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外贸实战技能提高班讲义一、外贸业务流程1客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice给客户做正式报价。3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。7验货7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10租船订仓：10.1如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11安排拖柜：11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13获得运输文件：13.1最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。13.2督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。13.3及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14准备其他文件14.1商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。14.2FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15交单：15.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。15.2采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。15.3如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。17文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。下图为一份较为完整的流程示意图二、外贸从业人员工作职责外贸从业人员理论上一般分为业务员、跟单员和单证员。在实际操作当中跟单员和单证员经常叫做关务和船务工作。（一）业务员业务员顾名思议就是洽谈客户、拿下订单及维护客户，在很多公司也叫做外勤。其工作职责主要包括：1.开发新客户订单是第一位的。所以作为业务员，首要的工作就是开发新客户，维护好老客户，为企业带来实在的业绩。2.报价在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。比较常用的报价有： FOB船上交货、CFR成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。3.订货(签约)贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订购货合同。在签订购货合同过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入购货合同。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。（二）跟单员1.跟单员的定义：Documentary Handler在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。（不能兼职替代）。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。也可以说，所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。2.跟单员的工作界定跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成，仅随企业的规模与性质而有所区别。业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员或业务助理。生产跟单：对已接来的订单进行生产安排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理、生产主管或总经理助理。 3.跟单员的工作定位第一，跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户；（2）设定目标：主要客户和待开发的客户，我们的工作着重点及分配的工作时间；（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去；（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的；（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察；（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。第二，跟单员是业务助理。跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：（1）函电的回复；（2）计算报价单；（3）验签订单；（4）填对帐表；（5）目录、样品的寄送与登记；（6）客户档案的管理；（7）客户来访接待；（8）主管交办事项的处理；（9）与相关部门的业务联系。第三，跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。（三）外贸单证员外贸单证就是客人下订单以后开始准备的基本文件以及特殊文件。外贸单证员就制作这些单据的专门人员。其工作内容如下：1.业务员交给相关的数据,一份定单下来后,如果业务员为小心,可以自己另外做份数据，隐去客户的相关信息,然后还要确认是什么的交易方式,若是 FOB 的话要客户提供货代信息,然后一起提供给单证员,以便他安排定舱等,如果是CFR 或是 CIF 等的,让单证员自己去查找最合适的货代（在实际操作当中这种很少），接下来业务员的工作就是订紧货期(当然很多时候有些工厂有 跟单员这就是跟单员的工作了)2.单证员有了相关信息,就可以做发票、箱单，联系货代订舱，准备报关单据(里面的环节有涉及到申请核销单，核销单口岸备案， 报关单 、报关委托书的买进等等)，如果涉及到商检，有可能也是单证员来做的，很多公司没有专门的报检员。3.出货后最好提供一个SHIPPING INFORMATION 给业务员，以便他提供给客户，让客人知道出货情况以及船期等。4.看客户要求是不是申请产地证，等提单提供到后，准备客人的清关资料，然后根据业务员提供的客户地址，安排快递，或是由业务员自己投递。（这里还有一个问题就是提单有电放和正本的要问好客人）5.海运后差不多一个月要和货代要退单，然后网上递交，递交成功过后3个工作日差不多去外管局核销（带上银行的水单及核销报告表），然后交给财务做退税，不过应该同时要打专用的出口发票，也是给财务退税用。三、案例分析（跟单员和单证员部分）通过思科案例进行外贸流程分析，包括单据制作（结合学员提问，讲师作答）。四、外贸业务员工作技巧（一）外贸业务员必备素质对于刚毕业的新手怎么样搞好外贸，首先他本身要具备从事国际贸易所需要的素质，最重要的有以下几点：1.英语水平，特别是书面的和口头的商务英语的水平，要能很好地以这两种方式跟客户很好地沟通；（这种对外贸业务员要求特别严）2.外贸业务知识，从与客户的业务谈判、接单、安排生产到安排出货、联系货代、联系相关外贸代理公司、联系银行、安排结汇，以及这期间若出现什么问题，如何跟客户、工厂及有关各方联系解决，等等；以上两种技能毕竟是可以在工作实践中慢慢学习的，对做业务的尤为重要。做一个优秀的外贸业务员最重要的素质是认真严谨负责的工作态度。国际贸易是那种稍有疏忽就“一失足成千古恨”的行业，容不得半点马虎。3.要“知己知彼，百战百胜”。 “知己”是：（1）要对公司情况、工厂情况、产品情况等要有相当的了解；特别是产品情况一定要充分了解，这里涉及到第一和客人的交流，帮客人解答疑问。第二商品编码正确归类及回答海关的相关问题。编码的正确归类涉及到监管条件以及税率的问题，不可轻视。（2）对公司业务操作流程、工厂业务操作流程、产品生产流程等要有相当的了解。 “知彼”是：（1）对客户的定货价位、定货特点、对货物的具体要求，习惯的贸易方式、付款方式、运输方式等都要有相当的了解；（2）对客户本人的脾气、爱好、习惯等要有相当的了解。 具体措施：1.下到工厂车间第一线去，亲身去参与产品生产，和普通工人交朋友，不耻下问，以熟悉产品、了解生产流程及质量检验的具体要求，并且呆的时间越长越好。 2.尽可能多地翻阅公司之前的资料档案，最好做必要的笔记，以了解业务流程及老客户的定货价位、定货特点、对货物的具体要求，习惯的贸易方式、付款方式、运输方式等，还有老业务员对待客户要求的方法及措施，还有函电回复的方式。3.业务上多向老业务员请教，特别是在展会上，学习他们的谈判技巧及他们对待不同客人的不同方法。说白了，就是用心学习。（二）怎么样才能接到国外订单通常来说，要想接到国外订单，无非以下几种方式：1.积极参加各类交易会、博览会及各类专业展会，如广交会等；2.充分利用网络资源，把自己公司的资料及产品信息上传到网上，特别是B2B电子商务网站，例如阿里巴巴和台湾的 。详细内容大家可以看/b2b/ 这个网站。同时在网上可以寻找国外客户资源。3.若想开拓某国市场，可联系该国驻华使馆商务参赞处，向他们索取他们国内该行业进口商的相关信息。4.若想开拓某国时常，可联系当地该行业的官方机构及权威出版物，请他们在他们当地市场上推荐本公司产品。他们的权威性能让大众更快地相信公司产品的质量及服务。5.在每个市场选好一个合格的代理商，他们直接面对用户，由他们来保证公司产品的售后服务及收取客户对产品的意见和建议以便改进。五、新手们经常会出现的错误报关品名和海关编码：很多时候，新手是国际贸易专业出身，也学过单证的课程，于是总认为自己对这个问题很早就会操作了。更有新手认为，品名和海关编码都是自己定的，没有什么问题。上半年从台湾过来的一批换刀机构品名涉及刀字而被海关扣留查验提供说明以至工厂停产交货延迟.为此不知道要无故花费很多的时间和精力。数字错误：在实际操作中，报关金额与交单的INVOICE金额时常会有所出入，这点相信大家都明白。报关发票金额中的小数点往后多移了一位，即原先1.2万美金变成了12万美金，这将足足多用去我10万多的外汇额度。要单证相符、证货相符。忽略退税日期：目前的政策是出口之日起90天内办理退税手续。但是，实际操作中，很多货代会在2个月之后也无法把核销单和报关单退回公司。通常情况下，我们按照退单的品名指令工厂开票。记得有一次，货代在出口80天的时候才将单据退还我司，我们收到的时候已经是9月31日，第二天就是国庆节了。最麻烦的是，工厂说月底的票已经开完了，只能等月初过了国庆节！庆幸的是，刚好因为国庆节，退税局的办理时间延后。总结：一个字“悬”！时间只有差了1天。形式发票错误：由于和工厂关系紧密，此外，以工厂的名义更容易取得客人的信任。时常我们的业务员会以工厂的名字对外洽谈业务接单，期间，有一次业务员在开形式发票的时候，公司的抬头使用了工厂的名义，而在形票的银行信息中填写了自己公司（外贸公司）的帐号和姓名。事情的发展是，客人在他们的信用证中的受益人却是工厂的名字，帐号却是外贸公司的。结果，工厂货完成了，却迟迟不能发出，因为我们只能要求客人进行改证，耽搁了双方许多时间进行沟通和解释。同时，恰巧美国对该国进行制裁，客人只能从其他银行重新开证和更改受益人。如果业务员在制作单证的时候，保持内容的一致性，那么绝对可以防止客人开错名称的意外发生，也给双方的交易带来许多便利，最主要的节约了时间成本。订舱错误:助手在安排出运货物订舱时，时常会忽略该订单是否需要转船、是否直航，甚至会出现错误的船公司。具体的案例：某意大利客人的指定船公司是 BLUE ANCHOR的船，下单后客人也把该船公司的联系方式以及提单的复印件传给我们。当我们电话联系是，被告知这个电话原来是长荣的，现在搬迁了。因为助手不知道客人指定的船公司的中文，于是把长荣EVERGREEN就默认为我们需要的船公司，因为，或许他也就知道长荣这一家船公司。可是，事情发展总是那么的巧合！意大利客人居然和长荣也有约号，于是，以后订舱安排货运的一切事情都变得非常合乎常理。这个错误，一直到给客人确认提单时才发现！随后的一系列麻烦和补救措施就不在此赘述了。总结：知之为知之，不知为不知，千万不要不懂装懂，马虎应付外贸的任何一个环节！ 下单错误：这个错误是新手和老手均会发生的错误。这样的错误，让人痛心疾首、懊恼不已！业务员将客人的下单文件与我讨论，因为其不是很明白客人的装箱要求。由于美国客人所写的，是非常典型的美国人逻辑思维方式，新手看不懂也属于正常。于是，我们就搞了一个头脑风暴，全体彻底讨论这个CASE。事后，我想应该没有问题了。可是，事情总是给我们太多的意外！客人收到货物后，非常伤心认为我们工厂伤害了他！起初收到他的投诉，我们还是以为他们是挑剔。后来，仔细一查，才发现，原来给工厂的定单中，她居然把混装的要求，写成了“不要混装”！这么好的客人，估计再也没有办法挽回了！总结：思路混淆，粗心大意，造成的代价是血的代价！财务概念不清：新手时常会犯“糊涂”，尤其面对财务问题的时候。其一，帐目不清。有业务员居然将货款多支付8000元给工厂，要知道总货款方才 32000元，虽然该定单持续的周期为2个月；其二，该出口后，居然报关的时候又少报美元金额（因为客人一部分是TT，一部分是LC），从而导致开票的金额与公司银行的汇款金额不相符。那么，不开票的部分必须于私人帐户支付，如此，就又涉及到工厂不开票应退的税款问题。原本简单的单子，在新手的操作下，就变得如此的五彩缤纷，麻烦不断！总结