人事外包管理

人事外包 HR Outsourcing 需求分析 （一） 公司业务拓展有大量促销工作人员和业务人员的用工需求，基层业务人员收入较低 ,公司按照广州标准给其购买社保造成公司成本高 ,同时员工对个人缴纳部分也需要承担费用 ,此部分员工对社保的需求并不明显 .希望提高现金收入 ,减少社会保险部分的福利 . 人事外包 HR Outsourcing 行政人事部门每月需花大量的时间和精力处理相关员工福利和社会保险的事务性工作 ,没有时间和精力关注企业的发展规划和人力资源规划的核心工作 . 需求分析 （二） 人事外包 HR Outsourcing 需求分析（三） 一旦发生意外或者医疗等需要社会理赔事宜 ,公司目前没有相关经验的专人来帮助员工实现社会理赔利益最大化 ,可能会出现因为没有处理医疗工伤经验造成的损失，员工满意度和忠诚度也会大打折扣。 人事外包 HR Outsourcing 需求分析四 企业缴纳社会保险部分成本高：医疗失业工伤生育养老 1人合计 368.196 残疾人保障金：按不低于本单位上一年度在职职工平均人数 1 5的比例安排残疾人上岗，每少安排一名残疾人按当地统计部门公布的上一年度职工年人均收入 80% 人事外包 HR Outsourcing 人才派遣服务的四种操作模式 模式一：属地化的管理模式。 方式：前程无忧和派遣员工合法建立劳动关系，并根据派遣员工的实际工作地（或区域）在当地缴纳社会保险 特点： 1.符合 劳动法 和 劳动合同法 及相关的法律法规。 2.提供给员工全面的社会保障，最大限度降低企业在用工当地的劳动纠纷和用工风险。 适合有相应预算、希望规通过合法用工来规避风险的企业。 人事外包 HR Outsourcing 人才派遣服务的四种操作模式 模式二：一地化的管理模式。 方式：前程无忧的派遣机构跟派遣员工建立合法劳动关系，并在派遣机构所在地为员工缴纳社会保险 ,而在员工工作当地进行社保理赔和享用。“指定地派遣机构所在地”要符合以下四个条件： 第一，符合国家劳动法规并遵守操作当地劳动规定； 第二，指定地派遣机构是在经济发达地区，合同派遣用工模式成熟，且拥有成熟发达的社会保障制度支持，便于员工适应。 第三，购买的社会保险不但在政策上能够在全国范围内理赔、且主要险种齐全（包括养老、医疗、和工伤等）。对员工来说花费少、保障齐全。并且有便捷的“可操作性”； 第四，公司和个人参保费用低廉。 特点：低成本的一个全国派遣用工方案，符合现有劳动法规定，抵御风险能力比较强。同时保证了员工各项基本福利（ 养老、医疗、和工伤 ）。 适合预算低、但希望不违犯现有劳动法律规定用工的企业，存在一定风险。 人事外包 HR Outsourcing 人才派遣服务的四种操作模式 模式三：（本地 +一地化）结合的管理模式。 方式：就是对贵公司工作在“设立分公司的一线城市”的员工进行属地化操作 -即前程无忧和派遣员工合法建立劳动关系，并根据派遣员工的实际工作地（或区域）在当地缴纳社会保险 而对 未“设立分公司的一线城市”地区的员工采取统一在一个符合以下符合以下四个条件进行“派遣（在“指定地派遣机所在地”建立劳动合同关系、在“指定地派遣机所在地”缴纳社会保险、而在员工工作当地进行社保理赔和享用。） 特点：性价比高的一个全国派遣用工方案，解决了绝大部分员工比较多的地区，和经济发达、劳动和社保稽查力度比较强地区合法在工作当地建立劳动合同关系和购买社会保险的问题，符合现有劳动法规定，并且符合即将颁布的劳动合同法核心精神，抵御风险能力比较强。同时极大的保证了员工各项基本福利（养老、医疗、和工伤）。 适合有一定预算，同时希望规范用工的企业，有较强抵御风险能力。 人事外包 HR Outsourcing 人才派遣服务的四种操作模式 模式四：特殊一地化（合同 +工伤险）操作模式 方式：前程无忧和派遣员工合法建立劳动关系（签定劳动合同），并根据派遣员工的实际工作地（或区域）在当地只参加“工伤保险” 特点： 1.可以通过派遣公司解决与员工合法建立劳动合同关系的问题。 2.由于参加“工伤保险”并不代表依法参加“社会保险”，所以面临较大的政策与纠纷风险。（参见： 社会保险费征缴暂行条例 与 工伤保险条例 相关规定 ） 适合很少预算；先行规避不签定合同的用工风险再逐步建立社会保险体系的企业；存在社保稽查和社保纠纷风险（高）。 人事外包 HR Outsourcing 法律安排 员 工 事务外包协议 客户服务协议 劳动用工合同 前程无忧 全国各地 派遣机构 员 工企 业 员 工人事外包 HR Outsourcing 企业常规操作 1.劳动年检需要准确提供用工规范等依据 2.意外地收到社会保障中心的检查单 3.因劳动纠纷，收到劳动仲裁部门的诉讼函 。 风险：与员工的劳动纠纷；受到政府相关部门的警告、批评、罚款、甚至法律诉讼等都会直接影响公司的运营和发展。 人事局 劳动局 人才交 流中心 社会保 障中心 职业 介绍所 派出所 商业保 险公司 其他办 事机构 教育局 企业 员工 人事外包 HR Outsourcing 分布全国的服务团队 标准化的工作流程 专业 IT团队 优秀的系统支持 掌握各地政策 员工服务流程 各地广泛的政府 关系及合作伙伴 完整产品线； 跨队伍协调能力 办理用退工、及时准确缴纳社保； 计算、并每月及时发放工资； 协助管理员工日常工作事务 及时收集员工的材料、信息， 与客户分享；提供管理所需报表； 解答员工有关福利的问题； 协助安排员工享用 排解纠纷，应对政府检查； 协调企业与员工之间的关系 整合各项 HR服务 客户需求 供应商实力 人事外包 HR Outsourcing 分布全国的服务团队 标准化的工作流程 专业 IT团队 优秀的系统支持 掌握各地政策 员工服务流程 各地广泛的政府 关系及合作伙伴 完整产品线； 跨队伍协调能力 前程人事外包优势 人事外包 HR Outsourcing 已开设分公司的城市 已开设办事处的城市 可操作服务的城市 外包服务客户所在的城市 成都 昆明 重庆 昆明重庆厦门 福州 济南 大连 杭州 西安 武汉 上海 北京 广州 深圳 成都 南京 昆明宁波 合肥 重庆 长沙 沈阳 长春 哈尔滨 东莞 青岛 香港 海口 乌鲁木齐 拉萨 西宁 呼和浩特 兰州 南宁 无锡 南昌 银川 太原 贵阳 石家庄 郑州 苏州 天津 全国的服务网络 前程无忧跟随客户的发展步伐， 不断增设全国各地的服务网点。 人事外包 HR Outsourcing 细致分工 + 严谨流程 = 稳定的服务质量 服务主任 客户服务主任 客户服务主任 各地员工 服务专员 客户服务主任 客户服务主任 各地外勤 总部帐务中心 接受客户指示 根据各地政策，加上客户内部的管理规定，执行具体操作安排 通过 HRO系统给各地员工服务“下任务”并且跟进保证完成 每月通过帐单及月服务报告汇报当月工作情况 通过 HRO系统， 接受任务： 联系员工 收集材料 签订合同 办理工资卡 扫描文件 确认基数 填妥表但 解答员工问题 接收商保索赔 审核员工服务提交的材料，确保正确无误 负责交付社保 /派遣机构，保证社保及时并正确缴纳 确认各地账本计算，安排支付社保及工资 审核各地反馈单据，以确保社保缴纳正常 人事外包 HR Outsourcing 分布全国的服务团队 标准化的工作流程 专业 IT团队 优秀的系统支持 掌握各地政策 员工服务流程 各地广泛的政府 关系及合作伙伴 完整产品线； 跨队伍协调能力 前程人事外包优势 人事外包 HR Outsourcing 我们公司最关注 IT的投入 前程无忧的技术团队，一向是行业里面拔尖的 研发团队专注于 HR有关的技术研究及开发，心无旁骛 团队已经获得多项的国际技术专利，全部与 HR技术相关 全国有 100多名的技术人员作 针对 HRO已经投入数百万美元 定制的人事外包业务 ERP系统，外包的业务流程全部通过网上 HRO应用实现，并且逐步与供应商进行系统整合 专门的数据中心机房， 1GB的网络带宽，保证客户及员工自主系统畅通无阻 目前在 HRO系统上管理的流程包括： 员工启动服务（社保、工资、商保）及退出服务 员工文件扫描、检查、确认 每月核算社保 每月录入、导入、计算工资 出具汇总及详细社保 /工资 账单 提醒合同到期 缴纳社保、发放工资 印发工资条 短信通知员工各类信息 人事外包 HR Outsourcing 系统 公司基本信息 系统 -公司基本情况公司基本情况可分权限查看公司各成本中心的情况 公司基本情况 人事外包 HR Outsourcing 系统 - 员工总信息 员工总信息 人事外包 HR Outsourcing 系统 - 社保信息 当月社保个人总汇 ,并分不同帐期筛选 社保信息 人事外包 HR Outsourcing 系统 - 工资信息 工资信息 每月工资信息 人事外包 HR Outsourcing 系统 工资条印发 人事外包 HR Outsourcing 系统 -商保信息 商保信息 可以对员工的福利情况一目了然 人事外包 HR Outsourcing 系统 -报表查询 报表查询 人事外包 HR Outsourcing 系统 -付款通知 人事外包 HR Outsourcing 系统 -付款明细 付款明细 (截面 ) 人事外包 HR Outsourcing 系统 -社保信息 当月社保个人总汇 ,并分不同帐期筛选 社保信息 人事外包 HR Outsourcing 分布全国的服务团队 标准化的工作流程 专业 IT团队 优秀的系统支持 掌握各地政策 员工服务流程 各地广泛的政府 关系及合作伙伴 完整产品线； 跨队伍协调能力 我们了解客户的需求 人事外包 HR Outsourcing 利用政策库给到客户最佳建议 前程无忧备有专门的政策专家小组，负责协调并且及时更新各地的社保政策 全国的客户服务主任会定时的获得各地最新政策的更新，以给客户最恰当的建议 政策库也开放给前程无忧的外包客户，随时可以查询最新政策 人事外包 HR Outsourcing 员工服务热线 所有前程无忧服务的员工都可以使用员工服务热线： 员工只需要去电 800-820-5100，报上她的前程编号，我们的服务中心人员既可以回复员工各项有关社保福利等的问题 如果遇有员工反馈有关客户内部管理的问题，我们会负责收集并且及时反馈给到客户 人事外包 HR Outsourcing 分布全国的服务团队 标准化的工作流程 专业 IT团队 优秀的系统支持 掌握各地政策 员工服务流程 各地广泛的政府 关系及合作伙伴 完整产品线； 跨队伍协调能力 我们了解客户的需求 人事外包 HR Outsourcing 服务案例 - 人员转移 客户很多时候会关注是否能够从现有供应商顺利转移人员，我们有什么好的处理方法？ 第一步 : 了解客户所涉及的城市 ; 第二步 : 将能做当月整体转移 (减员 )并能做整体缴纳 (增员 )的城市 ,如上海 ,广州 ,北京 ,深圳等 . A:经常会发生原有供应商不配合的情况 ,我们事先会与总部沟通 ,总部会出具与原有供应商停止合作希望配合转移的终止协议 . B:我们会调动我们当地劳动局的关系（因我们相关地区的合作伙伴通常为劳动社会保障局下属的劳务公司）给到原派遣机构压力 ,促使能顺利交接 第三步 :进行各地的交接工作 ,按事先与客户确认好的事项进行汇总 ,如 : A:各地目前在职人员的情况汇总 ,例如 :姓名 ,入职日期 ,职位 ,是否办理过劳动合同鉴证 ,是否办理了正常的用工手续 ? B:社会保险缴纳情况 : 起缴月份 ,各险种的基数有当地社保的转移单或养老保险卡或医疗卡记载的以此为准核对 ,如没有 ,我们会到各地社保的触摸屏或社保网站等查询 . 人事外包 HR Outsourcing 服务案例 现有纠纷、检查 客户可能已经有一些案子正在被机构查处中，我们有什么可以协助的方法？ 所有的纠纷都来源于员工 ,员工是关键 , 如有纠纷产生 ,而员工尚未递交劳动仲裁部门 ,我们通常会先做员工的工作 ,例如 : XX客户员工投诉公司在其怀孕期间与之解除劳动关系 ,女员工的 三期 是受劳动法保护的 . 我们首先了解客户的想法 ,是否一定要与其解除劳动关系 ,如是 ,我们会给到具体客户应该赔偿的金额总计 (结束日期为哺乳期结束 ), 如果客户是由于不了解政策而做出的决定 ,我们会详细解释并说服客户不解除 ; 其次 ,我们会与员工沟通 ,了解其身体情况 ,根据客户的意愿说服员工接受 ,当然前期是遵守国家的相关法律规定 如员工已经递交了材料 ,劳动仲裁部门已经受理 ,前程将 : 与各地的合作伙伴一起出庭 ,客户则根据情况决定是否委托前程 , 争取庭外调解 , 保持与员工的沟通 ,了解员工的实际要求 与客户商量 人事外包 HR Outsourcing 服务案例 - 员工医疗 /工伤 我们每年处理过数十起程度不等的工伤案例： 第一时间得到员工住院 /工伤的信息 ,联系员工 ,并去医院探望 ; 如员工投保我司的商业医疗保险 ,我司相关服务人员负责帮助保险公司的索赔 如员工工伤 ,在员工出院或伤愈后 ; 联系员工索要相关工伤鉴定所要提交的资料 (各地不同 ) 负责帮助员工申报工伤 ; 陪同员工做工伤鉴定 ; 根据鉴定结果等级 ,向工伤保险管理申报相关的费用 人事外包 HR Outsourcing 服务案例 非法用工 客户给到我们服务的人员面非常的广 ,如促销员 ,督导 ,办公室人员 ,司机 ,技术研发人员等 . 有一个员工在同一商场为不同家客户工作 ,不同家客户都发他工资，还给他缴纳社会保险，他是如何做到的呢？ 一天穿梭在不同的二个柜台，卖的是不同类的产品，例如食品，和日用品 要求公司在户籍地和工作地缴纳社会保险 对客户来说缴纳的一份保险员工是无法享用的 ,其中有一家还造成了违反劳动法的有关规定双重用工了 . 因为我们有强大的信息系统 ,结果在核对员工信息时此员工暴露了出来 ,同样的案例也发生在两家生产电器的日本企业，我们也与客户做了沟通。 人事外包 HR Outsourcing 分布全国的服务团队 标准化的工作流程 专业 IT团队 优秀的系统支持 掌握各地政策 员工服务流程 各地广泛的政府 关系及合作伙伴 完整产品线； 跨队伍协调能力 我们了解客户的需求 人事外包 HR Outsourcing 全方位解决方案 前程无忧具备完整的解决方案能力，可以根据客户的需求提供全定制的服务组合； 人事外包 HR Outsourcing 对应组织结构 客户总部 北区分部 南区分部 东区分部 全国 客户服务 北区 客户服务 南区 客户服务 东区 客户服务 需要确定的责任 制定各地的员工福利、社保政策 基数、比例、险种 确认各地人员编制、每月入离职 审核每月账单 发出每月工资奖金数据 接受定期服务报告 分层的服务工作及责任 给客户总部提供全国各地的社保政策；为客户制定政策提供咨询，并保证各地服务队伍贯彻总部的指示 提供定期的服务报告 与各地负责人确认各地每月入离职 管理各地员工服务队伍，保证服务质量与社保缴纳 制作每月社保账单 监督每月工资发放情况 人事外包 HR Outsourcing 全国各地社保政策 前程无忧集合多年的跨地区社保管理的经验，总结出一套全国企业社保管理体系 各地社保截至变更时间； 各地社保截止时间 根据当地检查力度推荐客户的基数策略； 各地社保基数规定 为客户进行社保成本测算； 各地社保测算 随时给到客户各地政策变化的更新及调整的指引； 各地社保享用办法 人事外包 HR Outsourcing 51JOB正式启动流程 双方总部讨论启动区域划分安排及日程（附件一） 客户人事或销售部门提供人员明细 （附件二） 各地按区域启动员工见面说明会 1.启动背景介绍及当地政策说明 （附件三） 2.提供员工须知 （附件四 3.解答员工疑问 4.劳动合同签定 5.员工资料填写 6.系统资料录入 7.社保缴纳启动 人事外包 HR Outsourcing 组织架构 服务团队 客户服务 员工服务 供应商管理 服务流程管理 系统支持 业务团队 业务顾问 业务助理 帐务中心 收款队伍 付款队伍 票据、帐务核销 供应商稽查 人事外包 HR Outsourcing 服务团队的组织结构 客户服务主任 青岛 -员工服务 各地 -员工服务 广州 -员工服务 客户服务主任专责接受客户指示，并协调内部队伍保证正确及时地执行 客户可以通过专用邮箱 以保证指示时刻有服务人员关注 根据客户员工分布情况，我们在各地指派员工服务专员提供服务 当地服务人员主要与员工接口，完成社保福利等操作，并且解答员工有关问题 前程无忧全国专职的客户服务队伍超过 200多人 前程提供跟贵公司接口的服务主任来接收服务指令和汇报工作 各地员工服务人员全部为固定项目委任，保证任务责任明确到人 各地的员工服务人员也可以根据客户需求服务于客户当地的用人部门经理 各地的员工可以拨打当地的服务人员电话或者 800电话号码，咨询有关自己福利的问题 人事外包 HR Outsourcing 客户服务人员责任定义 新客户的启动 提供客户各地的基本信息 ,如社会保险的截止日 ,基数 ,可操作范围 ,签订劳动合同的样本等 ; 根据客户的要求 ,汇报及跟进各地启动的时间与客户要求的时间表想吻合 ; 在启动过程中遇到的突发时间的汇报及解决方案的提供 ; 协调汇总各地交接的进程 ,并做每周工作进展汇总报告 ; 老客户的日常维护 与客户总部联系人沟通人员增减信息 , 员工劳动合同期到期的提醒 , 各地政策改变的通知等 ; 及时向各地员工服务专员下达各项任务 ,如社保 /公积金启动 ,工资启动 ,档案启动 ,商业保险启动 ,退工等任务 ,并监控各地服务专员的任务完成情况 ; 每月帐单的出具及相关内容的解释 ; 月报告 ; 负责向客户汇报各地突发事件及提供解决方案 ; 人事外包 HR Outsourcing 员工服务人员责任定义 新客户的启动 /交接 根据客户服务时间表要求办理与客户原供应商的交接手续 ,在办理过程中有任何特殊情况马上向客户服务汇报 ; 按客户服务要求 ,汇总客户当地人员的基本资料 ,如员工姓名 ,人数 ,社会保险 /公积金缴纳启期日期 ,社会保险 /公积金基数 , 劳动合同签订情况等 ; 按客户服务的要求与员工电话或上门见面会 ,发放员工登记表、员工须知及员工问题的解答 ; 如客户需要发放工资的 ,工资卡的申请及发放 ; 老客户的日常维护 与员工的日常联系 ,员工遇到任何的问题都可以打电话咨询 ,如 : 公积金贷款的事宜 ; 医疗保险 ,异地就医等问题 ; 工资卡遗失 ; 员工工伤的咨询及伤残程度的鉴定的申请等 ; 及时向客户服务汇报当地客户服务布置的各项任务完成情况 ,方式是系统录入及特殊事件的邮件沟通 ; 根据客户服务与客户沟通的结果的指示操作 人事外包 HR Outsourcing 供应商管理专员责任定义 当地员工服务系统录入及表单填写的工作 日常员工办理录用 ,社会保险缴纳 ,档案等资料的系统数据与填写表单数据一致性的审核系统确认 ; 系统确认 ; 当地供应商的联系和反馈 系统确认完毕后 ,供应商处的资料的传递交接 ; 供应商办理情况的及时报告 ,如不能完成 ,则需要马上发邮件给到员工服务及客户服务说明不能办理的原因 ,便于员工服务的及时跟进及客户服务及时与客户联系人的沟通 ; 每月供应商办理信息的收集 ,如社会保险有社保盖章的申报单的复印等 ,根据每个城市可以得到反馈的时间的不同而定 ; 人事外包 HR Outsourcing 细致分工 + 严谨流程 = 稳定的服务质量 客户服务主任 客户服务主任 客户服务主任 各地员工 服务专员 客户服务主任 客户服务主任 各地 供应商专员 总部帐务中心 接受客户指示 根据各地政策，加上客户内部的管理规定，执行具体操作安排 通过 HRO系统给各地员工服务“下任务”并且跟进保证完成 每月通过帐单及月服务报告汇报当月工作情况 通过 HRO系统， 接受任务： 联系员工 收集材料 签订合同 办理工资卡 扫描文件 确认基数 填妥表但 解答员工问题 接收商保索赔 审核员工服务提交的材料，确保正确无误 负责交付社保 /派遣机构，保证社保及时并正确缴纳 确认各地账本计算，安排支付社保及工资 审核各地反馈单据，以确保社保缴纳正常 人事外包 HR Outsourcing 专业服务 风险规避 我们的服务平台体现的是： 我们专业的队伍来保证专业的人事服务 通过各地的合作伙伴来为客户最好的规避政策风险，而且在处理人事事故时帮助客户获得最好的解决方案 在选择 各地合作伙伴 的时候看重的要素： 公司主要持股或合伙人拥有资深的 劳动局或人事局系统背景 自身有操作经验，但是规模不一定需要太大 以保证 强烈的合作意愿 通过合作过程，及审核流程 不断考核 合作伙伴的操作准确率，及 解决纠纷的能力 通过我们的网络客户可以更好的利用各地的政府关系，帮助解决自身的纠纷问题，节省公司的直接成本 人事外包 HR Outsourcing 员工见面会 这是一个加强员工忠诚度的机会； 过往的一些大客户都会投入一定的资源组织员工介绍会，会上可以对员工介绍福利有关知识，及让员工对公司及产品加深认识 我们通常使用的介绍材料： 介绍材料 现场的记录： 现场记录 人事外包 HR Outsourcing 社保启动 根据客户总部制定的各地社保福利政策： 我们的服务团队会传达到全国各地的服务队员，开始接手各地员工的详细信息， 所有信息都会通过我们的服务邮箱，，记录到我们信息系统当中，并且可以安排全部或部分抄送客户总部 启动邮件的例子： 客户总部政策的下达 邮件示例 与前供应商交接问题的汇总 邮件示例 商业保险的启动 邮件示例 公积金的启动 邮件示例 人事外包 HR Outsourcing 每月固定流程 根据与客户制定的对应服务队伍，定期与授权接口人 每月确认社保缴纳金额 邮件示例 每月确认工资、奖金发放金额 邮件