电大专科汉语言文学《办公室管理》试题及答案2.doc

中央广播电视大学2010-2011学年度第一学期“开放专科”期末考试办公室管理 试题注意事项2011年1月 一、将你的学号、姓名及分校（工作站）名称填写在答题纸的规定栏内。考试结束后，把试卷和答题纸放在桌上。试卷和答题纸均不得带出考场。监考人收完考卷和答题纸后才可离开考场。 二、仔细读懂题目的说明，并按题目要求答题。答案一定要写在答题纸的指定位置上，写在试卷上的答案无效。 三、用蓝、黑圆珠笔或钢笔（含签字笔）答题，使用铅笔答题无效。一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分）1传真机最好用来传送以下( )类邮件？A. -般的图纸 B机密文件C很长的文件 D感谢信2文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。( ) A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 3对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的( )方法。A进言 B受意C变通 D挡驾4为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进( )A工作人员工作尽可能专门化、单一化 B尽可能定量控制办公室工作C重复性的工作尽量由机器完成D合理设计办公室的工作流程5文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是( ) A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 B了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由C有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 D来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司6在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( )A“顷悉”、“际此” B“谨启”、“钧启” C“台鉴”、“惠鉴” D“台安”、“钧安” 7按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是( )A个人区 B社交区C亲密区 D公众区8以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。( )A口字型 B教室型C圆桌型 DU字型9上司决定参加某个会议时，文员不应该( )A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D只在便笺上写好会议名称 10.值班人员不应该做以下哪类事情( )A签发文件 B分发会议通知C询问情况 D传达指示二、判断题（正确打“”，错误打“”。每小题1分，共10分）11办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。( )12办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( )13文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )14请示与报告可以合并使用，如“关于问题的请示报告”。( )15如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( )16假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。( )17如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。( ) 18女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。 ( ) 19文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( ) 20.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。( )三、筒答题（每小题10分，共20分）21简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？22请简单说明提高会议效率的一些基本做法？四、设计题（每小题15分，共30分） 23.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？五、案例分析题（每小题15分，共30分）25请看如下案例： 上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。 厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。 从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？26.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： (1)市教委关于2008年招生工作的通知； (2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；(3)北京广播电视大学2008年招生工作计划； (4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复； (6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知； (8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知； (9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告； (10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告； (12)北京广播电视大学2008年度工作总结；试卷代号：2180 中央广播电视大学2010-2011学年度第一学期“开放专科”期末考试办公室管理试题答案及评分标准 （供参考） 2011年1月一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分）1A 2B 3C 4A 5D 6D 7A 8C 9D10A二、判断题（正确打“”，错误打“”。每小题1分，共10分）11 12 13 14. 1516 17 18 19 20三、简答题（每小题10分，共20分） 21简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点： 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分） 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分） 有两种形式： (1)议决性会议纪要。（2分）(2)周知性会议纪要。（2分）22.请简单说明提高会议效率的一些基本做法？ 遵循法律法规（1分） 合理确定会议目标（1分）确定必要的与会者（1分）减少会议数量（1分） 缩小会议规模（1分） 简化会议程序（1分）缩短会议时间（2分）控制会议经费（1分）分析会议成本（1分）四、设计题（每小题15分，共30分） 23(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(3分)(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分） (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(2分)(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；（2分） (5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；（1分）(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短,(2分) (7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分）24(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分） (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分） (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；(3分) (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；(3分)(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）五、案例分析题（每小题15分，共30分） 25(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。(5分) (2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。（5分）(3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5分） 26.案卷-:(2分) (1)市教委关于2008年招生工作的通知； (4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复； 标题：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复（2分）案卷二：(2分) (2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知； (8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知； 标题：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 （2分） 案卷三：(2分) (3)北京广播电视大学2003年招生工作计划；(12)北京广播电视大学2003年度工作总结；