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第四讲 怎样正确填制凭证与登记账簿中央电大经济管理学院艾大力2009年12月01日一、会计凭证的作用和种类（一）会计凭证的作用会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。填制和审核会计凭证，是会计工作的开始，也是对经济业务进行日常监督的重要环节。正确地填制、合法地取得和严格地审核会计凭证，是会计循环的初始环节，也是会计核算的基本方法，对于完成会计工作具有十分重要的意义。其主要作用体现在以下三方面：1.及时、正确地反映经济业务完成情况；2.明确经济责任，强化单位内部控制；3.加强会计监督，控制经济运行。（二）会计凭证的种类会计凭证是多种多样的，按照填制程序和用途的不同，可以分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生或完成时取得和填制的，用以记录和证明经济业务的发生和完成情况，并作为记账原始依据的会计凭证。记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并依据复式记账原理而填制的、作为登记账簿直接依据的会计凭证。记账凭证要确定应借、应贷的会计科目和金额。经记账凭证处理过的经济业务完成了会计核算的初次确认程序，从一般的经济信息转化为初始的会计信息。二、原始凭证（一）原始凭证的分类1.原始凭证按其取得来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。（1）自制原始凭证。是指本单位内部经办业务的部门或个人，在业务发生或完成时，自行填制的凭证。这类凭证仅供本单位内部使用。如收料单、领料单、差旅费报销单、固定资产折旧表、工资费用明细表等。（2）外来原始凭证。是指企事业单位在同外单位发生经济业务时，由外单位经办人员填制或签发的原始凭证。如购货时取得的购货发票，业务招待时从饭店取得的服务发票，职工出差取得的飞机票、火车票等。2.原始凭证按其填制手续不同，可以分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。（1）一次凭证。是指只记录一项经济业务，或者是同时反映若干项相同性质的经济业务，填制手续是一次完成的原始凭证。如收据、发货单、借款单、银行收款通知书等。所有外来凭证和绝大多数自制原始凭证都属于一次凭证。（2）累计凭证。是指在一定时期内多次记录发生的同类经济业务的原始凭证。这类凭证的填制手续是随经济业务发生而分次进行的。如限额领料单。这种多次有效的原始凭证，在满足内控管理前提下，可以减少凭证的使用数量、简化填制手续。（3）汇总凭证。是指为了简化记账凭证填制的工作量，将一定时期内若干张记录同类经济业务的原始凭证进行汇总编制而成的原始凭证。如材料发出汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。汇总原始凭证只能将同类业务进行汇总，而不能将不同性质的业务汇总填制在一张凭证上。（二）原始凭证的基本内容由于经济业务的多样性以及经济管理要求的差异性，各种原始凭证的名称、格式和内容也是各不相同。但是，无论何种原始凭证，都必须能够客观、真实反映经济业务发生或完成情况，明确有关经办人员的经济责任。这就决定了原始凭证必须具备以下基本内容：（1）原始凭证的名称和编号；（2）填制原始凭证的日期；（3）接受原始凭证的单位名称；（4）填制单位的名称或填制人姓名；（5）经济业务内容；（6）数量、单价和金额；（7）经办人员的签名或盖章；（8）凭证附件。原始凭证上述7项基本内容，作为原始凭证基本要素，一般不得缺少。根据我国会计基础工作规范的相关规定，对原始凭证还有以下一些基本要求：1.从单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。2.自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。3.购买实物的原始凭证，必须有验收证明。4.支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能以支付款项的有关凭证代替。5.发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。6.职工借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。因为借款和还款是两项具有联系的业务，必须分别在不同会计科目中单独反映，因此借款凭证和退还借款的收据，都是货币资金业务的重要原始凭证，必须分别记账分别保留7.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭怔附件：如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号，以便确认经济业务的审批情况和查阅。（三）原始凭证的填制要求原始凭证是编制记账凭证的的依据，是会计核算最基础的原始资料。要保证会计核算工作的质量，必须从保证原始凭证的质量做起。填制原始凭证的具体要求如下：（1）记录要真实；（2）内容要完整；（3）手续要完备；（4）书写要清楚、规范；（5）不得随意涂改、刮擦、挖补；（6）连续编号；（7）填制及时。（四）原始凭证的审核1.原始凭证审核的内容。（1）审核原始凭证的真实性、合法性和合理性；（2）审核原始凭证的准确性；（3）审核原始凭证的完整性、及时性；2.原始凭证审核结果的处理（1）对于完全符合要求的原始凭证，应及时办理会计手续，据以填制记账凭证。（2）对于真实、合法、合理，但记载内容不完整、不准确的原始凭证，应将凭证退还给有关经办人员，由其补充完整、更改正确后，重新对修正的凭证进行复审，确认无误后准予办理会计手续。（3）对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权拒绝办理相关手续，情节严重的要向单位负责人报告。对于伪造、涂改凭证的不法行为，会计人员应扣留凭证，并向领导提出书面报告，由上级主管领导根据相关法规进行处理。三、记账凭证（一）记账凭证的种类1.按照反映经济内容的不同，记账凭证可以分为专用记账凭证和通用记账凭证。（1）专用记账凭证。是用来记录某一类经济业务的记账凭证，一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。收款凭证。收款凭证是指记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证，是根据有关库存现金和银行存款收款业务的原始凭证来填制的，可进一步分为现金收款凭证和银行存款收款凭证（区别仅在于凭证左上角借方科目的名称不同）。涉及库存现金收入的经济业务就填制现金收款凭证（编号为现收字第*号），涉及银行存款收入的经济业务就填制银行存款收款凭证（编号为银收字第*号）。付款凭证。付款凭证是用来记录库存现金和银行存款付款业务的凭证，是根据库存现金和银行存款支付业务的原始凭证来填制的，可进一步分为库存现金付款凭证和银行存款付款凭证。涉及库存现金支付的经济业务就填制现金付款凭证（编号为现付字第*号），涉及银行存款支付的经济业务就填制银行存款付款凭证（编号为银付字第*号）。如果是涉及库存现金与银行存款间相互收付的经济业务（如把销售收入现金送存银行或从银行提取现金），为了避免重复记账，一般只按照付出的一方编制一张付款凭证，而不再同时编制收款凭证。转账凭证。是用来记录与库存现金、银行存款收付无关的经济业务的记账凭证，是根据有关转账业务的原始凭证来填制的。（2）通用记账凭证。是用以记录各种经济业务的记账凭证。采用通用记账凭证的单位，不再根据经济业务内容差异分别填制收款凭证、付款凭证和转账凭证。2.按照填制会计科目方式的不同，记账凭证可以分为复式记账凭证和单式记帐凭证。3.按照记录经济业务形式的不同，记账凭证可以分为汇总记账凭证和分录记账凭证。以上三种分类中第一种分类是主要的和最常用的分类，同学们应该认真理解并通过练习来掌握，而对于其他两种分类则只要知道就可以了。（二）记账凭证的基本内容记账凭证种类很多，格式不统一，但其主要作用是一致的，都是在对原始凭证分类、整理的基础上，依据审核无误的原始凭证，按照复式记账的要求，运用会计科目，编制的会计分录，并据以登记账簿。记账凭证必须具备以下基本内容：（1）填制凭证的日期；（2）凭证的编号；（3）经济业务摘要；（4）会计科目（包括一级、二级或明细科目）的名称和金额；（5）所附原始凭证张数；（6）制证、审核、记账、会计主管等有关人员的的签章，收款凭证和还要由出纳人员签章。（三）记账凭证的填制要求各种记账凭证的填制，除了严格遵循上述填制原始凭证的要求之外，还应注意一下几点：日期栏的填写；摘要栏的填写；会计科目栏的填写；金额栏的填写；记账凭证附件张数的计算；记账凭证的编号；签名或盖章；对空行的要求；填写要求。填制记账凭证可用蓝黑墨水或碳素墨水笔，按规定需用红字表示的金额，数字可用红色墨水，但不准以负数表示。下列两种情况，金额可用红色墨水填写（即红字记账凭证）：记账后发现记账凭证有错误，需采用红字更正法；会计核算制度规定采用红字填制记账凭证的特定会计业务。（四）会计凭证的审核为了使记账凭证符合记账要求，正确反映经济业务的内容，在登记账簿前，必须由专人对填制好的记账凭证进行严格的审核。记账凭证审核的内容包括：1内容是否真实：记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证的经济内容是否与所附原始凭证的内容相同、金额是否相等。2会计科目和金额是否正确：记账凭证应借、应贷的会计科目（包括一级科目、明细科目）对应关系是否清晰、金额是否正确。3项目是否齐全：记账凭证中的项目是否填制完整，日期、凭证编号、附件张数是否准确，有关人员的签章是否齐全，摘要是否清楚。如果发现记账凭证的填制有差错或者填制不完整、签章不齐全，应查明原因，责令更正、补充或重填。只有经过审核无误的记账凭证，才能据以登记账簿。四、会计账簿的作用和种类（一）会计账簿的作用会计账簿是按照会计科目开设的，由一定格式的账页组成，以记账凭证为依据，全面、连续、系统、综合地记录企事业单位经济业务的簿籍。设置和登记账簿是会计工作的重要环节，也是会计信息处理的一个重要的专门方法。各单位通过设置和登记账簿，可以把分散在会计凭证上的大量核算资料，加以集中和归类整理，为编制财务报表提供重要依据。账簿在会计核算中的主要作用有：1.通过登记账簿，可以把会计凭证所提供的资料归类汇总，形成集中的、系统的、全面的会计核算资料。2账簿是反映、监督经济活动，考核各部门经济责任的重要手段。3账簿为编制财务报表提供主要的数据资料。（二）账簿的种类1.账簿按照用途分类可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿（1）序时账簿，也称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。序时账按其记录内容的不同又分为普通日记账和特种日记账。（2）分类账簿。分类账簿是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按照其提供核算指标的详细程度不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿。（3）备查账簿。备查账簿是指对一些在序时账簿和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，对序时账簿和分类账簿起补充作用。2.账簿按其形式分类可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿（1）订本式账簿。简称订本式，是指在启用前就将许多张账页装订成册并连续编号的账簿。（2）活页式账簿，简称活页账，是指将一定数量的账页至于活页夹内，可根据记账内容的变化随时增加或减少部分账页的账簿。（3）卡片式账簿，简称卡片式账，是指用印有记账格式的卡片登记经济业务的账簿。3.账簿按账页格式分类可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿等。五、会计账簿的设置与登记（一）设置会计账簿的原则企业设置账簿要根据会计法规和会计准则的要求，并要考虑本单位经济管理的需要和经营活动的特点。单位在设置账簿时，一般应遵守以下原则。1全面性原则账簿的设置首先要保证全面地反映各单位的经济活动和财务收支情况，为日常经营管理、编制会计报表和进行经营决策提供比较丰富的资料。因而设置账簿不能过少，过于简单。2从实际出发的原则由于各单位的经济业务各不相同，规模大小不一，管理方式各有特点，账簿设置也就各不相同。设置账簿应从实际出发，区别对待。经济活动频繁、规模大、会计人员多、分工细的企业，账簿设置可以细些、多些。而经济活动较少、业务简单、规模小、会计人员少、分工较粗的企业，账簿设置可以粗些、少些、相对简化些。至于具体设置哪些账户，则要根据单位所发生经济业务的特点及管理的要求来定。3科学性原则设置账簿时必须注意其科学性。既要有日记账簿，又要有分类账簿；既要有提供总括资料的账簿，又要有提供明细资料的账簿。同时，既要注意便于会计人员之间记账工作的分工，又要注意会计人员之间的配合和相互监督，工作不重复，不脱节，可以互相牵制，同时明确岗位责任。要做到账簿之间的关系清晰明朗，账簿的内容通俗易懂。尽量避免重复记录，减少无效劳动，节约会计费用。（二）账簿的组成内容账簿是记录经济业务发生情况的簿籍，不同的账簿功能不同，其构成要素也不同，但一般应具有以下基本内容：封面、扉页、账页。（三）会计账簿的启用为了保证账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，保证会计核算工作的质量，明确记账责任，必须按照一定的规则启用账簿。（1）启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。（2）账簿扉页粘贴印花税票。印花税票一律粘贴在账簿扉页启用表的右上角，并在印花税票中间画两根出头的横线，以示注销。（3）启用订本账应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得调页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册，装订之后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录索引，写明每个账户的名称和页次。（四）会计账簿登记规则1.登记账簿的依据为了保证账簿记录的真实和正确，必须根据审核无误的会计凭证登账。各类账簿记录内容详略程度不同，登账依据也各不相同。总账可以根据分录记账凭证逐笔登记，也可以根据汇总记账凭证定期登记；库存现金日记账和银行存款日记账的登账依据是收款凭证和付款凭证；各类明细账，有的根据原始凭证登记，有的根据记账凭证登记。2.登记账簿的时间各种账簿登账时间没有统一规定。一般原则是，对于总账要按照各单位所选用的会计核算组织形式来确定登账的具体时间，可以定期登记，也可以随时逐笔登记。各种明细账可以根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天进行登记，也可以定期（三天或五天）登记。但债权债务类明细账和财产物资类明细账应当每天进行登记，以便随时与对方单位结算，或与财产物资的实存数进行核对，以确定结余数的正确性。库存现金和银行存款日记账，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序进行登记，最少每天登记一次。3.登记账簿的规范要求准确完整；注明过账；使用规范文字和数字书写；书写要求；顺序连续登记；结出余额；过次页和承前页。（五）日记账的设置与登记1.普通日记账的设置与登记。设置普通日记账的单位，要序时地逐步登记企业的全部解决业务。2.特种日记账的设置和登记。特种日记账是专门用来登记某一类经济业务的日记账。常见的特种日记账有库存现金日记账、银行存款日记账、购货日记账、销货日记账等。其中所有经济单位都应设置的特种日记账是库存现金日记账和银行存款日记账。（登账要求及方法详见教材及演示光盘）（六）分类账的设置与登记1.总分类账的设置与登记。（详见教材与演示光盘）2.明细分类账的设置与登记。（详见教材与演示光盘）六、错账更正的方法在记账过程中，如果账簿记录发生错误，不得任意刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹，必须根据错误的具体情况，采用正确的方法予以更正。更正错账的方法一般有以下几种。1.划线更正法（1）适用情况：结账之前；账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时的笔误或计算错误。（2）具体做法：将错误的文字或数字用一条红色的横线划去，表示注销；再在划线的上方用蓝色的字迹写上正确的文字或数字；在划线处盖上更正人的图章，以明确责任。（3）注意事项：划掉错误的数字是应将整笔数字划掉，不要只划掉其中的一个或几个写错的数字，并保持被划去的字迹可以清楚辨认。【例】会计凭证正确无误，在登记应收账款总账借方发生额时将金额865.80误记为856.80。账户更正业务如图所示。2.红字更正法又称红字冲销法。它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于以下两种情况：（1）记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。更正的方法是：先用红字金额填制一张会计科目、借贷方向和金额与原错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏中写明冲销*月*日*号凭证错账，并据以用红字登记入账，以冲销原来错误的账簿记录；然后，再用蓝字或黑字填写一张正确的记账凭证，在摘要栏中写明更正*月*日*号凭证错账，并据以用蓝字或黑字登记入账。【例】C公司出租包装物收取3000元押金。在填制记账凭证时，误记人应付账款科目，并已据以登记人账，其错误记账凭证所反映的会计分录如下：借：银行存款3000贷：应付账款3000该业务的会计分录应是贷记其他应付款。在更正时，首先用红字金额填制一张记账凭证冲销原会计分录，并据以登记入账，冲销原错误的账簿