公文及公文写作应掌握的要领和常见的错误.doc

公文及公文写作应掌握的要领和常见的错误（第一讲）定西市工商局办公室 郑 波我们通过网上形式来来共同学习和探讨有关公文写作方面的知识，重点了解一下公文的概念，行政公文的种类、公文写作应注意的事项，公文写作常见的一些错误、公文的格式、等内容。通过学习，使我们进一步掌握和了解行政机关公文的定义、公文的种类、公文的写作要求，公文的处理办法、格式以及常用的几种公文(通知、通报、报告、请示等)的特点与写作。起到一定启发和帮助指导的作用。不对的地方请大家多批评指教。一、公文的概念公文有广义和狭义所谓之分。广义的公文是泛指按照一定格式处理各种公务的文书，既包括国家行政机关公文等通用文书、具有行业特征的专用公文、还包括人们常用的机关事务文书。所谓狭义公文，是指国家行政机关公文处理办法中规定的，包含十三类十四个文种的国家行政机关公文。通常我们讲的公文是指广义上的公文，它是除日用文书类、机关事务文书类外的其他公文，它包括通用公文和专用公文等。它是机关、团体、企事业单位处理公务时使用的文书，是传达党和国家的方针、政策，发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要书面工具。今天我们学习狭义上的公文，即国家行政机关公文，这是我们工作中最常用、要求比较规范和严格的公文。顾名思义，行政机关公文就是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和公务活动的重要工具。工商行政管理部门属国家行政机关，在其行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书属行政机关公文。 二、行政机关公文的种类 2000年8月24日，国务院发布了国家行政机关公文处理办法，在办法中规定，国家行政机关公文共有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十三类十四个文种。根据行文关系，以上文种可以分为上行文、平行文、下行文。其中：上行文是指下级机关向上级机关的行文，常用的上行文种有：报告、请示、意见、会议纪要。平行文是指平行机关和不相隶属机关之间的行文，常用的平行文种有：函、意见、周知性的通知。下行文是指上级机关对所属内部机构及下级机关的行文，常用的下行文种有：命令(令)、决定、通知、通报、批复、意见、会议纪要。公告是知照性公文，通告是告知性公文，议案是例行公文。下面我们对十三种公文类型的具体运用进行初步的了解和探讨。 (一)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及个人。命令的发布机关一般为国家主席、国务院、中央军委、国务院各部委、直属机构、县级以上人民政府及主要负责人。发布的内容是行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及个人。如公布令、动员令、任免令、戒严令、通辑令等。实施的范围是全国或省、市、县范围内，具有一定的广泛性或特定性。命令或(令)的制发机关有严格的限制，工商行政管理系统能使用这种文种的只有国家工商总局，省局以下都不能使用。若国家工商局发布一部规章，就是以(令)的形式公布的。如工商行政管理机关行政处罚程序暂行规定是国家局的58号(令)。 (二)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。这种文种是以下行文作出的，公文的内容是对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，重大人事任免，变更或者撤消下级机关不适当的事项等。县、区级以上工商机关都可以使用该文种。对本系统或本单位的事项性、知照性、表彰性、惩处性、撤销性作出决定，如组织开展重大活动或安排重要工作、表彰先进单位或个人、处理某人某事一般采用“决定”这种形式。如定西市工商局关于在全市系统开展双联双培一推进活动的决定；定西市工商局关于撤销某同志处分的决定；定西市工商局关于表彰先进集体和先进个人的决定等等。 (三)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，是知照性公文。县级以上工商行政管理部门在行使职权、执行公务活动中也需要发布一些公告，如企业注册要发企业法人登记注册公告，组织听证要发听证公告、吊销执照要发企业法人吊销登记公告，其目的是向外宣布法定事项。这种公文形式工商行政管理机关不能以“红头文件”的形式发布，多数在报刊上刊登。 (四)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。这种公文形式是一种告知性公文，一般不需要以“红头文件”的形式发布，多采用在媒体上刊登，公开张帖等方式发布，但特殊情况也可以下行或平行的“红头文件”下发。工商行政管理机关包括工商所对一些需要社会各有关方面应当遵守或者周知的事项或组织开展的活动可通过“通告”的形式发布。如定西市公安局定西市工商局关于联合开展自行车专项整治活动的通告。 (五)通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知采用下行或平等文种，适用于各级工商行政管理机关，适用范围很广，是所有公文中适用范围最广的一种文种，上至高层机关，下至基层单位，大到重大工作部署安排，小到一个单位的一般事项，如批准性、传达性、指示性、知照性、任免性、会议性、发布性、事务性等都可以以“通知”的形式行文。(六)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。是一种下行公文。按内容分为情况通报、表彰性通报、批评性通报和事故性通报。如定西市工商局关于某县工商局丢失票据的通报。 (七)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项，适用于人大代表向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请办理的事宜。这种公文形式工商行政管理机关很少用，一般是国家局、省局代政府草拟涉及工商行政管理工作的议案，如请求人大审议颁布法律或法规。如甘肃省人民政府关于提请审议甘肃省广告监督管理条件（草案）的议案。工商行政管理部门最常见的是对人大代表或专门委员会提出的议案进行答复或说明，我们对议案进行答复或说明时，采用上行文，一般用“报告”作为答复的文种。如定西市工商局关于市人大二次会议上第37号议案的答复报告。 (八)报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。这是我们最常用的一种上行文种，报告都得用上行文，而不能用下行文和平等文。报告从内容上分为工作报告、情况报告、答复报告、递送报告。工作报告、情况报告、答复报告我们好理解，递送报告就是对一些普通的文书材料，如工作计划、工作要点、工作总结等加以报告的文种呈报。如定西市工商局关于上报2006年工作计划的报告、定西市工商局关于上报2006年工作总结的报告。 (九)请示适用于下级部门向上级机关请求指示、批准。请示属于上行文，通常分为请求批示的请示，请求批准的请示，请求批转的请示和请示解决问题的请示等。如定西市工商局关于购置一台公务用车的请示，定西市工商局关于新建临洮县工商局办公楼的请示。(十)批复适用于答复下级机关的请示事项，是一种带有指示性、答复性的下行文。如甘肃省工商局关于新建临洮县工商局办公楼的批复。具体要求和写法后面介绍。 (十一)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、平行文、下行文。意见分为指导性意见、计划性意见、请批性意见和建议性意见。如定西市工商局关于2006年精神文明创建工作的实施意见。(十二)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。是一种平行文，通常分为商洽函、告知函、询问函、审批函、答复函、委托性函、便函等。引文一般用“来函收悉，现答复如下”；正文一般要根据函的内容作出具体、明确答复或说明。结尾用“此复”“特函复”等；若发函单位结尾用“特此函达”、“请函复”等。文号使用“函”字，如定工商函2007XX号，不能用定工商发2007XX号。(十三)会议纪要 适用于记载，传达会议情况和议定事项。会议纪要是一种正式的公文，即可以是上行文，也可以是下行文，主要记载会议的要点。纪要的开头要交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会议议程和内容。正文一般可按会议内容分条项式、综合式、摘录式来写，多以会议认为、会议强调、会议决定展开主文，最后要写明参加单位或参加人员，标明时间，落款不加盖单位印章。三、行政机关公文的特点和最基本的写作要求(一) 行政机关公文的特点1、法定性。一方面，公文是由法定的作者制成和发布的，所谓“法定的作者”是指依法成立的，并且能以自己的名义行使法定职权和承担义务的组织，只有这些组织才有权制发公文。所以县级以上工商局才有权制发公文，工商所一般是没有公文制发权。另一方面，公文作为处理公务的工具，具有法定的权威性和效力，公文的这种权威性是党和政府领导人或组织意志的集中体现，它在规定的时间与空间内对受文对象的行为产生强制性的作用。它要求各个单位和个人必须遵守并且贯彻执行。2、政治性。公文是国家管理工作的需要而产生发展起来的，是管理国家事务的重要工具。作为一种工具，公文是为国家政权利益服务的，它的内容忠实地反映了国家政权的政治意图和根本利益。我国政权是代表广大人民群众利益的，所以，今天公文的政治性集中表现在为广大人民群众利益服务方面。行政机关公文处理工作与国家政权机关有着密切的关系，因此，在行政公文处理工作中一定要树立牢固的政治观念，要坚持讲政治。3、政策性。公文是处理公务的工具，它的内容必须和党和国家的各项方针、政策保持一致，不能违反法律、法规规定，这样才能有效地推动工作进程，否则就会造成公务活动的混乱，降低党和国家的威信，使国家和集体遭受损失。4、程式性。 为了维护公文的严肃性，使之规范化、科学化，保证它的办理、管理、整理、归档等一系列工作有序、有效地进行，国家对公文的制发与处理，公文体式与效用等都做了统一的规定。对文种的选择、行文的程序、撰制的格式等方面，都做了明确的要求；对书写款式、用纸规格等问题，都做了明确的规定。2000年8月24日国务院发布了国家行政机关公文处理办法，对公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等做了明确的规定，这是我国国家行政机关公文处理走向规范化、制度化、科学化的一个重要标志，行政机关的公文制发有了完全可以遵循的统一规则。（二）公文最基本的写作要求公文写作在严格遵照行文规则、行文规格的前提下，最基本的要求有四个方面： (一)公文内容的求实性与政策性 公文内容的求实性是指公文写作要实事求是。写作前应先做必要的调查研究，熟悉掌握实际情况和工作情况，体现真实性和客观性，写作时要有实事求是的态度、客观的笔触，遇到问题不能“大事化小、小事化了”，写到成绩不能“无边无际”，要禁止“假”、“大”、“空”，要提倡“真”、“切”、“实”。不掌握情况、不了解政策法规，就难以体现公文的求实性。公文写作内容的政策性，是指公文写作在内容上要符合上级机关的有关规定。任何一个制发公文的机关都必须按法令政策的规定制发公文，公文的内容必须和党的有关方针、政策保持一致。一份公文往往涉及许多方面，必须注意与各方面的政策保持一致，防止相互矛盾、排斥。如果制发的一份公文不符合党和国家的方针、政策和上级机关规定，不符合国家的法律法规，公文也就失去了权威性和约束力，失去了政策性。 (二)公文撰写的时效性 公文的撰写、高效，不能拖拉、积压，及时制发公文是公文生命力的一个重要因素。信息社会要求公文的撰写要有紧迫感，撰写公文必须要有强烈的时间观念，否则公文的作用无法发挥。有些公文有明显的时间要求，例如，上级对下级的请示内容，无论是否同意，应该尽快批复，表明态度，不能久拖不应，造成下级的无所适从。任何公文的撰写超过它的时限就会降低公文的作用，损害公文的权威性。 (三)公文写作的主旨必须明确单一，层次结构清晰 公文的主旨一定要明确单一，层次结构清晰。主旨明确，就是要做到中心突出，态度鲜明，主张什么，反对什么，突出什么、做什么、干什么都要一目了然，不能含含糊糊，是是而非；公文主旨单一就是一篇公文只能有一个明确的、集中的主旨，即一文一事。只有这样，公文才有较强的针对性和可操作性，才便于上下级沟通、便于下级执行，便于上级检查落实情况。在结构安排上要主次分明、有纲有目，对较长的公文可标识结构层次序数，做到眉目清晰、条理井然。 (四)公文语言、字词的规范准确性公文用词要语言精练、表述准确，结构严密、字词规范、朴素庄重；但又不失生动鲜明、语气活泼。公文的语言风格和其他文章不同，它要求使用的语言应该是书面语言，标准语言，规范语言。语义要明确单一，语义的含义要唯一，不能含歧义。词与词之间，句与句之间逻辑要严密，结构要严谨，以保证内容的明确性。语言要简明扼要，朴素无华，开门见山，直述不曲，篇幅力求简短，忌九曲环绕，故设伏笔；宜干脆利落，忌铺张堆砌；宜言之有物，言简意赅，忌言之无物，重复罗索。公文语言的鲜明、生动是指语言要有鲜明的态度个性，观点明确，忌含混不清，语言要流畅，忌生硬。总之，公文语言的准确性和写作的程式性是公文写作最基本的要求。公文语言一般要用清楚、明确、简洁、平实、庄重的语言，使用清楚的概念，简洁明白的词语，确定的语义，肯定的语气进行表达。不用富于描绘性的语言，不用华丽、含蓄、形象的文学语言，更不用夸张、象征、拟人、暗示、通感、借代等修辞手法，语言朴素平实。反对口语化、方言化，少用或不用语气词、象声词、儿化词、俗语等。语言的使用以符合通用的语法常规为标准，在语言的表达方式上常平铺直叙，不用倒叙、插叙、补叙，侧面烘托之类的方法。在句式上不用重复和回环的句式，常用主谓完全句，使句子的表达完整严密。公文的标题、称谓、结尾用语、结构、格式等都有着相对固定的格式，并使用规范的格式和文种。文学创作讲究“看山不是山，看水不是水”，除了讲求内容、情节的曲折外，在标题、结构的设置上以新颖、独特为审美需要，而公文写作讲究规范化和标准化，与文学写作是完全不同的。公文及公文写作应掌握的要领和常见的错误（第二讲）定西市工商局办公室 郑 波四、四种常用公文的写作要领每一种公文都有各自的特点和要求，如请示的语言应有请求、征询的特点，总结的语言应有概括性、陈述性的特点，函的语言应有商洽的特点。下面我们重点学习了解通知、请示、报告、批复四种文种的写作特点和要求。一、通知 (一)通知的概念和特点 通知是适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的一种公文。它有特定的受文对象，具体告知的内容。通知作为知照性文种，或告诉人们有关事项，或把上级的工作意图、要求等告知下级，要求下级办理，遵照执行。 通知大多是下行文，它虽不是命令，但也有一定的权威性，具有指挥、指导的作用，大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，和其他下行文种相比，通知应用范围更广，使用频率高。从国家最高行政机关，到基层单位；从宣布重大安排，到告知一般事项，都可以用通知行文。 在所有的公文中，通知的时间性最强，从行文到办理都有一定的时间要求，有些通知，如会议通知，只在指定的一段时间里有效。 (二)通知的主体结构和写法 通知可以主要分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三大类。 1标题 一般由发文机关、事由、文种三部分组成，一般用介词“关于”连接发文机关和事由，在文种前用结构助词“的”与前面的文字连接，表示其中的偏正关系。如：“市工商行政管理局关于加强食品监管工作的通知” 在标题中除引用法律法规和行政规章时可以加书名号外，一般不加标点符号。如：“市工商局关于认真执行粮食质量监管实施办法(试行)做好成品粮市场索证索票工作的通知” 在办理公文中我们发现通知在使用中存在标题烦琐的问题。比如在一个标题中出现几个“关于”或“通知的通知”，例如“县工商行政管理局关于转发x市工商行政管理局关于转发省工商行政管理局关于的通知的通知的通知”。因此，在拟制转发此类通知时应注意： 为了防止重叠累赘，在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明扼要，对此可以采用三种方式：一是简写名称、省去转发或批转前的介词“关于”；二是如果各个转发的通知以提出具体要求为主的，可以综合改写成一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。三是如果几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，只保留公文发源处的一个文种，转发即可。如“甘肃省工商局关于转发国家工商总局关于转发财政部关于调整工商行政管理收费标准的通知的通知的通知”，这个文件如果市工商局转发应连续有四个通知，如果县局转发连续有5个，读起来很费事，可以写成：1、定西市工商行政管理局转发财政部关于调整工商行政管理收费标准的通知，这样的标题在正文中必须写清这个公文逐级转发的情况，否则标题就不能这样写；2、定西市工商行政管理局关于贯彻财政部调整工商行政管理收费标准的通知，将这个通知综合改写成一个新的“通知”，提出贯彻意见和要求，并将原文作为附件附后。 2主送机关受文的对象，可以是一个，也可以是多个。 3正文 通知的正文包括通知的原因、目的、通知的事项、通知的要求等几部分。即为什么通知，通知什么，要求收文对象在什么时间，什么地点，做什么，目的是什么。不同的通知其正文的写作有所不同。 (1)批转和转发性通知 这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主体，原公文成了附件，主体、附件一起构成了批转和转发性通知。一般情况下，正文要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。引用公文时，应当先引标题，后引发文字号。批注意见要写明对转发公文的态度、意见、执行要求，其按语根据附件的重要程度定长短。批转性通知的附件可能是“报告”，也可能是“请示”等。转发性通知一般情况下都是“通知”转发“通知”，正文包括：转发对象和批注意见两部分。结尾用“现批转各地执行”、“参照执行”、“望遵照执行”等结尾用语。(2)传达、要求执行、周知性通知 发布性质的通知 这类通知用于直接发布规章或规范性文件，以提高规章的法定性效力，使执行单位认真贯彻。它带有命令性和规定性。它的正文简短，应写明所发布的文件名称及发文意义和目的，提出执行的要求。在正文后可不再注“附件”的字样，直接将所发布的文件附在通知后即可。 要求执行、周知性的通知 执行性通知的正文应写明白通知的原因、目的、依据、要求下级执行的事项、执行的具体要求、检查落实的方式等。周知性的通知写明周知性的事项即可。 会议通知正文的内容应全面、周密。它包括召开会议的机关、会议的名称、会议起止时间、会议地点、会议内容、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的材料、其它要求事项等内容。 (3)关于人员任免通知，应写明任免依据、任免对象、任免职务、任免期限等。写同一职务的任免顺序，应先写明免原任职务。 4落款 发文机关和成文日期。 (三)注意事项 1注意批转性通知与转发性通知的区别。 2写作通知应做到内容简明，语言明确，条理清晰，不能用写私函的方式来写通知。3通知作为下行文，不能向上级机关、同级机关和不相隶属机关发通知。但在实际工作中，有时通知的事项需要同级机关或不相隶属机关了解时，可将通知抄送给上级机关和其他单位。 4通知的标题要素要全面，一般不宜用“通知”、“会议通知”等直接作为标题。二、报告 (一)报告的概念和特点 报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的一种公文。是典型的上行公文。 报告的目的是为了让上级机关了解、知晓下级机关的工作状况，旨在沟通情况。它的内容以汇报为核心，采用叙述的方式报告内容。当下级按照上级的部署或工作计划，完成一项重要任务，需要向上级汇报工作完成情况、采取的方法和取得的成效时；当社会生活和工作中出现了特殊情况、动态，或带倾向性的问题，需要向领导汇报反映、提出一些建议时，都用“报告”向上级行文。 (二)报告的分类报告共分四类：工作报告、情况报告、答复报告、递送报告。工作报告是在向上级汇工作情况时使用的报告，它的内容以“工作”为核心，汇报工作的情况、采取的方法、取得的成效、成功的经验、存在的问题、应吸取的教训等。它分为综合工作报告、专题工作报告。综合工作报告主要用于定期向上级机关汇报本机关、本部门职权范围内的全面工作，最常见的是年度工作报告等。专题工作报告则是在某一重要工作完成之后或正在进行之中，专门就其情况向上级机关汇报时使用。 情况报告是向上级机关汇报反映各种社会情况及动态的报告。情况报告使用面广，面对动态情况反应迅速、灵活，传递信息快。它可以就某一突发情况、某一问题或某一项工作、某一次会议的一部分事项向上级提交报告。情况报告突出工作中出现的“情况”，针对性强，内容集中。工作报告则注重报告工作的全貌。情况报告比工作报告汇报的面要窄，但同时也更具体。 答复报告是针对上级的询问进行回复的报告，也称回复报告。从内容上看，它报告的是工作情况、动态情况或社会情况。属于被动报告，它要回复上级的询问，回答有关情况，答复内容要针对上级机关的询问，不能答非所问，随意添加内容。 递送报告又称送文送物报告，它是向上级机关递送文件、物件时使用的一种上行公文。此种公文使不能直接行文的普通文书，如计划、总结、调查报告等材料能以法定公文的形式呈报上级，另外在向上级机关送交某一重要物品(如武器、弹药、毒品等)时随物一同递送。(三)报告的主体结构和写法 1标题 一般由发文机关、事由、文种三部分组成，还可由事由、文种组成。2主送机关为上级机关业务主管部门，主送对象可是一个也可是多个。3正文一般情况下正文包括开头、主文、结语。开头说明报告的原因、目的、简述报告的核心，以“现将情况报告如下”作为过渡，引出主文。 主文叙述报告事项。“三段式主文是报告写作的常用模式，常见的模式有：情况做法问题(意见)；情况问题今后意见(建议)；情况原因采取措施等。 结尾用语：工作报告、情况报告为“特此报告”，答复报告为“专此报告”，递送报告为“请收阅”、“请审阅”。一些内容涉及总结工作经验和做法的专题工作报告结尾常用“以上报告如有不妥，请指示。” 不同报告正文的写法有所不同： (1)综合工作报告 综合工作报告正文的篇幅一般比较长，正文包括开头、主文、结语3部分。开头简要地介绍报告的内容，包括为什么报告，报告的根据是什么，全文的主旨是什么，工作的依据是什么、达到了什么目的、有何意义等。主文是报告的核心，主要写完成工作任务过程中采取的有效的、创新的方法、工作取得的进展、取得的成效、经验教训等。(2)专题工作报告 专题工作报告是就某一方面的情况进行汇报的报告。当下级机关完成某项工作，或对于上级机关布置的某项工作在完成后需要将该工作的具体内容，如：工作过程、工作方法、成效、存在的问题等进行报告，或要向上级机关反映一些带有倾向性的问题或安全责任方面的重大事件时，均可用此类报告。 这类报告正文除了可以用“三段式”方式结构外，还可由情况做法，或成果经验，或问题一原因等“两段式”方式结构正文。报告情况的，可概括说明工作的依据、采取的方法或措施以及效果等。报告问题(成绩)的，应将其逐条写明，并写出其影响、意义。报告问题的，还应写明发生问题后所采取的措施。以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进的措施。 (3)答复报告 答复报告的正文针对询问，做出回答，内容要针对询问的问题，切忌扩大或缩小答复内容，这类报告的写作还要注意时间性，面对上级机关的询问，回复要迅速。 (4)递送报告 递送报告的主体一般包括正文和附件两部分，正文写明递送的原因、目的、内容、意义，叙述的文字应言简意赅，简明概括。递送的内容作为附件(报告的是主要部分)呈上。例如，县工商行政管理局要向市工商行政管理局上报2004年工作总结，就可以采取递送报告的形式上报工作总结。 4落款 发文机关和成文日期。 (四)报告写作的注意事项 1、报告作为上行文需标识签发人姓名。 2、写综合报告应在充分占有材料的基础上，抓住重点，厚积薄发。忌空话、套话成堆。 3、专题工作报告，要突出专一性，切忌在同一专题工作报告中夹杂若干不相干的事项。 4、对突发性事件的报告应及时，时间、地点、人员、经过、原因以及对策等要素要全，并要提出建议和意见。 5、不能在报告中夹带请示。6、报告和汇报不能混同。报告是正式的文种，而汇报则是一般性的文书材料，在工作中，我们要向上级汇报工作，若不行文，完全可以用“关于开展XX工作情况的汇报”为标题印发汇报材料，若以公文的形式上报，必须写成“XX工作情况的报告”。 三、请示(一)请示的概念和特点请示是下级机关向上级机关或业务主管部门请求指示、批准的上行文。请示的行文对象必须是自己的上级机关，即对自己具有领导或者指导关系的直属上级。当在实际工作中遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；当工作中遇到需要上级批准才能办理的事项；在工作中遇到超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示时；可用“请示”向上级行文。 请示分为直请性请示和批转性请示，直请性请示包括请求批示的请示、请求批准的请示。请示要控制使用，当用才用，不能动辄就上文请示，上交矛盾。 (二)请示的主体结构和写法 1标题 一般由发文机关、事由、文种三部分组成，还可由事由、文种组成。请示中的事由部分不能省略，它可以提醒上级机关注意，便于及时处理。 2主送机关主送机关是指受理和答复请示的机关。请示的主送应专一，即主送机关只能是一个。请示不能多头呈送，如果是受双重领导的单位，或请示涉及的不止一个上级机关，应根据请示的事项，以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，以避免职责不明，造成相互推委，或答复意见不一致，耽误处理时间的现象。 一般情况下请示不能越级行文，在特殊情况下需要越级行文的，如：遇到紧急情况(自然灾害、突发事件等)，逐级请示会耽误时间影响工作，造成损失；或上级机关无法批示的重大问题；上下级有所争议无法办理的事项；上级机关指定越级请示的可越级行文。但需说明原因需抄送越过的上级机关。 除领导直接交办的事项外，请示不能直接送领导者个人。请示也不能同时抄送同级和下级机关。 3正文请示要写清请示原因、请示事项、结语三部分。请示必须一事一文。请示篇幅不宜过长。请示原因部分要写明为什么要请示，它包括请示的原因、目的、背景等。这部分内容要写得清楚明白，理由充分，忌重复罗嗦，过多强调原因，只有抓住实质，切中要害，才能求得到上级的理解或认同，并尽快得到答复。请示事项，即请示的问题，它包括要求上级机关为我们解决什么和怎样解决两方面的内容，这是请示的关键。请示的事项应当具体、明确、一目了然，如果请示的事项比较复杂，可以分款列项阐明。请示还可以根据需要提供多种方案供上级参考，在请示中应明确本部门的意见。向上级转呈下属单位的请示时，也应签署本机关倾向性意见。当请示的问题涉及到某方针、政策或文件依据时，应摘录依据的条文一起附送，便于上级处理。 请示的结语要用：“当否，请批示”、“妥否、请指示”、“是否可行，请批示”这样的结束语。 4落款 发文机关和成文日期。 (三)特别注意事项 1请示作为上行文需标识签发人姓名。 2请示应当在附注处写明联系人的姓名、电话号码。 3请示必须一文一事，不能在一份请示中包含几项请示内容。 4请示只能有一个主送机关，不能多头请示，一般情况下领导同志个人不能作为主送对象。 5向上级机关报送请示时，不能同时抄送给下级组织及领导个人。 6几个单位的联合请示要搞好会签，但落款处一般只盖主请单位的印章。7、请示必须事先请示，“请示”如果是在事后写给上级，请示就失去了意义。8、报告与请示的区别 (一)目的要求不同。报告是在汇报工作、反映情况、提出建议时使用的，目的是让上级了解下级情况，为上级部门今后决策提供依据。报告对上级没有肯定性的答复要求，上级对下级的报告可答复，也可以不答复。请示是请求上级指示、批准以解决问题时使用的，请示要求上级给予答复，无论上级对下级请示的事项是否同意，都要做出答复。 (二)内容不同。 报告的内容是汇报工作、反映情况或提出建议、意见，不含请求事项；请示是以请求为核心，其内容通常包括为什么请示、请示什么、希望上级怎样解决等。请示着重于请求批准，报告着重于汇报工作。 (三)时间意义不同。报告是在工作结束后或正在进行中写的，报告只是对以前的工作情况，或正在进行的工作进行总结、回顾或汇报，报告的是已经完成或即将完成的工作情况。请示则必须在事前制发，不能先办事后行文。报告请上级审阅时没有明显的时间要求，请示对上级的答复有间接的时间要求。(四)制作要求不同。写作请示必须一文一事，不能在一份请示中包含几项请示内容；标题部分，事由不能省略，一定要清晰。而报告特别是综合报告可一文多事。 (五)发送范围不同。请示发送范围较小，要求主送专一，不能同时抄送下发。而报告可以多头呈送，有的报告还可同时抄送下发，以便情况交流。(六)语言风格不同。报告的核心是汇报，在表达上以叙述事实为主，其语言及结语有明显的陈述、谦恭特点。请示的核心是请求，在表达上以阐明请示的原因，叙述请示的内容为主，其语言及结语带有征询、请求的特点。报告的目的句常设在开头，请示的目的句一般在点明原因、背景的语句之后。（七）结尾格式不同。请示结束后还要写明附注，即联系人和联系电话，而报告没有附注内容。四、批复批复是答复下级机关请示事项时所使用的一种带有批示性、答复性的下行文。其具有以下几个特点：一是行文的被动性，必须是以下级部门的请示作为行文条件的，没有请示，就没有批复，先有请示，后有批复。二是回复的针对性。是针对请示的问题来答复，请示什么，就答复什么。三是内容的明确性，是针对请示的问题作出明确的回答，作出同意不同意，批准不批准的作答。四是效用的权威性。是请示的部门必须按批复的作答执行。批复的结构和写法。标题一般由发文机关、事由、文种三部分或事由、文种二部分组成。主送机关就是请示发文的机关。几个单位联合请示的就是联合请示的几个单位。正文一般由引市词、正文、结尾三部分组成。引词中要引用下级机关来文的文号、标题，随后用“现批复如下”引出批复意见。正文是针对请示的问题作出明确的回答，如同意就批准，若不同意就不批准并说明必要的理由。结尾用“此复”或“特此批复”作结。落款写明发文机关和成文日期。 (三)注意事项1、及时作答，一般采用书面批复的形式。2、内容具体，文字简洁3、态度明确，作答不能含糊其词，模棱两可五、公文写作中常见的错误 一、眉首部分 常见错误：发文字号中的年份全称未用六角括号扩入，而用中括号括入；或用虚位编号方式编序号，即1编为001，或在序号前加“第”字。如“工商2005第0023号”。正确：“工商200523号”。 上行文未标识签发人，下行文则标注签发人。 二、标题中的错误(1)标题要素不全 标题的三要素是：发文机关、事由、文种。除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特殊的标题形式外，各要素应齐全。但有的标题，例如：市工商行政管理局报告，这则标题有发文机关，有文种，缺乏事由，这就是标题要素不齐全。(2)标题不准确、简明标题的不准确、不简明，主要表现在标题的事由部分上。有的标题在概括事由时，没有把握住事由的性质，或者对事由概括得不全面，或者对公文的主旨意图领会不准确，就会导致标题的含糊不清。例如，标题为市工商行政管理局关于加强管理的通知的公文，这则标题事由部分是“关于加强管理”，其内容“大”而“空”，没有反映出事由的性质。再如XX市工商行政管理局关于认真贯彻省局关于贯彻党的十七大精神，重点抓好产品质量和食品安全监管等工作的意见，题目50多字，沉长臃肿，缺乏简练。 (3)标题不合语法规范 标题不合语法规范主要表现在发文机关、事由、文种三要素的衔接上缺乏必要的语法联系，或者是某些要素缺乏某种语法成分。比如：市工商行政管理局2006年工作报告，这则标题在发文机关与事由、文种的构架中，忽略了公文的标题中文种应该是中心词，发文机关和事由是限制词的语法要求，将发文机关、事由、文种并列其中。再如：市工商行政管理局关于做好2004年度表彰先进单位优秀工作者的通知，这则标题的事由部分应该是一个动宾结构的短语，但是实际情况是有动词，却没有动词的宾语部分“工作”，属语法结构不完整。(4)文种使用混用 文种混用存在两种情况。第一，报告、请示不分，公告、通报、通告不分，函、请示不分，通知、批复不分等。第二，一个公文标题中出现两个文种，例如县工商行政管理局关于购置三台公务用车的请示报告、县关于“网吧”清理整顿工作的通报通知。公文使用什么文种，应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系来决定，文种使用具有特定性和单一性，不得混淆使用，不能同时使用两个或两个以上的文种。“请示”与“报告”，“通报”与“通知”分别是两种不同的文种，不能同时使用。 (5)生造文种 生造文种是指在新办法规定的十三类十四种文种之外制造的公文文种，常见的有：将“计划”、“总结”、“安排”、“措施”“汇报”等，这些不属于国家行政机关公文的文种作为国家行政机关公文文种使用。例如工商局关于2006度工作的计划。县关于“网吧”清理整顿工作的汇报。 (6)主送机关的称谓不当和乱向上级机关的内设部门行文。称谓不当有这样几种：一是称谓过简，如将“市工商行政管理局”称谓用“市局”，或将“市人民政府”称为“市府”。二是行文中前后称谓不一致，如将“局”一会儿称为“局”，一会儿称为“部门”，一会儿又称为“单位”等。三是沿用旧称，如称“市工商行政管理局”为“地区工商行政管理局”。四是排名次序混乱，例如，将党政部门排在行政部门之后等，正确的排法是党、政、军、群、社团。凡下级机关向上级机关用请示、报告、意见等不能直接向上级机关的办公厅（室）或内设机构行文，主送机关是上级机关名称，如我们给省局某处以公文的形式写个请示或上报工作总结报告，主送机关就不能写省局办公室或财务处、消保处，应写省工商局。(7) 语法病误。句子结构不完整，语法搭配错误，层次结构混乱，语言逻辑不清。要避免这些病误，应加强现代汉语语法知识的学习，提高语言文字的修养和文字功底。(8)数字表述混乱。一是对日期应当写明具体的年、月、日。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。“通过考试全市共有一百四十人获得计算机一级证书”、“06年全局查办案件共380件，案件总值八百万元”这些数字的表述方式是错误的。二是当“以上”和“以下”连用时，数字表述要准确。如“全局35岁及其以上的70人，35岁以下的25人。”若表述为 “35岁以上的70人，35岁以下的25人”是属于表述不准确。(35岁的人包含在哪一部分里呢?)。三是在使用倍数表达内容时应注意，不能滥用倍数、番、若干、无数、几十倍、数以百计等进行表述。在表示增加时，当“增加”、“提高”、“上升”这些词的后面带着“为”、“至”、“到”时，表示的是原数和增加数的和；如果在这些词的后面带了“了”或不带“了”，则表示不包含本数在内。在表示减少时，如果用的“减少”、“降低”、“缩小”等词。后面附带了“至”、“到”、“为”字，是用以说明原数减去减少数的差数；带“了”或不带“了”，则不包括本数在内。但不能使用降低倍或减少到倍的表述，只能用降低或减少进行表述。（9）、层次结构标识错误。常出现的标识错误有两种情况。第一种是标识符号使用错误，如：“(一)、”、“l、”及“(1)、”等。第二种是标识层次混乱，如：“一、1(1)”、“一、(一)(1)1”等。正确的结构层次序数及标识符号是：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 （10）结尾表达欠妥。每一个文种都有自己的结尾方式，例如，答复报告常用“专此报告”的结尾，情况报告用“特此报告”，递送报告用“请审阅”或“请收阅”；请示用“妥否，请批示”或“当否，请指示”或“以上请示妥否，请批复”。发函的结尾用“特此函达”、“请函复”或“盼复”，复函用“特此函复”或“此复”。乱用结尾语言、语气，会影响公文的整体表达效果，如在函中用这样的语言、语气结尾“以上内容请在三天内回复，否则我方不承担后果”，这种盛气凌人的结尾，已经违背了函应有的商榷语气了。 （11）、附件未标识附件说明。附件必须在正文结尾另起一行空两格标明，有多个附件的应标明序号。附件过长回行时与附件正文对齐。（12）、发文机关与落款不一致。 发文机关的名称应该和落款中的名称一致。常见的错误有：发文机关为“市工商行政管理局”，而落款是“市工商行政管理局办公室”。发文机关为“中共市工商行政管理局党组”，而落款是“市工商行政管理局”。这样大大影响了公文的严肃性。（13）、成文日期未用小写汉字。 成文日期应用小写汉字。“二二七年十一月九日”。“2007年l1月9日”、“二零零七年十一月九日”，这些写法都不对。但是要说明，这是对行政公文的要求，若是党文，如党委、党组文件，日期则用阿拉伯数字，可写成“2007年l1月9日”。这也是党文和行政文的一个区别。 （14）、印章位置不正确。印章上压正文，或印章上弧线与正文之间的距离超过一行，或在没有正文出现的页面上标识“此页无正文”加盖印章，均属错误。正确印章的上弧线与正文之间的距离不超过一行，居中下压成文日期。六、行政机关公文的格式国家行政机关公文一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分，置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。它包括：公文份数序号(并非所有公文都要编制份数序号，有密级的公文必须编制份数序号)、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体。它包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。 置于主题词以下的各要素统称版记。它包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。 现将以上各要素的使用做一简要介绍： (一)公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码标识于版心左上角第1行。带有密级的公文必须编制份数序号。 (二)秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空l字。如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，在秘密等级后标注保密期限。此时，秘密等级的两字之间则不空1字距离。 凡未标明或未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。 (三)紧急程度 紧急程度是对公文送达时限的要求，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第l行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 (四)发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm(高宽)。 (五)发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号“”括人；序号不编虚位(即1、2、3以此类推)，不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。(六)签发人上报的公文需标识签发人姓名，其位置应平行排列于发文字号右侧，这时发文字号的位置不再居中，应居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如果