总账使用过程中一些小技巧.doc

ERP 快捷键快捷键-使用处-功能F1 系统各处 帮助F2系统各处 参照F3 调用常用凭证、常用摘要选入常用凭证、常用摘要F5填制凭证等 增加单据F6填制凭证等 保存F7系统各处 查看会计日历F8系统各处；常用凭证切换科目；录入常用凭证分录F9系统各处 计算器F11制单 反算外币、汇率F12 审核凭证 审核凭证=制单 计算借贷方差额Ctrl+I 系统各处 增加（插入）记录Ctrl+D系统各处 删除记录Ctrl+L制单 显示/隐藏数据位线（除千分位线外）Ctrl+K系统各处 查询Ctrl+H对账 显示/隐藏菜单中【恢复记账前状态】功能Ctrl+P系统各处 打印Alt+F4系统各处 退出总账期初余额的录入一、 如何录入期初余额 如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。新用户(第一次使用用友账务的用户)操作方法：如果是年中建账，比如9月开始使用账务系统，建账月份为9月，可以录入9月初的期初余额以及1-9月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额；若是年初建账，可以直接录入年初余额。老用户操作方法：1、将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。2、如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。3、录完所有余额后，用鼠标单击试算按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。【注意】1、只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。若年中启用，则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。2、如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额。3、若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。4、在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额，用鼠标双击辅助核算科目的期初余额(年中启用)或年初余额(年初启用)，屏幕显示辅助核算科目期初余额录入窗口。【操作说明】1、用鼠标单击增加按钮，屏幕增加一条新的期初明细，顺序输入各项内容。如果输入过程中发现某项输入错误，可按ESC键取消当前项输入，将光标移到需要修改的编辑项上，直接输入正确的数据即可。如果想放弃整行增加数据，在取消当前输入后，再按ESC键即可。2、如果需要修改某个数据，将光标移到要进行修改的数据上，直接输入正确数据即可，如果想放弃修改，按ESC键即可。3、要删除某一期初明细时，将光标移到要删除的期初明细上，用鼠标单击删除按钮，经确认后即可。4、屏幕下端的状态栏显示期初的合计数。5、用鼠标单击科目下拉选择框可选择相同辅助账类的其他科目录入期初余额。若为项目核算科目则可选择相同项目大类的其他科目录入期初余额。6、在输入客户、供应商、部门、个人、项目信息时，按按钮或F2可参照输入。7、按查找按钮可对辅助期初明细进行查找定位。【注意】若期初余额试算不平衡，那么将不能记账，但可以填制凭证。若已经使用本系统记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。用友U8总账系统的一些使用流程对会计科目进行增加、修改和删除在设置财务会计科目中可以进行会计科目的增加、修改、删除等工作。会计科目名称可以进行更改、科目编码不能进行更改；系统可以任意设置末级科目的平级科目，也允许增加末级科目的下级科目，增加以后，末级科目的金额会自动地转到最末级科目。注意：如果不指定银行、现金的总帐科目，将无法进行出纳管理。在会计科目界面编辑指定科目现金总帐科目银行总帐科目”到已选科目栏中确定设置项目档案增加项目大类：增加在新项目大类名称栏输入大类名称屏幕显示向导界面修改项目级次指定核算科目：核算科目【待选科目】栏中系统列示了所有设置为项目核算的会计科目选中待选科目点击传送箭头到已选科目栏中确定项目分类定义：项目分类定义增加输入分类编码、名称确定增加项目目录：项目目录右下角维护项目目录维护界面增加输入项目编号、名称，选择分类输入完毕退出增加凭证 单击【填制凭证】单击【增加】录入凭证分录录完凭证，单击【保存】单击【退出】。凭证表头部分的录入凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。输入凭证正文部分 摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行。会计科目通过科目编码或科目助记码输入。科目编码必须是未级的科目编码。金额不能为零，红字以 “-”号表示。在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向；录入金额小数时：用五笔输入法的用户会出现录入不了小数点的问题，该类问题是五笔输入法打开并且没有切换状态引起的，只要关闭五笔输入法或切换状态即可，可以在英文或中文半角状态下直接输入带小数的金额。辅助核算信息 如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等 。在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：单击辅助信息【参照】单击【编辑】单击【增加】单击【退出】修改凭证单击【上张】、【下张】选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改。已审核的凭证应先取消审核后，再通过凭证制单功能进行修改。若您在【选项】中设置了制单序时的选项，那么，在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。若在【选项】中设置了不允许修改、作废他人填制的凭证，则不能修改他人填制的凭证。外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。冲销凭证单击【上张】、【下张】选中要作废/恢复的凭证，单击【制单】菜单下【作废/恢复】。冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充，通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存。删除凭证单击【上张】、【下张】选中要作废/恢复的凭证，单击【制单】菜单下【作废/恢复】。单击【制单】菜单下【整理凭证】选择整理凭证期间单击【确定】选择要删除的凭证单击【确定】。如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。只能对未记账的凭证作凭证整理。已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到恢复记账前状态功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。审核凭证/取消审核注意：不能与制单人为同一人换人审核/取消审核：文件重新注册换用户名（非制单人）、选日期确定点击审核凭证审核凭证选凭证类别、月份确认确定弹出凭证单张审核/单张取消审核则直接点击审核/取消批量审核/批量取消审核则点击工具栏“文件”旁的“审核” 成批审核凭证/成批取消审核记账点击记账选择记账范围或全选下一步下一步记账确定注意：审核之后才能记账；上月未结账，本月不能记账。自动转帐期间损益结转选择凭证类别，输入本年利润科目确定选择结转月份全选确定生成一张凭证保存注意：自动生成的凭证也要审核、记账。 结账月末结账选择结账月份下一步对账下一步下一步结账损益类科目的操作必须保持跟该科目的默认余额方向一致，否则UFO中利润表不能获取相应的数据。例如：财务费用利息，由于财务费用默认余额方向为借方（支出），利息收入也应该录入在借方，用红字表示。会计科目的删除对于报表比较熟悉的，可以删除用不到的会计科目，以提高工作效率。对于报表不是很熟悉的，建议不要删除默认的会计科目，否则UFO报表中需要重新定义公式。对于已有发生额或者有期初余额的会计科目，不要对会计科目进行修改，否则会产生报表或者明细账的错误。凭证记账后修改现金流量项目不需要进行反记账的情况下有两种方法可修改现金流量项目：1、在现金流量凭证查询处，找到对应的凭证修改2、在查询凭证界面，选中科目后按CTRL+A后，点击流量进行修改设置常用凭证常用凭证生成或调用：凭证制单生成常用凭证或调用常用凭证输入编号、说明确定进行银行对帐a) 银行对帐期初录入:出纳管理银行对帐银行对帐期初选择科目确定选取该银行帐户的启用日期输入单位日记帐，银行对帐单的“调整前余额” 点击“对帐单期初未达账”增加录入对账单期初未达账保存退出后点击“日记账期初未达账”增加录入日记账期初未达账保存退出b) 银行对帐单录入：出纳管理银行对帐银行对帐单选择科目增加录入银行对帐单c) 银行对帐：两种对帐方式：自动对帐，手工对帐。一般情况下，先实行自动对帐，再进行手工对帐，用来对自动对帐的补充。操作步骤：自动对账：出纳银行对账手工对账：自动对账后，可进行手工调整（注意“对照”功能使用）双击标上两清标记，“检查”功能检查对账是否有错 取消勾对：“取消”按钮d)余额调节表：出纳银行对账余额调节表选中查询的科目上查看或双击该行查看该银行账户的银行存款余额调节表“详细”按钮显示详细情况e) 进行核销：对帐平衡后，可将这些已达帐项取消，即进行核销。出纳银行对账核销银行账。进行帐套的反结账当系统结账完毕后，若发现已结账的月份中存在错误，需要修改的，必须执行反结账命令；反结账的步骤为：财务会计总账期末结账，将鼠标指向需要修改的月份，同时按下ctrl+shift+f6键，系统会提示输入密码，输入正确的密码后，反结账完成；财务会计总账期末对账，同时按下ctrl+H，系统会提示：“恢复记账前状态已被激活”；然后在财务会计总账凭证恢复记账前状态中执行反记账命令；恢复到记账前状态后，需要修改凭证的，还需要取消凭证审核（注意：谁审核谁取消）。取消凭证审核后，就可以修改凭证。在总账系统中，以下四种情况下的错误凭证可实现无痕迹修改第一种是输入后还未审核或审核未通过的凭证 对于未经过“审核”功能操作的错误记账凭证，可以由凭证填制操作员，直接进行修改并保存。第二种是已通过审核但未记账的凭证 对于已“审核”但未“记账”的错误记账凭证，不能直接在记账凭证上进行修改，而应首先由审核操作员在“总账系统”“凭证”“审核凭证”功能窗口中，进行“取消审核”（也称为“反审核”）操作后退出；然后由填制凭证操作员进入总账系统，在“填制凭证”功能中，调出该张错误凭证进行修改，修改完成后保存退出；最后由审核操作员再次进入总账系统，在“总账系统”“凭证”“审核凭证”功能窗口中，重新对该张已修改过的凭证进行“审核”操作。第三种是已记账但未结账的凭证 对于此情况，欲实现无痕迹修改，可利用系统提供的“反记账、反审核”功能，即取消“记账”、“审核”后直接修改。具体而言，首先在“总账系统”窗口中，单击“期末”“对账”菜单项，打开“对账”操作窗口，此时按下快捷键“CtrlH”键，即可激活“恢复记账前状态”功能，然后退出“对账”窗口；单击“凭证”“恢复记账前状态”菜单项（此功能平时不显示，待退出“总账系统”后将隐蔽而不显示出来），弹出“恢复记账前状态”操作窗口，在“恢复方式”中选择“月初状态”项，输入主管口令，然后单击“确定”按钮，系统将恢复为记账前状态；最后