提高办公效率的N个妙方.doc

保证工作效率的最佳方法就是：专注。曾有人说：聚精会神工作着的女人是最美的;当然也是效率最高的。公司职员程小姐一下班就向老妈诉苦，说自己每天从一进公司门就开始忙个不停，一会儿干这，一会儿干那，忙得晕头转向。一起进公司的同学兼同事小刘虽然和自己是同样的工作，看起来总是从容不迫的样子。更让程小姐有些心理不平衡的是，到月底工作量一统计出来，自己还不如小刘高。或许你读了这个例子，就颇有找到知音的感觉：每天忙忙碌碌，却老是忙而无功;感觉付出很多，却总是得不到老板的满意;没有一刻空闲，到总结时却说不出自己做出的成绩。这种现象太普遍了。如果你正处于这样的状态，这时的你就需要提高警惕了，也许你不是工作不努力，而是需要掌握正确的方法提高工作效率了。因为，如今可不是讲求“慢功出细活”的时代，效率总是与工作业绩、奖金，甚至晋升挂钩，每天费尽心思琢磨的应该是如何提高工作效率。看看下面的人士是如何做的，也许你能从中得到启发，有所收益。A将工作分分类你每天所要处理的工作，如果仔细想来无非有两种：事务型和思考型。如果将你所要做的工作做如此划分，区别对待，也许你会收到事半功倍的效果。职场王女士就是如此做的，她说，事务型的工作不用太动脑子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干扰和中断，如收发E-mail、写信、填写工作报表、备忘录等，这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理，即使在精神状态不佳的情况下也能完成。而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作，则要谨慎对待，在做之前要进行充分的思考，不停地想，苦思之后方有灵感闪现，这时要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段集中去做。王女士的这种做法不仅使自己的工作效率大大提高，而且使自己拥有了更多的业余时间去享受工作之外的精彩生活。B为工作制定计划在这里需要指出一种错误的理解，制定工作计划不是给自己施压，是为了让自己记住该做的事。每天面对大量的工作，谁都不免产生“丢三落四”、忙而无序的状况;如果会工作，养成定时作计划的习惯，效果是大大不一样的。某公司部门经理罗女士，就非常善于管理自己的工作，尽管每天需要应付大大小小的许多事情，但她总是显得很从容，该做什么，什么时候做，自己心中非常有数。她说自己随身携带的必不可少之物就是一个工作本，上面密密麻麻地写着自己的工作安排。每月之末，她会抽出一定的时间思考一下下个月的工作重点和计划安排。制定工作计划，关键是要会分解目标，把制定的月目标分解到一个周，一个周的目标再分解到每一天。也许看上去是一个很庞大的，担心完成不了的工作目标，经过这样的层层分解后，结果发现，原来要实现这个目标并不是很难;这样工作起来才不会感到有很大的压力。C学会工作中说“No”当你正专注于手头的工作时，突然上司让你去做一些不太重要的事情，或者同事找你帮忙处理一些文件，如果放下手头的工作，那么思绪就被打乱，有可能要重新再来，工作效率显然就不会高。这时的你要学会巧妙地说“No”，否则整天纠缠于帮别人处理事情当中，非但自己的工作完成不了，还有可能出力不讨好。某公司的杨女士就有这么一位同事，是做效果图的，为人比较随和，别人有事情都找他。打份文件、加个标头、做个表格甚至电话响了，也要他接，结果自己的一份效果图被一拖再拖，上司一催再催，被骂了好多次，迫不得已加班完成，他现在已经成了公司的“加班专业户”。其实，他完全可以说“No”。在工作中维持“老好人”的形象、令所有人满意是不可能的。杨女士说，在自己的工作和别人求助之间，也许持这样的平衡技巧是比较明智的：“先扫自己门前雪，再管他人瓦上霜”。当然在说“No”的技巧上，可以采取婉转、迂回的方式，避免直接拒绝。D绝对不煲“电话粥”对一位背负着沉重压力的职业女性来说，能够有一些经常往来的朋友，并养成在不顺心的时候倾诉的习惯，无疑是非常有利于身心健康的。一个真诚的问候，一个聚会的邀请，都会成为繁忙工作中的小插曲，调节着紧张的神经。但是如果频频接听私人电话，而且交流个没完，又会是种什么情况呢?公司职员Lisa的一个同事就是一个经常煲“电话粥”的高手。让人浑身起“小米”的亲昵的称呼声，忽高忽低的讲话声，以及老公孩子的婆婆妈妈的琐碎事，她就能唠唠叨叨地讲个没完。这个时间以及之后的一段时间，她也很难干好自己的工作。所以，Lisa给自己的职场要求之一就是绝对不用公司的电话煲“电话粥”，有私人电话打进来，那也是长话短说。这样的目的就是尽量不打断自己的工作进程，让自己在尽量短的时间内完成任务。E养成利于工作的好习惯一些好习惯的养成，常常有助于工作效率的提高。刘女士的几个工作好习惯也许可以拿出来与大家共同分享。她说自己的第一个原则就是在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事。她发现周围有很多人，往往会同路过公司的朋友或认识的人聊天，而且可能是完全与工作无关的事，这样自己手头的工作就被中断，再回到工作中来时已找不到东西南北，所以她要求自己从来不“出轨”。情绪好坏往往会影响到工作状态，刘女士要求自己尽量不要把一些不好的情绪带进工作里，当然谁也不可避免遭遇气愤、低落的时刻，但要学会控制。杨女士每当这时，都会闭上眼睛几分钟，告诉自己：“只要不发作，就又战胜自己了”。她说，女人能够管理自己的情绪了，也就意味着在走向成熟。此外，每天定