企业应收账款的法务管理.doc

企业应收账款的法务管理姜晓亮律师应收账款风险产生的原因主要有：掌握客户信息不全，不真实；没有准确判断客户的资信状况；没有准确判断客户信用的变化情况；缺乏与客户的有效沟通；未能建立起有效的客户信用额度评估体系；未能有效转嫁风险；对应收账款监控不严；缺乏对应收账款追讨的方法、手段及管理措施；缺少合适本公司的信用管理制度；对客户所在地的司法环境不甚了解；等等。上述种种原因彼此之间是互相影响，由于没有全面真实地了解客户的信息状况，导致公司对客户的静态资信情况和动态信用变化失去准确的判断；而公司与客户进行的非理性交易，又往往会忽略信用风险的转嫁，缺乏设计应收账款的监控程序，最后形成逾期账款和坏账；在这种情形下，公司盲目追讨债务又进一步增加了成本和人为风险。一.规范内部管理1、销售合同作为交易双方规则的书面载体，销售合同往往在应收账款的管理当中起着至关重要的决定性作用。在与客户签订销售合同时，要着重注意以下事项：（1）明确双方的权利和违约责任。签订合同的根本出发点就是要规避风险，一旦交易发生商业风险，如果没有制订切实可行的违约责任条款，那么对于受损的利益，再追索起来将十分困难；（2）切忌贪图方便或因为双方一贯不错的合作关系，而忽略合同的签订工作。因为在商业社会当中，仅仅依靠个人关系或私交甚好等理由来维系的合作关系，往往是不稳定的；（3）签订合同时，双方须加盖销售合同专用章或公司公章，并由双方的委托代理人签字，同时，对多页合同必须加盖骑缝章。（4）传真合同：由于传真合同的文本属于复印件，而在对方不确认的情况下，法庭不认定复印件的证据效力。因此在发生合同纠纷时，传真合同的文本将成为镜中花，水中月。（5）建议公司采用PDF彩色扫描文本通过Email的方式签订合同。在合同效力条款中，增加email方式订立合同的句子，说明通过email订立合同的流程。公司发给客户重要email应请客户回复确认；或发快递固定证据。在履行合同过程中，在发票、对帐单、或货单等书面文件上，在备注栏中注明所依据的email合同及订单的时间及编号。2.公证邮由于电子邮件具有易逝、易改、易变的电子数据特性，一旦发生法律纠纷，采信、取证和举证均非常困难。为高效合法的为客户提供法律服务，我们启用公证邮邮箱（/_d274143155.htm）。公正邮服务，从邮件收发之初就实时固定，并进行永久保全。案件如有公证需求，可在线申办公证，由公证处直接调取原始数据，依法出具公证书。不仅从程序上简化了电子邮件证据的保全过程，还突破了从邮件服务商处取证程序复杂、期限受限的问题，大大提高了保全效率，降低了举证成本。公司也根据本公司的实际情况决定是否开通公证邮。3、定期对帐公司要形成定期的对帐制度，每隔一定时间（具体时间段可根据客户及交易情况确定，一般不超过6个月）必须同客户核对一次账目。对容易产生数据误差的情况，尤其要特别重视：（1）产品品种多、规格繁杂；（2）产品回款期限不同；（3）多次出增货，退货、换货；（4）客户付款时不具体对应产品品种及每笔订单；（5）冲抵款（如：客户返利、破损产品货款、广告款和推广费用等）；（6）与具有两个以上关联企业的客户混同交易；通常在向客户用快递寄送发票时附寄对账单；并同时在合同中约定对账单条款与之呼应。4、法律顾问公司法律顾问根据公司管理层的授权，协助公司的销售合同管理工作，与公司销售部门磋商销售合同的格式化及合同履行与控制等工作。法律顾问的联系方式：姜晓亮律师，微信colawcn；电子信箱;有关销售合同法务管理及合同参考文本，请在企业与法响应式网站 登入注册，经过法律顾问授权后，即可查询。5信用报告会议公司应定期如开不同层次的信用报告会议，相互沟通，以便及时掌握情况，将信用风险减至最低。1】销售部门会议：应收款的回笼作情况，可能存在的风险和未来的工作规划。2】销售部门和其他部门的联席会议：对主要客户的信用风险以及目前危险客户进行分析和评价，逾期帐款和超过信用额度销售帐户分析，以及新客户的资信情况等。3】公司会议：必要时邀请法律顾问参加，讨论公司应收款的运作情况，所遇到的困难和信用风险预测，客户信用额度的确定与核实；公司信用策略的执行情况以及改进措施等。二.销售部门6、激励措施销售人员在同客户维持良好关系的同时，一定要讲究原则性，即处理好销售人员的同情心和职业道德之间的关系，不折不扣地执行公司制定的销售计划及应收帐款管理制度。在制定营销计划时，要将应收账款的管理纳入对销售人员的考核项目中，即销售岗位的考核不仅要和销售、回款业绩挂钩，也要和应收账款的管理联系在一起，制订合理的应收账款管理规定，使应收账款得到快速及时的清理回收。7、回款意识销售人员应养成良好的习惯，及时且适时与客户联络沟通。例如，账款回收期限前一周，Emai或电话通知或拜访客户关于此项业务的负责人，预告其结款日期；在结款日一定按时前往拜访。对应收账款来说：（1）时间是欠款者的保护伞，时间越长，追收成功率越低。（2）应收账款的安全延长期：如赊销帐期是30天，最后收款期限不能超过60天；如赊销账期是60天，最后收款期限不能超过90天；（3）如不马上催款，相当于将回款的机会让给其他债权人公司，同时本公司的经营风险就相应的提高。8、追款要点（1）合理合法地运用人脉关系；（2）在合同中约定对帐条款，采用对帐单和催款函快递催款方式；（3）建立完善的客户信用资料档案；（4）让客户写下还款计划的承诺文书，并加盖公章。三.客户管理9、开户管理在开户时，双方相互向对方提供营业执照扫描件的PDF彩色文本。登入“全国企业信用信息公示系统”()，核实该企业的注册资金、地址、法定代表人、经营范围、投资人信息、企业变更情况、包括企业的年度报告、资质资格许可、经营异常名录和有无违法纪录等。10、信用评估（1）客户的资信状况：公司发展状况、在行业中的口碑、历史交易记录以及在销售通路中上、下游的评价等；同时，登入法院被执行人信息查询平台（/search/），查询全国法院（不包括军事法院）新收及此前未结的执行实施案件的被执行人信息；如客户在此名单中，应针对具体情况进行分析判断。中国审判流程信息公开网（/zgsplcxxgkw/），点击“中国裁判文书网”查询客户以前的判决案件的情况。如有，则应着重分析客户的信用与客户处理质量纠纷的方法，是否有恶意欠款行为，作为与客户谈判时参考。点击“全国法院失信被执行人名单信息公布与查询”，如客户已经列入该名单，则终止与该客户的欠款业务往来。（2）客户的财务状况：公司的性质、注册资金（认缴的资金是否经验资到账）、资金来源、固定资产、流动资金、公司欠债情况、还债能力以及客户应收帐款等；登入中国人民银行征信中心“中登网”查询应收账款信息（/）。该网站需要注册，但无身份限制。可查询企业应收账款质押、转让登记信息，具体包括质权人名称、登记到期日、担保金额及期限等。（3）客户的经营状况：公司发展方向、负责人经营理念、主营销售渠道、是否有本行业的经验、是否有经销竞争产品、是否有代理畅销产品、销售队伍、销售规模、仓储以及物流配送系统等。11信用额度对客户应考察其注册资本，盈利能力、偿债能力、信用状况等。根据调查与判断结果,确定各客户的信用等级及最高赊帐限额。对赊销业务的批准,应明确各级人员的权限。对一次性或累计赊销数额较大的客户,应作为重点,对客户进行充分的、足够的调查,客户应具有相适应的、足够的资信状况。对资信状况不佳的客户,如能提供担保,也可与其交易。不能不加选择地盲目扩大赊销的范围、数额。12.客户档案客户档案应包括以下内容：客户营业执照、客户所有的银行账号（包括外汇账号），客户信用资料、赊销合同、以往交易记录等。客户档案应从与客户建立交易关系前就着手建立，并在客户关系的发展过程中予以及时补充与更新。公司应定期从互联网，销售部门、财务部门，及委托律师调查客户的信用资料。13.对帐条款1在合同条款中约定对履行合同过程中如何对帐及确认，包括对发票的确认。2对前期履约形成的债权债务进行确认，并对付款期再次确认。3目的：1。确认债权；2。间接确认无质量纠纷；3。催款；4。为债权人可能的延期交货避责4对已有风险的债权单独订立对帐条款；并要求债务人提供担保。14争议解决确认与客户签订销售合同的类别，以便通过合同的类别来确定对公司有利的管辖法院；除了与信誉良好的公司交易或者客户所在地司法环境良好外，对大笔欠款的交易必须确定在本公司所在地法院处理，以避免坏帐或亏损。同时，要明确各项交易条件，如：对账条款、付款方式、付款日期和先决条件等。如无法在本公司所在地的法院处理争议，则建议选择仲裁机构通过仲裁的方式解决争议。15关联担保对资信不明或欠佳的客户，可要求其关联公司进行担保。担保分为物保和人保，物保主要有抵押和质押；人保主要有保证。保证人的保证责任是连带保证责任，而不是一般保证责任。16、回款意识客户在处理应付账款时，会根据以下的原则选择先后支付顺序：（1）利润贡献的多少；（2）产品销售金额的多少；（3）产品在客户心目中的地位；（4）客情关系的维护程度；（5）客户公司对货款的管理制度；要经常性地强化客户的回款意识，将向本公司的付款顺序排列在前面，成为客户的第一付款顺序。17、控制发货与减少欠款金额建立控制发货制度并在双方的合同中约定相应的条款。按照客户实际的欠款情况，采用“多批少量”的方法有效地控制应收账款。一般以每月少发货1次为宜，从而督促客户付款。18、 法律风险1）逾期付款发生两次以上2）客户的负面信息第三方对客户企业的评价转为负面，或者媒体、调查机构在互联网和其他平台对客户的集中曝光，不能因为消息不够确凿而忽视。特别是消息源来自于不同渠道时，更要进行深度分析研判。3）高息民间借贷只增不减客户向民间机构或个人以高息借款，这种现象并不鲜见，但通常发生于某个突发事件、项目短期内出现资金缺口或者贷款到期续贷的需要。如果发现企业并无以上短期资金用途，民间借贷只增不减甚至用高息借新还旧时，证明企业已经走在风险边缘。4）实际控制人行为异常商人最在意自己的信誉和朋友圈，手机号码就像他的另一个名字很少会更换。当发现企业实际控制人手机频繁换号，说明他已经深陷“麻烦”，这种“麻烦”很可能就是企业遇到的危机。另外，企业主要负责人、对接人电话经常不接，离婚，转移财产等情形也要高度重视。5）水电费支出显著下降生产型企业都离不开水、电，当难以从现场检查看出端倪时，不妨调取水电费的缴费凭证进行反推，如果有之前一段时间的单据进行比对将更为简单清晰。6） 行业整体严重下滑有时企业自身并没有大的决策失误，但受到行业整体形势下滑的影响不可避免，如果有与客户同等规模、产品相近的企业危机已经曝光，可以将该企业与客户相关情况进行比对，从而推断客户的真实情况。7）股东退出或股权转让企业有时会发生股权变更，如果是股东之间利益矛盾或发展理念差异尚属正常。但如果是企业遭遇危机，导致部分股东失去信心，或者大股东为了融资或抵消债务被迫转让部分股权，则证明企业已经面临极大问题。所以有必要认真核实股权变更的真实原因。8）欠薪和人员流失熟练工种和高级管理人员更是企业的根基，欠薪和人员流失都不是一家企业的常态。通过财务账目查询以及同企业内部人员、离职员工的交流，客户经办人员的频繁更换，或许能发现企业真实情况。9）新项目投资失败很多企业因为不满足现状，在主业发展趋于稳定后急于拓展新项目，但当新项目投资失败时，整个资金链断裂导致企业越陷越深。所以在关注主业的同时，还要对新项目投资效果加以关注，当新项目出问题时要评估企业的风险承受能力。10）银行迟迟不续贷银行续贷超出预计时间的关注有两个目的，一是银行有可能已经发现了客户不符合放款条件的问题，可以从银行的沟通中发现企业风险；二是该行为本身会造成企业资金链紧张，如果时间持续过长，企业很可能直接被拖垮。11）陷入重大诉讼、强制执行发现大标额的案件，尤其是已经进入强制执行阶段，要引起高度警惕。四.应收账款管理19、日常管理（1）客户资料（营业执照及客户的所有银行账号，客户地址，邮编，电话，联系人等信息），销售文本（合同，送货单证，发票，对账单，催款函等）是否齐备，内容是否准确无误。（2）及时给客户发票，货款回收可能越早，同时要确认客户收到发票；但是在上一批货款清洁之前，不要轻易地开出第二批货款的发票，以免增加公司的税负成本。（3）完善客户拜访制度。与客户的接触率与账款的成功回收率是成正比的，且越早与客户接触，与客户进行开诚布公的沟通，被拖欠的机会就越低；（4）定期探访。对客户到期的账款，应按时上门收款，或Email，电话催收，不应有等待的心理；（5）认同及理解客户的质量投诉，同时可以利用自身的优势帮助客户解决困难；（6）技巧交流。追收欠款是需要技巧的，如：Email技巧、上门拜访技巧；同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料