海洋钻井物资供应“一体化”管理系统的建立与应用1.doc

海洋钻井公司基层建设创新管理模式论文项目名称： 海洋钻井物资供应“一体化” 管理模式的建立与应用 申报单位： 科技信息管理中心 财务资产管理中心 2009年12月 24 日填海洋钻井物资供应“一体化”管理模式的建立与应用1、前言当今石油钻井企业的内部、外部环境均发生了巨大变化，我们要想进入市场，适应市场，并使企业在竞争中取得生存和发展，就需要及时转变思路，管理创新，更新管理机制，以实现企业在市场竞争中的战略目标。对钻井企业而言，在众多的管理领域中，物资采购管理关系到企业的成木管理和质量管理，物资采购管理是实现上述两项主要管理内容的第一环，要把好这一重要环节，进行创新，改革管理模式应是当前公司积极探索的问题。2、项目的提出海洋钻井公司是中国石化集团胜利石油管理局下属公司，从事浅海、极浅海钻井施工的专业化公司，拥有可马上施工钻井平台8条、一条在筹建中，作业范围主要遍布桩西、冀东、辽河、大港等环渤海湾区域，也曾经出国打井，能够提供海上钻井及与其相关的海况调查、地质录井、固井、泥浆等服务，常与美国科麦奇、阿帕奇、EDC、斯伦贝谢、香港东华、意大利阿吉普等中外石油公司合作。公司作业范围大，业务也比较多，施工中物资的品种规格复杂，一般物资流动量较大，均在几千万元乃至上亿元，这就给物资管理过程中的成木控制创造了空间。随着钻井企业管理体制改革，企业以追求最大经济效益为最终目标，降低经营成木是企业提高经济效益的有效途径，这就使创新物资管理理念成为企业发展的一种需要。海洋钻井资金雄厚，多年来在市场中形成了良好的企业形象和较高的资信度，大量供应商争相进入公司物资市场，这就给我们改变物资采购管理理念和管理模式提供了契机。公司抓住机遇，适时创新一套物资管理理念己成为一种必然。另外随着信息技术的发展以及油田物资供应体制的变革，各二级单位的物资管理模式发生了新的变化，原有的物资管理机制、工作流程需要进行优化和改进，因此新建立一个物资供应 “一体化”管理系统是非常必要的。在公司各级领导的支持下，海洋钻井物资供应“一体化”管理系统2008年6月启动，2010年1月正式投入生产。3、创新模式之前公司物资管理存在的问题1.市场经济行为不规范影响物资采购。当前，由于处在市场经济初期不可避免的一些问题的出现，公司在物资采购中不可避免地面临种种困扰，以及假冒伪劣、质劣价高现象，为此公司在不同程度上遭受了经济上和生产上的损失，而且，随着当前买方市场的形成，这一现象还呈日渐加剧之势。如不迅速积极采取相应必要的控制措施和对策管理，公司利益势必将会遭受更大程度的危害。2.公司内部管理控制不到位。 主要表现在：（1）不及时办理质检入库手续。时隔相当长一段时间后客户拿着收条和发票来结算时，才发现没有预验单。而当时生产领用也没开票，既当时成本少摊入，而又影响了后期成本增加，造成会计信息失真。（2）仓库保管员和会计不能及时、认真对账和盘库。物资明细帐出现异常，没有能及时认真的查找原因，没有及时处理，长期堆积，造成物资长期账务不符，影响差异的正常分配，从而也影响了当期损益的真实性。（3）在采用计划成本法核算物资时，由于每年计划价格调整，而物资明细账未作调整，影响材料成本差异的正常分配，出现物资明细帐有吨数，而金额是红字，或者有金额，吨数为红字的异常现象。另外，异常明细帐又得不到及时发现和调整，使物资账面上看不出问题，而明细账则较混乱。（4）一些入库物资长期挂账，不开票结算造成虚假成本嫌疑，人为调节利润。3.公司物资管理软件存在问题为了减少资金和时间的浪费，公司采用计算机技术来提高物资管理效率，但是采用计算机技术后的库存管理系统，在管理方法没有发生根本变化，只是在原有管理的基础上加入了计算机管理的成分，直接模仿手工业务处理和流程，相当于“电子账本”。这样的系统对流程没有产生根本性的影响，因为他没有触及到业务流程的变化，只是传统业务流程的计算机化而已。库存软件没有管理控制手段，只是简单的收、发、存，没有效益分析，因此降低库存，减少资金占用，提高公司经济效益就是一句空话。目前公司物资管理系统计划模块与管理模块都是分开的两个独立系统，物码都各用各的，启用了两套物码，前后不能衔接，这种管理模式弊端非常多，不利于公司的物资管理。4 、全新物资管理模式的建立物资管理信息系统的应用越来越普及，海洋钻井公司新的物资管理信息系统解决了物资业务流程缺乏整体设计、协调性差、难以实现公司“一本帐”管理的问题。通过对物资流转信息的过程控制与结果分析，实现了物资管理的规范化和程序化，有效降低物资管理成本，提高工作效率，为公司合理配置资源、调配流动资金提供决策依据。项目研究形成的技术创新点与研究成果，构成了物资管理业务体系。整个体系以物资信息为基础，全面地反映计划、消耗、资金控制等方面内容，使得业务数据梳理的更清晰、更专业化，业务覆盖面更广，内容更深入，全方位提升海洋钻井公司物资管理水平。项目研究成果已经初步获得了较好应用效果。系统主要功能划分：计划管理、质量检验管理、供应站管理、平台物资管理、结算管理、统计管理、综合查询。 物资管理系统计划管理质量检验管理仓储管理统计管理结算管理综合查询图1 物资管理系统框架图功能划分（1）计划管理：以物资需求为主线，提供对计划的网上申报、提交、汇总平衡、审批、查询和统计。 （2）质量检验管理：对到货物资的质量是否合格、数量和证件是否齐全、是否存在计划等进行检验，记录供货厂商的信誉。 （2）仓储管理：实现物资收料、物资发料、库存管理等。包括供应站管理与平台物资管理。（3）结算管理：实现工程项目资金以及物料使用情况的综合管理。（4）统计管理：实现各类综合统计报表，提供详实的计划、物资统计报表信息，满足物资管理工作的需要。 （5）综合查询管理：提供计划、收发存等业务的查询功能。5、创新物资供应业务流程以计划为龙头贯穿整个物资管理，涉及的业务有计划、入库、发料、库存管理、物资数据统计、结转等业务，它的数据流是最为复杂、涉及细节最多；它可以真实动态的反应公司物资供应全过程情况，是物资管理中数据流程的核心环节，也是物资系统对供应资源进行整合的重点。新物资供应业务流程如图所示图2 物资供应“一体化”管理系统业务流程图实现了把海工大队、技术公司、地质公司、运输公司以及平台的计划和库存信息全面的整合。完成了物资从需求单位上报计划到配送到需求单位的“一本账”管理，破除各单位之间的“信息壁垒”。克服原来各三级单位与供应站各部门信息分散、各自独立的模式弊端，努力在公司供应部门确定标准、实施“一本账”管理，提高了物资流、信息流和资金流的流通速度，完善了综合物资管理功能，使物资管理水平和管理质量走上一个新台阶。6、采用新的管理模式之后解决的问题1解决了决策层对生产用料成本控制、动态物资库存资金占用状况、各种物料费用的综合查询。2、解决了管理层对物料的综合管理，实现友好的、可交互的网络化物资管理平台。3、解决了应用层物资使用计划网上申报管理，实现用料单位内部劳保用品管理、内部物料成本控制、一般用料查询功能等。4、解决了物资发放与资金控制的有机结合，达到实时互动、安全统一的实施效果。5、盘活平台库房物资管理，减少平台库存，加快物资流动，加快资金回拢。7、创新模式实施后的效果本系统采用基于B/S 的Web方案，实施效果如下：( l ）实现物资统计分析基础数据管理的规范化和信息化。在充分考虑各部门实际情况的基础上，研制出相应的报表，使对各部门的物资统计工作成为可能，并且通过利用SQL-Server 数据库,对大量的物资采购数据进行科学的管理，为以后的物资统计分析工作奠定了良好基础。( 2 ）实现物资管理的网络化和实时化。应用B /S模式，运行VB.net 、SQL-Server等先进技术，使物资管理工作突破了空间的限制，实现了在网络环境下的信息和资源共享，将物理距离变成了鼠标距离。( 3 ）实现异地实施查询、分析。该系统提供远程查询功能，各部门可以根据报表反映的结果追踪到各单位提交的原始报表，并实现网络上自动汇总功能，报表上报制度大为简化，传递周期明显缩短。( 4 ）减少投资、降低维护成本。方案采用互联网时代先进的B/S （浏览器服务器）计算模式，软件系统的部署、升级维护和数据备份都只需要在服务器上完成。B/S 运行模式对客户端的配置要求很低,只需安装浏览器即可，无需应用软件的安装和调试，极大地减少了系统的总投资，降低了总体维护成本。8、采用新管理模式后的效益分析项目的应用，将进一步规范公司基层单位的物资计划申报、审批流程，搭建安全、快捷的物资管理业务平台，动态分析公司资金使用情况。系统是以供应站的物资总库为主库，以海工大队、技术公司、地质公司、运输公司以及平台的库房为分库的二级管理模式。 系统建设的内容包括各单位的用料申请、生成采购计划、物资采购、生成到货通知单、质检部门的质量检验、根据不同的情况办理入库、根据物资的分配计划发料、财务部门结算、强大的监督查询管理功能等。通过物资一体化管理的实施，形成物资管理的关键技术与技术流程，根据这些技术流程的应用的情况，进一步分析组合优化，最终形成一般性与针对性的技术流程，将关键的技术整合到物资业务处理过程当中，最后，经过总结和提升，形成科学可靠的技术流程，最终真正实现物资的一体化管理。该系统完成后，它促进提高了计划上报和计划预测及执行的准确率，严格了质量检验程序，加强了仓储管理，可以动态管理、查看公司以及各单位的库存情况，进一步缩短了结算周期，减少了在途物资的资金额，提高了信息共享度，能及时、全面、准确地将各类信息呈现给管理者及相关业务部门，为领导和各级业务部门的决策提供可靠的数据依据；通过物资管理信息系统，加快物资管理部门的信息交流，提高各职能部门的决策水平。 9、项目实施过程该项目自2008年6月份启动，项目组多次在桩西、莱州湾调研，对系统进行需求分析，制作需求分析说明、概要设计说明、详细设计说明，进行数据库设计。我们与涉及物资管理的各部门紧密接触，对数据流程进行了多次的调整和修改，对数据库、服务器系统进行了技术认证，对权限分配进行了数次调整，保证了系统的成功开发。 供应站计划管理模块，2009年6月完成并试运行成功，现在“计划”老系统已停用，所有“计划”都在新系统中报，从各个单位返回的信息看，用的还是不错的。其他模块也开发完成，2009年11月初召开了培训大会。目前系统进入了试运行阶段，为了保障公司业务的正常开展，现在新、老系统并行，2010年新系统将正式运行。10、对我公司物资管理模式下一阶段工作的思考和探索。1、尽快建设采购管理信息系统，完善物资管理体系，发挥信息化的整体实施效果，最大程度地优化公司的资源配置。物资管理体系各业务流程环环相扣，相辅相成，缺一不可。而业务流程再造的执行必然会遇到传统观念和工作习惯的抵触，借助信息化来带动过程再造、规范业务流程操作，将会起到事半功倍的效果。2、加强供应商管理的同时，探索更加灵活、适用的采购方式。通过供应商准入、年终评价机制，逐步完善供应商资料库。接下来，我们还需要引进现代供应链管理理论，进一步拓宽供应商评价的主体、丰富评价的内容，建立更加规范、实用的供应商评价体系，这也需要供应商管理模块的同步建设来保障。3、建立和完善物资安全存量管理机制。作为石油生产企业，安全生产是重中之重，生产设备物资安全存量管理是物资管理体系的重要环节，由于工作量大，难度高，有信息化管理的支持，将会事半功倍。因此，我们在做好物资管理系统安全存量