关于某中小企业实施会计电算化的问题.doc

广东广播电视大学开放专科（财会方向）社会调查报告专 业 年 级 分 校 姓 名 学 号 2009年4月20日关于某中小企业实施会计电算化的问题传统的手工会计核算已远不能适应当前企业发展的需要，利用电子计算机进行会计核算和会计管理，实现会计电算化，是企业会计工作的必然趋势。会计电算化不仅能使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，减轻劳动强度，更重要的是提高会计信息搜集、整理、反馈的灵敏度和正确度，提高会计的分析能力，为提高会计管理水平和会计信息质量提供了有效的途径，最终为提高企业经济效益服务。近年来，许多中小企业纷纷购买了商品化财务软件，开始实施会计电算化，但在具体实施过程中暴露出了许多问题。笔者针对某中小企业，甲企业在实施会计电算化过程中的一些问题做的报告。一、电算化初始阶段存在的问题 （一）甲企业在初始化设置工作时，不够细致、详尽。初始化工作包括系统参数、设置会计科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表，以及录入各种余额数据或发生额数据等。不论是从手工核算过渡到电算化处理，还是更换会计电算化软件，都需要进行初始化工作。目前，甲企业对初始化工作不够重视，仓促上阵，会计电算化实施项目的主管人员与电算化软件公司实施人员未进行有效地沟通和协商，考虑不够周详。特别是一些辅助核算在初始化时缺乏周密的考虑，致使以后部分核算数据无法有效地归集，会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变，修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料，很大程度地影响了其后的核算工作。（二）甲企业初始化时间确定不够合理。对会计电算化初始化时间的确定未进行有效地筹划，将初始化时间确定在一个会计年度的初期。甲企业的会计人员的日常核算工作比较繁忙，如果手工和电算化并行运行到年底，二套核算时间过长会加大会计人员的工作量；为了减轻工作量，甲企业干脆初始化后不久立即甩账，未达到财政部门要求手工并行运行三个月以上的规定。 二、电算化内控制度中存在的问题 （一）甲企业分工不合理。会计电算化后各岗位的工作职责与分工要求与手工记账有所不同，需要重新分工，并符合电算化条件下的内部控制要求。但甲企业未及时、有效地进行岗位调整造成不相容职位未分离，制单、审核、记帐全为一人。 （二）甲企业内部控制制度缺失。会计电算化后未建立、健全相关的管理制度，内控缺失，会计人员间互相知道密码；账套间互相可随意进入操作使用，输入、审核与修改的权限设置不明确，监管制度有名无实。（三）甲企业网络安全管理制度缺乏。财务使用的电脑均需要有上网交易功能，如：进行网上银行支付、网上税务申报等，会计电算化使用的电脑与上网交易的电脑不能做到完全分开，且会计人员网络安全知识缺乏，使用会计电算化核算的计算机上网，很容易受到网络病毒的侵袭，容易发生电算化软件受损，甚至电脑瘫痪会计核算数据丢失的事故。（四）甲企业会计档案归档不及时、不完整。会计人员认为，反正随时打开电脑均可查看到每月甚至历年的核算数据，因此，未及时进行数据备份，不及时按规定打印出纸质档案，有的只打印一部分；对部分明细账多的科目如往来账款、存货、固定资产等不予打印，使纸质会计档案打印不完整，违反了会计档案管理制度有关规定。 三、电算化业务处理中存在的问题 （一）明细账录入失误，致使明细账核算不准确。在会计电算化中凭证的录入直接影响账簿记录和会计报表的准确性。会计人员在凭证录入时常常粗心疏忽产生差错，常见的错误有明细科目串户。如：同一客户的往来明细账由于前后次录入时户名的选定不一致，出现同一单位多户或误入他户现象；成本费用类科目的明细串户，将“业务招待费”录入“办公费”。（二）科目借贷处理不准确，致使期末损益结转数和报表反映数错误。会计人员习惯于按手工账的处理方法来进行冲账和调整错账，如：发生销售退回业务，往往编制分录：借：主营业务收入A产品、应交税金应交增值税销项税额，贷：银行存款。由于大部分企业，目前使用的均为商品化财务软件，期末损益类科目结转数和会计报表的产生数，对收入取数一般是取贷方发生额，对成本费用取数一般是取借方发生额，如果在初始化设置时未进行特别调整的话，上述销售退回业务在期末收入的结转数和报表反映的收入数就并未得到冲减，就会产生错误结果给核算工作带来困难。（三）同一科目内部明细未进行结转，致使科目余额错误留转。会计电算化不同于手工记账，特别是期末科目的结转必须明细一一对应。而甲企业会计人员往往不注意二、三级科目的对应结转，造成二、三级科目的余额反映不够准确，如“应交税金应交增值税”科目的“销项税额”、“进项税额”等三级科目，期末如简单地按原手工核算办法进行操作，会造成三级科目余额不准确。（四）各核算模块缺乏衔接，总账和明细账之间产生尾差。目前甲企业使用的会计软件中，总账、固定资产、存货、工资往来管理等分属不同模块，各模块间数据不能顺利地相互传递，实现自动转账、相关查询等功能，不能做到“无缝连接”，所以明细账与总账数据间往往会产生尾差。如“固定资产”模块是按折旧计算公式自动核算，核算中电脑自动保留了小数二位以后的余额，因此，“固定资产”模块反映的累计折旧明细账与总账数据间往往会有分数上的尾差，会计人员不注意定期消除，结果尾差会逐渐增大，造成总账和明细账数据不符。会计电算化的普及是必然趋势，中小企业应选择适当的时机，选用适合自己的财务软件进行会计电算化。但针对上述容易发生的问题，应在会计电算化初始阶段与软件安装人员进行充分沟通，在系统参数和科目设置等方面充分考虑企业示来的发展趋势，留有一定的余地，对辅助核算进行周详考虑。同时建立、健全会计电算化中的岗位责任制、操作管理制度、系统维护制度、机房管理制度、会计档案管理制度等一系列控制制度，注意输入、审核与修改功能的使用权限设置控制。在日常业务处理时重视记账凭证的