用信息化手段固化企业流程--思念.docx

用信息化手段固化企业流程、提升管理效率 个人介绍郑州思念 OA管理员：魏鸿,2007年11月，进入郑州思念信息中心，负责OA、网站等系统管理工作。在近五年的通达OA管理工作中，已熟练掌握各模块的应用并能分析解决各类问题，了解数据库中表的结构，能够通过数据库管理工具解决相关问题。能够应用Html语言、CSS样式、Javascrip脚本设计工作流程，目前为思念公司生产、营销、财务、研发等系统设计工作流程有120多个。 企业介绍成立时间：一九九七年六月，公司人数：15000人以上，年销售额：36亿。公司简介：郑州思念食品股份有限公司是国内最大的专业速冻食品生产企业之一，成立于1997年。公司下属单位：杜康控股、翰海置业、中豪置业、思念置业等多家下属单位的集团公司。食品公司在郑州市金水区和惠济区有两个工业园，合计占地近1000亩，拥有员工一万五千多人，年生产能力超过50万吨。公司产品涵盖速冻汤圆、速冻水饺、速冻面点、速冻休闲食品、速冻西点、速冻调理制品等六大系列、300多个花色品种，主要产品在国内市场占有率达20%以上。2006年8月18日，思念股份公司在新加坡交易所主板成功挂牌上市。思念公司的品牌影响力、生产能力、销售总量均位居全国同行业前列。目前公司在郑州、四川、湖州、广州等地建有生产基地，拥有几十条现代化的速冻及常温生产线，几万吨低温冷库和遍布全国的销售网络。思念公司先后被河南省政府确定为“河南省农业产业化优秀龙头企业”、“河南省百户重点工业企业”；被国家农业部、发改委等八部委评定为“全国农业产业化优秀龙头企业”及“农业产业化国家重点龙头企业”；思念公司被国家信息化评测中心评为“中国企业信息化500强”；思念公司连续多年被中国食品工业协会、物流专业委员评为“中国食品物流50强”及“全国食品物流定点企业”。思念公司已通过ISO9001:2008国际质量管理体系认证、ISO22000食品安全管理体系认证并获得HACCP认证；公司拥有国家CNAS认可检测实验室、国家级企业技术中心和省级工程技术中心；“思念”牌汤圆、水饺还双双荣获“中国名牌产品”； 2008年10月，思念食品携手奥运，成为“北京2008年奥运会速冻包馅食品独家供应商”，是速冻食品行业中唯一的一家。OA选型过程：2004年，随着速冻产品被国内消费者广为接受，思念公司步入了高速发展阶段，前后几年间（20022004年）销售额年年实现翻番。然而在高增长的背后，是企业传统办公效率的严重滞后，主要表现在以下几个方面：1、内部沟通手段滞后，仅依靠当时有限的几个免费邮箱进行内部信息的沟通，同时为了让员工使用上外部邮箱，还要给每个员工开通外网权限，占用了当时昂贵的互联网带宽资源，同时众多员工的上网行为也带来了一系列的管理难题。2、各种公告通知、文件都依靠发纸质文件去发放传递，可追溯性、共享性极差。3、各种内部公文的审批流程也需要用纸质文稿流转，由于众多的流程审批人员经常出差，造成一个普通的公文审批少则一周、多则达半个多月的审批时间。鉴于上述情况，公司领导决定通过信息化手段提升公司整体办公环境和工作效率，信息中心为此查阅了大量相关案例，参观了一些先期使用OA的一些企业。经过近3个月的考察，对当时国内的OA软件应用情况有了一定的认识。2004年前国内的OA软件主要是一些基于lotus domino软件开发的办公系统，OA用户的日常维护量非常大，同时对OA管理员的素质要求很高。我们无意中看到BBS上有人推荐通达公司的OA软件，当时抱着试试看的心态下载一个安装到服务器上。经过信息中心内部2个月的试用后，我们向公司领导进行了汇报演示，取得了公司高层的一致支持。在2004年8月，通达OA办公系统在郑州思念食品公司正式上线，揭开了思念公司信息化建设的新篇章。目前通达OA的使用情况：从2004年OA上线至今的10年间，OA版本已经从最初的2004版升级到目前的2013版。随着公司的发展，OA用户也从最初的一百人左右，扩展到现在三千多个用户，日常在线人员700余人。使用范围涵盖总公司、营销中心10个大区以及四川、湖州、广州等众多外建分厂。目前所用到功能主要有：邮件、工作流、公告通知、新闻管理、后来开发的“思念报”、日程安排、会议申请、车辆申请、公共文件柜、项目管理等功能。通达OA功能与实际应用举例：1、工作流：实现了全国各地无处不在的办公，销售单位及外建厂跟总部之间的签批工作全依赖工作流，平均每天需要通过工作流来办理的事项有300多个（见上图）。2、菜单灵活定义功能，支持挂接外部系统，我们通过此功能，增加了“IT综合服务平台”，和OA无缝接合，报修人在填写完毕故障描述提交后，OA系统自动发送短信到相关人员的手机上，大大提供了故障受理效率。同时在该平台上，报修人还可以对维修人员的服务进行满意度打分，便于上级对下属工作态度的监管。报修界面见下图：信息发布公告通知：在公告通知中，我们分“营销中心”和“总公司”两个系统分别进行公告，销售管理部用户在发布公告时，发布范围选择营销中心用户，如上图。新闻管理：我们将新闻管理改名为项目公告板，在2010版中，可以通过“系统代码设置”自由添加下级分类，这一点刚好满足了我们公司的需求，我们根据自身需求分别添加了扫盲战报、美食总动员、销售战报、分销商、NC与BI、ISO9000，如下图：我们创建了“新闻管理”角色，给不同项目负责人分别添加新闻管理权限，具有管理权限的用户只能编辑自己添加新闻。工作流OA工作流模块在思念公司的全面推行，目前工作流系统已经深入应用到思念公司生产、营销、财务、研发、采购、人资行政等各个环节，方便了思念各地的分公司办事处、外建厂和总部之间互相沟通协调工作，提高了工作效率，促进了公司各管理制度的高效、规范运行。工作流已成为思念公司日常工作中不可缺少的信息化应用。下图为我们公司的流程分类，目前所用工作流有120多个，下面介绍一下合同审批流程的应用。采购类制式合同审批流程1、流程功能：合同从原来的领导在纸质版合同上签字，转成工作流审批，节省时间、提高工作效率、方便总部领导对外建厂合同的管理。2、流程流转说明：发起人选择合同类型，经过价审或招标及各级领导审核同意后，转至行政部盖章。3、使用范围：总公司采购部及外建厂采购部4、表单：合同内容较长，这里我通过CSS样式，使合同内容只在高600px宽760px的区域范围内显示，样式内容如下：.kuang font-size: 12px; color: #333333; float: left; height: 600px; width: 760px; overflow: hidden; clear: left; position: fixed; overflow: auto;padding: 10px; align:center;在采购类制式合同中共有6类，如下图：流程图：流程图说明：（1）3和7步骤可以回退到之前的步骤；（2）合同金额在10万以下的副总审批后转交行政部盖章；（3）合同金额在10万以上的转交总经理审批后，行政部盖章；知识管理在知识管理模块中，思念用的最多的是“公共文件柜”，分门别类创建文件夹，很方便的视文件类型设置相关权限，既方便了用户随时随地查看文件，也方便了公司对文件的管理。许多部门也建立了自己的部门级文件柜，通过对访问、下载、删除等权限的控制，对文件柜中的内容进行了安全有效的管理。文件目录如下图：其他功能模块1、日程安排：为方便领导便捷的了解部门员工日工作内容，我们用日程安排模块写每日工作内容及次日工作计划（如下图）。为避免员工修改写好的日志，日程安排中原有的修改功能已取消。2、项目管理：为了对各个部门众多的项目管理提供信息化手段，我们启用了OA中的项目管理模块，对项目具体事务以流程进行记录，方便了领导对项目情况的审查、监督。3、电子版企业报：以前的思念报只有报纸版，2008年底，通达工程师协助开发了思念报模块，从此思念公司在OA系统上有了电子版思念报，既方便了员工阅读搞件，又提高了投稿积极性，匿名评论功能更是激发了员工针对某些文章的积极交流，下图为思念报在桌面上显示的截图：4、投票管理：体现了公平公正，实现了民主。产生的效益自2004年以来的8年间，思念食品信息化建设一直在高速发展，期间主要的业务软件如ERP系统，因为软件技术、发展应用等原因先后3次更换了软件厂商。唯独通达OA系统一直在思念公司使用至今，在信息中心内部被称为最“长寿的系统”。OA用户也从初期的100余人发展到现在的3000余人，日平均在线人数700余人。促使思念人多年来对通达OA不离不弃的原因，不仅仅在于其便捷的维护性，更多在于其为企业创造的综合效益：1、工作流的大量应用（120余个），大大提高了企业的审批效率。据行政部门不完全统计，一个审批流程比传统的纸质审批流程提高近86%；2、OA系统的上线，方便了内部文档的沟通，取消了大量为上外部邮