中国联通2009下半年采购管理工作指导意见.doc

中国联通集团2009222号中国联通2009下半年采购管理工作指导意见各省、自治区、直辖市分公司：为深入学习实践科学发展观，有力支撑公司全业务经营，下半年采购管理工作将紧紧围绕公司总体发展战略，从物资全生命周期总成本的角度出发，降低采购成本，规范采购行为，提高采购效率，提升采购品质，加强廉政建设，圆满完成各项采购任务，要切实做好以下五个方面的主要工作： 一、落实职责，夯实基础，构建专业化采购管理体系建立总部、省两级采购管理，总部、省、市三级采购操作的采购管理体系是今年各级采购部门的工作重点之一，也是完成各项任务的基础。各省分公司物资采购与管理部作为采购工作的职能管理部门，负责归口管理采购工作，并对各单位实施的采购活动进行业务指导、管理和检查。要强化职能管理意识，严格按照总部相关文件的要求，尽快实施职责调整与业务交接，做到“机构、职责、人员”三到位。各省分公司物资采购与管理部作为采购实施单位，要按照中国联通采购管理办法，自行组织实施采购或由于特殊原因，可以委托相关部门作为采购实施单位，组织实施采购。（一）落实各级采购管理职责总部物资采购与管理部的主要采购管理职责是负责制定公司采购管理办法和流程，并组织实施；负责组织编制和下达公司年度采购目录和集中采购计划；负责组织和实施各类集中采购；负责各省限额以上项目的采购实施工作；负责供应商管理，负责建立公司采购后评估机制；负责对所属分公司的采购管理工作进行指导、检查和考核；负责对总部其它采购实施单位采购工作的业务指导和管理。各省分公司物资采购与管理部的主要采购管理职责是落实公司采购管理办法，制定本省采购实施细则及流程；负责组织编制本省年度采购目录和采购计划；负责组织和实施省内各类集中采购；负责地市限额以上项目的采购实施工作；负责省级供应商管理和采购后评估工作；负责对各市分公司的采购工作进行指导、检查和考核；负责对本省其它采购实施单位采购工作的业务指导和管理。（二）建立采购管理制度总部已经印发了中国联通采购管理办法，明确了采购管理的范围和基本原则，说明了采购管理、采购操作和监督检查的工作模式。目前，总部正在编制配套实施的中国联通供应商管理办法、中国联通采购过程文件归档实施办法等文件，将于近期印发。各省分公司物资采购与管理部要认真落实管理办法要求，结合融合后自身的实际情况，组织编制省内实施细则和流程，加快省内制度建设。（三）按专业设置产品采购经理，提高采购人员素质随着公司开展全业务经营以及市场竞争的需要，作为独立专业线的采购工作将面临更大的挑战。各省分公司要以公司融合为契机，适应新的业务范围，按照采购管理工作的定位和职责，结合内控要求和ERP上岗要求，合理设置采购人员岗位，选拔、培养、造就一支政治素质高、技术业务能力强、具有一定商务经验的人员队伍。总部已经按照移动主设备、传输设备、交换设备、数据设备、配套设备、IT软硬件等专业设置了相应的产品采购经理，要求各省对应设置产品采购经理。总部将针对不同产品，建立虚拟采购经理团队，共同研究采购案例，积累数据，形成采购方案模版库，逐步实现信息共享，为提高集中采购管理水平奠定基础。采购人员的技术、业务素质高低直接影响采购效果。为全面提高人员整体素质，总部将就如何获取合理的采购成本、如何管控产品质量及供应商认证、网上采购等课题与国内外大学、先进企业开展交流合作，创造机会让各级采购人员参加专业技术和商务知识培训，逐步做到了解产品技术特性，掌握谈判技巧。各省分公司要在提升人员管理能力、组织能力、技术能力上下功夫，以适应日益增强的职能管理需要。要鼓励各级人员参加国内外行业任职资格考试，加大培训力度，在全公司发现和培养一批各专业采购专家。 （四）建立采购数据统计指标，完善考核内容总部正在建立采购专业综合统计指标，分为管理指标和专业指标，其中包括采购金额、采购项目数量、采购订单数量、采购合同数量、采购方式占比、采购时限等内容。这些指标将全面反映各单位的采购工作情况，以便及时发现并解决采购工作中存在的问题。各省分公司要按照总部要求，做好数据统计工作，认真分析统计结果，了解采购工作状况，对工作中存在的问题进行改进，提高采购管理水平。今年的考核指标主要是针对总部集中采购框架协议的执行情况，内容包括：是否超出集团批复的供应商范围采购；是否按照集采价格执行；是否按时完成集中签约等。各省分公司要制定对市分公司的考核指标，保证采购管理工作落到实处。二、提升品质、提高效率，规范采购业务操作模式（一）以“规则在先，实施在后”为原则，规范采购工作为改变采购工作中存在的方案不够透明、规则不够明确、实施随意性较大的状况，着力解决采购结果与采购目标不一致的问题，确保采购工作的规范性和严肃性，总部依据中国联通采购管理办法（试行），制定了中国联通采购业务规程（详见附件3）。各省分公司要按照“规则在先、实施在后”的原则，在采购准备阶段编制详细的采购方案，并按照审批权限审批后实施，采购谈判和采购决策应符合采购方案要求，禁止在采购实施和决策过程中调整采购方案。如果需要对采购方案的关键内容进行调整，必须中止本次采购，重新组织编制采购方案，经审批后再次实施。总部将组织各省研究采购方案模版，尤其是评价方法、报价方式、价格公式等关键内容，为各级分公司采购工作提供支持。各省分公司物资采购与管理部要加强与采购需求等部门协作，尤其是采购方案编制环节，要充分征求采购需求等相关部门意见和建议，按照公司相关要求制定，同时要强化纪检部门对采购方案审批、采购结果审批等关键环节的监督作用。（二）以采购目录和集中采购计划为依据，有序开展采购工作采购目录是通过明确公司所需采购物资和服务的种类，界定总部、省、市三级公司采购权限及采购范围，按年度发布的采购工作指导性文件。集中采购计划是各级采购管理部门根据采购目录，在汇总各类采购需求的基础上，明确各项采购任务的采购需求单位、采购实施单位、采购方式、预计采购时间等信息，按年度发布的采购实施工作安排。总部已经编制完成中国联通2009年度采购目录、中国联通2009年度集中采购计划（见附件1、2），要求各省分公司抓好贯彻落实，并组织编制本省采购目录和集中采购计划，并于6月底前报总部备案。（三）加强供应商管理，建立采购后评估机制，保证物资质量公司将建立和完善总部、省两级供应商管理模式，并逐步建立供应商预选和年度评价制度，明确各类供应商登记注册、资格预审、现场认证等环节的管理办法和工作流程。通过对供应商实行分类分级管理，开展对供应商的年度评价工作，逐步改善采购过程中完全依赖现场打分的现状。具体要求参照另行制定的中国联通供应商管理办法。各省分公司物资采购与管理部要配合总部逐步构建供应商信息库，通过供应市场变化趋势分析，加强采购需求预测，试点供应商电子化协同，探索与供应商建立长期战略合作关系，降低双方综合交易成本。各省分公司要强化物资全生命周期采购意识。不仅要关注物资本身价格，更要关注供应商产品质量，要对到货时间、物资质量与售后服务情况、节能减排和合同承诺兑现等情况进行跟踪管控，开展采购后评估工作，实现采购工作闭环管理。总部下半年将统一部署，逐步实施物资质量抽检工作。各省分公司物资采购与管理部要结合本省项目情况，会同运维等业务部门编制物资抽检计划，重点做好电缆、电池、开关电源、配线架等配套产品的抽检，并将抽检结果上报总部，作为对供应商评价的依据。（四）落实采购文件归档要求，推广合同范本，强化合同执行采购过程文件是反映采购活动的重要记录和历史资料，必须完整、准确。各省分公司物资采购与管理部在采购过程中要形成完整的采购过程文件，并及时收集、整理，依据相关规定移交档案管理部门保存备查，不得伪造、隐匿或擅自销毁。具体要求参照另行制定的中国联通采购过程文件归档实施办法。合同签署是采购工作的一个重要环节。目前各省分公司一定程度上存在合同未及时签署的现象，各省分公司物资采购与管理部要按照公司合同管理办法要求，及时组织合同的小签、大签，保证采购工作正常开展。使用合同范本会极大地降低公司采购风险，加快合同审签速度。总部正在按采购类别、物资类别制定完善各类合同范本，将尽快下发，要求各省分公司推广使用合同范本，规范采购合同。各省分公司物资采购与管理部要牵头组织所签署合同的到货和付款环节执行工作，加强与工程建设、运行维护、财务、法律等部门配合，监督供应商兑现各项承诺，保证采购合同得到有效落实，维护公司利益。（五）建立采购绿色通道，缩短采购时限，提高采购效率各省分公司物资采购与管理部要会同相关部门，建立应急采购绿色通道。在保证合法、合规的前提下，减少审批环节，建立委托机制，优化实施操作，制定需求审批、采购实施、决策审批、订单派发等环节的具体应急措施，缩短作业时限。要根据任务要求、项目属性、物资类别等因素，界定进入应急绿色通道的条件，为公司大客户项目等生产运营应急要求，提供快速支撑服务。三、加大集中采购力度，强化框架协议执行（一）集中采购的相关定义及分类集中采购是指公司总部或省分公司根据采购目录和集中采购计划，按照统一标准，组织汇总所属分公司采购需求，组织制定采购方案，组织采购实施，组织采购决策，组织集中签订合同或框架协议，由所属分公司执行的采购活动。集中采购分为项目汇总式和产品类别式两种。总部和省分公司集中采购的范围由采购目录确定。项目汇总式集中采购是指由总部或省分公司统一管理，根据业务需求和项目具体要求，不定期汇总同类项目到总部或省分公司，统一组织实施采购，根据采购结果，由总部或省分公司组织所属分公司与供应商签订采购合同的采购活动（统谈统签或统谈集中分签）。主要适用于主设备类和应用开发平台类物资及服务的采购。产品类别式集中采购是指根据公司年度投资计划，由总部或省分公司针对同类物资，不针对具体项目需求，收集、预测各类物资采购需求数量，统一组织采购实施，并根据采购结果，组织所属分公司集中签订框架协议（统谈集中分签），由所属分公司以订单采购方式执行的采购活动。主要适用于通用性比较强的配套类、市场类物资及服务的采购。集中采购框架协议主要内容包括：中选供应商供货范围、采购量、产品型号、价格清单、售后服务标准、技术规范和商务条款等内容。订单采购是指对于框架协议范围的物资及服务，由所属分公司引用框架协议，不再与供应商谈判，直接派发采购订单（简式合同），组织供应商按要求供货，按月或季度定期进行结算的采购活动。（二）落实2009年集中采购工作安排按照中国联通2009年度集中采购计划，总部将组织各省分公司完成近100项集中采购任务。在开展产品类别式集中采购的同时，还将配合相关专业部门的项目集中管理模式，完成移动主设备、固网设备、IT设备等项目汇总式集中采购，并优化集中采购流程，缩短操作周期，支撑各省生产运营。各省分公司要从公司整体利益最大化角度出发，要处理好全局与局部的关系，全力支持总部组织的集中采购。总部在实施过程中也将最大限度地兼顾各地差异化和个性化需求，采购前广泛征求各省意见，采购中充分发挥各省人员作用，决策结果将及时通报各省，实现全局利益和局部利益的有效均衡。各省分公司要按照总部要求，组织落实好省内集中采购工作。今年总部负责的框架协议继续采用集中签约的方式，各省分公司要积极配合，及时组织本公司相关部门做好集中签约的准备工作，按时完成签约。各省分公司要认真执行框架协议，根据采购需求，直接派发订单，从根本上提升采购效率。要严格执行总部确定的供应商范围和采购价格，禁止超范围选择供应商，杜绝二次谈判。对执行中存在的问题，要及时反馈沟通，总部将及时协调解决。如确因本单位中选供应商不能保证及时供货，各省可在总部中选供应商范围内，提出增加供应商建议，报总部审批。四、落实ERP核心系统订单模块和采购管理系统上线运行工作今年是采购管理体系信息化建设的攻坚年，ERP核心系统和采购管理系统将在年内完成首期建设。ERP核心系统由七个主要模块组成，其中与采购管理相关的是订单模块和库存模块，订单模块主要实现对采购合同的执行管理，如合同付款等。采购管理系统主要功能是实现对采购全过程的电子化管理，固化采购需求、采购方案、采购实施和决策等阶段的流程。采购管理系统将在7月份完成总部层面系统上线，年底前完成总部直管集中采购物资的上线，2010年完成省管物资的上线运行。各省分公司物资采购与管理部要按照总部的统一部署和要求，紧密配合、深度参与，主要做好以下工作：（一）积极配合总部ERP项目组组织的省分调研工作，事前充分准备，全面、准确地反映本省采购管理的业务需求。（二）总部将抽调部分省分的技术骨干直接参与集团ERP核心系统和采购管理系统建设工作，相关省分公司应着眼大局、大力支持，做好必要的安排。（三）按照总部统一安排，组织相关人员做好系统上线测试，认真总结分析测试中出现的问题，及时反馈。（四）按照统一布署做好系统应用的宣贯、推广工作，按时上线。（五）根据ERP核心系统和采购管理系统建设的进度安排，兼顾近期、中远期建设目标，结合本省分公司实际情况，制定切实可行的过渡期实施方案，保证各类物资采购工作及时完成、平稳过渡。五、加强廉政建设，增强保密意识（一）高度重视廉政建设坚持采购管理制度建设、内控体系建设、信息化系统建设相结合，构建反腐倡廉的长效机制，从根本上提高