绿洲集团信息管理办法.doc

绿洲集团信息管理0. 目的明确集团信息管理原则及流程，促进内部信息共享以提高工作效率，增强管理透明度以降低经营风险。1. 范围本办法适用于万科企业股份有限公司集团总部及各一线公司。2. 职责2.1. 集团办公室集团办公室是集团的信息中心，负责制定集团信息管理制度并监控其执行情况，负责指导集团各下属单位信息管理工作并对一线公司信息管理状况进行考核及提出奖惩意见，负责维护集团网站首页、审核发布集团级别内的群发邮件。2.2. 集团总部各部门集团总部各部门是集团各专业系统的信息分管部门，在集团统一的信息管理规定下负责确定本专业系统的信息管理要求，并对本专业系统内的信息进行分析反馈及统计考核。2.3. 区域中心总经理办公室区域中心总经理办公室是区域内的信息中心，除执行集团信息管理要求外，还负责促进区域内的信息沟通与信息共享，维护本区域及本公司网站首页、审核发布区域级别的群发邮件。在与集团信息管理制度不冲突前提下，区域中心总经理办公室可根据实际情况在区域内制订并执行相关信息管理制度，制度需报集团办公室备案。2.4. 区域中心各部门及区域中心物业公司区域中心公司各部门及区域中心物业公司是区域内的信息分管部门，除根据集团信息管理要求上报相关信息之外，还负责对区域成员公司对应专业部门进行信息监督和信息管理。2.5. 区域成员公司总经理办公室区域成员公司总经理办公室是本公司（含所属物业公司）的信息责任部门，除执行集团、区域中心信息管理规定外，还负责促进本公司 (含所属物业公司)内的信息沟通与信息共享，维护本公司网站首页、审核发布公司级别的群发邮件。在与集团及区域信息管理制度不冲突前提下，区域成员公司总经理办公室可根据实际情况在公司内制订并执行相关信息管理制度，制度需报集团办公室及区域中心备案。2.6. 非区域公司总经理办公室及各部门非区域公司总经理办公室职责参照3.3、各部门职责参照3.4条款执行，区域管理职责部分除外。3. 信息分类3.1. 定期信息定期信息是指记录各专业某一时间段内业务变化状况的周期性信息，是通过月报或周报等定期流转形式的总结性文件。集团定期信息包括：业务信息月报、客户关系月报、投诉月报、财务月报、资产负债月报、物业经营信息月报、土地状况统计季报、成本月报、资金周报、现金流量月报、地价支付简表、项目现金流量计划情况分析、月度资金计划、销售周报、项目管理月报、采购月报、法律信息月报和物业月报十八种。3.2. 即时信息即时信息是指记录常规的动态业务变化状况的信息，是通过快报形式流转的讯息类文件。集团即时信息包括：项目关键节点快报、公司荣誉、重要会议纪要、新项目发展信息通报、项目开发计划及其重大变更、区域、定点战略采购通知、各一线公司备案合同（10万元以上不通过网上招标）、物业管理即时信息、外聘法律顾问合同备案九种。3.3. 突发及预警信息突发及预警信息是指描述或预警各类突发性事件的信息，它是通过快报形式流转的讯息类文件。包括紧急法律事件、媒体负面曝光、重大、热点投诉、事故灾祸、项目工程管理重大信息五种。4. 管理要求4.1. 信息传递原则4.1.1. 及时性原则：信息具有显著的时效衰减性，信息提交单位应在规定时间内将信息发送指定对象。4.1.2. 真实性原则：传递信息的目的是为了消除不确定性，各单位应根据事实制作信息，不得含糊其辞或加入主观臆测。4.1.3. 完整性原则：为了提高决策质量，信息中对发生事件的描述应连贯、完整。对于即时类信息，应在保证初次上报信息时优先保证其及时性，同时应通过后续信息上报保证其完整性。4.1.4. 扁平化原则：除非必须经过审批才能发出，否则所有信息应一次性传递至所有应知晓的单位及个人。4.1.5. 安全性原则：为维护公司商业利益，集团所有人员应理解并承诺遵守万科集团信息保密制度、万科集团文档权限管理工具(IRM)使用管理规定等相关规定，避免保密信息泄露至公司外部或被非授权范围的内部人员获知。4.2. 信息传递流程4.2.1. 集团总部各部门编制统一的信息上报表格，由集团办公室汇总后下发执行；总部各部门可根据实际情况向集团办公室提出格式修订。集团总部各专业部门向一线公司提出信息上报要求时，应综合考虑在集团总部可查询、获悉的信息资源，以减少一线公司重复信息上报为原则。具体通知由相关部门与集团办公室协商一致后联合下发。4.2.2. 各一线公司根据信息上报的格式及时间要求，将4.1、4.2条款所述信息（上报前须经部门负责人或部门负责人以上人员审核）发布到集团统一门户网站的相应栏目（栏目建设期间应通过邮件发送）。4.2.3. 对于4.3条款所属信息，对于重大、热点投诉，媒体负面曝光，事故、灾祸这三类信息，发生3小时内，责任单位应通过电话形式确保集团指定联系人知悉此信息，并在24小时内按流程上报书面文字材料。集团电话沟通联系人获悉信息后，应根据事件性质，与分管领导沟通后确保相关部门及人员在事件发生后的12小时内知悉，并电话形式向一线反馈集团的指导性意见。4.2.4. 业务信息应优先使用内网平台发布，当通过内网平台发布时，信息接收部门应在信息技术平台中设置相应的信息订阅功能，以确保及时获取信息。4.2.5. 当业务信息通过邮件上报时，一线公司各部门在主送或抄送集团办公室、集团董事会办公室时，应同时抄送所属地产公司总办。4.2.6. 信息接收部门应根据实际情况进行判断，如有信息传递对象遗漏、内容残缺、错误等情况，接收者有责任指出问题并追踪更正。4.2.7. 新公司或新部门成立三个月之内，须按本办法要求开始提交相应信息。4.2.8. 集团总部及一线公司各单位应确定专人为信息管理工作的对接人；对接人发生变动，应在三个工作日内知会相关人员。4.3. 信息共享机制4.3.1. 在不违反集团信息安全相关规定的情况下，公司鼓励集团各单位间工作信息的共享与交流。4.3.2. 对于不同公司同专业的资料调阅，申请人在取得本部门负责人同意后可通过邮件方式直接向对方部门负责人提出，被申请人应在三个工作日内邮件回复。如其同意，直接安排提供；如对方单位因保密等原因难以判断是否应提供时，可由申请人以邮件方式发起，向集团总部对口专业部门负责人申请协调，由其判定资料共享范围。4.3.3. 对于不同公司跨专业的资料调阅，申请人在取得本部门负责人同意后可通过邮件方式直接向对方总经理办公室负责人提出，被申请人应在三个工作日内邮件回复。如其内部协调沟通后同意，则直接安排提供；如对方单位因保密等原因难以判断是否应提供时，可由申请人邮件方式发起，向集团办公室邮件申请协调，由集团办公室牵头协调进行沟通、裁决，判定资料的共享范围。6. 考核6.1. 考核原则6.1.1. 集团信息管理考核采用“0.7考核法”。具体如下：. 集团对各一线公司的年度信息管理工作评价中，信息上报考核权重为0.7，信息管理体系建设考核权重为0.3。计算公式为：n 各一线公司年度信息工作考核结果 信息上报年度考核结果*70信息建设年度考核结果*30. 区域成员公司的信息上报情况评价中，集团考核得分权重为0.7，区域中心考核得分权重为0.3。计算公式为：n 区域成员信息上报考核结果=集团信息上报考核结果*70%+区域中心信息上报考核结果*30%n 区域中心公司信息上报考核结果=集团信息上报考核结果*70%+区域各成员公司信息上报考核结果平均分*30%6.1.2. 各一线公司信息管理体系建设的评分由集团办公室进行，主要从信息管理运营体系建设、信息管理平台建设两方面进行评价。6.1.3. 集团办公室对各一线公司信息管理运营体系建设情况进行考核。考核重点内容包括：n 公司内会议体系建设（制度、纪要、决议跟进等）n 内部业务信息流转及考核的流程及记录n 外部资讯的搜集、分析、共享机制n 信息安全工作的推进情况n 品质管理（或公司规章制度管理、业务流程优化）n 公文、合同与公章管理等6.1.4. 集团办公室对各一线公司信息管理平台建设情况进行考核，考核重点内容包括：n 内网信息的透明度n 公司内信息发布的及时性和完整性n 管理宣导n 外网：重点考核信息发布的及时性和完整性6.1.5. 区域中心对区域成员公司的信息管理考核可根据本办法及区域中心制订的相应细则进行。6.2. 考核程序6.2.1. 集团总部各部门对专业考核结果的准确性负责，每季度对主送本部门的各一线公司信息上报情况进行考核（特殊情况以7.1附表要求为准），按考核计分方法计算其得分（同时应保留扣分记录），并在下季度首月20日前将上季度考核结果发送集团办公室。6.2.2. 区域中心公司每季度对区域成员公司信息上报情况进行考核，按考核计分方法计算其得分（同时应保留扣分记录），并在下季度首月20日前由区域中心总经理办公室将上季度考核结果发送集团办公室。6.2.3. 集团办公室负责整合总部各部门对各一线公司的考核结果及区域中心公司对区域成员公司的考核结果，平衡其有效性后完成集团信息管理状况的季度反馈报告，并在下季度首月月底前（遇长假相应后延）发送至各一线公司。季度反馈报告将公示本季度内集团信息管理工作最优及最需改进的一线公司。6.2.4. 当被考核单位对考核结果存在异议时，可就具体得分项向总部相关部门进行咨询，整体考核结果的修订由集团办公室负责最终协调裁定。6.2.5. 根据集团办公室年底通知，各一线公司按要求提交本年度信息管理体系建设报告，该报告将作为集团对各一线公司信息建设考核的参考资料。6.2.6. 集团办公室根据各公司季度考核情况，形成集团各一线公司年度信息管理考核结果，并综合集团办公室对各一线公司进行的信息管理体系建设考核，完成集团年度信息工作分析报告。6.2.7. 根据信息考核情况，集团办公室选择信息管理工作考核评分前10（四舍五入后取整）的公司提名为“万科集团信息管理工作专业优秀奖”；选择信息管理工作考核评分提升最快的一家公司提名“万科集团信息管理工作进步最快奖”。6.3. 计分方法6.3.1. 考核采用扣分制。各专业原始分均为100分，扣除相应分值后，其得分即为该专业的考核得分。6.3.2. 考核中的扣分项有五项：. 迟报：指信息的上报时间超出要求上报时间5天（含）以内的。. 缺报：指上报的信息明显不完整或对事件的描述缺乏连贯性，包括但不限于以下情形：n 要求上报的表格没有完全填写n 上报信息未满足集团要求内容的n 针对同一事件分批报送的信息，出现信息中断. 错报：指上报的信息与真实情况有出入，包括但不限于以下情形：n 上报信息出现错误的（对同一信息的描述出现差异，或对同一数据的引用出现不一致）n 上报信息与实际情况明显不符的. 漏报：指没有上报信息，或上报时间超过要求上报时间5天以上的。. 瞒报：指刻意不上报，或有意上报虚假信息的，包括但不限于以下情形：n 有意不上报信息的n 在上报信息中隐瞒问题的n 在上报信息中歪曲事实真相的6.3.3. 扣分原则：. 定期信息每迟报一个工作日扣除1分，即时信息每迟报一个工作日扣除2分，突发及预警信息每迟报一天扣除3分。. 缺报、错报一次扣除5分；漏报、瞒报扣除10分。. 各扣分项可叠加计数，单项信息最高扣分不超过10分。. 追加处罚：对于瞒报、信息发送过程出现严重违规或信息迟、缺、错、漏造成重大不利影响的单位和个人，除按计分方法扣除相应分值外，还将根据实际情况进行追加处罚。. 除以上考核办法外，总部各专业系统可在不违反本办法的前提下制定本专业相应考核细则，并报集团办公室备案。7. 其他7.1. 本办法自发行之日起实施，2004年12月23日发布的万科企业股份有限公司信息管理办法（2004版）和2005年10月19日万科企业股份有限公司信息管理办法（2004版）附加规定同时废止。7.2. 本办法修改权及解释权归集团办公室所有。8. 支持性附件8.1. 绿洲集团信息上报总表类型序号名称如通过内网指定栏目发布（发布后应邮件知会右列主送部门）如通过邮件传递的流程（如左列内网发布途径为空，则应按邮件流程进行流转）时间要求格式要求（请按网上更新版本）定期信息1.业务信息月报内网首页“各地”各一线地产公司总经理办公室提交主送：集团办公室业务信息组（邮箱：）每月5个工作日2.客户关系月报各一线公司客户关系部完成主送：集团办公室客户关系中心每月第5个工作日3.投诉月报各一线公司客户关系部提交主送：集团办公室客户关系中心每月第3个工作日4.财务月报各一线地产公司财务管理部提交主送：集团财务管理部会计组每月5日上报，逢长假顺延至假期后3个工作日上报5.资产负债月报各地产公司、物业公司财务管理部提交主送：集团财务管理部会计组（物业公司上报时须抄送地产公司财务管理部）每月第5个工作日并且不超过每月9日6.物业经营信息月报各地物业公司财务管理部提交主送：集团财务管理部会计组抄送：所属地产公司财务管理部每月8日7.土地储备季报各一线地产公司项目发展部提交主送：集团企划部项目发展组抄送：集团财务管理部会计组每季度首月5个工作日内8.成本月报各一线公司成本管理部提交主送：集团财务管理部成本审算中心每月最后1个工作日9.资金周报各一线地产公司财务管理部提交主送：集团资金管理中心银行融资部每周一上午10：00之前10.现金流量月报各一线地产公司财务管理部每天通过结算/归集系统录入收付款明细，数据自动导入资金平台 主送：集团资金管理中心投行融资与管理部每月第3个工作日提交汇总数11.地价支付简表各一线地产公司财务管理部提交主送：集团资金管理中心投行融资与管理部每月第3个工作日12.项目现金流量计划情况分析各一线地产公司财务管理部提交主送：集团资金管理中心投行融资与管理部每月第3个工作日13.月度资金计划各一线地产公司财务管理部按月在信息平台上填写主送：集团资金管理中心投行融资与管理部每月第3个工作日前14.销售周报各一线公司营销管理部提交主送：集团项目管理部每周一中午11:00前15.项目管理月报内网首页“项目管理月报”各一线公司总经理办公室协调营销管理部、设计部、项目经理部、工程管理部完成，并负责提交主送：集团项目管理部、工程与采购管理部每月5日，具体时间将通知16.采购月报工程及采购管理部内网首页各一线公司工程管理部/采购管理部提交主送：集团工程及采购管理部采购中心每月最后1个工作日1. 当月采购合同通过A-housing网站合同信息管理平台上传，由系统自动生成报表2. 各一线公司最新供方名录，格式以各一线公司格式为准，无统一格式17.法律信息月报由一线公司专职或兼职的法律人员负责。没有法律人员的，由总办负责。主送：集团风险管理部法律室抄送：集团办公室业务信息组每月4号前18.物业月报集团物业管理主页“一线月报”栏目各物业公司提交主送：地产公司总经理办公室抄送：集团物业管理部业务督导组每月第5个工作日即时信息1.项目关键节点快报内网首页“快报”栏目各一线公司总经理办公室提交（其中，入住快报由各一线公司客户关系部提交）主送：集团办公室业务信息组抄送：集团相关部门事件发生1个工作日内2.公司荣誉（含物业公司）各一线公司总经理办公室提交主送：集团办公室业务信息组（如物业公司提交，应主送地产公司总办，抄送上述部门及集团物业管理部业务督导组）收到相关通知3个工作日内3.重要会议纪要内网首页“纪要”（如是读报会纪要，传至读报会栏目）各一线公司总经理办公室提交主送：集团办公室业务信息组会议结束后3个工作日内4.新项目发展信息通报各一线公司项目发展部提交主送：集团企划部项目发展组抄送：区域中心项目发展部及时提交5.项目开发计划及其重大变更经区域中心批准后，一线公司计划管理部门提交主送：集团财务管理部管理会计组抄送：区域中心第一负责人 集团企划部项目发展组详见附件6.区域、定点战略采购通知区域中心公司、地区公司提交主送：集团工程及采购管理部采购中心协议签署后1个工作日内7.各一线公司备案合同（10万元以上不通过网上招标）各一线公司工程管理部/采购管理部提交主送：集团工程及采购管理部采购中心合同签署后1个工作日内无固定格式，以一线公司格式为准8.物业管理即