内部沟通控制程序.doc

内部沟通控制程序1 目的 规定内部沟通的程序、方法和内容，确保内部不同层次和职能之间得到有效的相互沟通和协调，促进工作高效进行，保证公司的方针政策得到贯彻和实施，确保质量管理体系有效运行。 2 范围 适用于公司上下级之间、同级人员之间、部门之间及会议、文件请求、汇报、告知等质量管理体系过程的沟通。 3 职责 3.1 行政部负责内部沟通有效性的管理。 3.2 副总经理负责内部沟通的领导，主持召开公司总经理办公会议和生产经营会议，并负责总3.3 各部门负责人负责本部门对外和对内的沟通工作，主持召开部门协调会议和本部门的内部会议。将本部门的工作部署传达给员工，回复员工的工作请示、汇报，将本部门的重大或特殊情况和问题向副总经理汇报，由副总经理向总经理报告并回复。保持部门与部门之间的沟通与配合。 3.4 品质技术部经理负责主持召开品质技术会议，并负责会议决议、决定的编审， 3.5 生产部经理负责主持召开生产会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审。 3.6 销售部经理负责主持召开销售财务会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审。 3.7 行政部主任负责主持召开行政人事会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审 3.8 行政部主任负责总经理办公（扩大）会议记录拟制工作4 程序 4.1 文件、信息沟通 4.1.1 文件沟通 本公司可以通过文件的形式传达上级方针政策和精神、安排和布置工作、通报工作情况、表彰有关部门和人员，从而达到沟通的目的。文件的制定、签发执行文件控制程序。 4.1.2 信息沟通 各部门负责的重大事项、活动应提前做好上下沟通。各部门信息的报送填写内部沟通单。4.2 会议沟通 4.2.1 会议类型 4.2.1.1 大型会议：本公司召开的全体员工会议。如：动员大会、表彰大会等。4.2.1.2 例行会议：在固定时间召开的办公、生产会议。如：总经理办公（扩大）会议、生产 经营会议、部门例会会议等。 4.2.1.3 临时会议：工作过程中为保证工作顺利开展而召开的临时性会议。如：抗台准备会议 4.2.1.4 专题会议：针对某问题专题召开的会议。如：营销、技术、企管等工作会议、经济分析会议、新产品鉴定会议等。4.2.2 会议管理 4.2.2.1 大型会议：根据公司具体情况而定，一般为年终或年初召开，由行政部制定会议计划至少于会议召开前一个月通知各部门。 4.2.2.2例行会议：根据本文件规定时间召开，由行政部准备会议场地并提前一天通知会议参加人员。 4.2.2.3临时会议、专题会议：由会议召集部门至少提前一天制定会议计划并通知行政部，行政部准备会议场地并通知会议参加人员。4.2.3 生产经营会议 4.2. 3.1会议时间：每月召开一次，在每月的8日上午10：00时召开。遇节假日或特殊情况顺延。 4.2. 3.2参会人员：副总经理、财务部经理、品质技术部经理、市场部经理、生产部经理、行政部主任、技术科主管、品质科主管，副总经理认为需要参加的人员。 4.2.3.3会议内容： a）汇报、总结上月生产情况以及本月生产计划安排，研究解决生产部门不能自行解决的重大问题。 b）汇报、总结上月新产品研发、产品改进等情况，讨论分析存在的问题、研究决定改进措施，以及需要进行协调的问题。 c）汇报、总结上月产品质量等情况，讨论分析存在的问题、研究决定改进措施，以及需要进行协调的问题 d）汇报、总结上月市场销售等情况，并对市场状况进行分析，以及提出需要协调的问题。 e) 汇报、总结上月财务工作等情况，如应收款、货款回收等问题，以及需要协调的问题。 f) 汇报、总结上月行政人事等情况，以及提出需要协调的问题。g) 通报公司领导层做出的公司经营策略、人事变动等重大决定。4.2.3.4 会议由副总经理主持，会议记录人员由副总经理指定，会后形成会议记录并上报总 经理。如因故错开需补开。 4.2.4 生产部例会 4.2.4.1会议时间：每月召开一次，在每月7日上午10：00时召开。遇节假日或特殊情况顺延。 4.2.4.2参会人员：副总经理、生产部经理、各车间主任，生产部经理认为需要参加的人员。 4.2.4.3会议内容： a）汇报、总结、上月生产进展情况，以及本月生产计划。协调、调度、平衡生产进度、研究解决车间不能自行解决的重大问题。 b）听取生产车间主任对本车间上月生产情况的汇报，对重要的问题和需要协调的问题作出决议、决定。 c）不定期的对生产形势进行综合分析或专题分析，对生产计划完成情况进行总体评价，对需要改进项目提出纠正和预防措施建议。 d）对生产人员及其他人员进行安全生产、文明生产和均衡生产及遵守工艺纪律，搞好质量控制、确保产品质量的教育。 e) 安排工作，沟通思想，交流经验，表彰先进，总结经验教训，提出整改措施。 f) 生产部经理认为需要传达、汇报、研究、协调的其他事项。 4.2.4.4 会议由生产部经理主持，会议记录人员由生产部经理指定，会后形成会议记录并上报副总经理。如因故错开因补开 4.2.5 品质技术例会 4.2.5.1会议时间：每月召开一次，在每月的4日上午10：00时召开，遇节假日或特殊情况顺延。 4.2.5.2参会人员：副总经理、管理者代表、品质技术部经理、品质科科长、技术科科长、以及品质技术部经理认为需要参加的人员。4.2.5.3会议内容： a）汇报、总结、上月新产品研发、产品改进、产品质量等情况，讨论分析存在的问题、研究决定改进措施。 b）传达行业动态和国家有关质量方面的法律、法规和政策，讨论和决定实施办法。 c）传达顾客对本公司产品质量和服务质量的反馈和要求，讨论和决定满足要求的措施d）听取检验人员对产品进货、过程和最终检测的执行情况及生产现场质量控制情况的汇报，对重要的问题和需要协调的问题作出决议、决定。 e) 不定期对产品质量进行综合分析或专题分析，对质量方针和质量目标执行情况进行总体评价，对需要改进项目提出纠正和预防措施建议。 f) 积极配合生产等部门，对质量人员和其他人员进行质量意识、工作知识和方法的教育培训。 g) 安排工作，沟通思想，交流经验，总结经验教训，提出整改措施。 i) 品质科科长和技术科科长认为需要传达、汇报、研究、协调的其他事项。 j）讨论技术革新、技术交流、技术协作和工艺改进等技术工作长远规划和技术改造规划。 k）讨论解决生产中关键和重大产品的技术、质量问题。 4.2. 5.4 会议由品质技术部经理主持，会议记录人员由品质技术部经理指定，会后形成会议记录并上报副总经理。如因故错开需补开.2.6销售、财务会议 4.2.6.1会议时间：每月召开一次，在每月的4日上午10：00时召开，遇节假日或特殊情况顺延。 4.2. 6.2参会人员：总经理、副总经理、市场部经理、财务部经理，以及总经理认为需要参加的人员。 4.2. 6.3会议内容： a）汇报、总结、上月市场销售、资金回笼、公司库存情况。讨论分析销售工作中存在的困难、研究决定改进措施。沟通思想，交流经验，总结经验，提出整改措施。 b）制定销售措施、计划。 c）协调销售和财务部门的帐务。 d）市场部经理认为需要传达、汇报、研究、协调的其他事项。 4.2. 6.4会议由市场部经理主持，会议记录人员由市场部经理指定，会后形成会议记录并上报总经理。如因故错开需补开。 4.2.7行政人事会议 4.2.7.1 会议时间：每季度召开一次，在每季度首月的5日上午10：00时召开。遇节假日或特殊情况顺延。4.2.7.2参会人员：副总经理、行政部主任、人事专员、行政专员，以及副总经理认为需要参 加的人员。 4.2.7.3会议内容： a）汇报、总结上季度行政人事的工作情况，讨论其中存在的问题解决方案。 b）协调与其他部门间的本部门不能够处理的问题。 c）讨论行政人事工作改进点和相关需求。 4.2. 7.4会议由行政部主任主持，会议记录人员由行政部主任指定，会后形成会议记录并报副总经理。如因故错开需补开。4.2.8临时会议 公司、职能部门、各生产车间负责人当需要传达上级方针政策和精神、动员和布置全公司的工作时,应在必要时召开公司、生产车间员工会议，就国家有关的法律、法规和政策，就顾客对本公司的产品和服务要求，公司、部门、生产车间对有关的事项的决议、决定，与广大员工进行沟通和交流，以求得广大员工的理解和支持。公司各部门经理可决定召开公司会议。会议由召集部门负责作会议记录，并保留存档。4.3会议的准备 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、通知与会人等)。 4.4 其它沟通方式 4.4.1各部门之间应就需要互相协助办理或与顾客相关的事项，可以通过面谈、电话、互联网络或书面进行沟通，书面沟通填写内部沟通单或*通知单。 4.4.2 上级可通