办公自动化系统简介二.doc

办公自动化系统简介（二）作为2007年信息化建设的重头戏，办公自动化系统的建设承载着大家的期望，然而办公自动化系统建成后是个什么样子，该系统能实现我们哪些办公方面的需求？带着这样的疑问，我们综合了多家软件商的做法，给大家做一个总体的介绍，使大家在办公自动化系统建设之前对办公自动化系统有个感性的认识，促进江西中烟的办公自动化系统的建设。办公自动化系统在建成之后，将是以一个办公平台的形式呈现在大家的面前，理论上讲每个人的所有工作都可以这个平台上实现，当然这是一个比较理想化的办公自动化系统，不仅具有传统意义上的办公需求，还将众多专业的业务系统的平台统一在这个办公平台上，达到各种业务系统的协同运作。下面我就围绕办公平台来介绍办公自动化的各项功能。在登录OA系统后，呈现在用户面前的是四大功能板块：个人工作板块（今日通知、公告、要闻、电子邮件以及待办工作等等）、公文流转管理(各种形式公文的起草、审阅、批复、执行、归档、权限设置、收文登记等等)、综合事务管理（网上审批、车辆管理、会议管理、办公用品管理、培训管理、项目管理、合同管理）、综合信息查询管理（规范制度、电子期刊、部门信息各种业务数据报表），这四大功能模块组合了公司办公的信息化运作，使每个员工真正拥有一个移动的办公室。下面就这四大功能模块进行详细介绍。（一） 个人工作板块默认情况下，登录OA系统后将呈现在用户面前的就是该板块的内容，使每位用户在登录后，就能及时了解公司今天的通知、公告、有无大事纪要以及他今日的具体工作是什么。除此之外集成的收发电子邮件功能，可以在登录OA系统后直接进行电子邮件的收发，而无需再登录到邮件服务器上收发电子邮件。（二） 公文流转管理公文流转功能是办公平台上一个最基础的功能，在这个功能模块上我们可以轻松实现各种文件的流转，例如：发文、通知、公告、请示、审批等等。强大而灵活的流程定制和方便快捷的网络传输，使得原本需要较长时间的工作，在几分钟内就可以完成，大大提高了工作效率、降低了办公成本。 起草：对于文件的起草，提供了两种方式。一是登录系统在线编辑，由于系统本身可以集成office的组件，让用户就象在使用word一样，轻松编辑文件，包括字体颜色、字体显示和加入页眉、图片、表格、超级链接等；另一种方式就是不登录系统离线的状态下，先用将文件编辑好后，再通过导入功能将文件导入系统。 审阅、批复：OA系统为文件的审阅、批复提供了电子签章、痕迹保留等功能。电子签章功能使得为电子文件盖章成为现实，满足了各企、事业单位的办公要求。而痕迹保留功能通过写字板等外接设备，让领导任何的批复痕迹都保留在电子文件上，满足了领导多年的办公习惯的要求。 执行、归档存储：工作流管理功能模块为文件的流转提供了功能上的保障。用户可以根据文件性质自由设定文件的各项流程，如：流转给哪位领导审批，审批完后流转给谁执行，最后流转到知识文档管理功能提供的知识库内相应目录下进行自动归档保存，以供日后查询。除此之外，整个文件的流转情况和执行情况均可反馈到所有相关人员，以使此事项的全过程得到监控和保障。 权限设置：文件起草的同时，用户可以对文件的整个流转过程中，所有相关人员对该文件的各项操作权限进行设置，除此之外，设置权限的操作本身也可赋予流程当中的相关人员进行修改等等，这一切均很好地保障了文件内容的保密性。 收文：提供收文登记以及对来自另一个OA系统的文件的导入功能。（三） 综合事务管理一个企业除了需要专项的业务系统外（财务管理、人事管理、供应链管理、生产管理、客户关系管理等等），还需要一些事务性系统管理某些专项的事务，从而实现各相关部门之间的协同工作。1.网上审批通过网上审批功能，用户可以进行任何事项的审批，例如项目审批、合同审批、用款审批等等。除此之外，网上审批模块还为用户提供了审批格式和流程的自定义功能，使每种审批事项的格式和流程都能符合用户的使用要求。2.车辆管理实现对车辆的登记、使用、维护、维修、保养等工作进行科学、有效地管理，从而大大提高车辆的利用率。通过本模块能方便地提交车辆使用的申请，电子化的流程处理，保证了出车的及时执行。通过车辆的维修、保养和日检能够及时了解车辆目前的情况，还可对维修、等费用进行查询和统计。通过车辆管理强大的查询统计功能，相关人员能方便地了解车辆的使用情况和车辆的现状。 车辆使用：提交车辆使用申请后，系统按照用户自定义的流程自动流转到审批执行人，审批通过后，由相关人员安排车辆并指定司机，同时系统自动发出提醒给申请人，车辆申请是否通过。车辆在使用后系统能对行程和费用进行确认，还可对事故进行登记。 车辆维修/保养：通过制定合理的车辆维修/保养流程，可以完成日常的维护和保养工作。 车辆日检：记录了车辆日检的数据，可以快捷地了解车辆的现状。 车辆查询：通过车辆查询用户能方便查询车辆的使用、事故和维修情况，还可快速地知道本月要进行年检和投保的车辆，那些驾驶员的驾照需要进行年审。 车辆统计：根据具体需要设定查询条件，即可完成对车辆使用次数、维修次数和各种费用等进行统计。 车辆一览：可快速按天或按周浏览出车和车辆维修的情况，还可以直观地看到车辆的闲置率。3.会议管理实现会议安排、会议查询、会议通知、会议纪要、会议归档、会议资源管理、基本设置、权限设置等。会议管理主要应用于会议方面。会议管理具备会议登记到会议结束的整个流程；同时对于会议纪要可以统一编纂、编号发布。它适用于企业综合办公室对于会议要求进行统一组织、管理所有会议，并可以灵活的通过短信、即时信息、公告板等方式进行通知，省去了由人进行逐个通知的烦琐细节。 会议安排：即新建会议申请，记载会议主题，开始时间，参与人等信息，需要指定该会议申请的主持人、经办人、参与单位（或部门）、主管领导、纪要起草人等；可以有多种的通知形式：内部办公网公告板、传阅板、邮件、即时消息、留言、短消息、电话通知（可指定专人负责电话落实）等。 会议查询：可查询到已登记在系统上的在办会议和已办会议及详细内容。如果您是某会议的参与人，则在会议通知中可查询到需要您参加的会议及详细内容；原则上参加会议人员可以查询；但也可以根据职位进行授权查看。 归档纪要：在会议纪要添加某个会议的主要内容，记录后进行纪要审批。审批完后可以进行归档、发布，发布可以为公告、传阅等方式。对已办的会议可在会议归档项中进行归档，使该已办会议在会议管理中能够显示、查询。 会议资源：指的是对会议室、会议室所用设备等进行登记、查询、状态设置等管理。包括会议室、接待室管理、资源管理、会议资源占用查询子模块。具体功能：系统管理员或会议室负责人事先将本单位的会议室以及会议资源如音响器材、录音录像设备进行登录造册，以方便会议安排。同时，会议安排单位或办公室人员可及时查阅会议室和设备资源占用情况。 基本设置：对会议室的状态定义、资源状态、会议类型等进行统一定义。 权限设置：主要是针对会议室管理、会议室状态查询、会议室资源管理、会议室资源状态查询、基本设置、权限设置等的授权，授权方式可以按机构、部门、个人等进行。4.办公用品管理办公用品管理包括有：领用申请、领用批复、需求计划、采购计划、损耗登记、库存查询、统计分析、基本设置、权限设置等主要功能模块。办公用品管理模块可以进行登记和查看单位日常办公用品资料及领用、损耗等情况，并根据需求制定采购计划；能有效对单位日常办公用品进行合理化、电子化的管理。 采购管理：包括需求计划和采购计划。l 需求计划：在仓库里没有的一些用品可以在这里提出需求，由相关主管领导进行审批后列入采购计划内。l 采购计划：根据内部需求和库存情况制定采购计划，以便有计划、有安排的供应劳保用品及日常的办公用品。 库存管理：包括损耗登记、库存查询和统计分析。l 损耗登记：有些办公用品是有损耗的，损耗处理由使用人（管理人员）进行损耗申请，由部门主管领导进行审批。l 库存查询：可以按不同仓库进行查询，也可以按类别或不同条件进行查询。l 统计分析：可以按不同部门、个人、类别进行统计分析，让管理者知道所管单位或部门用品的使用情况，以便加强成本控制。 领用申请：申请人根据需要到不同仓库查询产品及当前数量，查到所需日常办公用品的当前库存满足要求后，输入要领用的数量，按提示一步步操作即可。 出库登记：仓库管理人员根据准领单列表，可以查看到所有准领详细情况；将相关用品发放到前来领用人的手中，领用时领用人需输入个人密码以代替手工签名。 基本设置：可以对最基础的数据进行统一设置，如物品分类定义、物品信息定义、仓库定义及权限、供应商定义等基础数据录入。同时需要建立审批流程，如：用品申请领用审批流程、用品申请直接领用流程、用品需求流程、用品采购流程、用品损耗流程。 权限设置：可以对本模块内的所有子模块进行单独授权设置，对仓库管理人员、日常用品审批人、及损耗审批人等进行授权设置。5.合同管理合同管理系统以合同为主线，同时支持其它各类相关合同的管理。系统围绕合同的整个生命周期，将合同订立、合同执行、合同变更、合同付款、合同结算以及合同评估等纳入科学化、规范化管理，从而提高合同的管理效率和管理质量，全程跟踪合同执行过程，为企业控制工程成本、制订资金计划等提供强有力的辅助工具，同时也为企业管理者对成本核算提供了科学有效的依据，辅助其及时发现管理上存在的主要问题，寻求到降低成本的有效途径，增强企业的市场竞争能力！ 合同起草：包括了合同起草、已送批合同查询功能模块。 合同审批：包括了已审合同、已批合同查询功能模块。 合同一览：包括了合同登记、已登记合同、合同一览功能模块。 付款管理：包括了付款申请、申请一览、付款审批、已审申请、已批申请、已登付款、已付一览功能模块。 付款报表：包括了项目付款汇总表、分类付款汇总表、合同付款明细表功能模块。 合同执行：包括了合同进度、合同检索功能模块。 合同借阅：包括了借阅申请、借阅审批、借阅归还功能模块。 合同设置：包括了基本类型、合同类型、合同流程、合同设置功能模块。6.培训管理培训管理把培训员工的教材课件、规范制度知识以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供员工以各种形式进行学习和培训，培训完毕可以参加相应的考试，以检验掌握学习内容的程度。这种培训完全可以不受时间、空间的限制。 起草培训计划和培训项目； 设置审批流程：对于培训计划和培训项目设置各自的审批流程； 培训信息发布：培训项目审批通过后，系统自动通知相关人员，并且可以选择在新闻系统中发布培训通知； 报名培训和结果统计：用户可以报名培训，系统自动统计报名人数和记录报名意见； 培训课件与培训心得资料库：被授权人员可以上传培训课件和培训心得，用于日后被查询检索； 查询培训活动:提供目录树和搜索查询两种方式。7.项目管理项目管理模块管理各种转项活动、重大事项或工程。通过对项目从立项申请到结案评估整个生命周期的管理，发现和分析影响项目的因素，及时作出相应调整；还能为整个项目组包括外部的客户和合作伙伴提供必要的知识信息和高效的协同工作平台，当某一任务发生变动时，能在第一时间内通知到项目组所有成员，并对项目的成本、效益进行分解，为成员的绩效考核提供有效依据，最终项目的所有文档和记录以宝贵的知识财富留存在组织中。 项目分解：把一个大型的项目逐层分解为可控制、可执行和可调整的子项目。l 可进行多级的项目分解l 定义子项目与其他各级子项目之间的关系l 定义从父项目到各层子项目的任务名称、负责人、参与人、工期、 起始和结束时间、项目预算、内容说明等 生命周期管理：对项目的整个生命周期，从立项、计划、执行、控制到结束的管理l 对项目状态（执行、正常、延期、冻结等）的管理l 对立项和任务安排的申请和审批l 设定项目中非常关键性的任务为里程碑，作为项目分析的工具l 针对项目的不同阶段可以生成不同的计划版本，并对计划版本进行比较l 在项目执行过程中，让项目组成员可以共享项目信息、进行项目协作、即时沟通交流等l 对项目进行的修改第一时间内提醒项目组成员l 监控项目的各种情况，如人员安排、项目进度、项目预算和支出等l 项目结束后，所有的项目信息，包括项目组成员、项目经验心得、项目进行的过程等都得到完整保留 人员安排：对项目执行过程中的人员使用作出详细的安排l 人员所负责的具体工作内容和职责、起始和结束日期、工期、和其他人员之间的关系等。l 在项目安排和实施过程中，可以对项目人员作出通知，使其及时获取项目的工作安排和变更，明晰自己的工作内容和要求，以及自己在整个项目中的角色。l 提供多种方式对人员安排作出分析，项目经理可以获得每个子项目的人员安排情况，也可以获得每个人员所负责的所有子项目的情况，这将有助于对人员作出合理的安排以保证项目的顺利进行。 项目进度安排：对整个项目的工作时间进行估算，进而对任一级子项目做出进度安排从而形成整个项目的进度表。 实时更新项目信息：通过赋予项目经理、项目人员、客户和其他外部资源以相应的权限，他们可以在权限范围内给予项目最新的状态。 多个项目版本：无论是计划或是执行的项目，对其中的因素，如人员安排或进度安排作出变更后，都将形成项目的新的版本。不同的项目版本是形成项目分析报告的一个基础。 项目监控：可从不同角度监控项目，以便及时对项目做出调整。l 项目各任务安排l 当前项目进展情况l 人力资源安排情况l 项目成果分析l 延后、超期任务统计和分析l 项目预算、支出和效益分析 项目预算：制订每个子项目的预算从而形成整个项目的预算，帮助企业控制项目执行过程中的资金风险。 警示功能：实时地监控项目进展状况并对未满足要求的工作向项目人员做出警示。 项目的安全性：对项目信息的读取和操作进行安全性的设置。l 对其进行读取和编辑都有严格的安全控制，这将由项目人员的职位和角色分配决定l 围绕项目开展的各工作流，都进行了预先的定义，将保证工作流的流转完全符合项目实际操作的要求l 完备的日志使用户获得对项目信息进行的操作的详细记录8.信息系统运维管理根据国家局对各属单位在信息系统运维方面的要求，每个单位都必须要建立自己的运维系统，在网络上实现各信息系统运维的日常管理工作，以确保各信息系统的畅通运行和规范管理。每个用户均可应用此运维管理系统来保障各自业务系统的正常运行。 计算机、配件、耗材的采购申请与审批，相关资产的转移、维修、报废和日常管理； 信息中心工作计划、进度、总结、工作开展情况等信息的分类汇总和系统运维等内部管理信息； 信息中心项目的立项审批，通过公司协同工作平台实现网上审批； 专项工作开展采用项目管理的方式实现规范管理。（四） 综合信息查询管理通过这个信息查询模块，只要在权限的允许下，我们可以找到我们想要的任何信息，从外网的新闻、宣传资料到公司的各项业务数据报表（OA系统并非专项业务系统，所以OA系统需要与各专项业务系统对接，读取业务系统内的数据）到局发文件、公司规章制度、公司发文、通知、公告、各种项目文件、合同等等这些日常办公中产生的所有信息都被分门别类的保存在数据库中以供查询、调用。这些信息的相关操作属性（归档储存、删除、修改等等），只有相关的部门或个人可以进行，保证了信息的完整性和安全性。通过综合信息查询管理平台，我们还可以对数据库的目录和结构进行定制，使其符合我们的需要，除此之外该平台还为数据库提供了多个出口和入口，使得库中的信息能够随所有日常工作的进行而实时更新，并反过来再服务于我们的日常工作。保障了综合信息的完整性、及时性和实用性。 规范制度模块:是为组织提供规范制度的发布、分类、搜索的场所，所存放资料的分类有：组织的各种规章制度、资料和指引（即某些制度的详细解释或实施细则）、各部门各岗位的职责、规范、规定等及其指引。指定