办公设备管理.doc

文件编号：ADM.A/IW-025办公设备管理指引编制/日期：黄 文 武 /Jul. 23,2012版 本：0 3审核/日期：Serena Chan/Jul. 25,2012页 码：第6页 共6 页 批准/日期：Desmond Chan /Jul. 25,2012一、目 的明确公司电脑、打印机、复印机、传真机、电话的定位与保管，使各部门的电脑、打印、复印、传真、电话工作能顺利进行，提高工作效率。二、适应范围公司内相关工作人员三、定义与略语 办公设备-日常办公所使用的辅助设备，主要包括电脑、复印机、传真机等办公设备。四、职 责行政部-负责本厂复印机、电话机管理及维护。SYS部-负责本厂传真机管理及维护。IT 组-负责本厂电脑管理及维护。五、内 容1、 环保节能 a、 采购办公设备时应考虑到的重要因素：环保节能，选择购买高效节能的办公设备，可以节约能耗，大幅度降低用户使用成本。b、 整合，采购时尽量选择“复印、打印、传真、扫描”多功能一体机，多功能一体机采取完善的集成技术，可轻松实现办公室内部设备共享，即节省空间又经济高校。c、 健康，对办公设备做出产品贴标的明确规定，环保标志分为“绿标”和“橙标”，“绿标”指产品中任何一个组成部分的有害物质都低于“限量要求”，“橙标”指办公产品中含有部分有毒、有害的物质，其明确环保使用期限，利于员工的健康。d、 责任，主动采购节能产品也是企业社会责任感的体现。2、 报废a、 由各部门将需报废的办公设备填写报废申请单，通知行政部IT组对需报废的办公设备是否属于报废产品做出判断，各使用部门将行政部IT组确认可报废的申请单，送至行政部并由行政部交由董事总经理确认后统一进行处理。3、 复印机a、 公司的复印机由行政部统一负责管理。b、 各部门需专门指定人员负责复印，非指定人员不得随意乱动复印机。c、 复印人员须按复印机操作指引进行操作，在复印过程中如出现故障无法使用时应立即通知行政部，行政部负责联络维修公司来维修，非专业人员不得擅自拆装处理。d、 为了加复印机的复印量管理，由行政部设置不同的密码分发至各部门，复印人员需凭本部门密码方可进行复印机操作。各部门负责复印的人员应妥善保管本部门复印机密码，不得外泄他人。e、 行政部于每月底根据各部门密码的“复印计数”进行统计用纸量。4、 电 话a、 办公电话i、 电话是公司与外界联系的桥梁，任何人不得在上、下班时间用公司电话接、打私人电话。ii、 因公事需打电话可通过总机进行转接，应向总机说明清楚联系公司的名称、联系人、电话号码。总机文员须做好拔出电话记录以便查核。iii、 电话出现故障时应及时通知行政部进行维修。b、 200电话i、 员工于非上班时间内可以随时使用宿舍、饭堂安装的200电话接听、拔打私人电话。因200电话为公用设施，各职员通话时尽量长话短说，以免影响他人拔打或接听电话。ii、 各职员工在使用电话过程中出现故障应及时通知行政部进行维修，并做好日常的监督工作，如发现有故意损坏之行为，应及时制止或上报行政部。5、 传真机a、 传真机由SYS部负责统一管理。b、 各部门需指定专人负责传真，其他人员不得随意乱动传真机。c、 各部门在发传真时须做好发出传真记录。d、 传真机一律不准作电话机使用，保证传真机的正常工作，确保公司业务的顺利进行。e、 如使用过程中出现故障应及时通知SYS部予以跟进维修，非专业人员不得擅自拆装处理。6、 电脑a、 全厂电脑由IT组负责统一管理、维护。b、 外聘保安及非电脑操作员严禁使用公司电脑。c、 所有计算机均需设置密码保护（开机密码与屏保密码），并且对各自的密码严格保管，定期变更电脑系统相关密码，不得泄漏，完成工作后，电脑处于待机状态，需使用屏幕保护，防止他人动用电脑。d、 严格禁止任何人利用公司网络或电子邮件的形式接触、向外界发送或下载各种与工作无关的、违法的和不健康的信息(包括可能对其他人造成侮辱或冒犯的信息，以及种族诋毁或任何其它可能被视为骚扰的信息)。如有违反，一经发现，将追究其责任。e、 为保护知识产权，公司将提供许可的软件作工作用途，职员工禁止私自安装或使用非法的其它计算机软件。f、 所有数据和计算机数据被视为公司财产，不应视为隐私。除非法律所禁止，公司为必要的商业目的，保留接触和披露这些数据的权利。职员工不应接触、发送或储存任何与工作无关的私人资料。g、 无论上班、下班时间，所有部门电脑不得用于处理私事，更不能在电脑上放VCD、玩游戏及安装游戏、上网聊天等做与工作无关的事情。h、 下班离开工作岗位时，必须关闭电脑方可离开公司。i、 明确细分电脑用户对文件系统的操作权限，防止公共资料受到破坏或被当地删改。j、 行政部IT组需要定期对计算机进行维护，查看维护服务器上的资源使用情况，以防止服务器资源匮乏。对电脑上网系统进行监测，限制非工作需要滥用公司网络资源的行为。k、 如使用过程中电脑出现故障应及时通知IT部予以跟进维修，非专业人员不得擅自拆装处理。l、 IT组总结日常电脑故障类别，对相关的使用人员进行实地培训，以提高用户自行排除简单电脑故障的能力。m、 所有职员必需严格遵守本司有关保密工作，不得泄漏、剥削、直接或间接使用关于公司的任何内部机密。5、打印机a、 全厂打印机由IT组负责统一管理、维护。b、 任何人员不得打印与工作无关的资料。c、 如使用过程中打印机出现故障应及时通知IT部予以跟进维修，非专业人员不得擅自拆装处理。六、相关文件-七、记录及保存期记录表格 保存期 保管人/部门复印用纸统计表 一年 前台文员/行政部拔出电话