材料设备采购管理制度.doc

决策资源出品材料设备采购管理制度1. 目的全面了解供应商及其产品的特性，规范选择供应商的操作程序。对采购 过程进行控制，确保采购产品符合公司要求。2. 适用范围 适用于公司采购各类工程物资的各项控制活动。3. 工作职责：（1）. 工程管理部 组织对材料供应商的考察和评估工作 汇总编制材料设备管理控制汇总表 对材料设备进行选样和封样 编制招标文件，组织成本管理部、项目经理部进行招标活动 督促材料设备供应商在网上注册，并跟踪指导。 负责按照集团材料设备采购规定在网上进行材料设备招投标采购 负责材料设备采购合同签约 负责采购文件的保管 按照材料样品仓库管理程序对公司本部材料设备样品间进行日常管理维护工作。 编制、修订、解释本制度（2）. 设计部 确定材料设备设计标准 制定满足项目总进度计划的设计标准确认时间表 对材料设备样板进行确认（3）. 成本管理部 确定材料设备的目标控制成本 参加材料设备招标工作（4）. 项目经理部 编制材料设备进场计划 参加材料设备招标工作 负责材料设备采购合同执行 负责采购材料设备进场验收 负责供应商供货评估 负责材料设备现场封样仓库的日常管理4. 操作程序：（1）. 项目扩初设计阶段，设计部根据材料设备分类明细表提供材料设备设计标准确认表、材料设备设计确认计划表，项目经理部提供材料设备进场计划表，工程管理部组织设计部、成本管理部对材料设备的设计标准、功能要求和目标成本讨论后汇总编制材料设备管理控制汇总表，经公司总经理层审批通过后予以实施。材料设备的设计标准、功能要求和目标成本只有在公司总经理的书面同意后才能做更改。（2）. 工程管理部按照工程招投标工作管理制度、供应商评价和选择程序的有关规定，组织成本管理部、项目经理部对材料设备供应商进行考察和评估。（3）. 工程管理部汇编供应商名录、合格供应商目录、试点合作供应商目录、战略供应商目录。（4）. 工程管理部负责编制采购招标文件，成本管理部、项目经理部参与编制，法律室负责审核，按照材料设备采购招标文件内部审核表填写审核意见，经分管总经理批准后进行招标工作。（5）. 工程管理部督促投标单位发布招标文件前24小时，按招标文件规定及时交纳投标保证金。投标单位只有按规定交纳投标保证金后，方可参加投标。招标工作结束后工程管理部负责退还投标保证金。（6）. 工程管理部组织开标评标工作，成本管理部、项目经理部各一人以上参与。决标后填写材料设备招投标工作流程表，报分管总经理批准。由工程管理部签发中标通知书，并报合同审批。合同报批应附合同文本、供应商资质证明、材料设备招投标工作流程表及其他相关资料。（7）. 工程管理部负责甲供材料采购合同签约，项目经理部负责甲指乙供材料由项目经理部、供应商、施工总承包单位进行三方合同签约。（8）. 项目经理部负责采购合同实施，并根据设计（工程）变更情况对原采购合同签署补充协议。（9）. 根据产品选样和封样程序规定，工程管理部组织采购产品（甲供材料）选样和封样，项目经理部组织采购产品（甲指乙供材料）选样和封样，并填写材料设备封样清单。材料设备封样清单由工程管理部、项目经理部、供应商各存一联。（10）. 工程管理部组织项目经理部、供应商等相关单位对甲供材料采购合同实施合同交底，并填写材料设备合同交底单。对于三方采购合同由项目经理部组织监理、施工单位、供应商等相关单位进行交底。（11）. 工程管理部负责甲供材料封样物、卡标识，并移交项目经理部保管，办理移交手续。项目经理部负责甲指乙供材料封样物、卡标识,项目经理部负责现场仓贮物资管理，并按材料样品仓库管理程序实施。项目竣工，项目经理部负责将现场封样产品完集中到材料样品间，由工程管理部统一保管。（12）. 项目经理部组织协调监理单位分阶段和发货前对订购产品的入厂验证和订购产品进场验证，并按进货检验和试验程序规定实施。（13）. 项目经理部做好采购产品验证记录、验证标识和验证日记，按规定填写供应商供货质量、进度考核表、供应商供货评估表，由项目秘书存档。（14）. 项目经理部协调与供应商之间的材料（设备）供求进度、质量验证和工作配合关系，协调供应商与监理单位、施工总承包单位等之间的合作关系。（15）. 合同实施期间，项目经理部负责与设计部的设计业务对接。（16）. 对于甲方指定分包工程，项目经理部督促供应商严格执行工程隐蔽验收，半成品和成品验收制度，并规范办理工程验收手续，以此作为工程付款、结算的依据之一。（17）. 项目经理部负责及时通报采购产品损失现象（含工程、设计变更将发生现象），并按材料设备设计变更审批表实施。（18）. 项目经理部在每月25日，将材料设备采购调整计划（与材料设备采购计划格式相同）、供应商供货质量、进度考核表、材料设备采购月报表送交工程管理部备案。（19）. 项目经理部负责完整收齐所有采购材料设备全套工程竣工验收资料报质监站，如：产品合格证、质量保证书、检测（试验）报告、营业执照、资质证书、产品使用说明等。（20）. 项目经理部负责做好各类采购材料（设备）付款台帐，付款台帐记录应包含合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、工程量、增减工程量、增减帐目、各阶段付款金额和日期、结算金额、付款报批日期、支票金额、支票编号、支票（现金）收发日期、支票（现金）签收人、签收日期等。（21）. 项目经理部负责整理审核“货物验收清单”、发票和其他单据，并按 项目付款审批表申请甲供材料（设备）付款，“付款审批表”主办人意见栏里必须由总监理工程师审核意见。项目经理部主办工程师负责付款审批手续准确、及时、完整、规范。（22）. 工程竣工后，项目经理部负责就供应商相关产品售后服务内容及文件资料向物业管理部门交底，由物业管理部门与供应商对口联系维修业务。如发生困难或遇阻力时，由项目经理部协助办理。（23）. 工程管理部组织相关部门总结与经验教训评估。建立经验教训档案库。5. 附 则所有物资采购部门及其人员必须遵守职员手册有关规定，维护公司利益。同时在物资采购工作中，必须本着公正、公平、公开、廉洁奉公的办事原则。如有违者，一经查出严肃处理。6. 相关文件（1）. 材料样品仓库管理程序SHVK-EMD-PM-B0121（2）. 供应商评价和选择程序SHVK-EMD-PM-B0122（3）. 产品选样和封样程序SHVK-EMD-PM-B0123（4）. 进货检验和试验程序SHVK-EMD-PM-B01247. 相关表单（1）. 材料设备分类明细表SHVK-EMD-CL-001（2）. 材料设备设计标准确认表SHVK-EMD-CL-002（3）. 材料设备设计确认计划表SHVK-EMD-CL-003（4）. 材料设备管理控制汇总表SHVK-EMD-CL-004（5）. 材料设备采购计划SHVK-EMD-CL-005（6）. 材料设备采购招标文件内部审核表SHVK-EMD-CL-006（7）. 材料设备招投标工作流程表SHVK-EMD-CL-007（8）. 材料设备封样清单SHVK-EMD-CL-008（9）. 甲供材料设备合同交底单SHVK-EMD-CL-009（10）. 供应商供货质量、进度考核表SHVK-EMD-L-010（11）. 供应商供货评估表SHVK-EMD-L-011（12）. 供应商名录SHVK-EMD-L-012（13）. 供应商考察报告SHVK-EMD-L-013（14）. 材料设备采购月报表SHV SHV