach a good condition. The research results of scholars at home and abroad for reference, the article analyze the secretary of the coordination, the main research secretary coordination position and role, secretary of the content and features of coordination work, secretarial coordinate method and the skill of the work and under the new situation, secretary of the coordination of these five aspects. Can fully realize the importance of secretary coordination work, also can to do the coordination work more perfect.Key words: Secretarial work; coordination; the new situation; complexity秘书的协调能力，对于秘书从业者高效地进行工作，快捷地解决问题、把握机会、建立一个群策群力、生产力高的团队十分重要。这种能力推动着秘书从业者与组织内不同职位的人员进行友好合作并开展有建设性的工作。协调能力是秘书从业人员必不可少的基本技能之一。秘书协调工作的内容极其复杂，范围极其宽广，其固有的内在的特征，要求秘书人员采取灵活多样的协调方法和技巧，对秘书提出了很高的要求。并且随着改革开放的进一步深入，中国经济与世界经济的联系越来越紧密，形势与要求发生极大改变，秘书的协调内容将会更丰富、更复杂，因此就要求秘书人员要不断学习，不断加强自身修养，立足国情，立足自身的工作特点，能够更加灵活多样去处理各种纷繁复杂的工作。所以对于秘书协调工作这一课题的研究十分重要。1、 秘书协调工作国内研究现状 1、关于秘书协调工作的定义 在江淮的论秘书的协调职能中提到：协调活动是一种复杂的管理过程,它由诸多相互联系,相互作用的要素构成,包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。协调工作是一个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构,所以它又具有处理和调解公共关系机构之间的工作的某些功能。从协调要素看,协调工作应包含以下三层意思:第一，协调必须是双方或多方的,一方无所谓协调。如一个人对某项活动作为事前事后产生不同的或者是相反的看法,这只是人的头脑思维过程,是人脑的自我调节。第二，协调必须通过主客体之间的内力作用。必须是双方或多方发生关联。第三，协调的目的是使双方或多方意见尽量达成统一。2、秘书协调工作地位和作用 在实际工作中,领导亲自协调具有很强的权威性和有效性,但领导者的主要任务是搞决策,不可能事必躬亲。这就需要秘书人员发挥其参谋助手作用,秘书协调就是领导活动的延伸与补充,有利于领导工作的正常运行。蔡军、崔振魁、魏正刚在论秘书如何做好协调工作认为：协调是秘书部门的首要职责从一定意义上讲，秘书部门就是协调部门。协调工作的质量如何，直接关系到领导工作的成效，关系到整个机构能否高效运转。协调不及时不行、不到位不行、不周全也不行，稍有差错就可能使领导工作陷入被动，有时甚至会影响领导之间、领导与部门之间的默契；而且协调环节一旦出了问题、造成损失，再努力也很难弥补、很难挽回。协调是领导工作的延伸工作中的一些重点难点问题，只有领导亲自出面协调，才能得到及时、妥善的处理。但在日常工作中，领导不可能事必躬亲，大量的协调工作还是要由秘书人员来做。秘书人员只有自觉地主动地做好协调工作，才能为领导分忧，为领导工作分流。协调是秘书人员的基本功写材料、抓业务是秘书人员的基本功；搞协调、办事务，同样是秘书人员的基本功。秘书人员只有具备一定的协调能力，掌握一定的协调方法和技巧，才能理顺上下左右的关系，确保每一项任务的圆满完成。3、秘书协调工作的内容和特点 在郎一轮的秘书协调工作的艺术性中说到乐秘书协调工作的内容包括：与主管领导的协调、与主管领导之外的其他领导之间的协调、机关内部的协调、与基层单位的协调、与基层群众的协调。 蔡军在论秘书如何做好协调工作中从不同方面说到以下他所认为的协调工作的内容：第一，决策协调。秘书在领导决策中处于辅助决策的地位，无论是决策前服务式辅助工作，还是决策形成中的协助辅助工作，决策实施中的协调式辅助工作。第二，业务协调。主要是依据决策，对本单位的人力、财力进行统一支配，平衡安排。第三，事务协调。主要是根据领导意图，平衡各部门的会议安排，资料提供，生活保障等日常事务的协调。第四，临时性工作协调。主要是协调领导临时交办的工作或对突发性工作中出现的矛盾进行协调。 郝懿的新时期政府部门秘书的协调工作对秘书协调的内容做了详细的说明。附属性:秘书的协调,往往是领导授权去处理矛盾,或者是为领导协调去做辅助工作。服务性:协调本身是一项服务性很强的工作,一方面是围绕政策、围绕领导服务,根据领导的旨意和政策的要求去协调以求得步调一致;另一方面是为基层服务。基层往往面临难以克服的困难,因此,常以协调的方法调动有利的因素,帮助基层克服困难。人际性:一些工作难以取得进展,往往是人为的因素造成的,因此,协调工作实质上是协调人与人的关系,进而协调人与物、人与事之间的关系。4、秘书协调工作的方法和技巧的研究在浅析秘书沟通协调工作的技巧与方法中，曹艺鸣专门研究了秘书协调工作的方法和技巧，从处理横向关系和纵向关系两方面阐述，所谓横向关系，是指本单位各部门之间、秘书部门与其他部门之间、职业秘书群体之间的关系。一个单位内部有着较为完备的的平行关系体系，在管理和平衡这一体系时，领导往往要借助于秘书这一中枢辅助职能，把盘根错节的关系理顺秘书也依赖于秘书职业功能，发挥自身的优势，协助领导完成好平衡，协调关系的工作，提高工作效率在这一平衡，协调关系的工作中，秘书可以采取以下技巧与方法：抓住重点、统筹兼顾 ，积极疏导、加强协商，注重整体、关心局部。而纵向关系，是指领导与群众之间上级与下级之间、秘书与领导个体之间、秘书与领导群体之间的关系等。一个单位有着多层内部组织机构，有着不同层次的纵向关系，同时秘书是与领导接触最频繁的人，是单位中最熟悉领导的员工，也是领导与群众之间的的桥梁和润滑剂。因此，秘书的工作作风，自身素质和工作技能对单位工作的有效开展起着重要的辅助作用，秘书要通过自己勤勉踏实的工作作风，谦逊温和的个人素质，善于沟通协调的工作技能协助领导开展工作，理顺各层次，各级别的纵向关系，秘书可以通过架好桥梁、做好服务，依照职权、分级负责，牢记从属、不忘辅助，认真调研、深度分析，反馈信息、提供建议， 耐心足够、表现亲和，这五个方面来处理。在谢能武和肖新发所写的诌议秘书工作的协调方法与技巧里，也对这方面进行了专门的探究。他们认为协调必须讲究方法，科学的协调方法,是促使各项活动趋向同步化与和谐化,以实现共同目标的重要保证。主要的协调方法有以下五种:信息沟通法、淡化矛盾法、分步解决法、范例制度法、行文协调法。并且协调要注重技巧，技巧，就是通过巧妙、艺术的手法进行协调工作,使协调达到最佳效果。在协调过程中若能使用某种技巧,它能起到水到渠成、马到成功的实效。反之,就会使协调半途而废,事倍功半。应掌握以下协调技巧:捕捉有利时机、注重语言艺术、采用以情先行、原则与灵活结合。二、国外秘书工作研究现状 在周东涛、杜子英的简论国外秘书工作的特点和趋势中说到：首先由于现代科学管理在社会生活中的地位和作用被人们广泛认识和重视,国外的秘书工作愈益显示出普遍化和社会化的趋向。其次与社会分工相适应,秘书工作的分工也越来越细,专门化程度越来越高,是当今时代的一个重要特征。从某种意义上说,每一行业的秘书,就是某一方面的专家。职业的法律秘书、医药秘书、教育秘书、工艺秘书、通信秘书、行政秘书等专门秘书的不断涌现,充分地反映了这种趋势。第三与上述第二特点和趋势相联系,秘书工作人员开始走向职业化、永业化。以前,秘书工作人员大多处于一种动态的过程中,他们的工作岗位、职务是不固定的。随着秘书地位和作用日益显著,待遇的提高,秘书工作的专业性得到社会的普遍承认,秘书工作日渐趋向职业化、永业化,终身秘书逐渐增多。伴随着科学技术的迅速发展,秘书工作正向现代化方向迈进,办公室自动化正在逐步实现,使得传统秘书工作的办事方式发生了重大变革,秘书工作效率也大幅度提高。李丽在国外秘书工作的发展趋势里面提出：国外秘书人才选用标准具体、实在。在学历要求方面：国外的一般企业，聘用秘书并不要求高学历，他们更重视应聘者从事秘书工作的天资、专业知识和感度。他们要求应聘者具备秘书素质，学习过秘书专业知识、一般知识（ 社会常识、管理学）、人际关系能力（ 工作态度、口才、接待、交际实务）、技能（ 会议组织、文书写作、复印机使用、文档资料管理、环境整理、办公设备用品、日程管理）等，具有秘书资格就可以。年龄和外貌要求：国外企业喜欢聘用30到40岁左右的有教养、有经验的职业女性，工作踏实又肯干。太年轻的留不住，麻烦的事情反而会很多。外国企业更重视秘书的敬业精神、经验、责任感和办事能力。职业素质、技能要求：国外对秘书的素质要求，是由权威较高的秘书协会提出的，比较注重秘书工作的实际，立足于“实际如此”，是从称职的 秘书从业人员的实际素质中归纳、抽象出来的，具有层次性、针对性和可行性。三、发展趋势 随着经济全球化、一体化的发展,特别是我国市场经济的不断深入和完善,人们的观念在不断地变化，市场经济环境的复杂性必然导致新旧思想观念和行为的不断冲突,在新的形势和新的要求下,秘书协调工作面临粉新的挑战。关于这一方面，在市场经济环境下秘书协调工作的新挑战中，郝懿对此进行了具体的研究阐述，他认为传统的秘书的协调工作在我国计划经济的不同时期以及由计划经济向市场经济转轨的过程中对推进各级各类社会组织的职能工作起到过,要作用。但是随粉经济全球化、一体化的发展,科学技术的进步,国家间、部门之间界限的逐步消失,特别是我国市场经济的不断深入和完巷,人们的观念在不断地变化,市场经济环境的复杂性必然导致新旧思想观念和行为的不断冲突,在新的形势和新的要求下,秘书协调工作面临粉新的挑战,作为秘书工作人员应该从以下几个方面做好协调工作：第一，立足传统的协调工作观念，端正心态，正确对待秘书工作中新的协调工作：秘书协调工作应端正心态,放下架子,走出机关,下到基层,深入调查研究,进行面对面的协调。而对于各级各类企事业单位的秘书协调工作而言,在市场经济的大潮中,遵守国家的法律、法规的同时,应注重本单位的实际,遵循经济规律,严守市场法则,向各方面多提建议进行全方位、广泛的协调。第二，做到懂经济，懂科技知识、懂法律、懂管理，懂国际惯例，使秘书协调工作适应市场经济的要求：中国与世界各国必然在进行全方位的文往。在这种市场经济大潮中,我国各级各类社会组织尤其是企业组织在促进商贸往来的过程中,其秘书人员势必有大量的协调工作要做。为了搞好协调工作,秘书人员应强调一些方面的知识与技能，随着科学技术的迅猛发展,要求秘书人员耍恤科学技术知识。有较强的科技意识,能自觉地运用科学技术手段去认识和处理问题;掌握足够的现代科学知识。在市场经济领域中,必然要求各类秘书人员熟悉和掌握诸多方面的法律知识,特别要熟悉和掌握有关经济法律知识,用以规范经济主体、经济行为、经济调控和社会保障等方面的经济管理工作。 第三，不断充实自己，提高协调工作能力：传统的协调工作中掌握政策和工作尺度,利用灵活的协调技巧和手段,在应对各项工作中起到过,要作用,然而,在市场经济领域中,我国与世界各国交往日益频繁,在各种协调工作中,各级各类社会组织的秘书人员都要熟练运用语言,准确无误的利用语言进行书面表达和口头表达,尤其是利用外语进行广泛的协调工作。除了外语能力外,随普现代办公技术手段的进步.计算机技术的应用尤其突出,秘书人员在处理各种经济事务工作过程中,应熟练地使用计算机使其有序化,运用现代网络技术进行远距离传输和存贮,由此节约时间、节约经费、提高工作效益。总之，在市场经济环境下,市场经济领域的复杂性必然导致秘书部门协调工作的多样性和灵活性,这就给秘书人员的协调工作带来新的挑战,除了在心理上乃至行为上不断地完善自己,更主要的是要与时俱进,创造良好的学习氛围根据市场经济环境中不断涌现出的新事物、新现象,积极主动地搞好协调工作。在吴静的浅论新时期下秘书人员的沟通协调能力中提到：当今社会随着信息技术的飞速发展 , 人们的管理工作也日趋复杂 , 秘书作为一种独特的社会角色 , 处于组织的枢纽位置上 ,其特定的职能 , 规定了其特定的地位和作用：服务组织领导，沟通上下，联系左右，通过相对独立的协调活动，发挥中介纽带作用。第一、沟通上下，成为领导与其他员工之间的桥梁。第二、联系左右，成为各职能部门之间协调配合的纽带。第三、协调内外，成为公司对外开放的窗口。在秘书所要服务的对象的职能环境中，要以科学发展观为指导，全面、细致、深入地思考工作中遇到的各种问题。秘书人员要坚持理论与实践相结合，勇于打破思维定势，用新的思维去指导工作，用新的方法去改进工作，才能更圆满地完成本职工作。4、 对本人研究课题的启发国内对于秘书协调工作的研究十分细致，分析得也很详细，通过前辈们一系列的研究，在秘书协调工作的定义、内容、特点以及方式方法都做了全方位的探索。再经过与国外关于秘书工作的研究相对比，国外秘书工作适应社会的需求，其发展趋势和成功经验值得我们认真研究和借鉴。但总体来说秘书工作都往职业化、专业化、制度化、规范化、现代化和自动化发展。而在当前新形势之下，我们要重视的是如何更好地发展秘书协调工作，秘书人员作为一种独特的社会角色，处于组织的枢纽位置，在这种特殊的工作环境中，其协调能力对秘书工作具有重要的影响。新形势下秘书人员更需要加强协调能力，对领导提供优质的服务，还要与职能部门密切合作，为人民群众排忧解难，为单位出谋划策。五、研究思路和方法 本研究是在借鉴前人的研究基础上，先通过对秘书协调工作进行理论的阐释，然后在立足理论的基础上分析秘书协调工作的内容特点、作用以及地位，再在前辈的研究成果中找到问题并且寻找在新的形势之下做好秘书协调工作的对策，最后经过系列的研究阐述自己在其中所受到的启发和影响。在此思路的引导下，利用文献查阅法，对秘书协调工作的文献资料搜集与整理，对课题进行详细的了解。运用调查法与观察法处理资料，获得本研究所必需的材料，扩展认识启发思维。通过一系列分析从而认识到秘书协调工作的重要性和解决问题