高效会议管理ppt课件.ppt

1 高效会议管理 2 禅宗心印 这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗故事难因是日本一位有名的禅师 有一天 有一位游方弟子来向他请教禅的真谛 难因与他聊了一会儿后请他喝茶 他向那弟子的茶杯里不断地倒水 水杯满了 他还是在倒 水都溢了出来 弟子感到非常惊讶 问难因 师傅 水已经满了 倒不进去了 难因说 你就像这个杯子 早已装满了你自己的意见 判断 思索 如果你不把你的杯子倒空 我又如何能告诉你禅的道理呢 3 讲师介绍 讲师简介 刘宁Lynn毕业于美国LesleyUniversity管理学硕士美国麻省理工大学进修金融 管理类课程培训对象 南京大学 研修班 中兴通讯 南京医药 舜天国际 江苏宝华房地产公司 江苏蒙羽集团 江苏锦泰期货 航天晨光等等 4 珍惜今天的机缘 关闭或静音您的手机减少离座外出的次数坐定 积极空杯 喜悦与我共享两个小时的美好时光 5 据调查 经理级和专业人员每周约花1 4的时间在开会上 美国权威机构的统计表明 每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元 另一项调查表明 企业80 的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识 如何开会 如何使会议有效益和有效率 对于企业和企业人来说 都具有重要的意义 6 迅速的 逐步的 改进 改进流程新的管理软件 重组 合并 分立战略联盟 重新定位 综合成本管理综合质量管理 变革 价值链重新设计企业文化重新定位 速度 战术上的 战略上的 程度 这些动力激发了哪些转变 7 麦肯锡30秒电梯理论 麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询 咨询结束的时候 麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长 该董事长问他能不能说一下现在的结果 由于该项目负责人没有准备 而且即使有准备 也无法在电梯从30层到l层运行的30秒钟内把结果说清楚 最终 麦肯锡失去了这一重要客户 从此 麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚 凡事要直奔主题 直奔结果 麦肯锡认为 一般情况下人们最多记得住一二三 记不住四五六 所以凡事要归纳在3条以内 这就是如今在商界流传甚广的 30秒电梯理论 或称 电梯演讲 会议需要管理吗 会议管理还需要技巧吗 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界 会议的正面作用是解决问题 反面作用则是带来难题 因此 会议既需要管理 更不能缺少技巧 10 PART1企业和部门会议中存在的问题及原因分析 1 企业会议常见的问题 参而不议 议而不决 决而不行 行而无果2 原因如下 认识不到 重视不够准备不足 组织不好技巧不佳 落实不力 11 企业会议沟通的现状 1 为什么开会时员工不说话 2 为什么会议让员工困乏了 3 为什么会议总是重申无效 12 职场会议四类 13 为什么要开会 1 解决问题2 作出决策3 推进工作4 达成共识5 建立信任6 鼓舞士气 点明困难所在发现问题与找寻解决办法决定问题的轻重缓急引导众人集思广益发觉新点子排除团体间的异议厘清解决步骤与划分责任归属 达成协议与解决问题 点明困难所在 发现问题并寻找解决方法 衡量问题的轻重缓急 想出新点子 评议新点子 确定行动纲领 会议的种类 会议成本的计算 1 会议的时间成本2 直接的会议成本3 效率损失成本 17 Part2高效优质会议的策划 组织与管理 1 优质高效会议的三大原则 会议人数的8 18 180原则 会议主题的单一明确原则 会议时间的紧缩控制原则2 哪些人应该参加会议3 什么时间举行会议比较合适4 在哪里举办会议最好5 主持人的技能和素质6 会议桌的安排7 会议用具和设备8 编制会议议程表 会议效率不高的原因及解决方案 1 会议效率不高的原因及预防性管理2 高效会议的八大特征3 会议规范 19 高效会议的八大特征 1 只在必要时召集2 会前充分筹划3 拟订和分发会议程表4 遵守时间5 一切按部就班6 请最有经验的和有才能的人出席7 作出评论和归纳8 记录所有决定 建议和负责人 20 会议的三大致命伤 1 主持人的技巧2 会议的地点3 会议的准备工作 如何进行预防性管理 22 实施有效会议的四个环节 1计划 2准备 3主持 4记录 会议规范种类 1 时间安排方面的规范2 固定的会议流程规范3 会议本身要遵守的规则 固定的会议流程规范 开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 3 议程1分享话题和目标交换信息产生生意 做决定 确认行动总结 2 结束会议总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 开会前的准备工作 是否要开会准备工作的作用1H5W准备工作核对单主持人的准备工作 会议准备的5W1H法 Why What When Who Where How 会议准备工作核对单1 了解会议的目的3 确定会议的形式5 决定会议的时间7 决定会议的地点9 确定出席人数11 是否准备会议名签13 是否安排与会者住宿15 确定视听教材17 准备会场周边位置图19 确定自己人的相关资料 2 是否一定要开会4 安排会议的议程6 确定会议的主持人8 研究会场如何布置10 安排出席者座位12 是否安排交通工具14 是否发出了会议通知16 确定辅助教材18 是否要求与会者准备资料20 是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 28 Part3如何成为优秀的会议领导者和主持人 1 管理者在会议中的几种角色 领导者 主持人 记录者 发言者 专家 监督者 唱反调的人 一致意见的促成者 拉拉队队长 有幽默感的人 回飞镖的人 29 2 老练地主持会议 在会议一开始就树立起你的威信 清晰地陈述会议目的 阐明会议所要讨论的问题 严格按会议议程表推进会议顺利进行 3 把控好会议的三个阶段 开始阶段 热身 进行阶段 热炒 收尾阶段 热心 30 主持人的守则与责任 营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人 避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度 主持人的4个准备 设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析 SWOT分析 自身 环境 33 如何正确应对会议中发生的意外 有人迟到早退怎么办 出席会议的领导有迟到习惯怎么办 有人开小会怎么办 如果某个与会者霸占了所有的讨论时间怎么办 如果与会者反复重申已经讨论过的观点怎么办 如果有人干扰会议的进行怎么办 如果某个议题使会议陷入僵局或让大家觉得很困惑怎么办 如果团队陷入了沉默怎么办 如果 屋子里有只河马 怎么办 如果与会者由于情绪太过激动而发生争执怎么办 34 如何处理会议中的冲突 决断 满足自己的要求 回避 迁就 适应 不合作 合作 妥协 竞争 暴力 协作 决断 不决断 35 所有会议均以目的为核心 以决策为目的的会议以解决问题为目的的会议以推进工作为目的的会议其他目的的会议明确目的围绕目的组织和管理会议达成会议目标哪些会议可以取消或者从简 Part4会议中的沟通与反馈技巧 会议中的沟通会议中的反馈技巧 沟通的漏斗 别人行动的20 别人听懂的40 别人听到的60 你嘴上说的80 你心里想的100 沟通 漏斗 沟通金三角 自己 对方 设身处地 沟通的冰山模式 环境 话题 5 20 工作层面 80 95 关系层面 有效沟通原则 有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标 造成沟通困难的因素 缺乏自信 主要因为知识和信息掌握不够重点强调不足或条理不清不能积极聆听 有偏见 先入为主 判断错误按自己的思路思考 忽略他人的需求失去耐心 造成争执准备不充分 没有慎重思考就发表意见时间不充分情绪不好语言不通大脑过滤记忆力差 会议中的反馈技巧 反馈的两种类型 正面指导反馈 建设性反馈 关于会议记录 会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议 会议记录者的功能 仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳 会议记录者的才能 反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强 团队会议的误区 社会性懈怠团体思维团体极化 Part5如何做好会后跟进工作 1 确保会后跟进工作成功才是会议成功的关键2 形成沟通和行动计划3 发送电子邮件或备忘录4 找那些有问题或者有异议的人沟通5 确保向所有与会者提供完成他们各自会后任务所需的资源6 按计划行动 并保持责任感 紧迫感和使命感7 对会议进行评价 总结提高8 对下次会议作出计划 主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划 负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利 取消下次会议会议之后检讨得失 提高下次会议质量 只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言 阐明糊涂的观点 删除重复的话题 50 何谓习惯 指逐渐养成而不易改变的行为 总以某