CCT合同管理办法new.doc

CCT合同管理办法 V2.0版文件基本信息：文件编号ZD/CCT 06.102.1-2009文件类别制度责任部门财务部保密状态公开文件参考无版本V2.0文件历史：版本发布日期目的或说明V1.0合同管理制度审核和批准： 审核日期批准日期修订记录：拟制人/修改人拟制/修改日期更改原因主要更改内容（写要点即可）陈灿、段贤松2009-6-15进一步完善操作管理流程CCT合同管理办法一、 为了促进公司对外活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，特制定本管理办法。二、 管理规定：1. 凡公司名义对外发生经济活动且满足本办法范围内的都应当签订合同。2. 本办法所指合同是指已经约定公司与供应商或服务商、客户等权利义务的书面文件，包括但不限于合同、协议、议定书、形式发票、报价单等，以上统称合同。3. 合同均应采用书面形式，有关修改合同的文件、传真件等均为合同的组成部分。4. 合同分为模版合同和非模版合同。合同模版指在经过公司法律、税务、财务等相关专业人员审核后相关条款，已经能够保证公司利益、合同合法合规性。模版合同即按照合同模版签定的合同。非模版合同指条款超出合同模版外或公司还没有合同模版或对方提供合同模版的合同。三、合同签定的管理规定1.1符合以下情况之一的，应当以书面形式订立合同：a) 单笔业务金额或合同期限内累计金额达1000USD以上的；b) 有保证、抵押或押金等作为担保的；c)1.2合同相关条款的确认1.2.1签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，若对方为单位，包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况等，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限，同时向对方单位取得营业执照复印件;若对方为个人，签字人必须是本人，同时向对方取得身份证复印件。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际履约能力，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。1.2.2合同必须包括标的（指商品、服务及工程项目等）、数量、质量、价格条款或者酬金、履行期限、合同执行及签定地点、执行方式、违约责任等主要条款。1.2.3对外放出贷款或提供信用保证需签定押金、抵押、保证等担保条款。1.2.4每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号、税务号码和税务名称等信息。1.2.5对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章。1.2.6合同文本我方至少应持一份以上。1.2.7合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。1.2.8任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。1.3合同审批1.3.1公司法定合同审批权限如下：1.3.1.1下列合同由总经理或其授权委托人审批：对以公司整体名义签定的合同（包括： 公司的各类经营性经济合同； 对外招商、招标、合作经营等重大对外经济合同； 公司自建或承建的各类安装、建筑、装饰、修缮工程合同; 公司各类固定资产购置合同）;以各分公司名义签定的合同，单个合同累计标的在2000USD及以上（如月支付费用年限122000USD）。1.3.1.2下列合同由分公司总经理审批：以各分公司名义签定的合同，单个合同累计标的在2000USD以下。（如月支付费用年限122000USD）。1.3.1.3 授权委托人必须取得总经理书面的授权委托书方能执行所授权范围内的合同审批职能，否则该委托人行使合同审批权无效，责任自负。合同审批授权委托书原件由人事部存档，合同管理员保留复印件。1.3.2合同审查主要内容：1.3.2.1合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。1.3.2.2合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。1.3.2.3合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。1.3.3 根据法律规定或实际需要，重大重要合同视其重要性，还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。1.3.4 合同审批程序如下：否与对方签订合同是合同管理员核实是否为模版合同合同经办人员填写“合同审批单”部门经理审核与对方签订合同公共关系部对合同文本中法律条款的合法性、严密性、可行性提出审核意见合同涉及的相关业务部门出具审核意见报各领导按权限审批1.3.4.1 模版/非模版合同审批程序： 对于模版合同需要在合同管理员处存档文本样版。审批程序请见下面流程图。1.3.4.2 合同涉及的相关业务部门出具审核意见的： 公共关系部：1合同的合法性; 2合同的严密性; 3合同的可行性。物流部：1合同的运输条款;2合同的价格条款。技术部：1合同的技术条款。 财务部：1合同的标的价款; 2合同的收、付款条款;3合同的税务条款。（分公司总经理审批权限内由分公司财务经理审核）“合同审批单”请见附件一1.4 合同签订1.4.1公司所有的合同签订，必须按上面的审批程序操作完毕后，方能与对方正式签订书面的合同。1.4.2 对于与单位之间的合同，必须有对方单位合法代表签字，盖有对方单位公章或合同专用章;对于与个人之间的合同，必须有对方合同当事人本人签字同时需按有手印。1.4.3不允许跨部门（分公司）代签合同，有相应的授权委托书除外。“合同类别及对应的发起人”请见附件二四、合同的履行1. 经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的全面履行。合同签订后即行生效，各部门应当实际、全面地履行。2. 合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。3. 相关部门应及时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理，并及时向相关领导汇报。同时对公司的重大经济合同的履行情况应进行定期检查。检查内容着重以下几方面：3.1合同履行情况；3.2合同未能履约的原因、责任；3.3合同管理的工作程序、标准及资料登记情况；3.4合同履行过程中的存在问题和处理意见；3.5其他情况。4. 在合同履行中，各部门应在职责范围内负责相关往来函件的签收、交换工作，与合同有关的业务往来函件应归入合同档案保存，任何人不得私自销毁。5. 合同收、付款跟踪： 5.1 按照合同约定的收款时间，由相关责任部门人员及时跟踪向对方催收相关款项，并及时通知合同管理员维护收款数据，同时通知出纳查收;5.2 按照合同约定的付款时间，由相关责任部门人员申请付款，需经合同管理员根据合同签字确认付款时间是否属实，方可进行支付;5.3 收款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部可拒绝付款，并要求收款单位出具代收款证明。5.4 一般情况下，不允许任何人垫付合同款项下任何款项，经特批允许除外。6.物流跟踪6.1对外销售合同，物流由销售部门管理，财务部负责监督;6.2公司采购货物、设备的合同，物流由物流部全程跟踪，相关资料应随合同档案一起存档。五、合同的变更和解除1. 在经济合同履行过程中如确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商;2. 对主当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制;3. 变更、解除经济合同，必须符合经济合同法的规定，并应在公司内办理有关审批手续（依照合同的签订流程审批）;4. 经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力;5. 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效;6. 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定;7. 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围，变更或解除合同的编号与原合同编号保持一致;六、经济合同纠纷的处理1. 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按经济合同法等有关法规和本制度规定妥善处理;2. 合同纠纷由签约企业（部门）负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责;3. 处理合同纠纷的原则是：3.1 坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准;3.2 以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，既在维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷;3.3 因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；4. 公司各部门在处理纠纷时，应积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见;5合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起拆的足够时间;6. 公司各部门对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。七、合同档案保管1. 合同档案包括经合同各方签字确认的合同文本及补充协议、合同审批单、合同付款记录、各项保函原件或复印件、合同物流清关单据、合同执行过程单据如验收证明等;2. 合同管理员应对合同进行编号，分各合同及类别进行保管。编号为公司编号（三位英文字母）+责任部门编号（一位号码）+签订时间（年月日）顺序号码（两位）;“地域编号规则”请见附件三“责任部门编号规则”请见附件四3. 合同统一在金沙萨保管。合同管理员和人事部有关人员作为合同保管责任人。对于重大合同由人事部统一保管原件，合同管理员处只留复印件；其他合同由合同管理员统一保管原件，业务部门可留复印件;重大合同包括：1互联互通;2与中兴的设备采购合同;3标的超过公司资产1/10以上的合同;4有关需要保密的合同。4. 合同管理员需及时登记电子版合同台账，时时掌握并更新所管的合同信息;5. 合同管理员应重视对合同的查阅，非相关人员不得随意查阅公司合同文本；对重大运营设备采购合同和代理协议等重要机密文档的查阅应由人事部做查阅记录，并经总经理审批后方能查阅;6. 合同传递：各子公司、分公司先邮件发送合同扫描件给金沙萨CCT总部合同管理员，再每月汇总后，将合同原件邮寄至金沙萨统一保管。各子公司、分公司只留合同复印件。7. 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，追究其法律责任。七、本办法解释权归财务部。八、本办法自下发之日起生效实施。附件一：合同审批单/Contract Pre-approval Form合同说明/Description：编号/No.：对方单位在ERP编码/Supplier NO.of ERP：对方单位名称/Supplier name：金额/Amount：期限/Period：所涉税项/About tax： BIC; IRL; IM; FPC; other：文本来源/Mode：公司模版/CCT（ ）对方提供/contractor（ ）自行拟订/（ ）特殊条款说明：（如分期付款等条款）/special terms:部门经理：分公司/副总经理/A.D.G：业务审核：法律条款（律师）/LM：是否模版合同/Be stencil contract?（Y/N）合同的合法性、严密性、可行性/Be contract validity, strictness, feasibility? （Y/N）其他方面/Other如模版合同可不用审核如下条款，直接转合同管理员核定物流部/MM：运输、价格条款/About transportation&price技术体系/AM：技术条款/About technology财务部/FM：标的价款/About value of the contract收、付款条款/About receipt&payment税务条款/About tax总经理审批/D.G：合同管理员/CM：申请人/Applicant：附件二：合同类别及对应的发起人发起人合同类别市场体系分公司市场部（参照总部市场部）分公司营业场所装修、金沙萨以外的分公司员工住房合同、营业厅租赁合同由分公司经理签定）总部市场部经销商合同定货合同销售合同VI设计合同各种广告合同其他合同人事部雇佣合同、保安公司劳务外包、员工贷款协议行政部中方员工住房、总部办公用房（金沙萨以外的分公司员工住房合同、营业厅租赁合同由分公司经理签定）代理协议其他办公合同物流部清关运输合同手机和冲值卡采购合同财务部贷款协议相关咨询合同其他财务合同技术部基站租赁合同设备采购合同-ZTE设备采购合同-非ZTE材料采购合同工程外包合同工程承包合同互联互通、国际业务、长途传输（卫星）租赁服务合同其他技术合同附件三：地域编号规则KINSHASAMATADIMBUJIMAYILUBUMBASHIMbandakaGomaKINMATMBULUBMBAGOM附件四：责任部门编号规则编号责任