秘书部介绍.doc

秘书部院团委学生社团联合会秘书处是院团委学生社团联合会下属机构之一，是院团委学生社团联合会的重要组成部分，在院团委学生社团联合会各部门中发挥着统筹的作用。 秘书处的构成：设有秘书部部长一名，副秘部长两名，助理若干名主要责任：一、院团委学生社团联合会以及社团的人事资料的管理；二、院团委学生社团联合会及社团重要文字资料的起草，整理与存档；三、负责各协会的社团简报整理与下发、会议笔录；四、联系院团委学生社团联合会各个部门，并通知相关事件；五、密切联系主席团，负责各部门的统筹作用。职能介绍：秘书部作为校学生会的枢纽部门，由主席团中副秘书长分管，是学生会重要日常工作部门。秘书部要积极配合参与各部门的活动，了解各方面的工作信息，在校学生会工作中起到主席团及各部门之间的联络、协调作用，做好各种工作会议的通知及准备工作，购买、管理校学生会的工作用品，保存管理校学生会的各种文件和档案资料。具体职能如下：1. 协助主席团和各部门等筹备规模较大的会议、活动，做好会议记录、整理相关文件。2. 负责相关物品、档案的管理，通知、报告、制度等文件的起草、印发、编号、立卷归档。3. 监督各部门工作进展情况，及时向主席团汇报并将其工作部署传达给相关部门。4. 负责管理学生会的财务。5. 负责促进校会与其它兄弟学校学生会、校学生会与院学生分会之间的联系与合作，以及校会内部各部门之间的协调与融合。部门成员介绍：梁婉君部長個人介紹：我是一個開朗活潑的人，喜歡做運動，喜歡攝影，就讀于華南師範學院南海校區，大一學生。我有一個觀點是：為自己，努力去奮鬥吧。懶惰只會讓人變得頹廢。文字能表達出人類的內心，能記載事情的起和因，能為人與人建立一座橋樑。讓我們做文字記錄我們的成長經歷吧！周永棠副部長個人介紹：我的梦想是当一名软件设计师。虽然在茫茫人海里，我只是一个普通人，但我拥有对梦想执着的心。我追求梦想，即使做一些平凡小事。我相信只要我做好这些小事，梦想就会成为现实。相信自己，一定能行！陳嘉欣副部長個人介紹：我是一个比较喜欢玩的人，现读于华南理工大学，专业是会计。喜欢运动，但经过高中之后，运动细胞已经死得七七八八了。我的座右铭是：就算全世界的人都放弃你，你都不可以放弃你自己。梁俭烽理事个人介绍：男，单身努力寻求伴侣中，有意请联系。性格内敛，擅长写作，为人善良，待人真诚不会煮饭，急求煮饭婆！王晓文理事个人介绍：我是一个比较慢热的人，刚认识的时候可能会比较冷淡，但如果碰上了同类人，我可以玩得很疯。本人现就读广药中山校区，只要我认为比较有趣的东西，我都愿意尝试。活动照片秘书处规章制度第一章 总 则 第一条：校秘书处是在校党委领导下，校团委的指导下独立开展学生工作的学生组织。秘书处本着做好本职工作、引导舆论导向、服务同学、锻炼自我的工作原则。 第二条：为全面提高校学生会秘书处各成员的综合素质，促使各成员在学习、工作、生活等方面起到模范带头作用，更使秘书处管理制度化、规范化、办事效率化，各成员有章可循，有据可依，特制定本制度。第二章 基本制度 第一条：坚持原则，在重大问题上服从党、团委的决议，拥护共青团，拥护共产党领导。 第二条：坚持个人服从集体，下级服从上级，要有集体意识和大局意识。 第三条：要有高涨的工作热情，牢固树立全心全意为我校师生服务的思想，不怕苦、不怕累，不得故意推拖工作。 第四条：不搞小团体主义，不计个人得失，不发表不利于团结的言论，不做不利于团结的事。 第五条：正确处理学习和工作的关系，学习上勤奋努力，工作上认真负责，做到学习工作两不误。 第六条：认真正确地在同学的监督下开展批评和自我批评，改正自己在学习、工作、生活中存在的缺点和不足。 第七条：尊敬师长，友爱同学，有良好的道德品质和精神风貌。第三章 工作制度 第一条：严格服从上级安排，实行责任负责制，按时按质按量完成上级下达的任务，如有特殊情况应及时请假，且一学期不得请假三次以上,如若情况紧急,事后应出具相关证明。 第二条：积极向部门提出有利于部门发展的建议或意见，对于好的建议或意见，部里将给予一定奖励。 第三条：工作态度温和谦逊，言行礼貌得体，能集思广益，虚心听取各方面的意见或建议。 第四条：各成员之间要团结合作，要有团队精神,不得相互指责，互通有无，所有干事要牢固树立团队精神、集体意识。 第五条：所有干事在完成本职工作的同时，能积极协助他人和其他部门完成任务部里的任务。 第六条：活动签到制度：校会部门参与的活动，严格执行部长签到制度，同时各部长统计自己部门干事参与活动人数，一并报与秘书处负责人员。第四章 校会例会制度 第一条：校学生会部长例会定于每周一晚七点半在办公室召开，若有事请向各主管常务副主席请假并于开会前报秘书处备案，每学期请假次数不得超过三次。同时在开会时请将各部门会议记录交与秘书处值班人员。第二条：各学院团委学生会主席于单周周一晚七点半在校会办公室参加校学生会部长例会，并做好相关会议记录。 第三条：秘书处双周周三晚七点开例会，布置下星期工作任务，无特殊原因不得迟到或缺席，如有紧急情况需请假。及时汇报工作情况，总结工作中的优点和不足,并认真分析原因，避免下次再犯；同时布置下一阶段的工作任务，并提出一些注意事项；增进成员之间、上下级之间的了解和沟通。第四条：每次开会，所有成员必须签到，将以此作为部门“团内推优”及“优秀个人”评选的部分依据。第五条：做好会议记录，有不清楚的问题及时提出，觉得不合理的可当场提出异议。 第六条：可根据工作需要和实际情况推迟或提前召开会议，但须事先通知所有与会人员调整情况。第五章 办公室制度 第一条：办公室的一切设备不得随意动用,如需使用,需值班人员处登记，用后及时归还。 第二条：办公室钥匙不得随意配备，不得随意借给他人，妥善保管钥匙，如若遗失及时要求补配。 第三条：不得在办公室里随意丢弃垃圾，定期安排人员打扫卫生,工作完后,所有东西应归回原位,关闭所有设备后,方可离去。 第四条：值班人员应按时按量值班，不迟到、不早退，服从分配、忠于职守、认真工作，严格遵守考勤制度及履行相关手续，不得无故旷班。第五条：人员应做好值班记录，并负责保管好办公室的所有公共财务，如有其他部门借用办公室的财务，必须作好记录（借用部门、借用人、借用时间、归还时间）；若有损害应做好相关记录。第六条：值班人员对来访的同学要热情周到，耐心听取同学的心声；值班人员对能解决的问题必须及时作出答复，对不能作出答复的问题要详细记录，以便向有关部门反映。第六章 财务管理制度第一条：学生会财务管理由学生会秘书处总体负责，受全委会全体委员监督。第二条：各部门开展活动需经费时，应提前将活动策划书及详细预算开支（附带经费申请单，注每张申请单金额不得超过500元）交予秘书处值班人员，值班人员及时交给秘书处。第三条：向秘书处报销或报账应使用有效发票（收据），所有发票（收据）背面应注明用途，并由经手人签字，注名日期（拿到主管常务副主席签字）后交予秘书处。用款部门应在活动结束一周内报销或报账。第四条：部门申请采购的报销流程：各部门以书面形式，报预算给秘书处，秘书处交主席处审批，审批通过后才能进行购买。附:财务报销制度一、报销总负责：秘书处二、报销具体负责：各部门负责人。各个部门的财务工作由一固定人员承担。该负责人负责本部门的一切需报销的花销记录、发票的收集保管。三、报销周期：一般情况下每月一次；特殊情况特殊处理。四、报销流程：1 、各部负责人于规定期限内将所有需报销的发票汇总并经分管主席签字后交至秘书处。 2 、秘书处负责人分类整理、粘贴发票，填写报销单，作好报销记录。3 、秘书处负责人将发票与报销单上交团委老师签字。 4 、团委将报出的项款交给秘书处负责人。5 、秘书处负责人通知各部门负责人领取项款。6 、各部门负责人将项款具体分发给个人。补充说明： 1 、学生会是一个较大的团体，但同时也是一个精简干练的组织。为保证学生会各项活动都能够无后顾之忧地顺利开展，希望每一位成员都能够以主人身份为她精打细算地花销，节约对待每一笔支出。2 、财务报销工作程序复杂，若遇周期较长的情况，希望每一位成员能够理解体谅。第七章 档案管理制度第一条：学生会的档案管理工作由