民航行业人才资源统计EXCEL报表培训资料南京.doc

.民航行业人才资源统计EXCEL报表培训资料南京民航行业人才资源统计EXCEL报表操作手册（第一版）民航局信息中心二一一年四月二十五日说 明为做好全行业人才资源统计工作，按民航局人事科教司的相关要求，我们依据行业人才资源统计报表表式，基于MS Excel软件开发了相配套的报表模板和汇总工具。报表模板的目的和作用有三，一是通过技术手段统一和规范本次调查统计工作的表式和打印输出式样；二是根据本套报表表内表间逻辑关系，利用Excel软件的内置功能和定制开发的程序代码，提供了自动求和汇总、校验纠错等功能，以减轻大家工作负荷并减少录入失误；三是该套电子表格可直接上报 “民航行业人才资源统计数据报送系统”（正在研发），自动解析入库，便于大家今后的查阅和利用。本手册为Excel报表模板的操作说明，共分为5个步骤，总体上较为简单。我们希望大家认真阅读，并严格按本手册操作步骤的相关指引，逐一进行相关操作。报表模板可在相关网站下载，具体地址会另行通知。操作过程中，如有任何技术问题可直接与我们联系，我们将全力做好相关技术支持工作。我们也欢迎大家多提宝贵意见和建议。联系人：民航局信息中心 王宇，联系电话：01064092597。.特别注意根据此次统计调查工作的业务要求，报表模板定制开发了大量的Excel“宏”代码，使文件大小较大。通过数据报送系统和/或电子邮件等方式正式上报电子报表前，请将Excel文件中的“说明”工作表删除，避免文件过大造成上传时间过长或失败。具体操作方法可参见“第五步数据上报准备”。删除前，请务必做好文件备份工作。提醒：在删除“说明”工作表后，Excel报表将不再具有“校验纠错”等功能。希望您按以下五步完成报表填报工作。第一步打开表格并启用宏表格支持Excel2003和2007两个版本，用户双击图标后，打开表格，如图1所示：图1用户应首先阅读红色框选区域的特别提醒。由于本表格中做了大量了逻辑判断处理工作，为使得表格中相应功能能够正确使用，用户在每次打开此Excel需启用宏。用户可根据当前使用的Excel版本（Excel 2003或Excel 2007），参照下列操作步骤执行。l Excel2003启用宏的操作步骤1、选择工具菜单下宏(M)菜单，点击安全性(S)菜单，打开安全性窗口，如图2所示图22、将安全级设置为“低”，点击“确定”按钮，关闭所有Excel2003，再重新打开。如图3所示图3二、Excel2007启用宏的操作步骤1、打开Excel菜单，点击Excel选项(I)按钮，打开Excel选项窗口，如图4所示；图42、选中在功能区显示“开发工具”选项卡，点击确认按钮关闭当前窗口，如图5所示；图53、选中开发工具页签，点击宏安全性按钮，打开信任中心窗口，如图6所示；图64、在宏设置分类，选中启用所有宏(不推荐：可能会运行有潜在危险的代码)(E)，点击确认按钮退出，如图7所示。图75、关闭所有Excle窗口，再重新打开。第二步输入填报单位完成启用宏的操作后，可点击图8所示的蓝色按钮“第二步输入填报单位”，如果已完成填表单位的填写，或不需要对填报单位进行修改，可跳过此步骤，到下一步骤。点击蓝色按钮后，显示如图8所示画面“请输入填报单位”，表明第一步图8启用宏的操作成功，用户可在该框内输入本单位的全称（为防止单位名称重复）；如仍显示图1画面，表明第一步的启用宏操作尚未成功，请详细阅读第一步启用宏的方法，并重试。第三步填报数据 填写好填报单位后，点击按钮“第三步填报数据”，如果显示图9所示画面，“请如实填报表1至表9数据”，表明第一步启用宏的操作成功，用户可在在左下角填报数据；如仍显示图1画面，表明第一步的启用宏操作尚未成功，请详细阅读第一步启用宏的方法，并重试。图9前面提到，此表格做了大量的控制，现分别就这些控制做出说明：l 填写区域每张表分为：表头区域、数值区域、填报单位信息区域”，其中“数值区域”和 “填报单位信息区域”（每张表的最后一行）是需要进行填写的，以表1为例如图10所示：图10用户请不要在表头区域（非填写区域）进行填写和修改，如进行上述操作，系统也会有如下提示：l 数据有效性填写由于此次填表单位为人，为防止人为输入错误，表格只允许输入自然数，如误输入字母，小数，负数，会有如下提示：由于表格很大，对于每一个具体的填报单位来说，会有很多数值为0，本表格也进行了控制，数据“0”可以不需填写。l 保存数据填好后，需进行保存，实际操作中，对于编辑过一段时间的表格，也应随时进行保存，以防止数据非正常原因丢失，在进行保存的时候，由于加载了宏，会有以下提示，用户点击确定即可。第四步自动检验纠错数据填写完毕，并保存后，点击蓝色按钮“第四步自动校验纠错”，出现如图11所示画面 图11点击自动校验纠错按钮，对之前输入的数据进行逻辑校验，此校验包括表内关系和表见关系，如总计等于分项之和，并且分别大于各分项数据。如有错误，首先会提示“验证未通过”，并将原因显示在按钮下方，用户可根据涉及的具体数值来进行检验纠错。 如填写数据均符合内置的逻辑，点击按钮后，会有如下提示。如此数据上报表格的填报工作已完成，最后一步需完成的操作为讲“数据上报.xls”更名为“上报单位全称.xls”（如“民航局信息中心.xls”）。第五步数据上报准备根据此次统计调查工作的业务要求，报表模板定制开发了大量的Excel“宏”代码，使文件大小较大。通过数据报送系统和/或电子邮件等方式正式上报电子报表前，请将Excel文件中的“说明”工作表删除，避免文件过大造成上传时