记录控制程序.doc

记录的控制程序 Q/XZ G02-4241 目的和范围1.1 对记录的标识、贮存、检索、保护和处置进行控制, 为证明产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行提供证据, 同时也为提供产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。1.2 本程序适用于产品实现全过程和质量管理体系运行中记录以及来自顾客和供应商的质量记录的控制。2 职责2.1 办公室负责记录的归口管理。质量保证科负责产品过程、监视和测量、计量记录、审核和评审记录的管理。一年后由办公室归档保存。2.2 各部门负责本部门记录的管理。2.3 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。3 工作程序3.1 记录的范围 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属 记录 范围。3.1.1 质量管理体系共有的记录: 管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、设施管理记录、产品过程监视测量记录等。3.1.2 与质量活动有关的记录: 产品要求的评审记录、设计和开发评审、验证、确认和更改记录、供方评价记录、产品标识记录、监视和测量装置检定记录、不合格品审理和处理记录、顾客财产记录、质量计划相关记录、统计技术应用记录、顾客服务及投诉记录等。3.1.3 与产品有关的记录：生产记录、流转卡、监视和测量等记录。3.2 记录的编号和标识 3.2.1 记录的编号 与Q/XZ G02-423文件控制程序中的表格编号相同。3.2.2 记录以其编号作为标识3.3 记录的填写要求3.3.1 记录内容必须真实、准确、全面, 填写字迹工整、清晰, 重要记录需经校对、审核、批准。3.3.2 记录不得随意更改, 确需更改时, 采取划改, 并在更改处签名。3.3.3 记录以书面和表格形式为主, 也可采用电子媒体作为载体。3.4 记录空白表的管理3.4.1 各种记录的空白表格由各主管部门设计、发放, 办公室备案、编号, 保证各有关工作场所都能收到相应的空白表格。3.4.2 各部门负责制定本部门的 “记录清单”,内容包括: 记录名称、编号、编制部门、编制日期、保存期限等。3.4.3 办公室收集各部门提交的 记录清单 和空白记录表格式, 汇总成册。3.5 记录的保管和贮存要求3.5.1 各部门应设专职或兼职人员负责本部门各类记录的汇总, 保持顺序号或日期页码连续, 以便于查询, 便于存取和检索。在封面和活页夹侧面注明部门、记录名称和日期。3.5.2 记录要放在专用档案柜里, 储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、鼠害等; 计算机软件里的记录保存在防潮、防变形、防划伤，应有备份。3.6 记录的保存期限需根据国家法令法规/行业通用准则/顾客特殊要求和产品责任方面要求制订 “记录清单”目录，目录规定的保存期限应为最低期限。各部门保存一年后交办公室归口保存，需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。所有涉及到产品安全性的质量记录至少在该产品停止生产后再保存15年。3.7 记录的借阅3.7.1 记录需借阅时，应做好登记手续并规定归还日期，必要时需经部门主管批准后方可借阅。对于过期未还的，资料员应及时追回。3.7.2 借阅的记录不得更改，遗失，损坏和折页。3.7.3 合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客或其代表，供查询，查阅方法见3.7条。3.8 记录的处理3.8.1 过期的已经没有必要保存的记录,由资料员填写“文件销毁申请单”, 由部门负责人审查，主管领导批准后，应在有监督的情况下予以销毁，并做好记录。3.8.2 记录处理审批手续，各部门应长期保存。3.8.3 需做永久保存的记录，应由部门负责人批准并在记录