财务部定销售内控制度-初稿-(1).doc

昆明七彩云南庆沣祥茶业股份有限销售内控制度（初 稿）为了加强公司现代渠道销售的财务管理，规范企业财务行为，保证各项业务的有效进行，确保资产的安全完整，防止欺诈和舞弊行为，实现财务管理目标，根据企业财务通则的规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度的内容包括对合同的签订、收款的控制、发货的控制、费用控制及审批与付款经济业务活动的控制。一、合同的签订：各区域经理在销售前应与经销商签订经销合同书，经销合同签订前应按公司合同签定审核办法办理。合同签订后应交财务备案。公司执行统一到岸供货价，包括公司的出厂价及运费，公司的出厂价应实行统一调拨价，如有特殊情况需要调整出厂价的，合同应附有公司总裁的特殊审批单。二、收款的控制经销商购货方式为现款现货，支付方式可选择：1、将货款直接电汇或存入公司指定帐户；2、将支票或现金直接交公司财务。3、办理银行承兑汇票。三、发货的控制营销中心收到各区域确认的有效订单，交公司财务进行审核，公司三级账会计根据审核的有效定单出具销货单，仓库管理员见单出货。因特殊原因需先发货后收款的，应附公司总裁签字同意的审批单，审批单应注明收款日期及收款责任人（合同规定有账期的除外）。如未按制度执行，发出商品未收到货款的由责任人承担全部货款。发货后销售服务部应及时通知经销商，经销商对所订商品负验收责任，应在收货当日对货物品种、数量、完好程度进行验收，并在产品发货清单上签字及加盖有效印章后返回公司，验收过程中如发现产品数量、品种不符或产品外包装破损，经销商需在产品发货清单上注明并于当日书面通知市场运营部，由销售服务部协助解决。鉴于产品的特殊性，所售产品如无质量问题一律不予退换。四、市场支持费用的控制（经销商销售费用）财务应根据合同，按经销商分别登记收入、费用三级明细帐：1、收款与发货2、条码费3、促销人员提成、特殊陈列费、促销推广费、特殊广告宣传费、促销物品费；其中：第2项费用按进货额的12.20%为上限年度控制。第3项费用按进货额的20%为上限年度控制。以上费用各区域（城市）经理每月20日前，报次月费用预算（明细到各经销商，表样见七彩云南市场支持费用核销管理制度），交公司销售服务部、财务部审核，在授权范围内的报营销副总裁签字，授权范围外的报营销副总裁签字后交公司总裁签字确认备案。市场支持费用审批流程：销售代表区域（城市）经理销售服务部核销财务审核营销副总裁（授权范围内）营销副总裁（授权范围外）公司总裁1、条码费： 见市场终端进店费用核销制度，除发票外，其它资料财务审核后返回销售服务部保存。特殊情况另行申请报批。2、促销人员工资和提成：见促销人员管理制度 3、特殊陈列费：分为临时特殊陈列费和长期特殊陈列费：临时特殊陈列费见市场终端促销活动费用核销制度。长期特殊陈列费：提报批复件，陈列协议，照片，发票。除发票外，其它资料财务审核后返回销售服务部保存。特殊情况另行申请报批。4、促销推广费 促销物料、服装等宣传品由公司统一配置发运至各区域办事处；（发货要求：经营销副总裁批准的申请报告）如果需要在当地采购的物料，须报市场部核价并经营销副总裁审核批准。 展台及店内特殊宣传由公司提供统一制作文件、材质要求及成本上限的要求，区域经理按要求在当地采购制作，（报销附件：经批准的申请报告、发票、制作协议、验收报告） 超出公司提供统一制作文件、材质要求及成本上限的应专项申请，报营销副总裁批准。 5、业务需要的茶叶样品管控核准领用额、客情维护费每年度在销售额的1.5%范围内由大区经理计划使用，超过部分必须以书面报告的形式交营销副总裁审批签字。6、店内特殊广告宣传费：由区域经理提出书面申请，营销副总裁审批执行，应包括费用预算和操作目的。报销附件经批准的申请报告广告宣传协议（协议必须如实反应广告宣传的起止日期、广告宣传地点、广告宣传等）支付费用发票原件。费用超过3万元的，须报总裁审批。7、促销物品：经办人在核报费用时，要有对应促销活动签呈单并且有营销副总裁签字审批。凡购买的物品必须要有经手人、验收人及主管签字，发票必须开明购买商品的名称、数量、单价、金额，如果发票开的是促销物料一批，必须在发票后面附购买明细清单（清单要注明购买品种、数量、单价、金额）。参照促销物料管理制度。8、销售佣金: 涉及销售佣金和返利的，合同有规定的按合同执行。如合同条款里没有明确规定的，报营销副总裁及总裁审批。对方须提供劳务费发票，填写付款通知单核销。以上费用审核后，经销商同意可充抵购货款的，冲抵的货款额视同各区域的销售额，实际发货时才计入当月销售；或直接汇款至经销商帐户。涉及各市场部垫支的费用由公司核报现金。每月5号财务出具经销商对帐明细表，内容包括收款、发货及费用核报情况的本月数及累计数，交各大区经理签字确认。对账单需各区域较由经销商盖章确认，返回公司财务。五、经销商对账管理1、与经销商对账相关责任人为：公司财务、公司销售服务部、大区经理、大区内务及各经销商责任业务员。2、每月5日前由公司财务将上月经销商的账务按区域做出账务明细表，内容包括收款日期（做单日期），凭证号、金额、应收货款或预收货款提供各大区经理和内务。3、每月8日前由公司销售服务部整理核对区域发货台账，和进销存系统发货明细核对无误后，将经销商发货明细表发往各区域经理和内务。 4、各区域经理和内务收到账务明细表和发货明细表后，在每月10日前将对账单发往各经销商，要求经销商在15日前签字、盖章回我公司销售服务部，对有应收款和预收款的，要求经销商必须要回传；无应收款和预收款的经销商如在规定日期未回传的，公司财务视同核对相符。每月末公司财务和公司销售服务部各自将对账单装订成册备查。 5、对数据不符的，公司财务在48小时通知各大区经理，在3日个工作日内由责任业务员或各区域内务与公司财务或公司销售服务部核对，公司销售服务部将经销商收货签字回单传真业务员或各区域内务，由各区域业务员负责与经销商对账及催收应收款。6、各环节未按时间规定办理的，由各流转环节责任人承担相应责任，大区经理为大区总负责人。7、流程图如下：公司销售服务部提供发货明细表大区经理和内务收到对账单分派给各责任业务员核对责任业务员与经销商核对相符有往来账的，回传区域或公司财务核对不符的，业务员根据财务或销售服务部的收货签字回单及收款明细，负责与经销商核对财务提供账务明细及往来账明细及余额附表一： 六、区域管理费用1、物流费：公司执行统一到岸供货价，由公司配送部门会同集团采供监控部进行调查选择物流公司，报总裁审批。由公司据实承担该项费用（此费用指上站及按照运输方式、合同的约定铁路到站，公司承担（含保险费），到指定地点后的费用由经销商承担）。2、客情维系费（业务费）和业务用茶叶样品的领用额按区域实际销售额的1.5%内支付考核，在考核范围内据实按规定核报。单笔消费在2000元以内的由大区经理审批，超出部分应事前书面申请报营销副总裁审批。3、商品损耗：可按区域商品出厂价3内为合理损耗支出，由公司承担该项费用。4、办公及仓储费用：办公及仓储费用原则上是据实报销，其中各区域办公用品的使用每月不得超过80元，报销凭证应附购买明细，超出部分应书面申请报营销副总裁审批。（办公用品范围：笔、笔芯、笔记本、订书机、订书针、计算器、夹子、直尺、剪刀、裁纸刀、印油、信签纸、文件夹、文件袋、橡皮筋、胶水）5、租赁费：经办人在核报费用时必须出具与出租方签订的房屋租赁合同原件。填写费用报销单，报销凭证应附房租费发票，如果出租方为个人的，需要到税局代开发票（税款由公司承担，税款须开入发票）。房租押金须开具“收款专用发票”才能予以报销。如果出租方为个人的，确实无法开具的，押金收据可由区域经理保管，财务挂大区经理往来账。6、办事处电话费:经办人在核报费用时，由于区域是以个人名义开的电话及宽带安装，要求在每月所支付的电话费清单后找电信定额发票冲抵电话费及宽带安装使用费，发票名称是个人的，不能报销。7、水电费：经办人在核报费用时，由于是租用办公室，因此打出的水电费发票上客户名称不可能为本公司名称，但在核报时打出的发票名称必须跟房屋租赁合同上的住房地址、名称相符，如不符，不给予报销费用。8、差旅费：差旅费的报销必须有出差往来交通票据，（原则上出差时选择的交通工具为火车及城市交通工具，特殊情况必须征得相关副总同意），根据交通费单据上往来日期，核报出差费补贴（如差旅费发票上没有日期的，按区域提供的考勤核发），核报标准按“出差管理制度”执行。9、工资：按“工资待遇管理制度”的发放标准及考核办法核算，各区域市场员工的工资发放日期为每月15日。10、其他费用：根据实际发生报按审批流程执行。七、区域备用金的管理各大区和办事处备用金额度： 营销副总裁和大区办事处备用金额度1万元，其余区域办事处备用金0.5万元。各大区备用金额度内借款由营销副总裁总监审批，超过规定额度的由公司总裁审批。备用金只能用于大区及办事处管理费的支付；市场支持费由财务直接汇款至审批后的经销商账户，不能用备用金支付。严禁备用金挪为私用。同一个人不允许重复借支。领用原则：前账不清后款不借。八、审批与付款流程1、支付申请：有关部门和个人用款时，应填写“付款通知书”，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效的经济合同或有关证明。2、支付审批：(1)日常开支：根据区域具体情况，区域经理需提前申请日常开支备用金，备用金金额报营销副总裁审批领取。财务部每月15日前根据上月销售情况，提报各区域次月各项费用支出管控指标给各区域经理及营销副总、总裁。区域经理每月20日前，按照费用管控比例及上月销售情况，提报次月预算所需费用计划，各区域预算内费用计划由营销副总审批，超出预算的费用，由营销副总签署意见后报总裁审批，审批后的费用计划执行由公司市场部及财务检查实施。各申请区域每周必须将报销票据寄回公司管理部门，财务根据预算开支审批金额范围内给予核销，按实际发生费用由财务每月根据区域汇总后,（预算内费用）报营销副总裁审批。超出或临时增加费用营销副总裁单独事前报总裁审批。营销副总裁审批后，财务将已核销费用存入大区经理或办事处负责人开具的当地“农行银行卡”中，或支付、货补给垫付的经销商。单笔支出0.20万元以下，由区域经理签署直接核付。 0.20万元至3万元以下的支出由区域经理、营销副总裁审批；3万元以上的开支，由营销副总裁签署意见后，报公司总裁审批；10万元以上的开支，由营销副总裁签署意见后，报公司总裁和集团副主席审批。专项款项的支付按照集团公司的专项管理规定执行。0.20万元以上的支出应交财务审核后支付，因特殊情况急需支付的，可将付款资料传真（付款资料包括：费用报销单、发票、合同及收款单位名称、开户行、银行帐号）回公司财务审核后，报总裁同意后将款项直接汇入收款人指定帐户。(2) 市场支持费用的支出： 所有付款均应按审批金额权限和两人以上有关人员办理。由相关权限领导（大区经理、营销副总裁、公司总裁、副主席）审核签字的支出，相关权限领导人不在的情况下必须由当事人事先电话请示相关权限领导同意，并由财务负责人电话核实后方可支付，但必须在领导在时及时补签相关手续。3、支付复核：会计人员对批准后的“付款通知书”及“费用报销单”进行复核签字，核实批准程序是否正确、单证是否齐备（需提供与业务内容相符的正式发票）、金额计算是否准确、支