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文档简介

企业行政管理实务学习案例1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了,为了不影响公司的工作,在征得上司的同意后,她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作。某一天,经理外出了,陈小姐正在公司打字,电话铃响了,陈小姐与来电者的对话如下:来电者:“是利达公司吗?”陈小姐:“是。”来电者:“你们经理在吗?”陈小姐:“不在。”来电者:“你们是生产塑胶手套的吗?”陈小姐:“是。”来电者:“你们的塑胶手套多少钱一打?”陈小姐:“18美元。”来电者:“16美元一打行不行?”陈小姐:“对不起,不行的。”说完,“啪”挂上了电话。上司回来后,陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期,上司提起他刚谈成一笔大生意,以14美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出:“啊呀,上星期有人问16美元一打行不行,我知道你的定价是18,就说不行的。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”,陈小姐哭丧着脸说:“为什么?”上司说:“你犯了五个错。”说说陈小姐犯了哪些错误?2文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后,又遇到了负责宣传的张副经理,小曹又向他作了请示,结果两位领导的意见很不一致,小曹无所适从,两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些,支持过张,认为小曹有意与他作对;而张认为此业务是他引介的,小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?3早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打电话,她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上,一边打电话,一边拿过笔签了字。打完电话,心不在焉地把所有的信都剪开了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也没有注意。她抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来,只见上面写着:“亲爱的红:”,她意识到拆错了信,匆匆看完了信,她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)。她又看了几封信,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,于是,她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。4波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐(1).假如你是刘小姐,对接下去可能发生的各种情况,应该如何处理?(2).假如放映机在十点十分还未送到,你还应该做些什么?(3).从这件事中你得到了什么教训?5请将下列文件分别组合成三至四个案卷,并拟制案卷标题:(1) 市教委关于2003年招生工作的通知;(2) 东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要;(3) 东方学院2003年招生工作计划;(4) 东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委);(5) 市教委关于东方学院2003年招生工作的批复;(6) 东方学院院务会议关于调整系主任的决定;(7) 东方学院关于调整系主任的通知;(8) 东方学院关于做好开学工作的通知;(9) 东方学院各系关于开学准备工作的报告;(10) 东方学院各系关于加强学生思想工作的报告;(11) 东方学院各系关于提高教学质量的报告;(12) 东方学院2003年度工作总结;请将下列文件分别组合成三至四个案卷,并拟制案卷标题:(1) 利华公司2003年2月份经理会议记录;(2) 利华公司2003年销售计划;(3) 市工商局关于年检工作的通知;(4) 利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函;(5) 利华公司4月份经理会议记录;(6) 市物价局关于物价检查的通知;(7) 香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函;(8) 利华公司2003年6月份经理会议记录;(9) 利华公司与香港凯福公司会谈纪要;(10) 利华公司2003年8月份经理会议记录;(11) 市税务局关于税务自查的通知;(12) 利华公司2003年销售工作总结;宏远公司总经理助理高叶办公室,电脑和打印摆放有序。高叶着便装坐在办公室前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹,身后的椅子上也摆放着一堆文件。她应该怎么整理办公室?.某公司经理收到一封措辞无礼的信,是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来,要她写封回信,与这位代理商断绝一切交易和关系,并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法,哪一种做法最妥当,为什么?(1)按照经理指示立即回到自己的办公室,将信打印寄走了。(2)写完了信,想到自己是经理的助手,有责任提醒经理,为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说:“经理,这封信不能发,把它撕掉算了!”(3)没有马上去写信,而是向经理提出忠告:“经理,请您冷静一点!与对方断绝关系会产生什么后果。”9.某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会,通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品,10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统,11点洽谈业务。展销会当天,9点大会本该开始介绍产品,可应该到的各校图书馆代表却只到了13。原来,由于通知中没有写明展销会具体地点,加上公司接待人员不耐烦,对代表不够热情,所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示,内容十分丰富,10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑,结果业务洽谈匆匆开始,草草收场。 问题讨论:请你指出此次接待工作的不足之处。 10.初萌正在前台接电话,忽然看见两位客人直接往办公区走。初萌赶快叫住她们。客人有些不耐烦地说:“我们昨天刚来过,是找销售部的钱经理的,昨天有点事没办完。”初萌说:“对不起,请你们稍等一下。我马上通知钱经理。”电话接通后,钱经理说:“我不想见那两个人,请你帮我挡一下。”问题讨论:请你说说秘书初萌该怎样挡驾。11.某县工商局办公室徐秘书星期天值班,下午5点,接了一个紧急电话。电话的内容是;局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞,面包车的司机及车内3人重伤,车损严重,不能开动,特请求局里急速处理。徐秘书做好了电话记录后,思考出了4种处理方法:一是等到第二天上班时,向领导汇报后,再按照领导指示去办。二是立即向主管领导汇报,请领导亲自到现场处理。三是自己立即到现场去做紧急处理。四是先用电话方式联系有关部门,然后再向领导汇报。问题讨论:试问以上案例中徐秘书的哪种做法妥当?具体应当怎样做? 12.天地公司管文书收发的小张,一贯严格执行交接手续。一天,经过清点、对号、查看封口,发现无问题后,她签收了一批外来公文。但是,在启封、登记过程中,她发现有一份属某某单位的机密文件,混装在普件中。这是她多年工作中遇到的第一次,她不知该如何处理。退回去吧,又怕节外生枝,说自己看了机密文件,惹出麻烦来;不退吧,也不妥。后来她将此事报告了办公室主任,通过正常方式将文件退给了发文单位。 问题讨论:此次事件给秘书人员什么启示? 13. 某塑料制品有限公司新近研制开发了一种新材料,拟请国内一些专家来公司就该新材料举办一个鉴定会。办公室主任安排杨秘书筹备并列席会议,同时要求杨秘书做好会议保密工作。杨秘书从事办公室工作已有5年,对于如何做好会议保密工作经验丰富。根据多年实践,他总结出了一套做好会议保密的方法: (1)会前布置保密工作,做好与会人员入场时的身份验证工作。 (2)在会议内容未正式公开前,秘书人员不得泄露。 (3)对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散。 (4)会后,秘书人员应检查会场和与会者的驻地,以免遗失文件。 (5)回收会上发放的文件。问题讨论:杨秘书的做法对秘书人员有什么启示? 14大新糖果糕点饮料公司秘书陈青青,是刚调来公司办公室工作的。一天,办公室主任交给她一项新任务,负责全公司的黑板报宣传工作。但是陈秘书不会编排版面,美术字也不过关,主任又选派了同一办公室有美术功底的杨秘书负责版面编排工作,让陈秘书专门负责组稿、改稿等工作。杨秘书很有才干,编排版面、写美术字、画个画在公司是小有名气的,他根本就没把陈秘书这“黄毛丫头”放在眼里。碰到他工作忙起来,就把出黑板报的事儿抛到九霄云外去了,弄得主任常常催促陈秘书:“怎么黑板报又延期了?” 陈秘书又不好明说,只好硬着头皮去催杨秘书,可杨秘书根本不配合,还拿冷眼对她,陈秘书只恨自己没用,不能动笔画。面对这种情况,陈秘书有几种方案可选择: (1)凭自己的关系,在公司内部另外找一个人来帮忙,按时把黑板报办好。 (2)把杨秘书不愿合作的事直接告诉办公室主任,并向主任表明责任不在自己,看主任怎样处理。 (3)再一次去催促杨秘书,并和他摊牌,告诉他:“如果再这样下去,就当面到主任那里去解决。” (4)过一天算一天,听之任之。 (5)抱着与人为善的态度,采取委婉的劝说方式,启发他与自己合作。 15 党委书记把工会秘书小张叫到办公室,问道:“你们工会是怎么回事?听办公室的同志说,就差你们的学习计划没有报上来了!刚才打电话找你们主席也找不到。上次常委扩大会工会主席也没有出席,你们工会这种拖拖拉拉的作风要改一改了!”小张心里明白,工会主席最近因为儿子出差,小孙子患病住院,没有参加上次会议,也耽误了报学习计划。在书记面前没有机会解释,只好回去向工会主席汇报:“党委书记批评我们作风拖拉,说您上次没有参加会议,计划也没有交。”“我小孙子住院一个多星期了,哪有时间讨论计划?上次会议我不是向党办老李请了假吗?这个书记也太官僚了!”问题讨论:作为秘书应该怎样“上传下达呢”? 16.美国某花店经理接到一位顾客的电话,说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时,而且花已经不那么鲜艳了。第二天,那位夫人接到了这样一封信:亲爱的凯慈夫人:感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里,请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁,加之昨天不正常的高温,所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货,为此,请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。在过去的两年里,我们总是把您看作一个尊敬的顾客,并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。请让我们了解怎样更好地为您服务。您真诚的霍华德佩雷斯 (经理签名)问题讨论: 这种处理方式有哪些好处? 17. 康桥宾馆位于本市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业准备在11月15日上午9:00至12:00召开全厂中层干部大会,讨论第二年的产品发展和销售计划,地点就在

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