文书档案案卷级的整理.doc

文书档案的整理文书档案整理流程第一步：分类1、分年度 根据文件形成和处理的年度将其分开，以每年 1月1日至12月31日为一自然年度。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。2、分组织机构将文件按其处理部门或承办部门分开进行整理立卷，即按村内部组织机构进行分类立卷。 各行政村分为党支部、村委会、经济合作社三大组织机构。 分问题：将每一个机构内的文件，按照文件内容所反映的问题来分类。3、分保管期限分析文件的保存价值，按照不同的保存价值将其划分为具有不同保管期限的类别。各村依据昌平区新农村文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行分类。 在分类过程中，应特别注意： 1、遵循文件的自然形成规律和内在联系，从文件整体联系出发客观地予以分类。 2、分类方法结合使用。各行政村采用年度组织机构保管期限的复式分类法。4、文件组卷文件组卷，指将“同类”文件中的各单份文件按其共同特征和主要联系，组合成一个个案卷。文件组卷应把握文件的共同特征和主要联系。可以采用“六特征”组卷法和文件类型立卷法。第二步：排列文件顺序卷内文件的排列，是指通过对卷内文件进行认真分析，寻找出它们之间的紧密联系，并按照其主要联系排序，从而固定每份文件在卷内文件中的位置。 卷内文件常用的排列方法是按文件的时间先后顺序或重要程度排列。第三步：卷内文件编号卷内文件经过系统排列后，为了固定其顺序，应按排定顺序依次编写页号。以卷为单位，用阿拉伯数字按顺序流水编号。用铅笔将页号书写在页面的右上角；背面有字的，页号写在背面的左上角；空白页不编页号。第四步：填写卷内文件目录顺序号：指每份文件在卷内文件系统中的排列顺序号，即件号。文号：文件的发文字号。责任者：又称作者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者。题名：即文件的标题。一般应照实抄录。（自拟题名，填写时外加“”。）日期：即文件的形成时间。页号：前面每件文件只填写第一页所在的号码，最后一件写出文件的起止页号。备注：对卷内文件变化作说明之用。（文件取走或遗失，可在备注中说明）第五步：填写卷内备考表本卷情况说明：用以填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 立卷人：立卷者签名。 检查人：由案卷质量审核者签名。 立卷时间：完成立卷的时间。第六步：填写案卷封面1、加盖全宗名称章2、填写机构名称3、拟制并填写案卷标题：拟写案卷标题要求：政治观点正确。文字精炼，表达准确。基本结构力求完整。案卷题名的基本结构：作者（责任者）内容（问题）名称（文种）时间：指卷内文件的起止年月。用阿拉伯数字表示。保管期限：分为永久、长期、短期三种。（页）数：卷内文件的件数和总页数。归档号：填写案卷号。第七步：装订案卷用棉线，采用三孔一线装订方法。去除金属物。补贴加边。对没有预留装订线位置的文件，加无字白纸边。对破损的文件要进行裱糊。折叠对齐。装订时应以下齐、右齐为准。第八步：编制案卷目录1、排列案卷： 按保管期限排列，即将案卷分别按永久、长期、短期排列，每一种期限之下 按组织机构排列。 2、编制案卷号 按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与年度之间相互衔接、连续。3、编制案卷目录案卷目录塑料皮、目次表、案卷目录。 案卷号：填写时，隔年断页。案卷标题：按照案卷封面填写。 年度：用阿拉伯数字填写。 页数：按照