北京电大延庆分校.doc

北京电大延庆分校关于对开放教育学生基本信息进行清理的说明 一、清理原因、目的： 根据中央广播电视大学关于进一步加强学生基本信息管理的通知（电大教200810号）精神，京电大200828号文件通知，为进一步加强对开放教育学生基本信息的规范系统管理，保证学籍管理质量，提高毕业证书、档案的准确率，提高办理毕业的速度。开放教育学生信息清理工作是一项从中央电大到北京电大、教学单位的系统工作，内容多，时间紧，并且直接影响学生将来毕业审核和教育部进行电子注册等，因为清理后的学生基本信息不允许再进行更正，包括毕业审核期间，也不再提供信息更正机会。所以要求我们务必认真地做好本次在籍学生基本信息清理工作，做到责任人段段请，确保核对信息工作准确无误。北京电大要求各教学单位领导要给予高度重视，各部门需密切配合，认真把握通知精神，并严格按通知要求进行信息清理、上报材料和数据。二、清理对象1所有开放教育注册的学生。特别是已经休学和退学的学生，因为学籍保留八年，即使学生在我校退学，档案也得存，如果学生要复学我们也得同意，因为中央电大只要生成学号已收建档费就不再删除学生档案，我们删除没有用。北京电大的意见也不做统一要求，因为学生面对的是分校，按规定是保留八年。这样我们不得不将休学和退学的学生再次联系一下，给他们提供复学的机会。如果本次信息不正确，中央电大不再给办理更改信息的机会，毕业就不能按期进行。 我校要求 ， 03秋以后的班级都要联系一下，避免复学后的毕业工作受影响，实在联系不上做记录如：已打电话、找其他人联系。本次开放学生分两部分：.旧教务管理系统（5.6版或更新）的教学单位，使用新教务管理系统（2006版）的教学单位，07秋一村一和08春一村一。三、清理内容及要求 将学生在入学注册时输入的学生基本信息，与现在学生本人真实信息进行全面核对、更正。必须进行核对的关键信息包括以下八项： （1）姓名（2）性别（3）身份证号：对于仅是由15位升到18位的身份证位数变更，而非身份证号错误，不进行清理和更正。（4）出生日期（新教务管理系统）：须与身份证的出生日期一致。（5）民族（6）文化程度（对应录取通知书的 “原有学历”）：必须与学生入学资格审核时毕业证书上的文化程度一致；对于当时申报本科的应届专科毕业生、以及课程开放专科的学生，以当前已取得的毕业证书为填写依据。对08春以后的课程开放专科学生，北京电大招办新通知，必须取得合格学历二年半以后方可办理专科毕业书。要求班主任在申报毕业时，审核学历。（7）毕业时间、毕业学校、毕业专业（旧教务管理系统）：以学生入学资格审核时或当前已取得的毕业证书信息为填写依据。毕业时间要求必须是8位，例如毕业时间为2007年7月31日，填写格式为“20070731”，其它格式均不正确；对于高中毕业类可以不填写专业名称。本次此项旧教务管理系统不用提供资料，不用填写统计表，在学生信息表上改就可以。新的教务管理系统仍然需要上报资料和填写统计表。（8）工作日期（旧教务管理系统）：不能低于13岁，即学生参加工作的年份必须比出生年份大13以上。此项必须填写。如果没有参加工作，虚填也要按规定的时间填。在学生信息表上改就可以。 三、时间安排1本次清理工作，要求各位班主任于5月15日之前必须上交齐全资料及统计表。 2今后每学期新生基本信息清理 从2008年春季开始，教学单位接收市电大下发的新生数据和学生收到新生录取通知书后，需进行新生基本信息核对、更正工作。对于春季、秋季入学的学生，教学单位须分别在当年的5月30日前、11月30日前完成新生基本信息清理、数据和证明材料上报工作，之后不再进行学生基本信息更正。 3上述清理工作后在籍生基本信息变更 对于在上述清理工作后，在籍生在学习期间发生的姓名、入学文化程度、毕业日期变更，允许进行更改，教学单位须在每年的5月10日5月30日、11月10日11月30日，将数据和证明材料上报市电大学籍科或招生办。 四、上报材料要求1中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表一式3份，A4横向。电子版发送Y邮箱。 2对于本次信息清理：姓名中的同音字、性别、出生日期、身份证号、民族进行更正，须提交身份证或户口本复印件3份。 3对于学生在籍期间发生的姓名、身份证变更，除提交身份证复印件3份之外，还须提供县级（含县级）公安部门出具的证明原件1份及复印件3份；或提供户口本原件和复印件3份，教学单位审核确认后将户口本原件交还学生本人，并在3份复印件左下角写明“信息无误，已审核”，审核人签署姓名和日期，并在其上加盖教学单位校章。 4对于入学文化程度及毕业时间更正或变更，须提供的毕业证书复印件3份，招生办审核后分别留存学籍科和招生办。 5所有复印件均须使用A4纸，并依据中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表的顺序进行排序。表在延庆电大在线学籍信息。 北京电大延庆分校教务处2008-4-257附件4：中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表（旧系统）教学单位公章： 延庆分校 市电大招生办审核章： 市电大学籍科审核章： 时间： 序号教学单位名称教学单位代码学号姓名学生类别年级专业更正内容错误信息正确信息材料页码市电大审核人签章延庆分校15说明：1. 排序要求：首先按“更正内容”、再按“学生类别”、“学号”进行排序。2教学单位代码为2位，例如东城为“01”。 3学生类别指：开放本科、开放专科、课程开放专科。 4更正内容包括：姓名、性别、身份证号、民族、文化程度、毕业学校、毕业专业、毕业时间、工作日期。附件5：中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表（新系统）教学单位公章： 市电大招生办审核章： 市电大学籍科审核章： 时间： 序号教学单位名称学号姓名学生类别